25 the amodora 番茄工作法 （意）富蘭思•齊羅著番茄工作法（番茄鍾時間管理） （意）富蘭思•齊羅著番茄工作法作者：富蘭思•齊羅版本1.0出版日期：2006年10月19日版本1.3出版日期：2007年6月15日英文版翻譯日期：2007年6月15日本書所載資料已經證實，並儘量謹慎記錄。無論對本書作者還是涉及創作、生產及銷售的個人或團體，都不應追究其內容使用的法律責任。 本作品遵循知識共享署名，非商業性使用，禁止演繹3.0許可。要檢視本許可協議， 訪問 http://creativecommons.org/licenses/bync-nd/3.0/ 或發信至： Creative Commons, 171 Second Street, Suite 300, San Francisco, California, 94105, USA. 本書列舉所有品牌均為其所有者的財產。 ©富蘭思，齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 |I 中文版譯者：大胖中文版1.0翻譯日期：2009年12月24日本書是原作英文版的非公開中文譯本，僅供探討交流。在翻譯過程中，已經多方考證相關概念出處，並結合中國內地習慣做適當修改，以便充分傳遞原著精髓。不當和疏漏難免，敬請指正，惠賜電郵至 [email protected] 網際網路資源： • The Pomodoro Technique English Official Site • http://www.pomodorotechnique.com 番茄工作法中文學習站 http://www.pomodorotechnique.cn ©富蘭思⋅齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法日錄 = 前言. 致謝. 概述. 1 背景 1.1 番茄工作法的目標 1.2 基本前提 2 材料與方法 2.1 第一層樓：弄清一項活動所需的工夫⋯ 2.1.1 啟動第一個番茄鍾 2.1.2 每四個番茄鍾 2.1.3 完成一項活動 2.1.4 記錄 2.1.5 改進 2.1.6 番茄鐘的本性 2.2 第二層樓：減少中斷. 2.2.1 2.2.2 內部中斷-我們打斷自己 2.2.3 2.2.4 2.2.5 場景外部中斷-我們被人打斷讓中斷井井有條記錄：規劃階段的定性預估錯誤 ...V …VII：1 .2 .3 ..4 .5 .7 ..7 .9 ..10 .11 .12 ..13 ..14 .14 .15：.20 ..23 24 ©富蘭思，齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 2.3 2.3.1 2.3.2 2.3.3 2.3.4 2.4 2.4.1 2.4.2 2.5 2.5.1 2.5.2 2.5.3 2.6 3 3.1 3.2 3.3 3.4 3.5 3.5.1 3.5.2 3.6 3.7 3.8 第三層樓：預估完成活動所需的工夫可用番茄數可能的場景記錄預估.. 管理探索行溈第四層樓：使番茄鍾更有效. 番茄鐘的結構番茄鍾組的結構第五層樓：設定作息時間表最好的場景，最好的時光遇到中斷的場景最佳化作息時間表更多樓層，更高境界結果學習時間番茄鐘的長度休息的長度新的時間感番茄響叮噹使用番茄鐘的人忍受番茄鐘的人番茄鐘的形狀兇鈴再現內部中斷滾滾來 I .24 .27 ..27：.30 .31 .32 ..32：32 ..33 .34：.36 .36 .38 .40 .40：.40 .41 .43：43 .44 .44 .44 ..45 .47 ©富蘭思，齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 3.9 下一個番茄鍾會更好 3.10 機械番茄鍾或番茄鍾軟體… 3.11 改進預估 3.12 激勵與番茄鍾 3.13 全亂套了怎麼辦？ 3.14 番茄不是萬能的 3.15 用不著番茄的時候 4 4.1 4.2 4.3 4.4 4.5 結論扭轉對時間的依賴調節複雜度放下觀察和持續反饋可持續的步伐參考書目附錄1：規則和術語規則術語附錄2：今日待辦表格. 附錄3：活動清單表格 V .47：48 .49 ..50 .51 ..51 .52 .52 .53 .53 ..54 ..54 ..56 .58 ..58 .59 ⋯.60 ..61 ©富蘭思.齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法前言 VI 番茄工作法的基本思路，來自於1980年代後期，我在大學的頭幾年。 第一年下來，當考試結束那陣興奮勁兒一過去，我發現自己狀態低迷，日子過得昏天黑地，光景慘淡。天天去教室，天天上課，天天學習，天天帶著沮喪回家，不知成天在幹嘛，反而一直在浪費時間。 考試日期來臨得如此之快，在時間面前，我無可遁形。 某天，在學校課堂上，在每日苦讀的地方，我重新審視身邊的同學，又帶著更挑剔的目光，重新審視我自己，我怎麼管理自己的？我怎麼與人互動的？我怎麼學習的？我心知肚明，大量的分心、中斷、 專注度低、動力不足，積壓成為這團亂麻的根源。 於是我和自己打賭，下猛藥，狠狠鄙視自己說：“我能學一會兒習麼？—真正學上10分鐘？”我需要一個客觀的確認，誰來替我掐表呢？於是找出一枚廚房定時器，形狀好像 “跑馬燈”（Pomodoro，意大利語的番茄）。就這樣，我邂逅了我的番茄鍾。 一開始，我輸了。學習10分鐘其實不簡單，需要時間和努力。但最後我贏了。 就在那一小步當中，我發現番茄鐘的機制背後，有點奧妙。這個新工具，幫助我轟轟烈烈地改進了學習流程，後來就是改進工作流程。我試著分析解決日益複雜的問題，包括通盤考慮整個團隊工作的動態變化，逐漸形成了一套“番茄工作法”（Pomodoro Technique）， 也可以叫番茄時間管理，或番茄鍾法則，就是這本書裡我要講的。 ©富蘭思，齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 VII 經過了多年教學，包括用於公開課程和團隊指導，大家對番茄工作法的興趣與日俱增。越來越多的人詢問它的內容，以及如何採用， 我想有必要按照我的構想，將這一方法解釋清楚。希望它能幫助大家實現個人提升的目標，同時也使我最初的想法得以發揚完善。 致謝首先最重要的，我要感謝我的朋友和導師，喬萬尼•卡普託，謝謝他陪我再次踏上這條征途。 還要感謝每一位應用番茄工作法的人士，包括個人和團體，是他們傳播了這一概念，並鼓勵我寫出這本書：畢久連諾•伯希，克勞迪 •桑都，美華•蘇，費德•費利西，亞歷山德拉•德•維克沃和吉爾 ．康納利，恕未能全部列出。 感謝所有參與研討會，研習番茄工作法的人士，擁有他們的反饋，我可以不斷進行觀察和改進。特別感謝：安德烈•納度西、布魯諾•博索拉、詹南德雷亞•卡斯塔爾迪、羅伯託•克里韋利、埃內• 迪•布拉西奧、阿爾貝託•誇裡奧、羅裡•烏戈利尼、西爾瓦諾•崔阿、阿爾貝里科•加菲迪、馬可•達尼、路易吉•門戈尼、萊昂納多 •馬裡南傑利、尼古拉．卡納利尼。 最後，感謝番茄工作法的間接使用者，那些並非直接學習工作法， 而是透過我的筆記了解，或在應用番茄工作法的團隊中工作的人們。 我特別為他們編寫本書：馬提奧•瓦卡里（及在ESSAP的人們），西蒙娜•熱尼尼，卡羅•博蒂列裡、加布裡埃 •拉娜（及在米蘭XPUG的人 ©富蘭思.齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 VIII 們），亞歷詹德羅 •巴里努埃沃、還有斯蒂凡諾•卡斯泰爾韋特里， 等等未及全部列出。 ◎富蘭思⋅齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法概述 1 在很多人看來，時間是大敵。“倒數開始、嘀嗒嘀、嘀嗒嘀”正是焦慮之源，特別是在最後期限臨近，導致無效的工作學習行為，讓事情一拖再拖的時候。番茄工作法的目的，是與時間結為盟友，使用我們想用的方式，做完我們想做的事情，並使工作學習流程得以不斷改進。本書將介紹作者富蘭思•齊羅在1992年創立的“番茄工作法”， 該方法自1998年起用於個人訓練，自1999年起用於團隊訓練。 “背景”部分敘述與時間有關的問題，番茄工作法的目標和基本前提。“材料與方法”詳細描述番茄工作法，並演示如何逐級推進地應用方法。“結果”部分提供一系列嘗試番茄工作法的經驗總結。“結論”部分指出多種因素，解釋番茄工作法是如何起作用的。 本書介紹的是通用版本的番茄工作法，在工作組中使用該方法詳見 《番茄工作法的團隊應用》。 ◎富蘭思•齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 1 背景 2 誰沒經歷過時間的焦慮？特別是面對最後期限，必須要完成的時候。在這種情況下，是否想過要推開一切，浮出水面透口氣？因為缺少時間而割捨想做的事，苦苦追趕工期，生活被時間左右，是否有過這樣的鬱悶？ “記住吧，時間是個貪婪的賭徒，從不作弊，每賭必贏！”