我們探索克服時間浪費的途徑便是“培養克服時間管理誤區的技能”。所謂時間管理的誤區，是指導致時間浪費的各種因素。以下列出時間管理的五個誤區，請大家仔細閱讀並分析，看看自已是否存在同樣的問題： 誤區之一：工作缺乏計劃查爾斯·史瓦在半世紀前擔任伯利恆鋼鐵公司總裁期間，曾經向管理顧問李愛菲提出這樣一個不尋常的挑戰：“請告訴我如何能在辦公時間內做妥更多的事，我將支付給你任意的顧問費。”李愛菲於是第 6 頁共 48 頁遞了一張紙給他，並向他說“寫下你明天必須做的最重要的各項工作， 先從最重要的那一項工作做起，並持續地做下去，直到完成該項工作為止。重新檢查你的辦事次序，然後著手進行第二項重要的工作。倘若任何一項著手進行的工作花掉你整天的時間，也不用擔心。只要手中的工作是最重要的，則堅持做下去。假如按這種方法你無法完成全部的重要工作，那麼即使運用任何其它方法，你也同樣無法完成它們， 而且倘若不借助某一件事的優先次序，你可能甚至連哪一種工作最為重要都不清楚。將上述的一切變成你每一個工作日裡的習慣。當這個建議對你生效時，把它提供給你的部屬採用”。 數星期後，史瓦寄了一張面額兩萬伍仟美元的支票給李愛菲，並附言她確實已為他上了十分珍貴的一課，伯利恆甕後來之所以能夠躍升為世界最大的獨立鋼鐵製造者，據說可能是導因於李愛菲的那數句真言。 儘管計劃的擬定能給我們帶來諸多的好處，但我們有的同事從來不做或是不重視做計劃，原因不外乎如下幾條： 1、因過分強調“知難行易”而認為沒有必要在行動之前多做思考； 2、不做計劃也能獲得實效； 3、不瞭解做計劃的好處； 4、計劃與事實之間極難趨於一致，故對計劃喪失信心； 5、不知如何做計劃。
第 7 頁共 48 頁我們作為一個高新科技企業的員工，要步上職業化的道路，成為一個強調實效性的職業人士，不應該把以上原因當做工作中的藉口， 為什麼呢？剖析如下： 1、固然有些事情是易行而難料的，但若過分地強調這一點，則有可能養成一種“做了再說”或“船到橋頭自然直！”的僥倖心理。試問：房子燃燒的緊要關頭，消防隊員是否應立刻拿起水龍頭或滅火筒進行搶救，還是應花費少許時間判別風向、尋找火源、分派工作，然後再進行搶救？ 2、不做計劃的人只是消極地應付工作，他將處於受擺佈的地位； 做計劃的則是有意識地支配工作，處於主動的地位、並提高工作效率。 3、由於目標中擬定假設的客觀環境發生變動，計劃與事實常常難以趨於一致，所以我們必須定期審察我們的目標與計劃，做出必要的修正，尋找最佳途徑。但如果是處於無計劃的引導，則一切行動將雜亂無章，最終走進死衚衕。 綜上所述，由於我們的工作缺乏計劃，將導致如下惡果： 1、目標不明確 2、沒有進行工作歸類的習慣 3、缺乏做事輕重緩急的順序 4、沒有時間分配的原則誤區之二：組織工作不當組織工作不當的主要體現在以下幾個方面： * 職責許可權不清，工作內容重複 *“事必躬親，親力而為”
第 8 頁共 48 頁 *溝通不良 *工作時斷時續首先，學會如何接受請託： 對於我們每一個人來說，所面臨的請託可能來自部屬、上司、其他同級管理者、或是組織以外的人士。在很多請託中，有一類是職務所繫而責無旁貸的；另一類雖然也是職務所繫，但請託本身卻是不合時宜或是不合情理的；尚有一類請託則屬無義務予履行的請託，經常引起我們困擾的是後兩類請託。 倘若我們為了想做廣受愛戴的好人而有求必應，則各色各類的請託將四面八方地源源湧來。一旦他辦不妥委託的事項，則不僅他所企求的愛戴將化為烏有，而且他將喪失請託者尊敬。“明智地接受請託” 的重要性在於：第一：“拒絕”是一種“量力”的表現。有的請託若由他人承受可能比你承受更為恰當，你不妨對請託者提出適時的建議。 第二，拒絕是保障自己行事優先次序的最有效手段。倘若因勉強接受他人的請託而擾亂自己的步伐，是不合理的、不明智的。 所以在我們接受請託之前不妨先先問問自己：這種請託是屬於我的職責範圍內嗎？對實現我的目標有幫助嗎？如果接受它，將付出什麼代價？如果不接受他，則需承擔什麼後果？經過這一番“成本—— 效益分析”之後，你就可以決定取捨了。 其次，學會利用資源： 對於基層人員而言，要善於利用資源，學會從相關的部門或人員手中獲取所需的資料，既節約了時間，又保證了資訊的正確性。比如第 9 頁共 48 頁你想了解本月度部門考勤資訊，不妨去問問部門秘書；想了解公司的考勤資訊，不妨去問問公司的考勤管理員；等等。 對於管理者而言，他們經常容易犯下面的錯誤： 1、擔心部屬做錯事； 2、擔心下屬表現太好； 3、擔心喪失對下屬的控制； 4、不願意放棄得心應手的工作； 5、找不到合適的下屬授權。 其實每個人的精力都是有限的，尤其是管理者應當學會授權，將主要的精力和時間放在更重要的事情上。 誤區三：時間控制不夠在前面的“小張的故事”中，小張在時間管理上最大的惡習就是拖延時間，以致到頭來一事無成。