“寵物狗策略”非常有效。告訴對方“我們只試一次”，如果不行還可以恢復到過去的狀態，這樣可以讓事情有所進展。 比較下面的對話： 我知道您很喜歡這個寵物。您會一直照顧它，直到10年後它死去。從此，您沒有了無憂無慮的假期，還得戴上手套到處為它收拾糞便—您感覺如何？ 和我知道您很喜歡這個寵物。為什麼不直接把它帶回家， 試試看會有什麼感受？如果您改變主意，只要把它送回店裡就行了。 現在想像自己正走向站在過道里的老闆，拍拍他的肩膀。 我很願意參加會議，但我有一個更好的主意。我們再也不要開會了，因為我們所做的只是浪費時間，得不到任何有用的結論。 zizidiary.com
- .E -—精減 99 和我非常願意去參加會議，但是我太忙了，確實有一些重要的事情要做。今天我能不能不參加？否則我會被會議弄得心煩意亂。我保證會後會找同事X瞭解會議的重要內容。行嗎？ 第二種可供選擇的版本看上去並不是永久性的要求，這正是它的目的。經常試用這個方法，讓自己比別人少參加一些會議，不斷在開會時消失，然後舉出自己提高的工作成效為證，慢慢地，將這個暫時改變轉變成固定下來的習慣。 學會模仿乖巧的小孩：“就這一次！求求您！！！我保證我會去做又事的！” 家長們接受了這一套，因為孩子們幫助大人進行自我欺騙。同樣，這一套也適用於老闆、供應商、客戶和全世界。 學會使用它，但不要上它的當。如果老闆要求你加班：“就這一次。”他或者她將來也一定會這麼要求的。 消耗時間的事情：批處理，勿拖沓計劃可以防止混亂和衝動。 安妮•狄勒德（Annie Dillard,1945一，美國作家， 普利策獎獲得者） 如，果你從未用過商業印表機，那麼，它的價格和交貨時間一定會讓你 •感到驚訝。 假設印製20件定做的彩圖T恤衫要花310美元和一個星期，那麼印製3 zizidiary.com
100 阻止干擾件同樣的T恤衫要花多少錢和時間？ 310美元和一個星期。 這怎麼可能？很簡單—開版費用不變。彩圖網版的材料費用相同（150 美元），手工壓印的人力費用相同（100美元）。開版是整個過程中真正費時的工作，無論印製數量是很少還是很多，都得一個星期的時間才能交貨。另外， 低規模生產的價格：生產3件T恤衫的成本是20美元一件，而不是生產20件 T恤衫時3美元一件了。 要解決成本和時間的效率問題，就得有更大的訂單，這種辦法叫做“批處理”（batching）。批處理也可以用來解決我們不得不做但是非常耗時的事情，也就是那些反覆打斷我們最重要工作的事情。 假設一下：你每週五次查收並回復郵件，每次平均花上30分鐘，一週共回復了20封信件，如果你每週一次查收並回復郵件，可能一次要花上60分鐘， 但是你仍然回覆了20封郵件，跟此前費時兩個半小時的工作量一樣。一般來說，人們出於對緊急情況的擔心，才每週五次去查收信件。但是我們要知道： 首先，很少會遇到緊急情況；其次，如果收到緊急信件，即使錯過最後期限， 事情仍然是可以補救的，或者可以儘可能彌補，把損失降到最小。 所有的任務，無論大小，都會有一個時間限制。無論是對一百個人而言， 還是對一個人而言，這個時限都是不變的。我們在心理上應設定一個調整的轉換點，最多中斷45分鐘，就必須回到重要工作上來。要知道，我們每天朝九晚五的四分之一多（28%）的時間都被這樣的中斷"所消耗了。 所有反覆迴圈的任務莫不如此。這也就是為什麼我們決定每天只在特定的兩個時間點（兩個時間點之間是累積郵件和電話的時間段）查閱電子郵件和電話留言。 11.《不專注的代價：干擾如何影響腦力工作者的成效》（The Cost of Not Paying Attention: How Interruptions Impact Knowledgc Worker Productivity），喬納森•B•斯比拉（Jonathan B. Spira）和喬什華•B•芬恩塔其 （Joshua B. Feintuch），Basex 出版，2005年。 zizidiary.com
