開始應用番茄工作法的人士，當他們衡量用於學習和工作的番茄鍾（沒有不可控中斷）、以及用於組織管理活動的番茄鍾（部分來自於處理中斷）時，都很驚奇。剛開始時，某些團隊的成員每天只有不超過2-3番茄鍾真正投入工作，剩下的番茄鍾全消耗在會議、電話、電子郵件上。 2.2.5 記錄：規劃階段的定性預估錯誤看看活動清單中標為“U”的活動，還有今日待辦表格中“計劃外緊急”區內的活動。透過這些條目，可以看出你是否有能力，在規劃階段弄清活動的數量和型別，以有效達成既定目標。蹦出來的計劃外活動越多，最初預估的定性錯誤越多。所以應當衡量那些為實現給定目標而進行的計劃外工作。當然你的記錄表格中，也可以包含所有內部外部中斷的總數，來觀察並日益減少中斷。 2.3 第三層樓：預估完成活動所需的工夫一旦你開始掌握番茄工作法，並達到了前兩層樓的目標，就可以開始進行定量預估。這是一項長期目標，是為了成功地預測完成某項活動需要投入多少工夫。 活動清單表格列出了所有需要完成的活動。這些任務從規劃中來，規劃是為了找到方法，弄清如何達成目標（例如在某個較大專案的開始階段），並處理中斷。隨著時間的推移，某些活動已失去其意義，可以從清單中刪除。 ©富蘭思.齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 25 在每天開始，預估清單中每項活動需要多少番茄完成。如果需要的話，修正以前的預估。在相關表格行記下預估的番茄數（圖2.19）。 預估番茄數，指確定數量的人員完成某項活動所需番茄鐘的確定數目。因此它其實是對做功的衡量。但在以下簡單示例中，番茄數都是指單人番茄鍾。 活動清單 ….. 回答問題“七十二變在西天取經第四階段的可能應用” 大聲朗讀七十二變口訣默寫七十二變口訣電話鐵扇公主：請她參加法術變化研討會電話至尊寶：還我膝上型電腦！ 電話三藏：公務員免試申請結果？ 電郵春三十娘：如何扮演美女角色？ 八戒 2 3 3 圖2.19 活動清單表格：每日預估。 預估必須基於完整番茄鍾，弄個小數比如5.5番茄鍾是不允許的， 要是這樣就算成6個番茄鍾。如果預估某個活動花費大於5-7個番茄鍾， 說明該活動過於複雜。最好將其拆分成幾項活動，分別預估這些活動，並分成幾行記在在活動清單中。（規則：超過5-7番茄鍾就拆分。）這樣不僅單個活動減少了複雜性，預估也可以更精確。當拆分不只是減小了活動，也增加了活動數量時，這種效應被放大。（活動數量的增長會帶來幾分積極價值。） ©富蘭思，齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 26 如果預估不到一個番茄鍾，例如電話鐵扇公主請她參加法術變化研討會，或者電話至尊寶還我膝上型電腦，類似的活動應當合併，累加到夠一個番茄鐘的工夫止。規則：不夠1番茄鍾就合併。因此對於預估不到一番茄的活動，有兩個選項。 • 在活動清單中找出類似活動合併，直到夠一個番茄鍾止（圖 2.20）。 • 不給該活動預估，也就是標示著，你要在填寫今日待辦表格時將它與其他活動合併。 活動清單八戒 ……… 回答問題“七十二變在西天取經第四階段的可能應用” 大聲朗讀七十二變口訣默寫七十二變口訣電話鐵扇公主：請她參加法術變化研討會電話至尊寶：還我膝上型電腦！+ 電話三藏：公務員免試申請結果？ 電郵春三十娘：如何扮演美女角色？ 2 3 3 1 圖2.20 活動清單表格：預估不到一番茄的活動。 在選擇兩種可能策略的時候，別忘了，促進今日待辦活動的選擇，是活動清單的職能之一。如果活動性質類似，或者互補，則採取第一選項；留下其他活動不做預估，等到稍後再合併。在任何情況下，活動清單中可用的活動數目越多，在選擇策略合併多個活動的時候，就越簡單。 ©富蘭思.齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 27 注：活動清單的修改可以用一支好鉛筆和一塊好橡皮完成。 2.3.1 可用番茄數現在有了每項活動的預估番茄數，你就可以決定如何在全天可用的番茄數目內，進行一系列活動。通常在列出具體待辦活動前，就應將可用番茄數寫在今日待辦表格內。圖2.21顯示了7月12日有8番茄可用的例子。然後，選出這天要辦的活動，如果必要，合併一些活動。 （規則：不夠1番茄鍾就合併。）按照優先順序，在今日待辦表格寫下你選出的活動。