我們提供了一個拖延商數的測驗， 請你先做一下自我評核。 拖延商數測驗請據實選擇以下每一個陳述最切合你的答案： （1）為了避免對棘手的難題採取行動，我於是尋找理由和藉口。 A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 極不同意 （2）為使困難的工作能被執行，對執行者下壓力是必要的。 A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 極不同意 （3）我經常採取折衷辦法以避免或延緩不愉快的事是困難的工作。 A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 極不同意 （4）我遭遇了太多足以妨礙完成重大任務的干擾與危機。
第 10 頁共 48 頁 A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 極不同意 （5）當被迫從事一項不愉快的決策時，我避免直截了當的答覆。 A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 極不同意 （6）我對重要的行動計劃的追蹤工作一般不予理會。 A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 極不同意 （7）試圖令他人為管理者執行不愉快的工作。 A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 極不同意 （8）我經常將重要工作安排在下午處理，或者攜回家裡，以便在夜晚或週末處理它。 A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 極不同意 （9）我在過分疲勞（或過分緊張、或過分洩氣、或太受抑制）時， 以致無法處理所面對的困難任務。 A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 極不同意 （10）在著手處理一件艱難的任務之前，我喜歡清除桌上的每一個物件。 A 非常同意 B 略表同意 C 略表不同意 D 極不同意評分標準： 每一個“非常同意”評4 分，“略表同意”評3 分，“略表不同意”評2 分，“極不同意”評1 分。總分小於20 分，表示你不是拖延者，你也許偶爾有拖延的習慣。總分在21 至30 分之間，表示你有拖延的毛病，但不太嚴重。總分多於30 分，表示你或許已患上嚴重的拖延毛病。 我們通常在時間控制容易陷入下面的陷井：
第 11 頁共 48 頁 1、習慣拖延時間，前面案例“小張的故事”中的小張就是一個典型的拖延時間的人。 2、不擅處理不速之客的打擾。 3、不擅處理無端電話的打擾。 4、氾濫的“會議病”困擾。不少中、上層管理者曾經指出，會議竟佔去他們日常工作的時間的四分之一，甚至三分之一！然而更令他們感慨莫名的是，在這麼多的會議時間之中，幾乎有一半是徒勞無功的浪費！ 誤區四：整理整頓不足辦公桌的雜亂無章與辦公桌的大小無關，因為雜亂是人為的。 “雜亂的辦公桌顯示雜亂的心思”是有道理的。讓一個不富條理的人使用一個小型的辦公桌，這個辦公桌會變得雜亂無章，即使給他換一個大型的辦公桌，不出幾日，這個辦公桌又會遭遇同樣的命運。套用 “帕金森定律”——“工作將被擴充套件，以便填滿可供完成工作的時間”，我們也可以匯出“檔案堆積定律”——“檔案的堆積將被擴充套件， 以便填滿可供堆積的空間。” 當你的上司向你索取一份技術資料，你是否能在第一時間從容不迫地遞給他？當你需要一份資訊時，是否滿資料夾地翻個底朝天？下面是一份“檔案處置測驗”，看看你的檔案處置系統是否完善。 檔案處置測驗請快速地解答以下十二個問題。如你無法即刻對某些題目提供確切的答案，則請在題目前打問號“？”。 1、訂購文具後所取得的帳單。
第 12 頁共 48 頁 2、收到一本管理雜誌，其中可能具有值得閱讀的文章，但目前你無暇閱讀。 3、來自上司的會議通知（下週一舉行會議）。 4、某大學企管系學生寄來的問卷。 5、部屬交來的（或是你個人的）一份用於準備下一個月業務報告的有關資料。 6、一封需要儘快回覆的信，但你必須先打數次電話才能回覆。 7、一位你經常接觸的人告知新地址及新電話號碼的E-mail。 8、組織內其它平行部門的來函，要求取得你的部門的市場（或其它）調查報告。 9、某管理顧問公司中寄來的出版物宣傳單，你認為其中一、兩本書也許值得訂購，但你無法確定是否真正值得訂購。 10、客戶寄來的一封投訴信。 11、人事部門發出的有關員工考核程式的函件。 12、提醒自己明年及早準備財務預算的備忘錄。 假如你在以上十二個問題的前面寫上了兩個或兩個以上的 “？”，則表示你仍欠缺一套完整的檔案處置系統。你最好儘快設計這樣的一套系統（包括你的紙面資料夾和電腦資料夾）！ 誤區五：進取意識不強我們經常說到：“人最大的敵人就是自己”。有些人之所以能夠讓時間白白流逝而毫無悔痛之意，就象前面我們提到的“小張”，最根本的原因就是他個人缺乏進取意識，缺乏對工作和生活的責任感和認真態度。主要表現在以下幾個方面：