第二步： 101 過去3年，我每週查閱郵件從來沒有超過一次以上，甚至經常一連4周不去查閱。沒有事情是不可補救的，也沒有什麼損失超過300美元。這樣的批處理為我節省下幾百小時重複勞動的時間。你的時間價值多少？ 我們來看一個假設的例子： 1.你的報酬或價值是每小時20美元。例如：你的年收人為4萬美元，每年有兩週的假期： 年薪4萬美元＋（每週40小時x每年50周=2000小時）=每小時20美元 2. 估算一下透過分類批處理同樣的任務而節省下來的時間（以小時計算）， 然後把這個小時數乘以你每小時的平均收入（這裡以20美元計），計算一下你可以賺多少錢： 每週：20美元×10小時=200美元每兩週：20美元×20小時=400美元每月：20美元x40小時=800美元 3. 測試一下以上批處理的頻率，確定每個時間段內彌補問題的成本是多少。如果成本比上面的美元數目低，就可以把批處理的時間頻率再降低一些。 舉例說明，採用以上提到的計算方法，如果我每週查閱一次電子郵件，結果導致每週平均損失兩筆銷售業務，總共80美元的利潤損失，那麼我會繼續每周只查閱一次郵件的習慣，因為200美元（10小時的時間）減掉80美元的損失之後，仍然還有120美元的淨利潤，更不要說我在省下的10小時裡做其他重要事情所帶來的巨大利益。如果把完成一件重要事情（比如鎖定一個大客戶或者完成一次改變人生的旅行）所帶來的財務和情感的獲益都計算在內，那麼批處理的價值要比每小時節省的價值大得多。 如果批處理引發很多問題，彌補所需的成本比節省時間帶來的收益要大， 就可以將批處理的頻率提高。以此為例，我不再每週查閱一次郵件，而是改成每週查閱兩次（不是每天兩次），並想辦法改進我的工作體系，便於早日回到一 zizidiary.com
102 阻止干擾周查閱一次的頻率。能透過更巧妙的辦法解決工作問題時，就不要透過更努力工作的方法而去解決問題。因為我很少看到真正的問題出現，所以我不斷地把批處理公私事務的頻率降低。目前我的一些批處理事務如下：電子郵件（每週一上午 10:00），電話（完全不用），洗衣服（每隔一週的週日晚上10:00），信用卡和賬單（大多數是自動還款，但是每隔一週的週一上午在查閱電子郵件之後我會查閱一下餘額），力量訓練（每隔4天做30分鐘）等等。 授權失敗的事情：規則和調整目的就是授權給員工，把所有相關資訊給他們，讓他們比過去做得更多。 —比爾•蓋茨（Bill Gates, 1955一， 美國微軟公司的合夥創始人，世界首富） 謂授權失敗的事情指的是由於沒有獲得事先的准許或資訊而無法完成某項任務。通常在被宏觀管理或者進行宏觀管理時出現這種情況， 兩者都會消耗你的時間。 對員工而言，目標是擁有充分接觸所需資訊的機會，以及能儘可能獨立做決策的權力。對企業老闆而言，目標是儘可能地把資訊和獨立決策權下放給員工或者責任人。 客戶服務中的問題是授權失敗的典型。我在BrainQUICKEN 公司的個人案例可以說明問題是多麼嚴重但又多麼容易解決。 2002年，我把訂單跟蹤及回覆的客戶服務外包，自己仍處理與產品相關的其他問題。結果呢？我每天收到200多封電子郵件，從上午9:00到下午5:00 直在回覆它們，而且，每週收到電子郵件的數量以10%以上的速度在增加！因為外包客戶服務導致額外的客戶服務的產生，我不得不取消廣告和限制貨運的 zizidiary.com