波德萊爾在他的詩作《時鐘》中寫道（1）。難道這就是時間的本性？或者我們觀察時間的角度只此一種？為何人和時間打交道這麼難？“時光飛逝”，我們都經歷過同樣的焦慮，這感覺又是從哪來的？ 思想家、哲學家、科學家——任何試圖界定時間本身，和人與時間關係的努力，往往被迫宣告失敗。實際上，這項研究必然是有限的，且永遠不會完成。真正犀利的觀點並不多見。例如，根據柏格森 （3）和閔可夫斯基（16）的著作，時間具有共生共存的兩面： • 生成性。在抽象方面，時間表現為維度：正因為如此，我們習慣上認為時間可以度量，而且發明了時分秒等單位；正因為如此， 我們想到用一根數軸來表示時間，像在空間中一樣；正因如此，我們有“期間”的概念，意指時間軸上兩點之間的距離；正因為如此，我們懂得“遲到”的意思，同樣說的是時間軸上兩點之間的距離。 • 連續性。在具體方面，時間表現為順序：我們醒來，洗澡，吃飯，學習，再吃飯，午睡，玩耍，吃晚飯，睡覺。孩子們透過這些，開始對時間有了認識，發展出抽象的時間概念則是以後的 ©富蘭思，齊羅中文版初稿2009-12-24
番茄工作法 3 事。孩子們發現，無論如何，時間總不停止，無論事情怎樣發生，時間都要過去。 這兩個方面之中，正是“生成性”引發了焦慮——它意味著，有件事人盡皆知，微妙萬分，難以細數，無窮無盡，那就是時間的流逝。時間不斷前行，朝著不可知的未來奔去（16）。假如拿時間這把巨尺來度量自己，我們立刻會感到不足，感到壓抑，感到被奴役，感到被打敗，時間一秒一秒過去，感覺越發強烈。我們丟掉了精氣神（3），我們丟掉了天人合一，結果就是成事不足，敗事有餘。“兩小時過去了，我還沒搞定，兩天過去了，我還沒搞定。”在人特別軟弱的時候，就連為誰辛苦為誰忙都弄不清了。而“連續性”則相反，它代表了時間不糾纏人的一面，而且更加描繪了一幅正常有序的圖景，時間，他的步伐沉穩，生生不息。 1.1 番茄工作法的目標番茄工作法是一套簡單的工具和流程，用以提升你個人和所在團隊的生產力。它可以做到： • 減輕生成性引發的焦慮 • 提升集中力和注意力，減少中斷 ． 增強決策意識 • 喚醒激勵和持久激勵 • 鞏固達成目標的決心完善預佔流程，包括定性預估和定量預佔 • 改進工作學習流程 ©富蘭思•齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 4 • 強化決斷力，面對複雜形勢能夠快刀斬亂麻 1.2 基本前提番茄工作法基於以下三項前提： • 另一個角度看時間，不再為“生成性”苦惱，進而引發個人效能提升。 • 善用心智，開啟一扇門，讓我們獲得更明確的思路，更高的自覺性，更突出的重點，同時促進學習過程。 採用操作簡單、不太起眼的工具，降低了技術複雜性，有利於堅持應用，並使你集中注意在要完成的活動上。很多時間管理技巧的失敗在於，它要求使用它的人在複雜性上更高一籌—本來手頭這堆事兒就夠複雜了。 番茄工作法的主要靈感啟發來自於：時間盒（14）；博贊等人描述的認知技術、心智的工作方式（6,7,8）；伽達默爾提出的玩耍的演變（10）；基爾伯詳述的關於結構化目標和漸進式活動的觀念（11）。 ◎富蘭思•齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 5 2 材料與方法番茄工作法的基本流程由以下五個階段構成： 階段規劃跟蹤記錄處理觀察時間在一天開始全天在一天結束在一天結束在一天結束目的決定當天的活動收集原始資料，關於所投入的工夫，以及其他感興趣的指標編制每日觀察檔案將原始資料轉化為可用資訊以便於理解的格式列出資訊，找出如何改進表2.1 番茄工作法的階段注：番茄工作法的基本週期為一天，但也可以更短。如果縮短週期， 五個階段就要更頻繁地出現。 圖2.1 番茄鍾要實施番茄工作法，你需要的全部材料為： • 番茄鍾一枚：廚房定時器（如圖2.1） • 今日待辦表格一張（附錄2），在每天開始，先填好以下內容： • 標題，包括地點、日期和作者 • 列出當天內要做的事情，按優先順序排序 ©富蘭思，齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 6 • 表格分出一段，標為“計劃外緊急”，保留給某些 “非常突然”又必須處理的事情，當它們出現時列在這裡。這些活動甚至可能推翻全天的計劃。 • 活動清單表格一張（附錄3），其中包括： • 標題：作者姓名 • 多行不同的活動記錄，隨出現隨記。在一天結束時，勾掉已完成的活動。 • 記錄表格一張：為製作相關資料圖表，所收集的原始資料集合。 視問題不同，它可以容納不同的資料集合。通常情況下，此表格包括日期，說明，以及完成每項任務所需番茄數，即花了多少工夫。此表至少每天更新一次，通常在一天結束時做。 在本書所示的簡單例子中，記錄、處理和觀察階段均直接用記錄表格完成。 注：愛護地球，節約紙張和能源，本書表格只顯示與所探討主題相關的條目。附錄中提供了上述表格的簡單模板，供練習實踐。 接下來我們為番茄工作法的應用提供一條漸進之路，逐步提高， 逐步改進，這也符合番茄工作法自身的成長經歷。應當按照漸進的原則，按照以下給定的順序，逐步實現幾個大目標。 ©富蘭思，齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 7 2.1 第一層樓：弄清一項活動所需的工夫按照慣例，一個番茄鍾長度為30分鐘：25分鐘工作加5分鐘休息。 在每一天的開始，從活動清單中選出你要處理的事情，排列優先程度，填寫在今日待辦表格中（圖2:2）。 今日待辦長安貞觀28年7月12日至尊寶寫《西天取經先進事蹟報告會》發言稿草稿（最多10頁） 朗讀、潤飾發言稿將發言內容濃縮摘要為3頁圖2.2今日待辦表格 2.1.1 啟動第一個番茄鍾將番茄鍾扭到25分鐘，開始做今日待辦表格中的第一項活動。無論是單人還是多人使用番茄鍾，都應該始終能清楚地看到剩餘時間（圖 2.3）。 ..15 20 圖2.3 番茄鍾：應該始終能看清剩餘時間。 一個番茄鐘不能中途打斷，它標誌著25分鐘純粹的工作。一個番茄鐘不能分割，不存在有半個番茄鍾、四分之一番茄鍾這樣的事情。時間的原子單位是一個番茄鍾。（規則：番茄鐘不能分割。）如果一個 ©富蘭思；齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 8 番茄鐘被某人某事打斷，則該番茄鍾視無效，就像從未開始過，然後你應當重新開始一個全新的番茄鍾。番茄鍾走到響鈴時，在你正在做的工作旁邊標出一個X，然後休息3-5分鐘。 今日待辦長安貞觀28年7月12日至尊寶寫《西天取經先進事蹟報告會》發言稿草稿（最多10頁） × 朗讀、潤飾發言稿將發言內容濃縮摘要為3頁圖2.4今日待辦表格：第一個番茄。 當番茄鐘響鈴的時候，則表明當前的工作被強制完成了（當然是暫時的）。繼續“再做幾分鐘”是不允許的。即使你覺得再多幾分鐘就可以完成手頭的任務，也不行。 3-5分鐘的休息，提供了一段必要的，讓你和工作“斷開”的時間。這樣你的心智可以吸收剛剛過去的25分鐘所學的知識，也可以做點對健康有益的事情，幫助你在下一個番茄鍾裡發揮最好的狀態。在休息期間，你可以站起來屋子裡轉轉，喝點水，或者幻想一番，放假去哪玩。你可以做一些深呼吸或伸展運動。如果你與其他人一起工作， 也可以跟他們打打岔，講個無厘頭的段子，等等。 在短暫休息階段，不宜進行任何大動腦筋的活動。例如，不要又開始和同事談論工作，不要去寫重要的電子郵件或打重要的電話，等等。做這類事情，會阻礙創造力的整合，而你要做的是，在下一個番茄鍾開始的時候，喚醒和調動它們。你應該將以上重要活動列入活動清單，並拿出具體的番茄鍾來做。顯然，休息期間也不要考慮剛過去的番茄鍾裡做了什麼。一旦休息結束，將番茄鍾扭到25分鐘，開始下一 ©富蘭思，齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 9 輪工作，繼續完成手頭活動，直到番茄鍾再次響鈴。然後，在今日待辦表格再標一個X（圖2.5）。 今日待辦長安貞觀28年7月12日至尊寶寫《西天取經先進事蹟報告會》發言稿草稿（最多10頁） XX 朗讀、潤飾發言稿將發言內容濃縮摘要為3頁圖2.5 今日待辦表格：第二個番茄。 接下來是3-5分鐘的休息，然後又開始一個新番茄鍾。 2.1.2 每四個番茄鍾每四個番茄鍾，停下你正在做的活動，休息一段稍長的時間，15到 30分鐘左右。 今日待辦長安貞觀28年7月12日至尊寶寫《西天取經先進事蹟報告會》發言稿草稿（最多10頁） ×××× 朗讀、潤飾發言稿將發言內容濃縮摘要為3頁圖2.6 今日待辦表格：第一組番茄結束。 這15-30分鐘的休息是一個不錯的機會，可以用來整理辦公桌、去一趟咖啡機、收聽語音留言、查收電子郵件，或者就是歇一會兒、練練吐納調息、樓前百步走等等。重要的是，別做任何複雜的事，否則你的心智難以重組和整合所學知識，導致的結果是在下一個番茄鍾 ©富蘭思，齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 10 裡，你無法投入做最好的自己。