第 13 頁共 48 頁 *個人的消極態度 *做事拖拉，找藉口不幹工作 *唏噓不已，做白日夢 *工作中閒聊如果我們一直處於遲鈍的時間感覺中，換句話說，當你覺得時間可有可無，不願面對工作中的具體事務，沉溺於“天上隨時掉下大餡餅”的美夢，那就需要好好反省自己了，因為你隨時在喪失寶貴的機會，隨時可能被社會所淘汰！ 好了，前面我們談到了五個時間管理的誤區，不管以前我們做得怎樣，要記住：世界上所有的成就都是“現在”所塑造的。因此，我們要記取“過去”，把握“現在”，放眼“未來”。送給大家一句話： 昨天是一張已被登出的支票， 明天是一張尚未到期的本票， 今天則是隨時可運用的現金。請善用它！ 3.1 時間管理的六項基本原則透過前面的學習，我們對時間管理的概念和誤區已經有了一個基本的認識，現在我們一起來探討時間管理的基本原則，只有對原則有了一個認識後，才有可能很好地運用時間管理的技巧與方法。 時間管理的六項基本原則： 1、明確目標 2、有計劃、有組織地進行工作 3、分清工作的輕重緩急 4、合理地分配時間第 14 頁共 48 頁 5、與別人的時間取得協作 6、制定規則、遵守紀律下面我們就時間管理的六項基本原則分別進行闡述。 2.1 原則之一：明確目標 2.1.1 目標刺激我們奮勇向上在人生的旅途上，沒有目標就好象走在黑漆漆的路上，不知往何處去。美國的一份統計結果顯示，一個人退休後，特別是那些獨居老人，假若生活沒有任何目標，每天只是刻板地吃飯和睡覺，雖然生活無憂，但他們後來的壽命一般不會超過七年。 雖說目標能夠刺激我們奮勇向上，但是，對許多人來說，擬定目標實在不是一件容易的事，原因是我們每天單是忙在日常工作上就已透不過氣，還哪來時間好好想想自己的將來。但這正是問題的癥結， 就是因為沒有目標，每天才弄得沒頭沒腦、蓬頭垢面，這只是一個惡性迴圈罷了！ 另外有些人沒有目標，則是因為他們不敢接受改變，與其說安於現狀，不如坦白一點，那便是沒有勇氣面對新環境可能帶來的挫折與挑戰，這些人最終只會是一事無成！ 事實上，隨波逐流，缺乏目標的人，永遠沒有淋漓盡致發揮自己的潛能。因此，我們一定要做一個目標明確的人，生活才有意義。然而不幸的是，多數人對自己的願望，僅有一點模糊的概念，而只有少數人會貫徹這模糊的概念。許多人在公司五年，卻沒有五年的經驗， 只能說有五年一次的經驗。
第 15 頁共 48 頁許多年前，某報做過300 條鯨魚突然死亡的報道。這些鯨魚在追逐沙丁魚時，不知不覺被困在一個海灣裡，報道上說：“這些小魚把海上巨人引向死亡。鯨魚因為追逐小利而暴死，為了微不足道的目標而空耗了巨大力量。” 美國作家福斯迪克說得好：“蒸汽或瓦斯只是在壓縮狀態下，才能產生動力；尼亞拉加瀑布也要在巨流之後才能轉化成電力。而生命唯有在專心一意、勤奮不懈時，才可獲得成長。”下面不妨讓我們一起看看“賴嘉的故事”。 賴嘉承隨父母遷到亞特蘭大市時，年僅四歲。他的父母只有小學五年級的學歷，因此當賴嘉表示要上大學時，他的親友大多不表示支持，但賴嘉心意已決，最後果真成為家中唯一進大學的人。但是一年之後，他卻因為貪玩導致功課不及格而被迫退學。在接下來的6 年， 他過著得過且過的生活，毫無人生目標。他大半時候都在一家低功率的電臺擔任導播，有是也替卡車卸貨。 有一天，他拿起柯維的第一本著作《相會在巔峰》，從那時起， 他對自己的看法完全改變，發現自己有不平凡的能力。重獲新生的賴嘉，終於瞭解到目標的重要性。的確，目標決定我們的將來。 賴嘉的目標是重返大學，然而他的成績實在太差了，以致連遭墨瑟大學拒絕兩次。在遭到第二次拒絕之後的某天，賴嘉無意間撞見院長韓翠絲，他趁機向她剖明心志。結果，院長答應了他的請求，准許他入學，但有一個附加條件：他的平均分數要達到乙等，否則就要再度退學。
