第 41 頁共 48 頁 3.3 不要讓別人浪費你的時間辦公室的打擾無可避免，電話、來訪、郵件等等，甚至有不少人對打擾提出了抱怨，同時也有無奈。 對待打擾的方法有很多，有全面出擊來對付，也有消極地對應付，更有甚者是視而不見。全面出擊的人終會變得疲勞不堪，消極應付和視而不見的人終究會錯失良機或是貽誤大事„„ 那麼究竟怎樣做才是我們的可取之道呢？——我們的策略是將被打擾的時間縮短，將其負面影響減至最少。 3.3.1 打電話的藝術 1、事先的約定與準備打電話約定時間和約定要求並不是什麼新奇的概念，透過約定可以避免你在需要安靜工作的時候被不斷打擾、或是佔線、或是接不到電話，更主要是避免電話中需要某些資料卻無法提供，從而造成時間的浪費。 2、保持簡短而明確的開場白平時我們在打電話為了聯絡感情的需要，在開場白中經常會有一些寒喧，除了拜訪客戶、問候長輩等情況，比如“你最近很忙啊，在哪裡發財啊”、“您身體還好吧、吃飯還行吧？”等，然而在辦公室場合就應該少有寒喧，儘量從工作角度出發，使用簡短而明確的開場白。 假如你正在將電話打給某人，不妨開門見山：“你好，我是XXX，我給你打電話是因為„„”或“你好，我是XXX，有這樣一件事需要„„”等等；如果是某人打電話給你，你可以說“接到你的電話真高興，有什麼事需要幫忙嗎？”或“你打電話來我真高興，能為你做點什麼嗎？”或“好久沒有收到你的訊息了，請問有什麼事需要幫忙嗎？”等等。
第 42 頁共 48 頁 3、控制通話時間、保持通話主題在我們打電話的時候，要注意做好適當的記錄，以免掛下電話後忘記某些資訊，又不得不重新聯絡一次。另一個需要注意的就是：控制好打電話的時間並保持通話的主題。我們有許多人喜歡拿起電話就開始喋喋不休， 而且經常是缺乏主題。在這種情況下，你不妨直言：“你現在需要我們解決的問題是什麼呢？”、“你的重點是什麼？”、“你看我們今天的溝通/ 討論是不是這到這裡呢？” 雖然一次電話省下的時間可能只有2~3 分鐘，但按照你每天接10 個電話來算，每個月你就可以省下7~10 個小時，一年就是就84~120 個小時， 這可是一段不少的時間呀！ 4、過濾電話你一定經常遇到一些不想接的電話，這個時候你就需要“過濾電話” 了。首先解釋你現在不能接電話的原因，如馬上要出門了、要去開會了、 正在與主管或其它同事商宜工作了等等，但是在拒絕的時候一定要注意有禮貌，並約定回電或是對方再次來電的時間，在保證自己時間的前提下， 同時不要給物件留下不良印象。 3.3.1 當你被打斷時在前面的“時間管理的誤區”中，我們曾經提到了如何接受請託，但是在我們被各種情況所打斷時，應該如何處理呢？ 1、來自上司的打斷來自上司的打擾最難控制，尤其是當你正在全心盡力地處理一項緊急而重要的事情時。不過，如果你就是一名上司，你還是應該首先想想，你是不是也會對下屬這樣呢？
第 43 頁共 48 頁以下是如何處理類似問題的一個實際例子和妙招： 有一位職員，每當他應召支見上司時，他手上總是帶著一件仍待完成的工作：編寫一份報告、檢查報告草案、或者閱讀必要的資料等，一來可以利用在一旁等待上司打電話或是其他事務處理的時間，二來可以提醒上司自己的工作也是很忙的，希望可以儘快結束對話或事情的安排，三來還可以讓主管對他的工作態度留下深刻的印象。 2、來自下屬的打斷你不妨想想以下有關解決下屬打擾上司的各項問題： （1）你是否曾經訓練你的助理，將他人可能的打擾含集中起來，然後每天或每星期一次地向你彙報？ （2）你是不是儘可能地把集體例會列為每日/周工作的一部分？ （3）你是不是每天都會保留一段固定的時間，供下屬向你提出問題， 同時在一旦發覺某些工作日程發生改變時，會告訴對方何時見面較合適？ （4）你是不是曾經鼓勵下屬以便條/郵件方式提出問題，而不必親自上門打擾你的工作？ （5）你是不是立即向下屬回話，使他們不至於認為他們必須經常打擾你，才能立刻獲得回應？ 3、來自同事的打擾在上司打擾的時候，你只能無奈地加以接受；而下屬在打擾你的時候， 你可以將他的打擾方式加以定型化。可是，要處理同事或同級人員的打擾， 恐怕必須多花一點心思才行。以下是你應該牢記的一些要點：
第 44 頁共 48 頁 （1）雙方應事先達成共識。你應該力求對他們的要求保持熱心、同情以及隨時願意加以協助的態度，可是，你更應該讓他們知道這麼做往往會影響到你的工作效率。 （2）不要隨意打擾對方。你可以從容地、預先地與同事聯絡你的要求、 時間等，只有如此，你才有可能獲得相同的回報。 （3）想想為什麼你的中斷情形無法受控：你不喜歡得罪他人？你喜歡參與每一件事？別人經常來詢問你的意見，使你覺得自己很重要？你不善於結束他人的來訪？你讓別人習慣於經常諮詢你的意見？你就是喜歡不斷地和他人交談？ 如果你讓這些現象一直持續下去，你最後終究會一事無成。