對於每一項活動，每個預估番茄鍾用一個空方塊代表 （圖2.21）。 今日待辦回答問題“七十二變在西天取經第四階段的可能應用” 大聲朗讀七十二變口訣默寫七十二變口訣長安貞觀28年7月12日八戒可用番茄：8 口口 0OO OOO 圖2.21 今日待辦表格：預估番茄鍾。 在所有8個番茄之外再增加活動，是沒有意義的。如果預估的番茄數過多，實際完成活動用的番茄較少，則應在完成後再去考慮剩餘的番茄數。然後可以再選擇活動清單中的任務，填補額外時間。 2.3.2 可能的場景和以往一樣，扭轉計時器，開始列表中第一項活動。每當番茄鍾響鈴，在空方框中畫一個X（圖2-22）。 ©富蘭思，齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 28 今日待辦回答問題“七十二變在西天取經第四階段的可能應用” 大聲朗讀七十二變口訣默寫七十二變口訣圖2.22今日待辦表格：完成第一個預估番茄鍾。 長安貞觀28年7月12日八戒可用番茄：8 岡口 OO口 0OO 如果你準確地按照預估番茄數完成了活動，劃掉該行（圖2.23）。 今日待辦回答問題“七十二變在西天取經第四階段的可能應用” 大聲朗讀七十二變口訣默寫七十二變口訣圖2.23今日待辦表格：準確按照預估番茄完成活動。 長安貞觀28年7月12日八戒可用番茄：8 龱龱 0OO 0OO 如果完成活動用的番茄比預估少（錯誤高估），劃掉該行（圖 2.24）。 今日待辦回答問題“七十二變在西天取經第四階段的可能應用” 大聲朗讀七十二變口訣默寫七十二變口訣圖2.24今日待辦表格：高估。 長安貞觀28年7月12日八戒可用番茄：8 龱區岡8口 0OO 如果預估的番茄用完了，該活動還沒做完（錯誤低估），則在以下兩項中擇一： ©富蘭思，齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 29 • 繼續，並記錄下一個番茄鍾，不做新的預估。以下是完成活動需要多花一個番茄的情況（圖2.25）。 今日待辦回答問題“七十二變在西天取經第四階段的可能應用” 夫聲朗讀七十二變口訣默寫七十二變口訣圖2.25 今日待辦表格：低估。 長安貞觀28年7月12日八戒可用番茄：8 龱龱龱風口因因區× 重新預估番茄數，使用不同的顏色或形狀，將新的預估番茄標在之前預估和完成的番茄右側。這樣可以突出第二次、第三次的重復預估，檢查相對誤差（圖2.26）。 今日待辦回答問題“七十二變在西天取經第四階段的可能應用” 大聲朗讀七十二變口訣默寫七十二變口訣圖2.26 今日待辦表格：二次預估。 長安貞觀28年7月12日八戒可用番茄：8 龱區龱區口龱區區〇〇 從圖2.27可以看到，默寫七十二變口訣，八戒總共花了四番茄，其中三番茄是最初預估的（低估），而第二次預估的兩個番茄，最後只用了一個（高估）。 今日待辦回答問題“七十二變在西天取經第四階段的可能應用” 夫聲朗讀七十二變口訣默寫七十二變口訣長安貞觀28年7月12日八戒可用番茄：8 龱區區區口龱區區⑧0 ©富蘭思•齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 30 圖2.26 今日待辦表格：完成二次預估的活動。 既然每項活動不超過7番茄（規則：超過5-7番茄鍾就拆分。），一般重新預估也不會超過三次。如果真有活動要重新預估三次，真正應當三思的是陷入怪圈的原因。 2.3.3 記錄預估顯然，我們現在已經初步學會了定量預估，報告也可以做得更有腔調。新的報告可以著眼於： • 衡量預佔的準確性，分析每項活動的預佔做功與實際做功之間的差距（預估誤差） • 顯示哪些地方做了重新預估（二次或三次預估） 現在記錄表格就要修改了。根據所提的問題，報告可以顯示預估、實際做功和相對誤差。下面提供兩個簡單的示例，以觀察這些信息。 日期時間貞觀28年 08:30 7月12日貞觀28年 11:30 7月12日貞觀28年 14:00 7月12日活動型別寫作重複活動說明預估回答問題“七十二變在西天 2 取經第四階段的可能應用” 大聲朗讀七十二變口訣 3 實際 2 誤差 0 2 1 記憶默寫七十二變口訣 3 4 '1 圖2.28 記錄表格：只有一次預估。 ©富蘭思，齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 31 日期貞觀28年 7月12日貞觀28年 7月12日貞觀28年 7月12日時間 08:30 11:30 14:00 活動型別寫作重複記憶活動說明回答問題“七十二變在西天取經第四階段的可能應用” 大聲朗讀七十二變口訣默寫七十二變口訣圖2.29 記錄表格：一次預估和二次預估。 預估 2 實際 2 誤差1 0 誤差2 3 3+2 2 1 4 1 有多種方法可呈現你想要跟蹤的結果。當前的目標還不是太復雜，報告可以直接在記錄表格透過手工計算得出。隨著複雜程度增加，你可能會想到資料庫、電子表格或專用的軟體。應當始終堅持： 記錄活動本身簡單越好。 要改進定量預估，首先要在整體誤差很低的前提下，消除三次預估；下一階段是繼續保持整體低誤差，並消除二次預估；最終目標是降低初次預估的誤差。 2.3.4 管理探索行並非每項活動都可以預估。在一個新專案或學習活動的開始，花時間做一些探索，是特別有好處的：尋找新的資源、對你要學習或查詢的內容有一個清晰的脈絡、定義你的目標使其更清晰。為了指導探索行，時間盒的概念必不可少。劃分一定數量的番茄來完成探索。 當這些番茄鍾完成後，開始真正的工作計劃，或開始某項特定的活動，或決定是否要繼續探索，以及探索的方向。 ©富蘭思，齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 32 2.4 第四層樓：使番茄鍾更有效當你可以有條理地使用番茄鍾而不被打斷，並且開始掌握預估方法時，就可以在番茄工作法上更進一步。 2.4.1 番茄鐘的結構讓我們上一個臺階，走進番茄鐘的結構。每個番茄鍾最開始的三至五分鐘，可用於簡單回顧你自當前活動開始至今所學到的（不只是上一個番茄鍾），並在心裡留下印象。番茄鐘的最後三至五分鐘，可用於快速檢查一下你所做的（如果可能的話，使用因果分析方法，從最近一項活動開始，回顧你最初的動機）。 注：番茄鍾最後的幾分鐘用於檢查你做了什麼。如果是想檢查工作流程和工作方法，尋找改進的可能，則應當規劃一到兩個番茄鍾來進行。（快速觀察可以在每天結束時用於記錄的番茄鍾裡做。） 做這些並不需要改變25分鐘的番茄鍾時長。番茄鍾會提高時間感知能力，你的生物鐘能夠感應到上述的3-5分鐘時間間隔。如果不行，那可能是一個訊號，表明你還沒掌握基本的方法。 2.4.2 番茄鍾組的結構再上一個臺階，走進番茄鍾組的結構。如上所述，在一組四個番茄鐘的第一個番茄鍾，或第一個番茄鐘的一部分，可用於回顧至今都做了什麼。同樣，一組番茄鐘的最後一個或部分番茄鍾，可以用來檢查工作成果。大聲說出，或者與合作伙伴、團隊成員談論工作內容， ©富蘭思，齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 33 會使回顧和檢查更有效。系統化的回顧和檢查，可以刺激過度學習的效果，促進新資訊的獲取。 2.5 第五層樓：設定作息時間表定義並遵守一個作息時間表的重要性不容低估，原因有很多： • 作息時間表是一個限定。當限定真正被視為不可逾越的時候，限定有助於做具體的事情。它能激勵我們在擺在面前的期限內，盡最大努力完成任務。和番茄鐘響鈴的時發生的事一樣。 • 作息時間表界定了工作時間和空閒時間的間隔，而後者適用於非目標導向活動和計劃外的活動（15）。空閒時間為我們的心智提供燃料。沒有它，創意、興趣和好奇心都將丟失，我們忙忙碌碌直到精力耗盡。沒有油，引擎跑不起來（4）。 • 作息時間表衡量一天的結果。一旦我們寫下今日待辦表格，我們的目標是在給定的時間內，以儘可能高的質量，完成表上列出的活動。如果超過了時間，這些活動還沒完成，我們就要弄明白哪裡出了問題。到那時，我們已經有了一條寶貴的資訊：這天我們用了多少番茄鍾來工作。 使用番茄工作法，計算浪費了多少時間並不重要，完成了多少個番茄才是重要的。記住這個數字，以便決定第二天有多少番茄可用， 並且寫下填充這些番茄的活動。 作息時間表的主要風險是重要性被低估，人們很容易忽視它的存在。打個比方說：現在是下午3點。你已經失去了白天的時間，你也知道已完成的工作，不如你力所能及的那麼多，或者說不如你預期的那 ©富蘭思.齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 34 麼多。所以你告訴自己：“今天我會加班到很晚，來彌補失去的時間。”英雄主義和問心有愧的結合，讓你違反時間表規定的限制；導致的結果，則是你當晚效率更低，然後是明天晚上，後天晚上。