第 16 頁共 48 頁賴嘉一改過去的散漫態度，以信心堅定、目標明確、內心無畏的姿態，重新踏入校門。他每季平均進修多個學分。經過2 年零3 個月， 即以優異的成績取得了學位，緊接著再邁向更高的目標。 如今，這個伐木工人的兒子已成為賴嘉博士，他還在全美髮展最迅速的教會擔任牧師，教會地點就在費城特爾市，距他成長的亞特蘭大僅數分鐘車程。 從上面的例子我們可以看出，有目標才有結果，目標能夠激發我們的潛能。那麼我們究竟如何選擇或是制定正確的目標呢？我們認為在選擇或制定目標時應考慮兩個方面：一是目標要符合自己的價值觀， 二是要了解自己目前的狀況。 請記住：成功完全是一種個人現象，只有你所完成的事情和你的價值觀相符，你才會覺得成功。為什麼有的人成功之後，又會感到空虛？為什麼有的人得到名利後，卻發現犧牲了更可貴的事物？鄧尼斯個人設定目標可以說是一個成功的例子。 在1974 年，美國著名證券經紀人鄧尼斯是一個已幹了6 年的證券經紀人，以社會標準來看，他是美國中產階級分子的典範：他擁有一個美滿的婚姻、三個聰明伶俐的孩子、一棟房子、兩部車，但是患了潰瘍。證券經紀商的收入雖然不錯，卻與他的性格格格不入。他希望活得更紮實，但現在卻無法支配自己的命運，這使他覺得受挫。 “只有自己與上帝才能支配我的命運”驚醒了他。於是，他開始設立自己的目標。他從小就愛好業餘無線電，於是他決定創業，成立鄧特隆無線電公司，生產並銷售“火腿”（指業餘無線電愛好者）的裝置。
第 17 頁共 48 頁 1974 年4 月，鄧尼斯辭去工作，賣掉車子當資金，以信用卡借款， 開始在他的地下室生產業餘無線電裝置。鄧特隆公司誕生了。他的許多朋友與親戚都以憂傷和驚慌的眼光看著他，斷定他發瘋了。 1974 年8 月24 日，鄧特隆無線電公司成交了第一筆生意。1975 年4 月，公司搬到了俄亥俄州崔斯堡的廠房中。到1975 年底，鄧特隆的營業額超過了100 萬元。今天，鄧尼斯已是一家資產數百萬元的工廠的股東與總裁。 2.1.2 如何制定目標一個目標應該具備以下五個特徵才可以說是完整的： 具體的（specific） 可衡量的（measurable） 可達到的（attainable） 相關的（relevant） 基於時間的（time-based） 1、具體的： 有人說：“我將來要做一個偉大的人”。這就是一個不具體的目標。目標一定要是具體的，比如你想把英文學好，那麼你就訂一個目標：每天一定要背十個單詞、一篇文章。 有人曾經做過一個試驗，他把人分成兩組，讓他們去跳高。兩組人的個子差不多，先是一起跳過了1 米。他對第一組說：“你們能夠跳過1.2 米。”他對第二組說：“你們能夠跳得更高。”經過練習後， 讓他們分別去跳，由於第一組有具體的目標，結果第一組每個人都跳過1.2 米，而第二組的人因為沒有具體目標，所以他們中大多數人只第 18 頁共 48 頁跳過了1 米，少數人跳過了1.2 米。這就是有和沒有具體目標的差別所在。 2、可衡量的： 任何一個目標都應有可以用來衡量目標完成情況的標準，你的目標愈明確，就能提供給你愈多的指引。比如你要買一棟房子，先要在心裡有個底。房子要多大，是幾層樓？需要多少臥室？要木頭砌還是鋼筋水泥的？要多少平方？座落地點呢？你的預算呢？有了這些明確的標準，你才有可能順利地蓋好你的房子。 3、可達到的： 不能達到的目標只能說是幻想、白日做夢，太輕易達到的目標又沒有挑戰性。多年前在美國進行了一項成就動機的試驗。15 個人被邀請參加一項套圈的遊戲。在房間的一邊釘上一根木棒，給每個人幾個繩圈套到木棒上，離木棒的距離可以自己選擇。 站得太近的人很容易就把繩圈套在木棒上，而且很快地就洩氣了；有的人站得太遠，老是套不進去，於是很快就洩氣了；但有少數人站的距離恰到好處，不但使遊戲具有挑戰性，而且他們也還有成就感。實驗者解釋這些人有高度的成就動機，他們通常不斷地設定具挑戰性但做得到的目標。 4、相關的： 目標的制定應考慮和自己的生活、工作有一定的相關性，比如一個公司的職員，整天考慮的不是怎樣才能做好工作，卻一心發著明星夢，又不肯努力奮鬥，在一天一天消耗中喪失學習、工作的能力，不第 19 頁共 48 頁思進取，不努力提高工作業務能力，最終會被公司拋棄、會被社會遺棄。 5、基於時間的： 任何一個目標的設定都應該考慮時間的限定，比如你說：“我一定要拿到律師證書。”目標應該很明確了，只是不知是在一年內完成， 還是十年後才完成？ 3.2 原則之二：有計劃、有組織地進行工作所謂有計劃、有組織地進行工作，就是把目標正確地分解成工作計劃，透過採取適當的步驟和方法，最終達成有效的結果。通常會體現在以下五個方面： 1、將有聯絡的工作進行分類整理。 2、將整理好有各類事務按流程或輕重緩急加以排列。 3、按排列順序進行處理。 4、為制定上述方案需要安排一個考慮的時間。 5、由於工作能夠有計劃地進行，自然也就能夠看到這些工作應該按什麼次序進行，各哪些是可以同時進行的工作。 那麼有人會問：究竟該怎樣做計劃呢？大致的步驟如下： 1、確立目標； 2、探尋完成目標的各種途徑； 3、選定最佳的完成方式； 4、將最佳途徑轉化成月/周/日的工作事項； 5、編排月/周/日的工作次序並加以執行； 6、定期檢查目標的現實性以及完成目標的最佳途徑的可行性。