顯然，在長休息期間，也不應考慮過去的一組番茄鍾裡做過什麼。 2.1.3 完成一項活動繼續工作，一個番茄接一個番茄，直到手頭的任務完成，然後在今日待辦表格裡劃掉它（圖2.7）。 今日待辦長安貞觀28年7月12日至尊寶寫《西天取經先進事蹟報告會》發言稿草稿（最多10頁）- XXXXX 朗讀、潤飾發言稿將發言內容濃縮摘要為3頁圖2.7今日待辦表格：完成一項活動。 對於特定情況，應按原則處理： • 如果任務已完成，而番茄鍾依舊咔咔作響，則應用規則：一旦番茄鍾啟動了，就必須走到響鈴。可利用此機會，精益求精，錦上添花，做一些過度學習（17）。使用當前番茄鐘的剩餘部分，檢查或重複你做過的事，做些小改進，並記下你所學到的，直到番茄鍾響鈴。 • 如果在番茄鐘的前5分鐘，你就把事做完了，而且經過之前的番茄鍾，這項活動已經確實完成得很好，再改只會畫蛇添足。做為規則的例外情況，這一番茄鐘不一定要包括在番茄計數內。 一旦當前活動圓滿完成，繼續進入列表中的下一項，一項接一項，並且在每個番茄鍾和每四個番茄鍾之間進行休息。（圖2.8） ©富蘭思•齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 11 今日待辦寫《西天取經先進事蹟報告會》發言稿草稿（最多10頁） 胡讀、潤飾發言稿將發言內容濃縮摘要為3頁圖2.8今日待辦表格：完成多項活動。 長安貞觀28年7月12日至尊寶 XXXXX XX ××× 2.1.4記錄在每一天結束時，已完成的番茄鍾可以轉記到一份硬複製檔案中。作為替代辦法，使用電子表格或資料庫可能會更方便。同時應刪除或劃掉活動清單中已完成的活動。 要跟蹤和記錄哪些內容，取決於你想觀察什麼，以及要生成什麼型別的報告。做起步，跟蹤和記錄的目標可以是，簡單出具一份每項任務花費多少番茄的報告。換句話說，你可能要顯示完成每項活動所投入的工夫。為此，可以使用下面的框格：日期、開始時間、活動型別、活動描述、實際番茄數，最後是對成果的簡短說明，哪些可以改進或可能出現的問題（圖2.9）。這樣一份初步的記錄模板，可以提供你想要的報告。用紙筆畫出來也很容易。 記錄日期貞觀28年7月12日貞觀28年7月12日貞觀28年7月12日至尊寶時間 08:30 11:30 14:00 型別寫作潤飾概括活動寫發言稿寫發言稿寫發言稿實際番茄 5 說明 7頁 2 3 7到3頁圖2.9記錄表格 ©富蘭思，齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 12 假如至尊寶沒有跟蹤開始做事的時間，此刻怎麼記錄呢？使用番茄工作法，跟蹤每項活動或每個番茄鐘的開始時間並非必要。重要的是跟蹤實際完成的番茄鍾數：真材實料的工夫。這一點是充分理解番茄工作法的關鍵。既然每天至少應做一次跟蹤，要重新記起一件事的開始時間不算困難，事實上，這種回憶本身也是不錯的頭腦體操。 注：一種有效的方法用來回憶活動的開始時間，就是簡要回顧一天， 從最後一項活動開始，一直倒推到第一項。 2.1.5 改進記錄是一件有效的工具，供使用番茄工作法的人士進行自我觀察、制定決策，以實現流程改進。例如，你可以問自己，每週有多少個番茄用於幹活，多少個番茄用於探索，或者平均每天做多少個番茄，等等。你也可以查一查，整個流程中各個環節是否有效，是否有些事多做無益，原本可以省略掉，仍能得到同樣的結果。 例如，我們可以看到，如圖2.9，至尊寶寫一份發言稿用了10個番茄，包括寫草稿、潤飾，濃縮稿件。好像太多了。至尊寶真的很想只花9個或更少的番茄來得到同樣結果。這樣他就有一個或更多的番茄的自由時間來應對其他活動。“我想試試，寫下一篇文章的時候保持水準，但是花工夫更少。怎麼做？我應該減少什麼？哪些活動真正有用？我怎樣才能更有效地安排工作？”這些問題，使人們得以完善， 或者至少嘗試改進工作學習流程。在一天結束時，記錄活動，探討改進，學著做事後諸葛亮，這項活動的花費不會超過1個番茄鍾。 ©富蘭思.齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 13 2.1.6 番茄鐘的本性番茄鍾標誌著時間的推移，因此它本身就是一個時間的度量單位。當把它和參與人陣列合起來的時候，番茄鍾又成為一個做功的度量單位。根據參與的人數，我們可以說，一個給定的任務，是經由特定數量的單人番茄鍾、雙人番茄鍾或團隊番茄鍾完成的。對於不同的人數，做功的數量是有本質不同的，它們不能相加，不能相互比較。 