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第七章概括分組思想下面，我們將討論金字塔原理的每一條規則：位於金字塔結構每一個層次上的思想都必須是對其下面一個層次的思想的概括，因為上一個層次的思想實際上都是從下一個層次的思想中衍生出來的。 如果某一組思想表達的是一個演繹推論，你只需以該組思想的最後結論為主體做簡單的概括，就可以得出其上一個層次的思想了。但是，如果某一組思想的分組方法是歸納性的，即該組由一些具有某種緊密聯絡的思想組成，那麼上一個層次的思想必須說明該組思想之間的關係所代表的意義。換句話說，概括分組思想的行為實際上就是完成思考的行為。 很多作者只是簡單地將一些思想組合在一起，並沒有完成思考。我們在前面已經看到，很多人將一些只具有一般性關係，而不具有明確關係的思想羅列在一起，由於這些思想實際上並非真正屬於同一組，因而也就無法總結概括。不過，即使某組中的思想確實屬於同一組，找到能夠完成這一段思路的概括性思想也絕非易事。人們通常都不願意費這個腦筋，而是用一些我稱之為“缺乏思想”的句子應付了事。例如： 該公司應當確立三個目標。 該公司存在兩個問題。 我們建議進行五項改革我把這些句子稱為“缺乏思想”的句子，是因為這些句子實際上並沒有概括其下一個層次的思想精華，而只是說明了將要討論的思想屬於哪一一種 106 THE MINTO PYRAMID PRINCIPLE 金字塔原理思想。因此，這種句子對讀者和作者來說都是枯燥乏味的： 避免使用“缺乏思想”的句子 “缺乏思想”的句子對讀者而育是索然無味的，因為這種句子無法鎖定讀者的注意力，無法激勵讀者繼續往下讀，還可能使讀者根本就無法瞭解你所表達的思想。舉個例子，以下是我兒年前在收音機中聽到的一段對話： 甲：約翰•韋恩說他是最適合寫塞繆爾•約翰遜傳記的人，他有三個理由： 他們都來自貧困的斯塔福德郡， 他們都在牛津大學接受過教育， 他們具有類似的文學愛好。：我不同意。斯塔福德郡根本沒有人說真話. 聽到這裡，聽眾們都笑起來，然後甲和乙又開始說別的事情、我當時就想：“我好像沒聽懂。“現在我們來分析一下。你坐在那兒，等待別人問你表達某種思想，但是你聽到的只是一個“缺乏思想”的句子（“有三個理由”），而沒有從對方獲得任何思想。然後你聽到對方說：“都來自貧困的斯塔福德郡⋯⋯”，你就會假定這就是對方的主要思想，於是對隨後的兩個要點都聽而不聞。那麼，如果你需要回答的話，你就只能對你聽到的第一點作出回答。 但是，如果甲當時這樣說： 約翰•韋恩說他是最適合寫塞繆爾•約翰遜傳記的人，因為他和約翰遜屬幹間一類人。 那麼，雖然你還必須再聽甲說一些支援此觀點的論據，但是你的回答肯定更及時，更有針對性。但是在前一個例子中，甲和乙的對話完全亂了節拍。 SUMMARIZING CROUPED IDFAS 107 第七京「概括分組思想透過這個例子，我想說明總結性思想的重要性，當你聽到“他這樣做是因為他們屬於同一種人”時，你的思維肯定比聽到“他這樣做是有三個原因”時更有準備、更容易理解隨後聽到的資訊。“有三個原因”這樣的話聽起來索然無味，實際上也確實沒有什麼內容。如果一篇文章充斥著這種 “缺乏思想”的句子，可以想象讀起來有多麼枯燥乏味。 避免使用“缺乏思想”的句子還有更重要的理由。這種句子會掩蓋思考不完整的事實，使你喪失一個進行富有邏輯性和創造性的思考的絕好機會。對一組思想進行嚴謹的概括總結必然能夠推動思維的發展，如果你已經得出了一個概括性的思想，你就可以在該思想的基礎上運用以下兩種方式延續你的思路： • 對其做進一步評論（演繹法） 找出與之類似的思想（歸納法） 但是在利用這一過程產生新的概括性思想之前，你必須保證，原有的概括性思想，是根據一個適當的思想組，合理地概括出來的（見圖7-1）： 概括性思想對其進行 •評論？ 因此⋯ 概括性思想類似思 •惁？ 類似思想： 演繹推理歸納推理圖7-1 概括性思想推動思維的發展舉個例子，我以前的一位同事曾經這樣寫道：“該公司存在兩個組織問題。”然後再列舉這兩個問題。這個句子就是一個“缺乏思想”的句子，所以他必須重寫這句話。如果這句話下面列舉的兩個問題（1）部是組織問題， （2）存在某種邏輯順序，那麼重寫這句話是很容易做到的。但是，他似乎並沒有發現這兩個問題之間存在任何邏輯順序。 108 THE MINTO PYRAMID PRINCIPLE 金字塔原理於是，他被迫思考這兩個問題的來源以及兩個問題的相似性。他發現，實際上他並不是在泛泛地討論什麼“組織問題”，而是在具體地討論“公司中需要更大授權的領域”。看到這一點後，他義很快發現，並非只有兩個． 所謂的問題領域，而是有四個。此前他只看到了其中的一個問題領域。於是，他重新總結出了對這些問題領域的概括性思想：該公司的主要組織問題是沒有進行授權（見圖7-2）。明確地指出公司存在的問題後，他就可以將思維的重點轉到找出解決方案上。 未概拮該公可存在兩個組織問題適當概括 -！ 