103 數量。這是一個不可測量的模式。記住這個詞，它很重要。它不可測量是因為有一個資訊和決策的瓶頸：我。 關鍵在哪兒？每天我的信箱裡大部分信件根本和產品無關，只是外包的客戶服務代表各種行動的許可請示： 客戶聲稱沒有收到貨物。我們怎麼辦？ 客戶被海關扣了一個瓶子。我們能重新發貨到美國的地址嗎？ 客戶要求儘快收到產品，以參加兩天後的一個比賽。我們能連夜發貨嗎？ 如果可以的話，我們要收費多少？ 無休止的請示。成千上萬種不同狀況，我沒有時間也沒有精力—一回復。 幸運的是，有人有這方面的經驗：讓外包客服代表自己解決問題。我只給所有的客戶主管發了一封電子郵件，很快，郵件由每天的200封變成每週20封不到。 嗨，大家好： 由於個人原因，我需要重新設定一個新的原則。 讓客戶開心。如果問題可能造成的損失不到100美元， 請各位自行判斷並解決。 這是正式書面許可，要求各位在處理所有損失在100美元以下的問題時不要聯絡我，自行處理即可。我不再是你們的客戶；我的客戶就是你們的客戶。不要向我尋求許可。你們認為正確的就去做吧，我們邊做邊調整方式。 謝謝。 Tim zizidiary.com
104 阻止干擾經過仔細分析，可以很清楚地看到，電子郵件中請示的事情超過90%都能以20美元不到的成本解決。作出改變後的最初4周內，我連續4周每週審查他們獨立決策的財務結果，後來是每月審一次，再後來就是一個季度審一次。 令人驚訝的是，一旦你把責任交給對方並表示出你對對方的充分信任時， 對方的智商似乎也立即翻倍了。第一個月的成本比我自己宏觀管理時要多出大約200美元。但是同時，我每月為自己節省出100多小時的私人時間，客戶也享有更快捷的服務，返貨率也降至3%不到（本行業平均為10%～15%），外包客服代表為生意所花費的時間也減少了。所有這一切都帶來更快的發展、更高的利潤空間，各方面都更開心。 人們比你想像的更聰明。給他們一個機會展示自己。 如果你是一個被宏觀管理的員工，去和老闆坦陳己見，說明自己想提高成效的想法，並且希望更少地打擾他或者她。“我非常不願意如此經常地打擾您， 把您從手中正在忙的重要事情中拖出來。我最近讀了一些書，對於如何提高自已的效率有了一點心得。您有時間談談嗎？” 在這次談話之前，養成一些像前面例子中提到的能夠讓你減少尋求許可次數從而更獨立工作的“習慣”。剛開始的時候，老闆可以每天或者每週審查你自我決策的結果。建議老闆嘗試一個星期，談話結束語可以是：“我很想嘗試一下， 我們可以試一個星期嗎”或者我個人最喜歡的“這個要求也還合理吧”。對任何人來說，將某事定義為不合理好像不太容易。 如果老闆把過多的工作壓給你，向他解釋你感覺壓力非常大，想分清那些工作的主次輕重從而更好地分配時間。如果所給的時間期限非常不合理，告訴老闆你認為要同時高質量地完成所有任務非常困難或者不太可能。即使這些都不能改變老闆的決定，至少你提前表示過擔心和警告。 記住，老闆是管理者，並不是奴隸主。為自己樹立不斷挑戰現狀的形象， 大多數人都會學會避免與你爭論，特別是在提高每小時工作成效方面。 如果你是宏觀管理他人的老闆，要明白，即使你比世界上其他人做得更好， zizidiary.com