一個人、一個雙人組合或一個團隊的工作，代表了生產要素的不同組合方式，包括各種不同的溝通方式。沒有公式可以將單人番茄鍾換算為雙人和團隊番茄鍾。 注：假設我們要衡量由多人完成某項活動所需的費用，無論他們是單人作戰，雙人合作還是團隊完成。利用貨幣計量，我們可以很明顯地比較和相加不同的做功量。例如，讓我們選取一項活動，它是經由兩個單人番茄鍾和3個雙人番茄鐘的工夫完成的。在做功方面，這些數值不能直接比較，或以任何方式相加。但我們可以指定一個番茄鍾工夫的貨幣價值，例如10.00元，那麼實際上可以說，該活動花費為 2 10.00+3×2×10.00 = 80.00 元。 再注：《番茄工作法的團隊應用》一書詳解了如何跟蹤記錄雙人和團隊的工作。 ©富蘭思，齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 14 2.2 第二層樓：減少中斷一個番茄鍾長度為25分鐘，似乎已經夠短，足夠抵制各種分心的事情，防止被打斷。但經驗表明，當你開始使用番茄工作法時，中斷真會成為大問題。這就需要一個有效的策略，來最大限度地減少不可控的中斷，並逐步增加那些堅持到底不被打斷的番茄鍾數量。有兩種類型的中斷：內部和外部。 2.2.1 內部中斷 - 我們打斷自己即使一個番茄鍾只有25分鐘，要堅持剛開始的幾個番茄鍾，還是會讓某些人吃不消。在手頭的工作之外，總有些突發的需要難以剋制。 站起來吃點什麼，喝點什麼，忽然想起一個緊急電話要打，或用一分鐘上網查查某件事（跟手頭工作可能有關，可能無關），或用幾秒鐘查收電子郵件。最後我們甚至會考慮，重新看待當前活動的優先順序， 我們對於自己的日常計劃或決定，總是抱著朝三暮四的態度。 這些分心和拖延手頭活動的情況，稱為內部中斷。似乎是為了掩蓋潛藏的恐懼，害怕我們無法按照想要的時間和想用的方式，完成手頭的工作。內部中斷經常伴隨著注意力低下。 如何擺脫這些內部中斷？ 我們必須堅守兩條陣線： • 使這些中斷清晰可見。每當潛在的中斷出現時，標一個撇號（” 在工作表上要記錄番茄的位置。然後執行下列操作之一： • 假如這事確實迫在眉睫，不可拖延，把它記在今日待辦表格的“計劃外緊急”區。 ©富蘭思，齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 15 • 將這事記在活動清單裡，標上一個（計劃外），如果需要的話給它一個期限，當然，不能是一萬年。 • 強化你的決心，完成當前番茄鍾。在標上撇號後，繼續完成給定工作，直到番茄鐘響鈴。（規則：一旦番茄鍾啟動了，就必須走到響鈴。） 目的是接受這樣的事實，需要做的事既然出現，就不應該被忽視。客觀看待他們，有可能的話，將它重新安排到其他時間。 2.2.2 場景用一個例子解釋處理內部中斷的情況。在至尊寶寫草稿的第二個番茄鍾裡，他忽然想起要給牛魔王打個電話，問問紫霞喜歡吃的招牌雞翅是在哪買的。至尊寶問自己：“這事真那麼急嗎？今天必須問？ 不，可以等等再說。也許一兩個小時。甚至明天問也可以呀！”至尊寶在今日待辦表格中，當前活動旁邊標了個撇號（圖2.10），在活動清單中增加了一項計劃外活動（標了一個“U”-圖2.11），然後回到他的番茄鍾繼續寫草稿。 今日待辦長安貞觀28年7月12日至尊寶寫《西天取經先進事蹟報告會》發言稿草稿（最多10頁） ×' 朗讀、潤飾發言稿將發言內容濃縮摘要為3頁圖2.10今日待辦表格：一次內部中斷。 ©富蘭思；齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 16 活動清單至尊寶 u 電話牛魔王：招牌雞翅在哪買？ …⋯ 圖2.11 活動清單表格：一項計劃外活動。 接著至尊寶問自己：“這件事明天必須辦好嗎？不，只要在本週末辦好就成。”於是至尊寶在U旁邊新增了最後期限（圖2.12）。 活動清單至尊寶 ⋯…• U17月14日］ 電話牛魔王：招牌雞翅在哪買？ 圖2.12 活動清單表格：一項帶最後期限的計劃外活動。 假設又過了10分鐘，至尊寶忽然想要吃泡麵，他會再記錄一個撇號，但是這次他會填寫在今日待辦表的“計劃外緊急”格內（圖 2.13）。然後，至尊寶回到番茄鍾繼續。 今日待辦長安貞觀28年7月12日至尊寶寫《西天取經先進事蹟報告會》發言稿草稿（最多10頁） X” 朗讀、潤飾發言稿將發言內容濃縮摘要為3頁計劃外緊急買泡麵吃圖2.13今日待辦表格：一次緊急內部中斷。 ©富蘭思，齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 17 到現在為止，番茄鐘沒有被打斷。