該公司的主要組織問題是沒有進行授權 2 2 2 2 圖7-2 “缺乏思想”的句子掩蓋了思考不完全的事實因此，費一點勁兒從思想組中得出正確的概括性思想是非常重要的： 那麼，我們應該怎樣進行正確的概括呢？首先，如上一章所述，你必須檢查該組思想的分組基礎，保證其相互獨立/完全窮盡（Mutually exclusive,Collectively exhaustive）（即：其邏輯順序反映的是一個有效的過程、結構或分類）。 然後，你還需要確定準備得出的概括性思想的語句型別。 思想的表達方式與其分組基礎無關，可以是行動性語句，即告訴讀者做某事；也可以是描述性語句，即告訴讀者關於某事的情況。 • 概括行動性思想時，應說明實施行動後的結果 • 概括描述性思想時，應說明這些思想具有的共同點的含義。 如圖7-3所示，在概括歸納性的思想組時，應指出實施行動後產生的結果或從其共性中得出某種推論。 SUMMARIZING GROUPED IDEAS 第七章|概括分組思想 109
演絲推遜概括口山亡論證一絲結界行動性思想歸納推理描述性思想 •結果論證圖7-3 論述的形式決定概括的過程類別說明行動產生的結果商業文書中的很多思想都是行動性語句，即可以用“步驟”、“建議”、 “目標”或“改革”之類的複數名詞表示的語句。在編寫操作手冊時、擬定行動計劃時、介紹系統功能時或說明解決問題的方案時，你都會用到行動性語句。但是，對行動性思想進行表述、關聯和概括，以說明採取某項行動的方式或某事運作的方式，是我所知道的最艱難的思維過程。世界上難以讀懂的操作手冊不勝列舉，以管理目標為手段進行管理而失敗的例子更是數不勝數。 難點在於行動性思想之間的聯絡方式。我們知道，由於採取行動總是要達到某種目的，因此，對一系列行動的概括也必定是實施這些行動所產生的結果。伍何一組相互獨立和完全窮盡的行動思想加上其導致的結果， 就能夠形成一個獨特的封閉體系。也就是說，如果某人採取了一系列特定的行動，就肯定能夠產生此前已經說明的特定結果。由大量行動性思想組 110 THE MINTO PYRAMID PRINCIPLE 金字塔原理成的過程可能但括一系列在不同層次上的獨特的封閉體系（見圖7-4）。 結糶結果原因結果原因原因圖7-4 根據行動性思想產生的結果進行分組到這一步還沒有什麼難處。問題在於：任何一組中的行動性思想除了共同導致特定結果之外沒有任何明顯的關聯。換句話說，雖然某些行動性思想可能分屬不同層次上的原因或結果，但是所有的行動性語句看起來都很相似。這些句子都可以用“你應該……”或“我們將……”之類的詞語開頭，然後接上一個動詞。因此，你無法從單獨的句子上看出行動性思想之間的聯絡，而必須根據你希望達到的結果作出判斷。 也就是說，當你羅列出了一些你認實現某一目標應當採取的行動時，你必須先指出這些行動應當達到的結果，然後才能判斷自己是否遺漏了任何行動。但是，行動可能達到的結果又取決於共同實施的特定行動。 這種行動與結果的相互依賴性使你難以理順自己的思路，尤其是當你準備說明一個包括許多步驟和階段的過程時更是如此。 彆著急，我們還有一些能夠幫助你理順思路、輕鬆表達的技巧： •在將各行動性思想聯絡起來之前，先用盡量明確的語言表述各行動性思想。 • 找出一些明顯的因果關係組合，儘量使每一組思想中的步驟保持在五個以下。 SUMMARIZING CROUPED IDEAS 第七章|概括分組思想 111 •
直接從行動性語句中概括出行動結果使用明確的語言在一個由因果關係組成的多級結構中，你可以說：“我做最下面的這些事情是為了達到上面的這個結果，我做上面這一組事情是為了達到更上面的結果”，等等，依此類推。每一個思想都必須與其同組的另一個思想相互獨立（即沒有重合），而且每組中的思想針對其概括性思想而言都必須是完全窮盡（即沒有遺漏）。 在判斷某組思想是否是完全窮盡時，我們必須能夠非常明確地指出其要達到的結果，明確到就像手中拿著成品一樣。舉個例子，你不能含糊地說：“我做這三件事是為了提高利潤。”因為利潤提高10個百分點和提高2 個百分點都是提高，但是為此而採取的措施肯定不同。 為了使讀者理解得更清楚，也了便於自己檢查思路，你可以這樣表達：“我做這三件事是力了在明年1月15日以前將利潤提高10個百分點。” 這種明確的措辭有助於判斷你羅列的措施是否確實能夠造成該結果。 當然，你想要達到的結果不一定總是可以用數字表達的目標，但是必定有某種明確的方式可以判斷是否實現了這一結果。你可以採取的一種有效的方法，就是想象一個真實的人確實採取了這些行動，以便了解他所能獲得的結果，然後再根據這一結果修改行動性思想的措辭。根據上面的判斷標準，下面這個句子簡直就是胡言亂語： 我們必須培養一種世界意識，使每一個人都認識到自己是世界社會中的一員。 這句話想讓我們做什麼？我們怎樣才能知道自己已經達到這一目標？ 你能將一個已經“培養了世界意識”的人，與一個還沒有做到這一點的人區分開來嗎？如果不能，就說明你根本無法瞭解作者的實際意圖。更糟的是，你也沒有辦法想出為實現這一目標必須採取的措施。也就是說，你無法回答“如何做到？”這個問題，無法填寫下圖中的空白方框。從這個意義上說，上面這句話沒有任何思想價值。