第二步： E 一褙減 105 也並不意味所有細節瑣事你都要參與。授權給其他人去做，而不用打斷自己。 以上所述的關鍵是，你只擁有爭來的權力。 設定於已有利的規則：限制其他人對你時間的侵擾，在花時間和對方交流之前促使對方先搞清楚他們的請求，把那些不得不做的小事批處理化從而防止它們成為拖延更重要工作的藉口。不要讓別人干擾自己。找到自己的重點也就找到了自己的生活方式。 在下一章—自控中，我們會看到：新貴如何創造缺席管理下的收人，又如何消除最大的障礙—他們自己。 問題與行動人們以為做超級天才一定很有趣，但他們不知道要容忍全世界的白痴是多麼困難。 —小男孩凱文（Calvin），出自美國經典漫畫 《凱文和幻虎世界》（Calvin & Hobbes） 學會認服開找護國與融造的於報準爭。 如果你有一套可以遵循的規則、應對方法和程式，這就容易得多。你應該幫助自己和他人來防止那些不必要和不重要的事情去阻礙重要工作的從始至終的任一環節。 本章節和之前章節的不同之處在於，由於例子和模板的引入，必要的行動從頭到尾都有完整的展示。所以這裡的“問題與行動”不再是對本章節的重複， 而是一個總結。俗話說“細節決定成敗”，所以請務必重讀本章節的各個具體事例。 zizidiary.com
106 陽止干擾讓我們大致回顧一下： 1. 制訂系統限制他人透過電子郵件和電話干擾自己，避開無意義的聯絡。 現在就準備好自動回覆和語音信箱的草稿，以及各種各樣的藉口和理由。改變“您好嗎”的習慣，而使用“我能為您做什麼”，具體化並且記住——不要講故事。專注於眼前的行動，實行拒絕干擾的原則。 儘可能避免會議。 O使用電子郵件而不是面對面的會面來解決問題。 ◎請求免除（這一條可以透過“寵物狗策略”實行）。 如果一定要參加會議，記住以下幾點： O帶著明確的目的去開會。 ◎確定會議結束的時間或者提前離會。 2. 批處理化以降低啟動任務的成本，以節省更多的時間實現更重要的夢想。 我可以透過批處理做哪些事情？即，什麼任務（無論是洗衣服、買食品、寄郵件、付賬單或者提交銷售報告等）可以分配到一天、一週、一月、一季度或者一年的某個特定時間去做，從而避免因重複而浪費時間？ 3. 建立或者爭取獨立自主的原則和方針，不時檢查實施的結果。 對於那些即使操作錯誤也不會導致致命後果的事情，消除操作過程中的決策瓶頸。如果你是員工，充分相信自己，在嘗試的基礎上要求更多的獨立性。在發表一通讓老闆驚訝的即興演講之後，準備好實施的“規則”並且向老闆提出條件。記住“寵物狗策略”—表示這只是一次性的嘗試，萬一不行還可以恢復到原樣。 zizidiary.com
107 如果你是企業老闆或者經理，給別人證明自己的機會。不可修復和損失慘重的後果發生的可能性很小，而時間卻肯定有所節省。記住，所有獲利只有在你使用時才是真正的“利”。為此，你需要時間。 挑戰訓練學會說“不”（2天） 在接下來的兩天，做所有兩歲大的乖孩子們做的事，對所有的要求說 “不”。不要有所選擇。拒絕做所有的事情並不會讓你馬上被解僱。要自私一些。 和上次的訓練一樣，我們的目標並不在於結果——這裡指精簡那些浪費時間的事情—過程才是真正的目標：習慣說“不”。你可以拒絕別人的如下請求： 您有時間嗎？ 今天晚上/明天想看電影嗎？ 您能幫我做X事情嗎？ “不”是你對所有要求的預設回答。不要特意說謊。一個簡單的回答，比如，“我真的不能—不好意思；我現在手頭上的事情太多”，就是一個萬能的回答。 zizidiary.com