第 20 頁共 48 頁目標如何制訂，我們已在前面的內容進行了說明；至於如何制訂並檢查計劃，我們會在後面的章節中詳細地闡述。 有了計劃，就必須有行動。行動是一件了不起的事，我們請大家記住： 1、切實實行你的計劃和創意，以便發揮它的價值，不管主意有多好，除非真正身體力行，否則永遠沒有收穫。 2、實行時心理要平靜，估計困難、做好準備、及時調整。 美國的成功學家格林演講時，時常對觀眾開玩笑地說，美國最大的快遞公司——聯邦快遞，其實是他發明的。他不說假話，他的確有過這個主意。但是我們相信世界是至少還有一萬個和他一樣的創業家， 也想到同樣的主意。60 年代格林剛剛起步，在全美為公司間做撮合工作，每天都生活在趕截止日期、並在限時內將檔案從美國的一端送一另外一端的時間縫隙中。當時格林曾經想到，如果有人能夠開辦一個能夠將重要檔案在24 小時之內送到任何目的地的服務，該有多好！這想法在他腦海中駐留了好幾年„„一直到有一個名叫弗列德· 史密斯的傢伙真的把這主意轉換為實際行動。 這個故事的教訓是：成功地將一個好主意付諸實踐，比在家空想出一千個好主意要有從價值得多。 3.3 原則之三：分清工作的輕重緩急請看下面的行事次序，看看你自己平時喜好用哪種方式？ 1、先做喜歡做的事，然後再做不喜歡做的事。 2、先做熟悉的事，然後再做不熟悉的事。 3、先做容易的做，然後再做難做的事。
第 21 頁共 48 頁 4、先做只需花費少量時間即可做好的事，然後再做需要花費大量時間才能做好的事。 5、先處理資料齊全的事，然後再處理資料不全的事。 6、先做已排定時間的事，然後再做未經排定時間的事。 7、先做經過籌劃的事，然後再做未經籌劃的事。 8、先做別人的事，然後再做自己的事。 9、先做緊迫的事，然後再做不緊要的事。 10、先做有趣的事，再做枯燥的事。 11、先做易於完成的整件事或易於告一段落的事，然後再做難以完成的整件事或難以告一段落的事。 12、先做自己所尊敬的人或與自己關係密切的利害關係的人所拜託的事，然後再其他人所拜託的事。 13、先做已發生的事，後做未發生的事。 以上的各種行事準則，從一定程度上說大致上都不符合有效的時間管理的要求。我們既然是以目標的實現為導向，那麼在一系列以實現目標為依據的待辦事項中，到底哪些應該先著手處理，哪些可以拖後處理，哪些甚至不予處理？一般認為是按照事情的緊急程度來判斷。 假如愈是緊迫的事，其重要性愈高，愈不緊迫的事，其重要性愈低， 則依循上面的判斷規則。可是在多數情況下，愈是重要的事偏偏不緊迫。例如參加管理技能培訓、向上級提出改進營運方式的建議、培養接班人等等。如果我們按事情的“緩急程度”辦事的話，不但使重要的事情的履行遙遙無期，而且經常使自己處於危機或緊急狀態之下， 最大的惡果是原本重要不緊急的事必然會轉化為重要又緊急的事。舉第 22 頁共 48 頁個例子來說，所有的主管都承認（包括我們業務工作人員），業務報告是一件極其重要的事，但若現在距離上交業務報告的時間尚有一個月的話，則一般人大概不會把它視為“今天應該做的事”，更不會把它視為“今天必須做的事”，既然今天可以不做這件事，那麼就可以不斷地拖延下去。直到截止日期的數幾天，他們才如臨大敵般地處理 “緊急事件”，結果不是遲交了報告，就是草率應付了事。經過一番掙扎之後，他們可能會信誓旦旦地下決心：下次一定要將業務報告提前準備好！但是除非能夠徹底地改變按“緩急程度”辦事的習慣，否則到了下一次而極有可能重蹈覆轍。大家還記得“波特的故事”嗎？ 波特的問題恐怕就在於此。 因此，我們認為：處理事情優先次序的判斷依據是事情的“重要程度”。所謂“重要程度”，即指對實現目標的貢獻大小。提請注意： 雖然有以上的理由，我們也不應全面否定按事情“緩急程度”辦事的習慣，只是需要強調的是，在考慮行事的先後順序時，應先考慮事情的“輕重”，再考慮事情的“緩急”——也就是我們通常採用的“第二象限組織法”。 我們以下面的時間管理的方法來探討“急事”與“要事”的關系，請看四象限圖： 第一象限是重要又急迫的事。諸如應付難纏的客戶、準時完成工作、住院開刀等等。這是考驗我們的經驗、判斷力的時刻，也是可以用心耕耘的園志。如果荒廢了，我們很會可能變成行屍走肉。但我們也不能忘記，很多重要的事都是因為一拖再拖或事前準備不足，而變成迫在眉睫。
第 23 頁共 48 頁第二象限是重要但不緊急的事。主要是與生活品質有關，包括長期的規劃、問題的發掘與預防、參加培訓、向上級提出問題處理的建議等等。荒廢這個領域將使第一象限日益擴大，使我們陷入更大的壓力，在危機中疲於應付。反之，多投入一些時間在這個領域有利於提高實踐能力，縮小第一象限的範圍。做好事先的規劃、準備與預防措施，很多急事將無從產生。這個領域的事情不會對我們造成催促力量， 所以必須主支去做，這是發揮個人領導力的領域。 第三象限是緊急但不重要的事。表面看似第一象限，因為迫切的呼聲會讓我們產生“這件事很重要”的錯覺——實際上就算重要也是對別人而言。電話、會議、突來訪客都屬於這一類。我們花很多時間在這個裡面打轉，自以為是在第一象限，其實不過是在滿足別人的期望與標準。 第四象限屬於不緊急也不重要的事。