當然，也可能有人會認為這句話還是具有感情價值的。 112 THE MINTO PYRAMID PRINCIPLE 金字塔原理培養旺界愆識如何做到？ 如果你用模糊的語言表達一系列行動步驟，問題可能就更嚴重了，因為人們幾乎不可能理解你究竟想讓他們做什麼。例如： 為了就事論事、進行健康有益的辯論，減少將矛盾演化為衝突的可能性，特別工作組必須做到以下幾點： 處理好各種個人態度問題； • 同公司員工建立良好關係； 培養良好的談話技巧； • 有效安排和進行談話； • 學會求同存異。 特別工作組究竟要做到什麼才能保證進行健康有益的辯論呢？如果他們做到了這五件事情，將會達到什麼結果呢？我們無法想象最終的結果，也就無法明確地判斷我們完成的結果就是這些行動步驟應當達到的結果。而且，由於不知道最終的目標究竟是什麼，我們也無法判斷這五個步驟是否確實能夠實現這一目標。 惟一能夠避免出現這種問題的方法，就是迫使自己找到一個明確的最終結果或臨界點，使你能夠據此判斷某步驟已經完成，然後再根據這一結果對各行動步驟的語言進行修改。表7-1列舉了一些典型的措辭含糊的例子，並根據作者的真實意圖進行了相應的修改。 SUMMARIZING CROUPED IDFAS 第七章「概括分組思想了 113
114 原表達方式 1.加強地區作用： 2.減少應收賬款。 3.評估管理過程。 4.改善財務報告。 5.處理戰略問題。 6.重新部署人力資源。 表7-1 行動性思想的措辭必須明確原來的函意 1.賦予各地區編制計劃的權力。 2.建立追討逾期賬款的機制。 3.確定管理過程是否需要修正。 4.建立能夠預報變化的系統。 5.制定明確的長期戰略。 6.將人員部署在與其能力相應的職位上。 你可以看到，修改後的句子都比修改前更容易理解了，因為修改後的句子能夠使大腦產生某種形象。在閱讀的過程中，如果能夠“看到”某種形象，將使讀者對文章產生更大的興趣。這種將結果明確化的方法對作者而言具有更重要的意義，因為這種方法能夠促使作者進一步深人思考例如，在表7-1中的第一個例子中，當我假定我已經將編制計劃的權力授予各地區後，我可以想象到各地區在編制年度計劃。這會促使我進一步思考：除了這些計劃，是否還需要做什麼以達到更高的目標？譬如： • 我怎樣才能知道各地區編制的計劃是否正確？ • 計劃提交給我以後該怎麼辦？ 我想到，也許除了授權，我還應當建立一個確定年度計劃目標的系統； 也許我還需要成立一個計劃評估小組，以管理整個計劃編制過程。 但是，對於“加強地區作用”，我能夠想象到什麼？地區作用應當是怎樣的一種意象？這種不明確性無法促進下一步思考： 在前面的圖7-4中，你可能已經注意到：在多級結構中，一項行動可能既是原因又是結果。因此，不論處於哪一個層次，每一個步驟（行動）的措辭都必須非常明確。如果某一項結果的表述不明確，你就無法判斷你是否已經列出了達到這一結果的所有步驟。例如，以下是一組作者建議採用的行動步驟： 確定和追討逾期應收賬款： 1.定期計算大額和中等金額款項的逾期時間。 2.根據金額和逾期時間發出催款通知。 THE MINTO PYRAMID PRINCIPLE 金字塔原理
3.追收逾期賬款. 4.長期逾期賬款多在董事層級解決。 5.必要時使用追賬公司。 該作者認為，如果公司執行了這些步驟，就能夠實現最上面列出的目標。但是這個目標本身就不明確（究競如何“追討”逾期賬款？），而且數步驟也不明確。聽到我提出的質疑後，該作者說：“這很容易”，並畫了下面這張表格。 時間 1個月 2個月 3個月 4 個月：5個月 6 個月數額超過10萬美元 1萬~10萬美元少於1萬美元他說：“應收賬款的逾期時間在1個~6個月之間，數額在100美元至 10萬美元之間。我想做的是這樣： 1.逾期1個月的賬款，不要採取任何行動，只是讓財務部門按正常途徑寄出賬單。 2.逾期2個月的賬款，由財務部門寄出催款通知。 3.逾期3個月的賬款，由銷售人員上門催款。 4.逾期4個月的賬款，由公司董事催款。 5.超過4個月的逾期賬款，交由追賬公司辦理。 他忽然說，“啊，我知道我應該怎麼說了。“他在紙上寫下了這樣的文章結構： 減少應收賬款： 1.將逾期賬款按逾期時間和金額分類： 2.根據逾期賬款的嚴重性分別按以下方式催收： —財務部門 —銷售人員 —-公司董事 ——追賬公司這樣的思路昆然更清晰，但是文章的主題思想仍然有問題。只有在收 SUMMARIZING GROUPED IDEAS 第七章|概括分組思想 115