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第三步：A—自控 Step III: A is for Automation 史考特：她是您的了，先生。所有的系統都自控並且準備就緒。一個猩猩和兩個手下可以把她抓住！ 寇克艦長：謝謝您，史考特先生。我會讓別人解決這件事情。 —《星際旅行》（Star Trek） zizidiary.com
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⑧ 外包生活去除冗餘，嘗試利用“地域差價/匯率差異”12 一個人能放棄的東西越多，他就越富有。 ——享利•大衛梭羅 （Henry David Thoreau,1817—1862，美國作家），果我來講這個故事，你一定不會相信，所以我讓AJ•雅各布斯親自來親身經歷。 我的外包生活由全球男性時尚旗艦刊物《時尚先生》雜誌自由撰稿人 AJ•雅各布斯講述的一個真實故事。 （圓點表示不同的敘述時間段） 那是一個月前，我正在閱讀托馬斯•弗裡德曼的暢銷書《世界是平的》。我挺喜歡弗裡德曼，就是感覺他蓄的八字須有點讓人莫名其妙。這本書主要談論外 12. 地域差價/ 匯率差異（Geoarbitrage）：出於利益或生活方式的原因，充分利用全球價格差異和貨幣差異。 zizidiary.com
112 外包生活包的作用，外包不僅為美國帶來了印度和中國的技術支援或汽車製造商，同時也帶動了美國的法律界、銀行業、財會業以及其他各行各業的變革。 我沒有自己的公司，甚至連一張時髦的商務名片也沒有。我只是一名作者和編輯，大多數時候只穿著平腳短褲在家工作，要說正式些的服裝，那就是我印著企鵝圖案的睡褲了。於是我又思索，為什麼世界500強企業那麼有趣誘人？ 為什麼我就不能加人到新世紀最偉大的商業潮流之中？為什麼我不能把自己那些簡單的任務交給別人去做，甚至連自己的生活都外包呢？ 第二天我就發電子郵件給 Brickwork—弗裡德曼書中提及的公司之一。 Brickwork公司位於印度的班加羅爾市，提供“遠端執行助理”服務，主要面向需要資料處理的金融公司和保健公司。我表示想僱用一名協助處理《時尚先生》 雜誌相關事務的助理，幫我做一些研究、格式化備忘錄之類的工作。公司CEO 維凡克•庫卡尼回覆道：“非常榮幸能與您這樣有聲望的人交流！”我已經開始喜歡上這家公司了。此前，我從未覺得自己有什麼聲望。在美國，我甚至不能贏得 Bennigan飯店服務生的敬意。所以，得知我在印度還有點聲望，我真的非常開心。 幾天之後，我收到一封我的新任“遠端執行助理”的電子郵件： 親愛的雅各布斯先生： 我的名字是哈尼•K•巴拉尼。我將協助處理您的編輯工作和個人事務••我將盡全力滿足您的每個要求，讓您感到非常滿意。 非常滿意。這太棒了。想當初我在辦公室工作時，也有不少助理，但是從未有過任何非常滿意的交流。事實上，如果有人曾用到“非常滿意”這個詞， 通常會以找人力主管進行嚴肅交談而結束。 zizidiary.com