作息時間表被延長的越多，整體的產出效率就越低。內疚感加劇。為什麼？玩帥扮英雄還不夠？那些以工作名義犧牲的鐘點兒，換不來少許心安嗎？ 實際上這是一個危險的惡性迴圈：時間表拖延，疲勞感增加，生產力下降，時間表拖延。首先，最重要地，一個有效的作息時間表必須得到遵守，而這就是“再給五分鐘綜合症”的防治疫苗。工作時間到了，就像番茄鐘響鈴一樣，停下所有的活動。其次，接受有效的時間表，是為了有必要的空閒時間來休息。 注：可能有這樣的情況，最後期限迫在眉睫，你不得不多工作幾個小時。加班可以列入作息時間表內，暫時提高生產效率。一般來說，為了取得積極成果，避免上述惡性迴圈的危險，你不應該加班超過五天。這一時期建立特定的作息時間表，並預留一段恢復時期，以應對隨之而來不可避免的生產率下降。 2.5.1 最好的場景，最好的時光讓我們以這樣的時間表為例：8:30-1:00/2:00-5:30。上午08:30，唐三藏啟動了今天第一個番茄鍾。他可能用這個番茄鍾回顧此前一天他做的全部工作，過一遍活動清單，並填寫今日待辦表格，也填上當前這個規劃活動。在同一個組織管理番茄鍾內，唐三藏檢查書案上是否一切就緒，做一些整理。番茄鐘響鈴，X，休息。 ©富蘭思.齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 35 下一個番茄鍾開始，這是第一個實務番茄鍾。這樣進行了三個番茄鍾。一組四個番茄過去了，一段較長的休息。儘管還願意繼續工作，唐三藏決定休息時間稍長一點，以面對緊張工作的一天。過了20分鐘左右，他啟動一個新的番茄鍾。他繼續了四個番茄鍾，然後看了看表。12:53了。剛夠時間讓他整理一下書案，收起四散的檔案，並檢查了今日待辦表格的清晰和填寫無誤，然後他去吃午飯。 2:00，唐三藏回到書案，啟動番茄鍾繼續工作。在番茄鍾之間，他的休息時間不長。但在四個番茄後，他覺得累了。仍然還有幾個番茄要做。他想要好好休息一下，去溜達溜達，儘可能離開工作。30分鐘後，唐三藏開始一個新的番茄鍾。響鈴，X，休息。唐三藏預留最後的番茄鍾用來回顧當天的工作，填寫記錄表格，就可能的改進記下一些意見，為明天的待辦表格加一些說明，並且清理書案。番茄鐘響鈴。 短暫休息。唐三藏看看錶，5:27了。他整理好位置凌亂的檔案，排好活動表格的順序。5:30，空閒時間開始。 對此場景有兩條說明： • 實務番茄鍾與工時/學時並不一致。八小時的工作/學習中，有兩個番茄鍾（一小時）是專門用於組織管理，12個番茄鍾用於進行實務操作。 • 時間的推移永遠是番茄工作法中的次要因素。如果沒有不可控的中斷，上午和下午於何時結束，由連續的番茄鍾決定。該作息時間錶針對番茄鍾組進行了強化。現在幾點都沒有關係，做為指標的是番茄鍾序列及其中間的休息。在本例的時間表中，番茄鍾序列為［1+31，［4］：［4］，［1+1］。 ©富蘭思.齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 36 2.5.2 遇到中斷的場景還是上述場景，比方說，現在是第二組的第二個番茄鍾。 唐三藏被打斷，而且這個中斷不能拖延。這是會發生的。番茄鍾無效。最後，唐三藏可以回去工作了，他看看錶，12:20了。在幾秒鐘內，他整理了上一期工作，此刻只有一個番茄鍾可以工作了。他仍然需要短暫休息，才能開始下一個番茄鍾。事實上，他覺得需要多點時間，才能讓思路收回來。準備好後，唐三藏扭啟了番茄鍾，是這一組的第二個番茄鍾（上一個被中斷了）。 下午，在第三組番茄結束的時候，唐三藏覺得3-5分鐘的休息不太夠用。他決定去溜達半個小時。出門之前，他快速修改了最後一組番茄鍾，原來是兩番茄鍾長，改成一個組織管理番茄鍾。如果有更多的時間，他會收拾書案並查收電子郵件。4:47，唐三藏散步回來。他啟動了番茄鐘響鈴，X，休息。下班。 2.5.3 最佳化作息時間表一個工作日，包含若干番茄鍾。應當如何組織它們，使得一天更有效呢？最佳化工作時間表是一段時間不斷觀察、不斷反饋的結果。其目的是儘可能強化活動的規律性和連續性。 使用全天進行學習的人士，初步的時間表可能是：8:30-12:30， 1:30-5:30。上午和下午各自都是由四番茄和三番茄的番茄組構成：［4］， ［3］：［4］，［］。番茄組圈定了何時應當休息。 可以進一步規劃組內的番茄鍾。