到賬款後，才能減少應收賬款。但是，以上任何步驟都無法直接導致收到賬款。因此，如果該公司執行這兩個步驟，將得到什麼結果呢？也許是追討逾期賬款的機制。 這時，我們還可以看到明確的語言對指導思維的實際意義。一旦你明白你希望公司達到的明確目標是建立一個追討逾期賬款的機制，你就可以回過頭來再仔細地想一想，這兩個步驟是否足以建立這樣的機制。我想， 至少你還應當再加上某種後續的步驟，也許可以是“要求銷售部門不再向長期未付款的客戶發貨”。 對於使用明確的語言表達最終結果的必要性，我無論怎樣強調也不為過。除非你使用的語言達到了這一要求，否則你根本就無法客觀地判斷你列出的行動過程是否包括了所有應當包括的步驟。 有的人認為，他們可以透過使用疑問句繞過必須使用明確的語言這個要求。他們認為，對問題的回答將引出明確的結果。但是，這種方法實際上只能使你的思路更加複雜，因為你還是避免不了要想象最終的結果，並確定這一結果是否如你所願。 請看下面的例子： 為了使內部和外部股東都能夠看到戰略聯盟帶來的普遍利益，併為此提供支援（股東同意），必須回答以下問題： 1.相關的股東是否相信此結盟行動符合其利益？ 2.此舉將對公司的聲譽產生什麼影響？市場對此將作出什麼反應？ 3.主要高層管理人員是否願意進行聯盟（看到此舉不會對其權力和位置構成威脅）？ 4.如果聯盟可能對公司的任何個人或群體構成威脅，如何說服他們繼續努力工作，以便取得聯盟後的成功？ 5.客戶、供應商、現有的聯盟夥伴、金融機構和競爭者將如何反應？ 判斷這種提問的方式是否有意義的最簡單的方法，就是想象你派出五名親信為你收集有關的資訊。他們每一個人回來後都會向你提供一份答案。你得到的五類不同的資訊，這些資訊之間也未必存在關聯。 116 THE MINTO PYRAMID PRINCIPLE 金字塔原理
1 股東們的看法 2 市場的反應 3 主要管理人員的反應 4 5 使人們為聯，反應來自於： 盟的成功而 • 客戶努力的方法 •供應商 • 現有合作伙伴 • 金融機構 •競爭者你也可以想象自己只有一名不是很精幹的職員為你提供幫助，時間非常有限，並且沒有任何預算。什麼方法能夠最有效地指導該職員合理利用時間，並最終使你得到一份能夠使股東們看到戰略聯盟的利益的計劃？你可以這樣做： 列舉可能受到聯盟行為影響的群體股東主要管理人員客戶供應商現有夥伴金融機構競爭者預測市場的反應決定使用其為聯盟的成功而努力的方法這樣，所有的人都能夠理解這一過程，而且這一過程的第一步（第一欄）已經完成了。你現在只需派出一名職員完成第二步（第二欄），完成第二步之後你再進行第三步（第三欄）。 我再重複一遍，在處理行動性思想時，理順自己的思路的最簡單的方法，就是想象自己確實採取了這些行動，然後根據完成這些行動將導致的明確結果，修改各行動步驟的語言，使之更加明確。 區分行動的層次大多數人在說明一系列行動步驟時，都傾向於採用他們希望你採用的順序，但是這樣做通常會使他們把原因和結果都放在同一個層次上。 SUMMARIZING GROUPFD IDEAS 第七章概括分組思想 117
因此，你還需要掌握一種方法，即看到不同的行動性思想時，要有意地區分其層次，以便將每一個層次上的行動步驟控制在五個以內。這樣能夠使你更容易看清某一過程的總體結構，也能夠使你在總結概據性“結果”時考慮較少的行動步驟。 區分行動性思想的層次比較容易：如果你希望讀者在採取下一項行動之前先採取某一項行動，那麼這兩項行動就屬於同一層次；如果你希望讀者採取某一項行動以便產生下一項行動，那麼前一項行動就屬於後一項行動的下一個層次。看下面這個例子： 如果一家公司希望掌握其電信方面存在的問題，可以從以下方案中受益： 1.分析現有的裝置和使用情況。 2. 確定需要更多（更少）電信支援的主要業務。 3.制定電信服務的目標。 4.組織研究人員進行評估。 5.檢查與電信服務商的關係。 6.確定主要的技術選項。 7.控制內部電信成本。 8. 擬定裝置使用政策。 9.檢查現有的通訊聯絡。 10.決定組織的方式。 人們很容易認為這個步驟列表不需要再做什麼處理了，因為如果一家公司需要獲得能夠提供良好支援的電信系統，就必須採取以上的所有行動步驟。但是，如果你將不同層次的行動區分開，你就會得到一張這樣的列表： 1.制定電信服務的目標。（3） —分析現有的裝置和使用情況。（1） —確定需要電信支援的主要業務：（2） —檢查現有的通訊聯絡。（9） 2.成之專案組，選擇適當的裝置。（4） —確定主要的技術選項。（6） 118 THE MINTO PYRAMID PRINCIPIE
—擬定裝置使用政策。（8） 檢查與電信服務商的關係：（5） 3.建立公司管理框架。（10） —任命電信中心經理。（？） —建立成本控制系統。（7） 經過這樣的組織，你不僅能夠迅速理解該方案的內容，還能夠對是否有遺漏作出客觀的判斷。例如，我們怎樣確定需要電信支援的主要業務呢？又怎樣建立公司管理框架呢？還有，也許公司應該有一位電信中心經理。 雖然你肯定應該區分行動的層次，但是不應該過度使用分類的方法。 實際上，過度分類的情況很容易發生，其原因也是因為人類有為事物分類的傾向。一些人，尤其是一些諮詢公司的職員，非常喜歡將一個專案劃分為“任務”、“目標”和“利益”，如下圖： 總目標任務日標利希 ］：！ 1l!i！！i. 這種分類實際上假設分別被列為“任務”、“目標“和“利益”的行動步驟之間有清晰的界線。你要先完成“任務”，然後實現“目標”，再然後獲得“利益”。這一順序確實沒錯，但是其結構圖應該是這樣： 總日標任務目標利益 SUMMARIZING GROLPED IDFAS 第七章「概括分組思想 119