第三步： A -自控 113 我和朋友米沙一起吃晚飯。米沙在印度長大，建立了一家軟體公司，並且因此富得流油。我把外包工程的事告訴他。“你應該打電話給印度YMI公司 （Your Man in India），”他說。米沙解釋說，這是一家專為身在海外工作但父母仍在新德里或者孟買生活的印度商人服務的公司。YMII公司專門為這些商人提供海外門房似的服務—它可以為這些“被拋棄的父母們”買電影票、買手機或做其他各種雜事。 太好了。這可以讓我的外包工程上一個新臺階。我可以很好、很清楚地分工：哈尼主管我的商務工作，YMII 則照顧我的私人生活——付賬單、預定假期票務和網上購物。YMII 與我不謀而合，於是雅各布斯公司的支援團隊如虎添翼。 哈尼為我完成了他的第一項工作：研究《時尚先生》選出的當今世上最性感的女性。我被指派寫一篇關於這位最性感女性的文章，而我實在不想花那個力氣去瀏覽所有關於她的充滿瘋狂氣息的粉絲網站。當我開啟哈尼的資料夾時， 我有種感覺：美國完了。這裡面有圖表、有分章節的標題、有她的寵物目錄、 身材尺寸和最喜歡吃的食物（比如旗魚），詳盡且條理清晰。如果所有的班加羅爾人都像哈尼一樣，那我要為美國即將畢業的大學生感到悲哀了。他們面對的是一支飢餓、優雅、熟練使用 Excel 的印度大軍。 事實上，接下來幾天裡，我又把一大堆網上事務統統交給阿沙（來自YMII 公司個人事務部門）：支付我的賬單、從 drugstore.com 上買東西、幫我兒子找一隻“咯吱我大眼毛毛”玩具。（實際上，商店裡的“咯吱我大眼毛毛”玩具已經賣完了，於是阿沙買了一隻“跳舞雞大眼毛毛”———個不錯的主意。）我讓她打電話給 Cingular 公司問詢一下我的手機套餐服務。我只是猜測而已，但是我想她一定是從班加羅爾打電話到新澤西州，再轉到班加羅爾的 Cingular 員工， zizidiary.com
114 外包生活不知怎的這點讓我感到很開心。 這是我外包生活的第四天。早晨，當我剛開始敲擊電腦鍵盤時，我的郵箱裡已經滿是海外助理發來的最新信件了。當自己睡覺時有人在為我工作，真是種奇怪的感覺。奇怪，但是非常棒。當我在枕邊夢遊時，我並沒有浪費時間， 因為有人幫我把事情做好了。 •• 哈尼真是我的保護神。看看這個：因為某種原因，科羅拉多州旅遊委員會總是給我發電子郵件。（最近，他們還通知我參加一個有世界上最著名的哈里昆小丑演出的科羅拉多噴泉節的事兒。）我要求哈尼幫我禮貌地要求對方停止再發類似郵件給我。這是她寫的信： 親愛的先生/女士： 雅各布斯先生經常收到來自科羅拉多的新聞郵件，確實非常頻繁。當然它們是非常有趣的話題。然而並不適合《時尚先生》。 另外，我們非常理解您花費了大量精力來編輯這些文章並把它們傳送給我們。我們非常理解。不幸的是，這些文章和郵件的閱讀太費時間了。 目前，這些郵件對您，對我們，都沒有起到應有的作用。 因此，我們請求您停止傳送類似郵件。我們並沒有貶低您的工作的意思。希望得到您的諒解。 謝謝。 哈尼•K•巴拉尼這是報刊史上最好的拒絕信了。措詞非常客氣，但又暗含一絲怒氣。哈尼因為科羅拉多浪費了雅各布斯先生的時間都有些義憤了。 zizidiary.com
一自控 115 我決定要考驗的下一項是：我的婚姻。和妻子朱麗之間的爭吵讓我頭疼不已—部分原因是她比我善辯得多。也許阿沙可以做得更好： 你好，阿沙： 因為我忘了在自動取款機取現金，所以我妻子對我非常惱怒…⋯我想你能不能轉告她我愛她，不過同時小心地提醒她，她也比較善忘——上個月她丟了兩次錢包，還忘了給賈斯帕買指甲剪。 AJ 發出那封郵件時我有說不出的興奮。透過電子郵件橫跨半個地球和妻子爭吵，還要吵得如火如茶，真是非常不容易。第二天早上，阿沙把她發給朱麗的信轉發給我過目。 朱麗： 我十分理解你因為我忘記在自動取款機取現而如此生氣。 我一直太健忘了，非常抱歉。 但是我想這並不能改變我深愛你的事實•⋯ 你的愛人 AJ 附：這封信是阿沙以雅各布斯先生的名義寫的。 好像還沒完，她還寄給朱麗一張電子卡片。我開啟卡片：兩隻泰迪熊抱在一起，旁白文字是：“任何時候你想擁抱，我就在這裡⋯⋯我錯了。” 哦，混蛋！我的外包助理好得過頭了！他們保留了道歉的部分，但是拔掉了我的刺。他們自以為在幫我。簡直超越到我前頭去了。我感到自己受到極大 zizidiary.com