簡而言之就是浪費生命，所以根本不值得花半點時間在這個象限。但我們往往在一、三象限來回奔走，忙得焦頭爛額，不得不到第四象限去療養一番再出發。這部分範圍倒不見得都是休閒活動，因為真正有創造意義的休閒活動是很有價值的。然而向閱讀令人上癮的無聊小說、毫無內容的電視節目、辦公室聊天等。這樣的休息不但不是為了走更長的路，反而是對身心的毀損，剛開始時也許有滋有味，到後來你就會發現其實是很空虛的。 現在你不妨回顧一下上週的生活與工作，你在哪個象限花的時間最多？請注意，在劃分第一和每三象限時要特別小心，急迫的事很容易被誤認為重要的事。其實二者的區別就在於這件事是否有助於完成某種重要的目標，如果答案是否定的，便應歸入第三象限。
第 24 頁共 48 頁請思考下面的問題： 你是否“知道”在哪一方面如果持續有優異的表現，對個人生活或工作會有積極的意義？ 這個問題問過數千人，發現絕大多數答案可歸類如下： 1、改善人際關係。 2、改善事先準備工作。 3、更周詳地規劃與組織。 4、善待自己。 5、抓住機會。 5、充實自我。 6、增進能力。 這些都屬於第二象限，因此也都是重要的事。如果你的答案也屬於這七項，為什麼不身體力行呢？ 大家好！我們已經學習了時間管理的原則系列之一和之二，現在給大家做一測試，看看你在做事情的急迫性上是什麼樣的情況。 急迫性指數測驗選取出你最可能作出的反應行為或態度（A=從不；B=有時候；C= 常常） 1、我在壓力之下表現最好。 （） 2、我常歸咎外在環境太匆忙或緊張，以致無法作深入的自我反省。 （） 3、我常因周圍的人或事動作太慢而不耐煩。我討厭等待或排隊。 （）
第 25 頁共 48 頁 4、我休息時會覺得不安。 （） 5、我似乎永遠在趕時間。 （） 6、我常為了完成某項事情而拒人於千里之外。 （） 7、我只要片刻沒和辦公室聯絡就覺得不安。 （） 8、我在做一件事時常會想到另一件事。 （） 9、我處理危機時表現最好。 （） 10、處理突發狀況的興奮感，似乎比慢工出細活更讓我覺得有成就。（） 11、我常為了處理突發狀況，犧牲和親友共處時間。 （） 12、當我為了處理突發狀況，必須取消約會或中途離開，我認為別人應該能諒解。 （） 13、我覺得處理突發狀況讓一天的生活更有意義。 （） 14、我常邊工作邊吃飯。 （） 15、我一直認為總有一天能做我真正想做的事情。 （） 16、一天下來辦公桌上“已辦”檔案如果堆得高高的，我會很有成就感。（） “A”總數： “B”總數： “C”總數： 總得分： （A=0 分；B=2 分；C=4 分） 0 到25 分屬於低度急迫性心態，26 到45 分屬於強烈急迫性心態，46 分以上已經到了嚴重急迫性的程度。 2.4 原則之四：合理地安排時間首先我們來看看穆爾的故事：
第 26 頁共 48 頁案例穆爾於1939 年大學畢業後，在哥利登油漆公司找到業務員的工作。當時的月薪是160 美元，但滿懷雄心壯志的他仍擬定了一個月薪1000 美元的目標。當穆爾逐漸對工作感到得心應手後，他立即拿出客戶資料以及銷售圖表，以確認大部分的業績來自哪些客戶。他發現，80%的業績都來自於20%的客戶中，同時，不管客戶的購買量大小， 他花在每個客戶身上的時間都是一樣的。於是，穆爾的下一步就是將其中購買量最小的36 個客戶退回公司，然後全力服務其餘20%的客戶。 結果如何？第一年，他就實現了月薪1000 美元的目標，第二年便輕易地超越了這個目標，而成為美國西海岸數一數二的油漆製造商。 最後還當了凱利穆爾油漆公司（Kelly-Moore Paint Company)的董事長。 這個故事除了告訴我們樹立正確的目標的重要性，還體現了巴列特定律（也稱80/20 原理）：總結果的80%是由總消耗時間中的20%所形成的按事情的“重要程度”編排行事優先次序的準則是建立在“重要的少數與瑣碎的多數”的原理的基礎上。舉例說明： 80%的銷售額是源自20%的顧客； 80%的電話是來自20%的朋友； 80%的總產量來自20%的產品； 80%的財富集中在20%的人手中； „„ 再舉個例子，傳統式的電冰箱在結構上，冷凍庫是位於上端，冷藏庫則位於下端。當你使用冷凍庫時，則往往非下蹲不可。不幸的是我們使用冷凍庫的機率高達80%，使用冷凍庫的機率只有20%，致使我第 27 頁共 48 頁們許多家庭婦女在使用電冰箱時往往因蹲下次數過多而感腰痠背疼。 基於此，某家電器公司在電冰箱的設計上做了修改，將冷藏庫與冷凍庫的位置做了對調，這種新型的電冰箱大大地減少了下蹲的次數。不難發現，這種設計就是利用了80/20 原理。 80/20 原理對我們的一個重要啟示便是：避免將時間花在瑣碎的多數問題上，因為就算你花了80%的時間，你也只能取得20%的成效。 所以，你應該將時間花於重要的少數問題上，因為掌握了這些重要的少數問題，你只需花20%的時間，即可取得80%的成效。 