例如，你可以預留第一組的第一個番茄鍾，用來規劃全天，剩下的三個番茄鍾用來學習新的課題，與緊接著下一組的頭兩個番茄鐘相連。第二組中最後一個番茄鍾，分配 ©富蘭思，齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 37 用來檢查回覆電子郵件，收聽留言，打電話給同學，視情況而定。對於在上午可能出現的中斷，這是一種有效應對方式。第三組第一個番茄鍾，檢查上午做過的事情。接下來的三個番茄鍾用來學習。第四組前兩個番茄鍾，複習你今天和近幾天所學的。當天最後一個番茄鍾， 是預定用於跟蹤和分析記錄的。這樣，你的作息時間表形如：［1+3］， ［2+1］［1+3］，［2+1］ 這一學習計劃的基本前提是，通常人在上午更有效率，而在午飯之後到下午就差多了。顯然，這一前提不夠客觀。為何說它只是初步的時間表？因為透過收集資訊，瞭解你是如何工作的，你的工作成果如何，透過跟蹤每天完成的番茄數以及其他指標，你就可以知道，用於學習、複習、或創意，哪些番茄鍾是最有效的。知道了這一點，就可以自覺調整學習計劃，開始得早些或晚些，擴充套件某些番茄組，減少其他組，在這個過程中認識自我。 組織一份作息時間表的關鍵在於，對如何建立它，有清醒的決斷。到現在為止每個番茄鍾組都是4個番茄鍾，通常認這是最有效的數目。但你也可以使用或長些或短些的組，例如3或5個番茄一組。在一組結束後，有15-30分鐘的休息時間。一份有效的時間表，應具有如下特點：它註定應當隨著時間的推移而改變，它可由不同長短的番茄鍾組構成，長度為4番茄鐘的組合可以優先考慮。 注：經驗表明，季節更替的時候，作息時間表往往需要改變。 ©富蘭思.齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 38 2.6 更多樓層，更高境界至此，本書已說明了基本的番茄工作法。透過簡單地對活動進行跟蹤和記錄，並未作過多處理，我們已經拿到了每項活動所需工夫的有價值報告，以及對定性和定量預估錯誤的報告。顯然，如果我們需要，可以繼續對報告進行改進。事無鉅細地跟蹤每一個可能的指標， 用處不大，只有那些能觀察到想要的鞏固和改善的指標才有用。番茄工作法的構思就是要靈活應對此類改變。如之前段落所示的，為了能夠跟蹤和記錄新的指標，表格需要做出修改。做此類改動的時候，腦海中要堅持一些準則，以保持工作法的適應能力。按重要性排列： 1. 一定要記住，相對於紙張、鉛筆、橡皮而言，用的技術越多，復雜性越高，從而影響到學習曲線，使得適應性越差。 2. 堅持簡單，儘可能降低跟蹤的複雜性（寧可不去記錄小任務）。 為這項活動選擇簡單的工具：紙張、鉛筆和橡皮也是一套有益的頭腦體操。 3. 堅持簡單，做記錄所使用的工具，複雜度以你能很好地掌握限。在轉向電子表格或資料庫之前，考慮一下，紙張、鉛筆、橡皮是否更有效。在使用專門軟體之前，考慮一下，電子表格或數據庫是否更有效。 4. 如果處理和觀察變得困難、複雜、千篇一律，你就要問問自己， 所觀察這些指標是否都是必須的？如果是必須的，則應考慮使用電子表格，資料庫，或專門軟體。一個簡單的Excel工作表，就能輕易處理此類操作，諸如：對活動進行歸類、按文字過濾活動、 對所選活動進行分組和計算等。 想像力是最棒的工具，可以防止複雜度的增長。 ©富蘭思.齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 39 例如，在前面段落中，我們看到單一目標的案例：寫發言稿。這一目標是透過一系列任務實現的。但中途你可能會發現，自己開始考慮一些額外的目標，總想一併實現。如何區分呢？ 你可以根據情況，修改對活動的描述，來突出目標（圖2.30）。另一種方法是在活動清單、今日待辦和記錄表格中，增加一列叫做“目標”，可以在裡面寫下對目標的描述，或者目標的縮寫、代號。要計算實現某一特定目標的做功總量，將相關活動的做功相加即可。 今日待辦西天取經先進事蹟報告會發言稿：寫草稿（最多10頁） 西天取經先進事蹟報告會發言稿：大聲朗讀潤飾西天取經先進事蹟報告會發言稿：濃縮摘要到3頁長安貞觀28年7月12日至尊寶圖2.30今日待辦表格你可能想要計算，達成特定目標，或執行特定活動，花了多長時間（2）。只要計算從完工那天的時間，倒推到寫下或分配活動開始的時間即可。