你可以看到，我們現在將“任務”、“目標”和“利益”分別放在金字塔結構的三個層次上，而不是放在同一個層次上，因為只有完成了“任務”才能實現“目標”，而實現了“目標”才能獲得“利益”。它們之間應該是因果關系。但是，這樣劃分對理順思路並沒有什麼作用。也許我們可以說，標明不同的抽象層次可以使我們瞭解各個層次上的行動步驟的類別。也就是說，我們看到這個結構圖，就可以知道某一特定的行動是屬於“任務”“日標”還是“利益”。 實際上，這樣做根本就沒有意義。我們知道，行動性思想是無法分類的；行動性思想被歸於一組，完全是因為它們能夠共同產生某一特定的結果。對行動性思想分類必定會造成重複，因為“任務“、“目標”和“利益”之間並沒有本質的區分。對行動性思想進行組織的惟一合理方法，就是根據其產生的結果來進行。 舉個例子，一家諮詢公司受聘為一家公司培訓其員工的戰略規劃能力。這家諮詢公司對建議採取的行動進行了分類。該諮詢公司建議執行六項任務，這六項任務又要求公司制定五個目標，完成這五個目標以後，應當可以產生三大利益。各行動步驟簡化如下： 任務以現代戰略管理方式進行培訓目標傳授戰略規劃及管理知識作用培養兩個精於戰略管理方法或擅長付諸實踐的精英小組傳授有關知識和概念根據現有規劃體制調整規劃方法以調停人身份參與規劃討論比更換戰略規劃經理更迅速高效地使貴公司獲得戰略管理知識將有關知識寫人戰略規劃手冊中對現有規劃體制提出改進意見找出戰略資訊鉠口在下一個規劃週期將幫助營造一種氛圍， 所學應用於實踐使戰略性思考在決策時起到正常的作用為公司員工在下一個規劃週期中應用所學知識做準備使貴公司具有制定提高長期競爭力戰略的能力 120 THE MINTO PYRAMID PRINCIPLE 金字塔原理有一個好辦法可以理順這樣的一系列思想，即儘量砍去其修飾成分. 只留下最本質的核心內容，然後再找出其中的重複部分。如果我們對以上這些思想採取這個辦法，會得到什麼呢？ 任務 1.培訓 2.傳授知識 3.提供建議 4.提出改進意見 5.找出缺口 6.溈下一年做準備目標 7.傳播知識 8.根據現有規劃體制進行調整 9.寫入手冊 10.營造戰略性思考的氛圍 11.使公司具有制定優秀的戰略的能力利益 12. 兩個能夠勝任的小組 13.迅速傳播有關知識 14.為下-年做準備現在，重複部分和不同的抽象層次都比較容易看出來：你可以根據行動產生的結果重新建立一個金字塔結構。 使貴公司獲得戰略規劃知識培訓兩個懂方法的小組根據現有體制進行調整任一週期心用時提供幫助然後，只要再稍加思考，你就可以得出下面的思路： 我們將迅速地使貴公司獲得戰略規劃知識：（2、7、13） 1.對兩個產品顧問小組進行有關戰略規劃的方法和概念的培訓。（1、12） 2. 根據貴公司現有的規劃體制調整有關教學內容：（4.5.8.9） 3.在下一個規劃週期中，與貴公司員工一道應用所學概念。 （3.6.10.11.14） 至此，你已經根據行動的結果，而非行動的類別，對思想進行了成功地組織。 SUMMARIZINGGROUPFD IDES5 第七章概括分組思想 121
直接概括將某一行動過程的所有步驟都理順後，你就將遇到處理行動性思想最艱難的一關——總結概括出其結果。對於這一關，我沒有什麼簡單易行的好辦法，只能說： 該組思想必須相互獨立和完全窮盡： 概括性思想必須說明完成各行動步驟後導致的直接結果，且措辭必須明確具體。 你可以用這兩條規則衡量你的每一步思路。在前一個例子中，如果該公司擁有了訓練有素的人員、適當的規劃體制和規劃知識手冊，顯然就具有了制定正確戰略的能力，但是，這並不等同於該公司將制定出正確的戰略。同樣，我提出的這兩條規則也不能保證你肯定能完成正確的概括。 我只能給你提供一些我修改過的例子，並告訴你我的想法：下面這個例子使用的語言比較模糊。 為了提高在倫敦市場上的股票銷售量，我們應當： • 按地區對客戶的收入潛力進行排序， 確定希望在各地區達到的市場滲透程度。 • 相應地調整銷售力量的分配。 我一看到這一組行動步驟就想：“做這些事情的目標不明確，因為即使我只多賣了一份股票，也算是提高了銷售量。“然後，我又提出疑問：“如果我對客戶收入排了序、確定了市場滲透程度、也重新分配了銷售力量，將會達到什麼結果呢？或者說，如果我不這樣做，又不會達到什麼結果呢？然後我就想到這樣修改其概括性思想： 為了提高倫敦市場上的股票銷售量，我們需要將資源重點集中在具有高潛力的客戶身上。 （怎樣做到這一點呢？） 122 THE MINTO PYRAMID PRINCIPLE 金字塔原理這個概括性的句子讀起來顯然比原來的句子更有意義，因這個們子提出了一個思想，而原來的句子則只是一個“缺乏思想”的句子。這個句子迫使讀者提出“怎樣做到？”的疑問，因而使讀者更容易理解隨後提出的思想。作為作者，你自己也可以檢查所列舉的步驟是否能夠達到這一結果。 再舉一個語言模糊的例子： 為了改善英國藍領階層的培訓環境， • 應向企業決策層表明英國政府非常重視對勞動者的培訓。 • 應建立一個可使培訓者準備適當課程的總體框架。 • 應透過勞動者向上施壓。 