它一直咔咔走動，至尊寶一直工作，同時應付一些中斷。顯然，應儘可能少花時間在處理中斷上， 最多幾秒鐘即可。否則，番茄鍾必須要視為中斷並無效了。最後，番茄鐘響鈴了。至尊寶標了 “x”，並短暫休息（圖2.14）。 今日待辦長安貞觀28年7月12日至尊寶寫《西天取經先進事蹟報告會》發言稿草稿（最多10頁） x"× 朗讀、潤飾發言稿將發言內容濃縮摘要為3頁計劃外緊急買泡麵吃圖2.14今日待辦表格：緊急內部中斷，第二個番茄鍾。 至尊寶什麼時候去買泡麵？根據他所認為的緊急程度，至尊寶可以選擇打個電話，讓超市送泡麵過來，或者等到四個番茄鍾工作週期結束。反正急事已經歷歷在目了。至尊寶決定繼續下一個番茄鍾。在第三個番茄鍾裡有8箇中斷等著至尊寶，他都幸運地處理好了，其中之一他定為不緊急，填在活動清單裡，其他的中斷，至尊寶沒得選擇， 只能歸類為緊急（圖2.15）。 今日待辦長安貞觀28年7月12日至尊寶寫《西天取經先進事蹟報告會》發言稿草稿（最多10頁） 朗讀、潤飾發言稿將發言內容濃縮摘要為3頁 ©富蘭思，齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 18 計劃外緊急買泡麵吃選購腳踏車閱讀《好蛋是怎樣煉成的》 上網查長安7月影訊收電郵訂購必送客比薩清理書案抽屜削鉛筆圖2.15 今日待辦表格：一些緊急內部中斷。 以上列出的緊急活動，讓人忍俊不禁。到底是至尊寶，眼光獨到。要強調一點的是，在使用番茄工作法的過程中，許多有價值或無釐頭的事會冒出來，但我們應自覺做決定，不要在當前番茄鍾期間， 馬上去做它們。細讀我們所分派的每一項緊急活動，可以看出我們的心智一直在遊移不定，要集中在手頭工作的事，是多麼不容易。五花八門的內部中斷，多少是心病的體現，我們害怕手頭的任務完不成。 因此到後來，甚至連寫下這些事的人自己，都發現這些事其實一點都不急，這也不足為怪。很有可能，等到一個番茄鍾結束，或一項活動完成，或一天的結尾，很多標記為緊急或者重要的事，會採用不同的方式處理。 • 它們被移至活動清單。也許我們可以明天去買腳踏車。 • 它們可以在較長休息時段來做。例如可以檢視長安7月影訊。 • 它們會被刪除。難道讓至尊寶就著比薩吃泡麵嗎？他甚至發現， 什麼都不用買，可以到晚上再吃飯。 ©富蘭思•齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 19 在一個番茄鍾或者一組四個番茄鍾之後，或者一天的結尾再來看這些事情，感覺就像換了心腸一般，令人驚訝。在今日待辦表格中， 真正緊急的任務可以一直保持醒目。番茄工作法的目標是，確保當前的番茄鐘不被這些活動打斷。做為替代，可以有下列選項： • 它們可以在下一個番茄鍾完成（但仍然以番茄衡量），頂替其他活動的位置。 • 它們可以重新安排在今天某個時候完成，頂替其他活動的位置。 • 儘可能地將它們的番茄鍾向後排，直到一天的結束。這樣有助於學習識別，什麼才是真正的緊急。 如果計劃外緊急活動在當天完成了，相應的番茄也應標在適當位置（圖2.16）。到目前為止，討論的都是中斷可控的情況。應當注意， 處理中斷的機制旨在消除對內部中斷的依賴，使得這些中斷被番茄鍾所限定，並被我們分配到各自的番茄鍾柵格內。 今日待辦寫《西天取經先進事蹟報告會》發言稿草稿（最多10頁） 朗讀、潤飾發言稿將發言內容濃縮摘要為3頁長安貞觀28年7月12日至尊寶計劃外緊急買泡麵吃選購腳踏車讀《好蛋是怎樣煉成的》 上網查長安7月影訊收電郵訂購必送客比薩 × ©富蘭思，齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 20 清理書案抽屜削鉛筆圖2.16今日待辦表格：當天做完的計劃外活動。 如果你必須終止番茄鍾，無論是因為屈從於誘惑，還是真出了急事，那就只有一個辦法：當前番茄鍾無效，即使它快響鈴了。（規則：番茄鐘不可分割。）然後在該完成的地方標一個撇號，保持對中斷番茄鐘的跟蹤。但你不能用X標記未完成的番茄——它真的沒有響鈴呀。然後休息5分鐘，開始一個新的番茄鍾。 下一個番茄會更好。 在“減少中斷”這層樓裡，頭一個臺階就是要識別內部中斷的數量和型別。觀察它們，接受它們，並且根據情況，規劃或刪除它們。 2.2.3 外部中斷 -我們被人打斷在社交場合工作的人士會遇到這樣的中斷：同學找你問題，叫你晚飯後去電影院，前臺說有個電話找你，同事找你商量一份報告，電子郵件軟體響了又響，提醒收到新郵件。怎麼辦？ 外部中斷要喚起你的小宇宙來“保護”咔咔作響的番茄鍾。