既然已經有了完工日期（在哪一天的今日待辦表格劃掉了該活動），要計算達成目標的時間，你需要跟蹤在活動清單表格填寫該活動的日期，要計算執行活動的時間，你需要跟蹤在今日待辦表格填寫該活動的日期。在記錄表格，你可以跟蹤耗時多日的同一個活動， 所花費番茄鐘的做功總量。 在任何時候，選擇對何種指標做跟蹤和記錄，必須服從於要改進的目標。也就是說，資料系統的逐步成長，應當建立在真實需要的基礎上，堅持簡單，使跟蹤活動越簡單越好。 ©富蘭思⋅齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 3 結果 40 番茄工作法已經成功地應用於多種型別的活動：管理工作和學習習慣、寫作書稿、起草技術報告、準備發言，以及管理專案、會議、 活動和培訓課程。實際應用番茄工作法的個人和團隊為我們提供了很多寶貴經驗，這裡是其中一些觀察資料。 3.1 學習時間應用番茄工作法，完全不需要花時間。掌握該方法則需要七到二十天的持續應用。在雙人或團隊中更易於始終如一地貫徹工作法。 注：經驗表明，在團隊或雙人工作組中使用番茄工作法，往往帶來更短的學習時間，和更穩定的結果。在這些案例中，每兩個人有他們自己的番茄鍾。 3.2 番茄鐘的長度在番茄鍾時間長度的問題上，兩股力量要取得平衡，以獲得最大效益： • 番茄鍾必須是代表工作的一個有效原子度量單位。換句話說，番茄鍾必須能計算同等單位的持續努力，從而使單位和單位具有可比性。問題是，眾所周知，在努力的成果上，時間是完全不相等的。每個月和每個月不相等，十月有黃金週，按天數計算，生產 ©富蘭思，齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 41 力就要少很多，春節那個月也一樣，換成歐美國家，十二月就是最短的月；同樣，一個月內不同的星期，也不相等，每個星期我們付出的努力不一樣；一週內的每一天不相等，有幾天你工作8小時，某天你只能工作5小時，因為要出門辦事或者看牙醫，在其他的日子你還可以工作10小時、12小時（但願只是偶爾）；即使一天的每一小時，都不相等，不是每個小時都能做同樣的功，產出也不一樣，主要是因為中斷。作計算單位，越小的時間間隔，如10 分鐘，越不容易被中斷，但10分鐘難以取得可觀的成果，跟蹤變成了騷擾。因此，就第股一力量而言，半小時似乎是理想的。 • 番茄鍾必須鼓勵自覺、專注、清晰的思考。已經證明，20-45分鐘的時間間隔可以最大限度地提高我們的注意力和心理活動，如果接著來一個短暫休息的話（15）。 綜合考慮這兩種因素，理想的番茄鍾應該是20-35分鐘，最多40分鍾。經驗表明，番茄工作法在以30分鐘為週期時表現最佳。 注：在指導一些團隊嘗試番茄工作法時，曾允許每個團隊選擇他們自己的番茄鍾長度，前提是，這個選擇必須以對績效的觀察為依據。通常他們會以1小時長的番茄鍾起步（剛開始覺得25分鐘太短），然後轉為2小時，然後降到45分鐘，然後10分鐘，最終落定在30分鐘。 3.3 休息的長度休息時間長短取決於你的疲勞程度。一組番茄鍾結束後的休息期應為15至30分鐘。例如，你已經保持了一整天緊張的節奏，在倒數第二個番茄鍾組結束後，休息25分鐘是順理成章的。如果是在解決一個特別 ©富蘭思.齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 42 棘手的問題，你需要在每組番茄鍾之間休息25分鐘。如果你特別累，在每組番茄鍾之間延長休息時間，是可行的，並且有益。但是，超過30分鐘的休息，就有打斷番茄鍾組之間步調節奏的危險。更重要的是，這是一個報警訊號，你該下班休息了！ 一個嚴重的錯誤就是，你因為面臨的壓力，縮短番茄鍾組之間的休息時間。你的大腦需要時間進行整合和準備接受新資訊，解決即將來自下一個番茄鐘的問題。因為著急，縮短休息，可能將你的頭腦帶入解決方案的死衚衕。 注：對於新手，一旦四番茄組的最後一個番茄鍾完畢，將番茄鍾扭到 25分鐘開始休息，是不錯的選擇。這裡不是要硬性規定25分鐘，只是為了確保休息時間不會超過30分鐘。該做法僅適用於新手。隨著時間的推移，你將能夠感知自己的疲勞程度，並且知道何時能重新整理自己，準備好重新開始。 同樣我們說，番茄鍾之間的小休息應不短於3-5分鐘。當你特別累時，可以停止工作長達10分鐘。但請記住，番茄鍾之間超過5-10分鐘的休息，有打破番茄鍾之間步調節奏的風險。更好的選擇是，先完成當前番茄鍾組，然後休息15-30分鐘。