在本例中，因為每一個句子都比較複雜，你可以先找出每一個句子的核心內容，然後再繼續下一步。首先，找出每一個句子的真正主題： • 企業決策層 • 培訓者 •勞動者然後，再問問自己：為什麼我們只討論這三個主題，而不包括其他的？ 這些主題之間有什麼共同之處？答案是：這三者似乎都是英國培訓體制中的參與主體。 接下來看看每一個句子是怎樣對各自的參與主體採取行動的： • 向其表明重要性 • 為其建立總體框架透過其施加壓力這三種行動有什麼共同之處？答案是：它們都是某種推動因素。現在，我們可以比較肯定地將上面的例子概括如下： 為了改善英國藍領階層的培訓環境，我們必須提供一些推動因素，促使培訓體制中各參與主體支援培訓， SUMMARIZING CROUPED IDEAS 第七章|概括分組思想 123
（我們應當怎樣做？） 同樣，這種概括也比原來的概括更有意義，既能夠引導讀者按你的思路去理解，也能夠使你檢查行動步驟的完整性。 最後，我再舉一個語言模糊的例子。這個例子是關於一家公司的產品開發問題。 產品開發所面臨的問題包括： 1.如何將公司和市場希望的該產品具有的功能融入產品開發過程” 2. 如佢針對不同專案安排和分配公司的資源？ 3.如何縮短產品開發時間，同時考慮到營銷人員的需求？ 4. 如何組織和管理公司的研發資源，以滿足投產時間的要求？ 5. 如何使公司內外瞭解有關資訊，以儘量提高產品上市的力度？ 6. 如何促進研發人員和管理人員在產品開發問題上的合作？ 按照我們一貫的步驟，首先應將各個句子盡最簡化，以便於我們的思考。 1.開發適當的產品 2.合理分配資源 3. 高效完成 4.及時完成 5. 有效營銷 6.研發/管理人員合作然後，我們再將其劃分為一些小組。 1.確定能夠符合市場需要的產品 —-包含所需的功能（1） —滿足營銷人員的需要（3b） 2.儘量在最短的時間內完成開發（3a） 124 THE MINTO PYRAMID PRINCIPLE 金字塔原理
——合理分配資源（2） —使研發時間符合投產要求（4） —加強研發人員及管理人員的合作（6） 3.以最有力度的方式將產品推入市場（5） 接下來，我們需要概括出其主題思想。如果我們完成了這三個步驟， 將得到什麼結果？顯然，我們將搶在別人之前獲得市場所需的產品，並達到最高的銷售量。 在作出概括之前，我們還應當回過頭來，想想一般人對產品開發問題都瞭解些什麼。我們知道，最先推出某種產品的企業能夠搶佔市場先機， 而且產品更新換代的速度也越來越快，因此，對企業來說，縮短產品研發周期是首要任務。具有這些背景知識後，我們可以合理地假定，該作者希望表達的思想應當如下： 產品開發面臨的主要問題，是我們能否比其他竟爭者更有效地應對市場需求。 （我們如何才能迅速有效地應對市場需求？） 1.我們能否發現市場需要的適當產品？ 2.我們能否縮短產品上市前不必要的時間延誤？ 3.我們能否進行有效的菅銷，以最大限度地提高銷售量？ 相信現在你已經知道，條理清晰地表達行動性思想絕不是一件容易的事。這是一項艱難的腦力勞動，但是，如果不這樣做，就會給讀者造成極大的閱讀困難。因此，你應當按照我們已經討論過的步驟，努力完成這一狠難的過程：先用明確的語言表述各行動性思想，然後區分不同的抽象層次， 再直接從各行動思想中概括出行動的結果。 從一系列結論中得出一個推論，也需要進行一個類似的過程，但是這一過程會更輕鬆一些。在這一過程中，你要做的不是努力想象一系列行動可能導致的結果，而是盡力從一系列相似的語句中發現其隱含的思想。 SUMMARIZING GROUPED IDEAS 第七章|概括分組思想 125
找出結論中的共性我們在前面曾經提到過，寫作中表達的思想或者是行動性思想，或者是描述性思想，這些思想或者是告訴讀者做某事、或者是告訴讀者關於某事的情況。描述性思想通常可以用“原因”“問題“或“結論”之類的複數名詞表示。將此類思想進行分類的基礎是這些思想都具有某種共性我們先回顧一下在第六章《確定邏輯順序》中學過的關於分類的知識， 當你說“該公司存在三個組織問題”之類的話時，實際上你是從該公司所有可能的組織問題中分出了一部分（見圖7-5）。 3000個問題其中3個問題⋯• 其他2997問題 ……其有某種共同點並可據此排房圖7-5 根據某一特點分類因此，將這三個組織問題作為一類，本身並沒有太大的意義：這只是思維過程中的第一步，只是列出一些可能值得思考的思想。我們要做的第二步是透過找出這些思想之間的共同點，證明這些思想確實屬於同一類， 因而有理由將其同其他思想區分開。我們要做的第三步，是明確說明這些思想之間的共同點所具有的更普遍的意義，也就是要提出一個新的思想。 至此，我們才能說完成了我們的思維過程。 許多商業文書的作者都止步於第一步，這也許是因為他們沒有認識到第二步和第三步的重要性，但更有可能是因為從一系列思想中得出推論是一項艱難的工作。你必須做到以下幾點： 找出將這些思想聯絡在一起的結構上的共性。 126 THE MINTO PYRAMID PRINCIPLE 金字塔原理尋找這些思想間更密切的聯絡。 