到日前，我們為了消除內部中斷做了大量努力。現在危險來自外部，有人來搞破壞，想要阻止你在今日待辦表格畫上那個和諧的“x”。 內部中斷與外部中斷的主要區別是，對於後者，我們要與人互動，溝通從心開始。對於外部中斷的處理機制，則與內部中斷一樣： 扭轉對中斷的依賴，讓中斷為我們所控制。 ©富蘭思.齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 21 為便於說明，舉幾個例子。打入電話一般可以讓電話答錄機接聽，錄下留言。電子郵件一直會來，關掉電子郵件軟體的提示音和窗口，可以避免打擾。如果同事或同學來找你，你可以禮貌地說，我很忙，抽不開身。（有人會調侃說：“我在番茄中間兒呢。”）然後告訴人家，你會在25分鐘後回電，或幾小時後，或明天，取決於事情緊急和重要的程度。 根據經驗來說，真正火燒眉毛要立即處理的事，在實際生活中寥寥無幾。那些所謂緊急的活動，通常可以推遲25分鐘或2小時（4番茄）。對於容易溝通的人們，這種延遲沒有傷害，但會給你一個巨大的優勢，使你的心智有效地開展工作，按照你的方式完成活動，並且安排緊急任務。透過實踐你會發現，競然有那麼多表面上緊急的活動，可以推遲甚至一兩天，同時又能讓提要求的人滿意。 因此“保護番茄鍾”意味著：有效告知，快速協商，安排中斷事件的工作時間，然後遵守約定，回電給中斷者。使用這一“告知-協商回電”策略來控制外部中斷，只要根據緊急和重要程度，安排好稍後的番茄鍾就好了，可能在同一天，可能是接下來某天。這樣的機制可以扭轉我們對中斷的依賴：不讓中斷限制我，讓我來限制中斷（安排特定的番茄鍾回電或處理）。 一開始應用番茄工作法的人們，差不多都反饋相同的資訊：他們在一個番茄鐘的25分鐘裡，居然遇到10到15個外部中斷。如果讓中斷者知道，你真的會回電，並非敷衍了事，要不了多久，就能看到效果， 那些習慣在半路殺出的人，會成為番茄鐘的保護者。很多人都說，與使用番茄工作法的人一起工作學習，能感到他們對他人時間的尊重。 ©富蘭思.齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 22 就操作而言，處理這類中斷與處理內部中斷類似。我們也要堅守兩條陣線： • 使這些中斷清晰可見。每當某人某事打斷了番茄鍾，畫一個減號 （-）在記錄番茄的位置旁邊，應用告知-協商-回電策略。然後執行下列操作之一： • 在今日待辦表格的計劃外緊急區域，記下新的活動，在左手邊空格內，填上與對方商定的最後期限。 • 在活動清單表格記下它，標一個 “g”（計劃外），如果需要，在左邊填上最後期限。 • 強化你的決心來完成當前番茄鍾。畫了減號後，就繼續工作，直到番茄鐘響鈴。 透過這種方式，實現幾個目標：記住所做的承諾、管理日常外部中斷、保持番茄鐘不被打斷。下面的例子顯示了在寫草稿的第二個番茄鍾內，以不同的方式處理的兩個外部中斷（圖2.17，圖2.18）。 今日待辦長安貞觀28年7月12日至尊寶寫《西天取經先進事蹟報告會》發言稿草稿（最多10頁） X朗讀、潤飾發言稿將發言內容濃縮摘要為3頁 ［15:40］ 計劃外緊急草稿發電郵給八戒圖2.17今日待辦表格：一項計劃外緊急活動。 ©富蘭思，齊羅中文版初稿 2009-12-24
番茄工作法 23 活動清單至尊寶 U17月13日］ 白晶晶約逛街買胡服 …⋯ 圖2.18 活動清單表格：一項帶最後期限的計劃外活動。 如果你絕對必須要終止番茄鍾，無論是因為面熱心軟，還是真出了急事，那就只有一個辦法：當前番茄鍾無效，即使它快響鈴了。 （規則：番茄鐘不可分割。）然後在該完成的地方標一個減號，保持對中斷番茄鐘的跟蹤。並且在計劃外緊急區記下活動說明以及最後期限。然後內緊急活動開始第一個番茄鍾。 下一個番茄會更好。 在“減少中斷” 這層樓裡，第二個臺階就是要識別外部中斷的數量和型別。透過協商，根據真正的緊急程度安排它們。 2.2.4 讓中斷井井有條應用番茄工作法時，為了系統化處理內部和外部中斷，會有一些番茄鍾出現，專為處理有組織有計劃的活動（電子郵件，電話，會議等）。最自然最常見的決定是，每天撥出1番茄鍾（或更多，如果需要的話），來處理緊急中斷。應用扭轉依賴的機制，保證當前番茄鍾確實用於將中斷轉化成其他番茄鍾，而且致力於有效溝通，而不是陷於具體的事務。應當強調，番茄工作法的使用者有以下目標： • 拖延就是成功，儘量將這些番茄鍾安排得晚一些，酌情低估其緊急程度，同時增加這些活動可控和可計劃的程度 ©富蘭思.齊羅中文版初稿 2009-12-24