掌握重點可以讓你的工作計劃不致偏差。一旦一項工作計劃成為危機時，犯錯的機率就會增加。我們很容易陷在日常瑣碎的事情處理中；但是有效進行時間管理的人，總是確保最關鍵的20%的活動具有最高的優先順序。 2.5 原則之五：與別人的時間取得協作任何人類的組織，不論大小，都有其週而復始的節奏性、週期性； 而我們作為社會或是團體組織中的一員，毫無疑問地要與周邊部門或人發生必然的聯絡。在這種情況下，我們需要互相尊重對方的時間安排，也就是說要與別人的時間取得協作。 認清並適應組織的節奏性與週期性是成功的要素。你也許擁有全世界最偉大的廣告構想，但是如果你在各公司都已經做完廣告預算後才提出你的構想，你可能就不會有太好的運氣，可能要等到幾個月後， 你的構想才會被慎重考慮，甚至可能會一不小心扔到垃圾桶裡去！ 同樣地，當我們需要到某一部門去參觀學習，也需要提前與該部門人員進行預約，雙方共同達成一個有關時間、地點、人員安排等等第 28 頁共 48 頁的約定。否則，突如其來的打擾會令對方措手不及，甚至有可能將你拒之門外！ 大家想想，我們是不是也在經常抱怨外部的打擾（電話、來訪等）、 突發事件！既然如此，我們是不是也應該站在對方的角度考慮問題， 嚴格要求自己，提前做好計劃與安排，與他人的時間取得協作，少一份慌亂，多一份從容！ 2.6 原則之六：制定規則、遵守紀律我們在成長的過程中，常被各種紀律所束縛，“沒有規矩、不成方園”，因為有紀律，我們才有秩序。在時間管理中，我們同樣強調紀律與規則。 世界著名的音樂家莫扎特通常被描述成輕率而任性的天才，然而他從15 歲到過世為止，終其一生的作曲數量都是非常固定的，甚至可以用代數程式來計算。 歷史學家梅爾·克朗茲勃呆在辦公室裡的每個早上都寫10封信； 傑出的演說學家喬·查伯納教授要求手下的電話行銷人員每個星期一、二都要打13 個電話，星期三、四則是12 個，星期五則是用來打電話給這個禮拜沒有聯絡上的人。 很多作家固定在每天某個時段工作，而且在停筆前必須完成一定的字數。這個方法很有效，假如你養成每天寫1000 字的習慣，連續一個月後，寫1000 字便易如反掌。接著你可以增加字數到大概1200 字， 過十幾天後，或許可再增加幾百字。 因此，我們說，制定規則、遵守紀律的核心主要體現在以下三個方面：
第 29 頁共 48 頁 1、在進行工作的時候，一定要念念不忘這個工作應於何時截止。 2、即使外部沒有規定截止的日期，自己也要樹立一個何時完成的目標。 3、由於不得已原因而不能按期完成時，一定要提前和相關部門取得聯絡，將影響縮小在最小範圍內。 在我們談具體的時間管理的方法與技巧之前，先要有必要分析一下自己使用時間的方式和狀況。 3.2.1 分析自己使用時間的方式和狀況大多數人不喜歡好好地瞭解自己，逃避現實比觀察及解釋我們的行為更容易。面對自己並客觀地制定我們對時間的使用，需要巨大的勇氣。而若你願意花一個星期做這種功夫，將毫無疑問地發現，這是一種有益的經驗。 下面的練習將顯示你以你的時間與生命真正去做的許多相關事項。在本項練習中列有一個你在一星期內花費時間的清單。這裡要強調的這不是一個要你計算每一分鐘的“時間難題”練習，而是要求你記錄下一星期每隔半小時的所有活動。請記住：時間管理並沒有什麼高超的技巧，關鍵就在於持之以恆。 接下來就請按部就班地完成如何進行時間使用清單的分析，之後，你會考慮到一些問題，尋找指引你更適當的運用你的時間的答案。 請先看錶一和表二： 表一：時間使用清單表時間統計第 30 頁共 48 頁專案活動每星期估計花費的時間（小時） 每星期實際花費的時間（小時） 上兩項時間的差額（小時） 佔每星期的總時間的百分比 （%） 一、公務活動 1 上下班 2 開會 3 打電話 4 閱讀檔案、整理通訊 5 幫助下屬 6 接待賓客 7 向上級彙報 8 公務出差 9 拜訪客戶 10 其它工作上的活動小計二、個人活動 11 整理儀容 12 飲食 13 睡覺小計三、家庭活動 14 煮飯 15 洗熨衣服 16 打掃房屋 17 雜務與家事 18 賣雜物 19 其它的逛街活動 20 繳款 21 看孩子 22 宗教活動 23 家庭外出 24 家庭溝通 25 其它家庭活動小計四、休閒活動 26 聽廣播與音樂 27 看電視 28 休閒閱讀 29 嗜好 30 觀看比賽 31 運動 32 休閒旅遊 33 聚會與社交第 31 頁共 48 頁 34 其它休閒活動 35 其它活動小計時間統計(小時) 表二：一星期時間日誌與簡略分析表時間週一週二週三週四週五週六週日活動標號時間小計 7:00 1 上下班 7:30 2 開會 8:00 3 打電話 8:30 4 閱讀檔案、整理通訊 9:00 5 幫助下屬 9:30 6 接待賓客 10:00 7 向上級彙報 10:30 8 公務出差 