完成歸納躍進，概括出主題思想。 找出結構上的共性如果某些思想具有某種共同的特點，這些思想就可以聯絡在一起。我們在第五章《演繹與歸納的區別》中已經瞭解到，表達思想的語句必定具有一個由主語和謂語組成的結構。因此，如果這些語句符合以下要求，就說明這一組思想具有某種共性： • 針對同一類主語. • 針對間一類謂語（動作或物件）。 具有同一類隱含的思想。 這裡所說的“同一類”不是指完全相同，而是指屬於同一範疇，或能夠用同一個複數名詞表示。 如果這組句子的主語完全相同，你就要找出謂語之間的共性；如果謂語的動作或物件完全相同，你就要找出主語之間的共性；如果主語和謂語都不相同，你就要找出其隱含的意義之間的共性。 找出實際的語句之間的共性，尤其是當語句的用詞比較正規時，可能會比你想象的難得多，因為句子所用的語言可能會妨礙你進行細緻的思考。譬如，我們都看過關於“五個因素”“七個主題”、“四個要點”、“七個習慣”之類的文章，可能很少對其這種說法提出疑問。實際上，我們應當透過語言的掩飾，看到其思想的本質結構。 例如，以下這篇文章的結構是我們經常會看到的： 新的計劃與控制體制具有四個特點： 1. 計劃週期及附帶控制機制應以年度為基礎。 2.計劃應透過綜合系統制定。 3. 計劃應自上而下地編制。 4.計劃體制將區分現行做法與計劃性改革。 SUMMARIZING GROUPED IDEAS —第七章「概括分組思想 127
乍看之下，這一組思想似乎可以接受語句的語言比較正式.容易使人認為作者是在表達有意義的思想。但是，我們還是可以看出，最上面的概括性語句屬於“缺乏思想”的語句。 如果我們試圖透過語言的外表探尋這些語句真正表達的思想，我們首先看到的是：這些句子的主語幾乎完全一樣—都是計劃或計劃體制。那麼，這些句子的思想之間的聯絡必定在謂語上。這些謂語的意義分別為： ——以年度為基礎一綜合制定一自上而下制定 ——區分現行與未來做法將語言的外衣剝去後，你可以看到，這一組思想實際上並不能支援同一個思想。你可以問問自己：具有這四個特點的計劃體制有什麼意義呢？ 雖然這四個思想分別都成立，但這並不足以證明它們之間存在某種關聯， 而最上面的那一個“缺乏思想”的句子則阻礙了我們對其進行深人的思考： 正如我在本章開頭說過的那樣，這種進行深人思考的意願就是要首先得出推論的主要原因。上面這個例子中列出的這一組計劃與控制體制的幾個特點，無法使你得出一個概括性的推論，因而也無法進一步指導你的思維獲得關丁此主題的新的想法。事實上，經過大量的修改後，原作者終於明確表達出了他的思想： 新的計劃與控制體制的目標是透過以下方式使公司的每一個部門都將工作重心放在提高利潤上： • 要求每一個部門提供年度利潤計劃。 在每一個管理層次上協調各部門的計劃。 • 根據利潤計劃控制管理人員的工作： 要記住一點：如果你無法在一組被列為“問題”“原因”或“結論”的思想中找出某種明確的邏輯關係，就像在上面的這個例子中一樣，那麼這一組思想中必定存在問題，你也必須再重新進行思考。 上面的這個例子只涉及四個思想，因而比較容易找出問題。但是，大多數文章中闡述的思想都超過了四個。在這種情況下，除了要找出其共性 128 THE MINTO PYRAMID PRINCIPLE 金字塔原理之外，下一步還要找出更密切的聯絡。 尋找更密切的聯絡下面是對一個資訊系統產生的資訊提出的五點意見，其共性體現在每個句子的謂語（動作）上： 1.有關核算、估算和調查的數字應當更新。 2.現在需要有關各類員工的經常性人事變動的數字。 3.應當收集招標中的競爭資訊，以便監控不同市場的競爭激烈程度。 4.現有的有關市場上工資水平的資訊不夠充分。 5.需要有關部門和專案資金鎖定的數字。 簡化後如下：有關資訊 1.應當更新 2.現在需要（有關資訊） 3.應當收集（有關資訊） 4. 不夠充分 5.需要（有關資訊） 可以看出，以上思想可以分為兩組： ——認為有關資訊不存在（2、3、5）。 —認為有關資訊存在，但不充分（1、4）。 這兩組思想實際上是對原有思想又進行了一次分類。那麼，為什麼只有這兩類問題，而不包括其他的問題呢？這兩組問題之間有什麼共同點， 從而使作者認為應當將其列在一起呢？也許是因為這些問題都表明該系統產生的資訊對計劃目的沒有什麼幫助。因此，作者應當得出的概括性思想應為： 目前建立的計劃體制所產生的資訊對計劃目的沒有幫助。 （為什麼？） SUMMARIZING CROUPE.D IDFAS 第七章概括分組思想］ 129