把自己當成資源來管理，最好的方法是有策略地工作，優先增加番茄鍾組之間的休息時間，其次是番茄鍾之間的休息時間，如果需要的話。 管理休息時間有個絕佳的比喻，就是長跑運動員。在馬拉松比賽一開始，他們知道有精力跑得更快，但他們也知道自己的限制，和未來困難的挑戰。他們管理自己的資源，以實現在終點線最好的結果。 ©富蘭思.齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 43 3.4 新的時間感番茄工作法帶來的第一個好處，在頭幾天就會顯露出來，那就是重點明確，注意力集中，而這些是來自於和以往不同的時間感。新的時間感知能力通常表現力： 1． 第一個25分鐘番茄似乎過得更慢。 2. 經過幾天持續不斷地應用番茄鍾，使用者表示他們能確實感受到25分鐘的中間點。 3. 到第一週結束時，持續應用番茄鐘的使用者說，他們能確實感受到番茄鐘的最後5分鐘。事實上，很多人說，在這最後幾分鐘會感到些許疲勞。 我們可以透過另外的方法，使用一系列練習來刺激這種時間感知能力，用以加強番茄鍾使用者的自覺時間意識。看起來，這種不同的時間感知能力，能將番茄鍾使用者執行任務的集中力提到更高水平。 3.5 番茄叮噹番茄鍾，響咔咔，番茄鍾，響鈴鈴（25分鐘到）。可以從兩個不同的角度觀察人們對番茄聲音的態度：番茄鍾使用者，和與番茄鍾使用者一起工作的人們。 ©富蘭思，齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 44 3.5.1 使用番茄鐘的人讓我們先來看番茄鍾使用者。剛開始用番茄工作法的時候，咔咔聲和鈴鈴聲會很討厭。要讓聲音悅耳方法很多，但經驗表明，一段時間後，即使只堅持幾天，就會發生兩件事： • 咔咔聲成為平靜的訊號。“它在咔咔，我在工作，一切正常。” • 一段時間後，使用者甚至聽不到鈴響，因為他們專注程度實在太高了。事實上在某些案例中，聽不到番茄鍾鈴聲確實成為問題。 顯然，這種由同一個聲音引起的不同感覺標誌著，對時間推移的感知發生了深刻變化。 3.5.2 忍受番茄鐘的人現在考慮那些忍受番茄鐘的人們。這種情況出現於開放共享空間中，例如大學自習室，或大辦公區等開放工作環境。要尊重未使用番茄鐘的人，有多種經過測試的解決方案。按照效果排序，它們是：能夠計時25分鐘並輕聲提示或閃光的手錶、安裝在手機上可振動或使螢幕閃動的軟體（例如PomodoroMobile,XPLabs出品）、帶靜音鈴的廚房定時器、番茄鍾電腦軟體（其中之一是JTomato，BrunobBossola出品）。在使用番茄工作法的團隊中，工作環境中多個番茄鐘的咔咔和鈴鈴聲不會被視為困擾。 3.6 番茄鐘的形狀當然了，你選用的廚房定時器不必非要做成西紅柿的樣子。蘋果、梨、柑桔、吐司機、廚師、球體、飛碟，市場上琳琅滿目，應有 ©富蘭思，齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 45 盡有。大可以各取所需，選擇你的個性番茄鍾（或者叫定時器），將工作法玩得有聲有色。 3.7 兇鈴再現在學習工作法的頭幾個番茄鍾內，可能會伴隨著一些焦慮感，擔心被番茄鍾所控制。經驗表明，出現這種感覺一般是兩種情況： • 很少自律的人士 • 急於求成的人士這兩種情況下，都很難將注意力集中在番茄工作法的主要目標： 透過自我觀察，使得每個人對他或她的工作學習流程進行改進。 對於過去不經常進行自我控制的人來說，鈴聲焦慮通常來自一種恐懼，害怕番茄工作法可能是外人用來監視他們工作的。要重點強調，該方法的目的不是進行任何外部分析或控制。番茄工作法不是用來監督工人的工作時間和工作方法的，像泰羅制那樣。番茄工作法不應被誤解為一種外部控制的形式。相反，該方法的建立是為了滿足個人成長的需要，對它的應用也是自動自發的。 以結果為導向的人則更為常見。如果每一聲咔咔都是在催促趕快工作，如果每一聲咔咔都在重複一個問題：“我夠快了嗎？”這是陷入某種狀態的跡象，我們可以稱之：生成性綜合症。在今天，這是相當普遍的。大家都在擔心一件事，那就是無法按照自己的想法，盡可能充分地對人對己展示自己的效率。番茄鍾是一個對比，人比人氣死人，就算沒跟別人比，也是在跟自己比，每次咔咔聲，似乎都在揭示他們能力的缺乏。面臨時間飛逝的壓力，他們尋找捷徑，但這裡沒 ©富蘭思.齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 46 有捷徑，捷徑往往導致缺陷和中斷，反過來又促進了他們對時間的恐懼，如此惡性迴圈。他們無法將咔咔聲視為平靜的訊號。其實點子和解決方案就躲在下一聲咔咔的轉角，但他們只會無視，滿腦子想的是時間如何飛逝。 番茄工作法首先要你學會一件事，就是表面上的快慢，並不重要；抓住要點一擊中的，乾淨利落地解決，才是真正重要的。要實現這個，你要學習如何衡量自己，觀察自己如何工作，並且開發持續性的價值。這也是為什麼番茄工作法的第一層樓，只是簡單地記下你做過的番茄數。 如果起草一個簡單的兩頁紙的報告需要4番茄鍾，那麼，你想讓自己在2番茄鍾內完成，或你要讓人家知道你能在2番茄鍾內完成，都不重要。重要的是找到方法，如何從4到2。 最初的挑戰是，學會如何基於每30分鐘的測量和收集，對你的工作方式進行分析，而且應在對結果不抱任何期待的前提下。只需要工作，跟蹤，觀察，如果有可能提高，則進行改變。開始理解這一點， 咔咔聲才會不同。你需要著眼於加速本身。 下一步是預估，並且挑戰自己，在預估時間內完成特定活動，行不行呢？這是番茄工作法的遊戲規則之一，但別走捷徑！對用過的番茄鍾標上一個個X，越來越接近填滿所有的預估番茄方框，是令人沮喪的。但你一定要勇敢地堅持工作，保持冷靜，集中，獲得成功。對連續性價值的刺激帶來生產力和創造力。番茄鍾每一聲咔咔，如果能聽到的話，都是在鼓勵你，保持專注，保持警覺，就這樣繼續。 ©富蘭思•齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 47 注：在一開始，即使全天只能得到一個不中斷的番茄鍾，都是極好的結果，因為你可以就此觀察你的流程。第二天，你可以努力完成至少一個不中斷的番茄鍾，可能兩個或更多。使用番茄工作法，你完成的番茄數量，並不特別重要，只要它處於持續增加的過程中就好。在你停下一段時間後重新採用番茄工作法的時候，例如度假歸來後，應該採用這一漸進的方式。在這種情況下，需要耐心和一點訓練，以穩定地達到每天10-12番茄鐘的水平。 3.8 內部中斷滾滾來如果你將內部中斷視作刻不容緩的事情，想要在一整天裡完成一個番茄鍾，都很難。在這種情況下，我們建議你先設定5分鐘的番茄鍾，努力克服自己，一個一個番茄鍾，逐漸延長時間（重要的是不要縮短時間），逐漸延長堅持工作的時間。最終達到25分鐘連續工作、沒有中斷的目標。“在這個番茄鍾內，我可以管著自己，連續工作10分鐘不中斷，下一個番茄鍾我要連續工作不短於10分鐘，甚至可以再加1分鍾。”一個一個番茄鍾之後，結果就會顯現。 3.9 下一個番茄鍾會更好明明知道有時間做事，卻沒好好利用起來，而且對此無能為力。 你的頭腦開始遊蕩，從過去到未來：“如果我昨天上網查了資料，如果我上週發了那封郵件我下週要交的報告，又將如何呢？”這樣只會激起罪惡感，內心充滿焦慮。 ©富蘭思，齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 3.10 48 番茄工作法允許你只聚焦在眼前這一個番茄上，一旦它完成，再聚焦下一個。訓練你將注意力放在此時此地，強調具體的方法，來激發連續性的價值，並且以最合理的順序，執行活動。 當你感到迷失時，可以劃出一個番茄鍾來進行探索，以便確定優先事項，制定一項新的計劃。如果你的想法是清晰的，但還缺點什麼 ——也許是決心，也許是一點勇氣——扭啟番茄鍾，開始工作，不要等待。 習慣拖延的人士說，番茄鍾使他們獲益非淺，他們可以集中精力實現小事情（每個活動最多花5-7番茄鐘的工夫），而不必去擔心別的。一次一個番茄，一次一個活動，一次一個目標。對於具有強烈拖延傾向的一類人，重要的是要認識到，最初的目的是完成一個番茄鍾：為某項給定活動工作25分鐘，不被打斷。 機械番茄鍾或番茄鍾軟體哪一種番茄鍾更有效？機械定時器，還是電腦軟體番茄鍾？經驗表明，最有效的番茄鍾始終是廚房定時器。在任何情況下，要保證效果最大化，番茄鍾必須符合一些要求： • 你必須能真正扭啟它。扭啟番茄鍾是一個宣言，表明你決心開始完成手頭的活動。 • 剩餘時間必須清晰易讀，它也應該能發出代表時間推移的咔味聲。這是訓練時間感和保持注意力的好方法。 • 它應該能發出響亮、易識別的聲音訊號，響鈴表示時間到。 ©富蘭思•齊羅中文版初稿2009-12-24