11:00 9 拜訪客戶 11:30 10 其它工作上的活動 12:00 11 整理儀容 12:30 12 飲食 13:00 13 睡覺 13:30 14 煮飯 14:00 15 洗熨衣服 14:30 16 打掃房屋 15:00 17 雜務與家事 15:30 18 賣雜物 16:00 19 其它的逛街活動 16:30 20 繳款 17:00 21 看孩子 17:30 22 宗教活動 18:00 23 家庭外出 18:30 24 家庭溝通 19:00 25 其它家庭活動 19:30 26 聽廣播與音樂 20:00 27 看電視 20:30 28 休閒閱讀 21:00 29 嗜好 21:30 30 觀看比賽 22:00 31 運動 22:30 32 休閒旅遊 23:00 33 聚會與社交 23:30 34 其它休閒活動第 32 頁共 48 頁 24:00 35 其它活動實施步驟： 1、熟悉並準備一份“時間使用清單表”（如表一）。這份假設的清單是效率先生所作，效率先生，35 歲，銷售經理，有兩個孩子，太太也是職業婦女，所以效率先生也分擔了一些家務。 2、在表一中效率先生列出約30 項每星期中的主要活動，並分成五或六類。希望你按表一的要求類似地列出公務活動、個人活動、家庭活動與休閒及其它活動等類30 餘項，但你的分類與活動可能與效率先生很不一樣。 3、在列出在所有活動並予以分類後，將每一活動按順序編號，如表一。 4、準備一份的“一星期日誌與簡略分析表”（如表二），將表一中的活動對應地列在表二中。 5、在下週一開始的時候，請注意隨時攜帶你的表二，每半小時在表二的適當位置記上該活動的號碼。例如效率先生星期一上午7 點到7 點半穿衣服去上班，他就把編號11 記在星期一上午7 點的空格里。 6、該星期結束時，表二的所有空格都應該有一個號碼。現在統計每一項活動出現的次數。例如效率先生在時間表上第二項活動出現了15 次，即表示他花了7 個半小時在工作時打電話。因此效率先生要在打電話這一欄的“時間小計”中記上7.5。依上述方法填滿表二，直到“時間小計”中都有一個數目字（可能是零）。 7、然後把表二中的“時間小計”填到表一的“每星期實際花費時間” 上。
第 33 頁共 48 頁 8、將“每星期估計花費時間”減“每星期實際花費時間”的餘數填在表一的“上兩項時間的差額”上。如果是負數，表示你花費在該活動上的時間多於你的估計；如果是正數，則正好相反。 9、為每項活動算出“佔每星期總時間的百分比”，公式如下： 百分比（%）=（每星期實際花費時間÷168）×100 10、檢查數目字。“每星期實際花費時間”的總計應該等於168，而“佔每星期總時間的百分比”的總計應該是100%。若有些微差異，不必擔心。 本項練習的目的在於顯示你的時間去處，而不是一項講精確的練習。 11、再把每一類所有活動的數目字相加，並分門別類製成一表，可對你如何使用時間有更明顯的印象。效率先生的總結清單如表三： 表三一星期時間總結表時間統計專案活動每星期估計花費的時間（小時） 每星期實際花費的時間（小時） 上兩項時間的差額（小時） 佔每星期的總時間的百分比（%） 公務活動小時 45 50 -5 29.8% 個人活動小時 45 40 5 23.8% 家庭活動小時 32 46 -14 27.4% 休閒活動小時 40 27.5 12.5 16.4% 其它活動 6 4.5 1.5 2.6% 時間總計 168 168 0 100% 一旦你完成了時間使用清單，並對資料完成通曉，下一步就是應用這份資訊，幫助你在未來把時間使用得更好。毫無疑問地，你真的會有一些驚訝，可能它們並不全讓你愉快。
第 34 頁共 48 頁現在，請你完成誠實地做到下列練習。拿出幾張紙、你的時間使用清單以及你寫下來的目標，詳細考慮後，寫出你對下列問題的答案： 1、我如何浪費我的時間？未來有何算途徑可預防或減低時間的浪費？ 2、我如何浪費別人的時間？我浪費了誰的時間？我應如何預防不使其發生？ 3、哪些活動我現在可以減少、不予考慮或交給別人做？ 4、別人如何浪費我的時間？未來有沒有方法減少或排除其發生？如果有的話，是什麼方法？ 5、我做的哪些事既重要又緊急？ 6、我做的哪些事對我的目標很重要？ 7、我是否花費時間追求那些對我很重要的事？如果沒有，原因何在？ 如果有，是哪些事？ 這些問題的答案應能提供許多使你將時間使用得更理想的構想。每6 個月做一份一星期時間使用清單，也是極佳的構想，第二次做的時候就輕松多了。你知道如何做，就不會感到吃驚。在努力擬定計劃與設定目標之後，你大概會發現你的時間管理技巧有了進展。 新的壞習慣在根深蒂固之前，即可迅速暴露並加以排除。如同薩繆爾·約翰生所言：“習慣的束縛平常是感覺不出來的，等到發現時又已經變得難以破除了。”定期使用清單，使你有一個更好的機會打破那些束縛。