或者所需資訊不存在； 或者所需資訊存在，但不充分。 確定了概括性思想之後，你就可以應用邏輯順序的概念，檢查該資訊系統是否還有什麼問題被作者遺漏了。譬如，此例中的作者也許可以再檢查一下是否存在“所需資訊存在，也很充分，但提交的格式不適當”之類的問題找到適當的概括性語句的主要價值，是可以幫助你發現自己的真實思想。概括性語句還可以提前把作者的思路告訴讀者，使讀者做好準備，以便更快地理解作者的思想，更有把握信任作者的思路。當然，如果你說明的問題沒有遺漏之處，讀者也不太可能會質疑你的思路。總之，適當的概括性語句能夠減少文章的枯燥感，增加閱讀者的興趣。 下面這段文字就比較枯燥乏味： 如您所知.我們的資訊系統評估結果顯示： 1.您要求資訊系統專案經理提供有關截止日期的資訊，以使戰略性業務專案不致受到延誤。 2.有些專案經理缺乏經驗。 3.資訊系統允許錯過預定日期，而不是採取創造性的方法實現預定日期的要求。 4.現有的系統開發方法、工具和技術不統一。 5.專案經理們沒有安裝過如此大型、複雜的重要系統。 6.專案經理接受的脫產或在職專案管理培訓較少，實戰經驗有限。 7.您的重要專案（如：集團及個人專案）的估算，時間和計劃的要求都很高——在您的時間期限內完成工作可能有一定風險。 8. 現有的系統開發週期不支援快速應用開發、聯合應用開發及原型開發等客戶端或伺服器端的開發技術。 按照我們的檢查過程，可以很容易地找出最核心的內容： 130 THE MINTO PYRAMID PRINCIPIE 金字塔原理
1.需要截止日期資訊 2.專案經理經驗不足 3. 有錯過日期的危險 4. 工具的使用不統一 5. 未做過如此大型的專案 6.經驗有限 7.擔心誤期 8.沒有適用的工具然後，無論你是否瞭解這一主題，你都可以將以上思想組織得更清楚、 更有意義。 我們對貴公司資訊系統部門的評估顯示，貴公司的專案經理們有可能無法按預定日期完成工作。（3、7） 他們在此類專案上的經驗有限。（2、6） •他們未安裝過如此大型、複雜的系統。（5） 他們缺乏對所需方法、工具和技術的應用能力。（4.8） 在上面舉的這些例子中，找到能夠總結其下一個層次思想的概括性思想相對還比較容易。但是，有時一些具有共性的句子所隱含的意義卻難以被揭示出來。這時，我們就需要進行所謂的歸納躍進（inductive leap），以便將其隱含意義明確化。而想象該組思想之間關係的來源，則可以是為歸納躍進準備的“跳板”。 完成歸納躍進以下是一名諮詢顧問在一次說明會上，就是否應當進入車後繼市場 （火花塞、輪胎等）向客戶提交的說明材料要點。 我們的結論： 1. 市場巨大，且正以較高的速度增長。 2.後繼市場有利可圖。 3. 市湯的主要特徵顯示，進入該市場有較大的障礙。 SUMMARIZING GROUPED IDEAS 第七章|概括分組思想 131
4. 總體趨勢可喜，但由於一些不確定性，部分市場區域的前景尚不明確。 5.總體上看，該市場有吸引力，但是也高度分散。 這些思想實際上也可以再分為兩組： • 有利因素：市場巨大、正在增長、有吸引力、有利可圖、形勢可喜 （1、2、4、5） • 不利因素：進入市場的障礙較大、存在不確定性、市場分散（3、4、5） 我們可以立刻總結出有利條件。顯然，如果市場巨大、正在增長、且有利可圖，那麼肯定有吸引力。此外，形勢可喜也說明該市場具有吸引力。 我們先將這一有吸引力的市場想象成一個圓圈。 不利因素概括起來就不太容易了。市場分散說明這個圓圈中必須分成若干部分。但是不確定性卻使其中一些部分的前景不太明確，也就是說，有一些部分看上去必須與其他部分不同，如下圖所示。最後，由於還存在進入市場的障礙，我們在圓圈的前面畫了一條線表示障礙。 進入市場較難只行部分市場區域有吸引力 132 現在，我們來看看圖中的兩個句子之間是否存在歸納性的關聯。透過以上這種想象，我們能夠得出什麼結論呢？ 只有部分市場區域具有吸引力。 這些區域將難以進入。 這兩個句子之間是否存在歸納性的關係呢？“具有吸引力”和“難以進入”之間有沒有共性？答案是沒有。因此，如果這兩個句子之間存在邏輯關係，這種邏輯關係只能是演繹性關係： THE MINTO PYRAMID PRINCIPIE 金字塔原只有部分市場區域這些區域將難以進有吸引力因此…⋯ 人因此什麼？這次推理無法得出推論。因此就算了？因此花大本錢也要進？還是因此要請我們制定一項審慎的戰略？這個例子再次說明，人們在難以得出明確結論的時候，很容易寫一句“缺乏思想”的句子應付了事 （如本例），而不是努力完成自己的思路。 有時你會遇到一些看上去像描述性、但實際上是行動性的思想。這時，你可以先認為它們具有某種共性而分為一組，然後，如果你能夠想象出這些思想共同可能達到的結果，再將其形式轉變為行動性語句、例如，假設你讀到下面這些句子： 在資源分配過程中有四個需要管理的變數： • 活動的順序和時機 • 對特定人的任務的定義 • 對資訊需求的定義（內容和形式） • 法策過程什麼只有這四個變數，而沒有其他變數？這四個變數之間有什麼共同點，使作者把它們列在一起？如果你試圖用更明確的語言表達這些思想，以找出其中的邏輯順序，你就會發現原作者實際上談論的是四個步驟， 他的本意應該是這樣： 資源分配過程中的主要管理任務就是使適當的人員及時、充分地參與工作。（如何做到？） • 說明專案計劃活動的順序和時機。（1） 確定需要作出決策的問題。（2） 找出參與工作的人選。（4） • 確定所需的資訊。（3） 這並不是說描述性思想不能採用時間順序。例如，下面是關於某家公司的銷售方案的一些語句。我們可以用時間順序對其進行重新整理： SUMMARIZING CROUPED IDEAS