116 外包生活的侮辱。 朱麗，則看上去非常滿意：“你真好，甜心。我原諒你。” •• 儘管有自己的助陣團隊已有3周，但是我仍然感覺壓力很大。也許是跳舞雞大眼毛毛的錯，它讓我兒子喜愛至極，卻讓我慢慢發瘋。不管是什麼原因， 我感到是時候去征服另一個領域了：外包我的內心生活。 首先，我要託付我的治療事宜。我計劃給阿沙一張清單，列出我的神經官能症狀和童年軼事一二。讓她和我的神經科醫生談50分鐘，然後把治療建議轉達給我。很聰明，是吧？我的神經科醫生拒絕了。不知是醫療道德還是其他什麼原因。好吧。於是我讓阿沙寄給我一份經謹慎研究的減壓備忘錄。這份備忘錄富有印度風味，其中包括一些瑜珈動作和意念。 這好像不錯，但還不夠。我決定要外包我的焦慮。過去幾周，因為一樁生意談了很久沒談攏，我一直焦躁不安。我問哈尼是否願意為我分擔焦慮。一天幾分鐘就好。她認為這是個非常好的主意。“我每天會為此焦慮的，”她寫道， “不要著急。” 外包我的精神壓力是那個月最成功的試驗之一。每次我開始絞盡腦汁時， 我就提醒自己：哈尼已經在為我想這事兒了，所以我要放輕鬆。不是開玩笑—僅僅這件事就讓我覺得非常的值得。 匆匆一瞥：你會在哪裡？ 未來就在這裡。但不是遍地都是。 —威廉•吉布森（William Gibson,1948一，美國科幻作家，《神經漫遊者》 ［Neuromancer］的作者，書中第一次出現“賽博空間”［cyberspace，意意即網路空間］一詞，他本人被稱為“賽博朋克［Cyberpunk］運動之父”） zizidiary.com
一自控 117 下 -面是對整個自控過程的一次預覽。 今天正好是星期一，早晨起床後享用了一份精緻的布宜諾斯艾利斯早餐，之後花了一小時查閱電子郵件。 來自印度的索姆亞幫我找到一位失去聯絡很久的高中同班同學，YMII公司的安那庫為我整理好了關於退休者的幸福和不同領域年平均工作小時數的 Excel 研究報告。我的第三位同樣來自印度的網上助理 （virtual assistant） 也已經幫我安排好這個星期的各種會面，並且我找到日本最好的劍道學校和古巴頂尖薩爾薩舞教師的聯絡方式。在下一個郵件夾裡，我很高興地得知，我在田納西州的執行會計經理貝絲一週內解決了20多個問題——盡力讓我們來自中國和南非最大的客戶們滿意——她還協同我在密歇根州的會計師一起處理了加利福尼亞州的營業稅歸檔事宜。稅款已經透過我的信用卡支付並納入記錄，快速瀏覽一下我的銀行存款賬戶就可以確認，沙恩和我的信用卡專業處理團隊的其他人本月為我存入比上個月更多的現金。在自控世界裡一切都是那麼順利。 這真是一個美麗而明媚的日子，我微笑著合上了手提電腦。一頓全自助的早餐，有咖啡也有橙汁，我付了4美元。每小時我要付給印度的外包助理4～ 10美元。而國內的外包助理的報酬，則按照他們的表現或產品發貨來給付。這就帶來一個奇怪的商業現象：負向現金流動不可能出現。 這時候有趣的事情發生了，你賺的是美元，用的是阿根廷比索，支付給助理的則是印度盧比。但這還只是個開始。 但是我只是個員工！這對我有什麼用？ 沒有人能給你自由。也沒有人能給你平等或者公正或者任何其他東西。如果你是一個真正的人，那就自己去獲取。 —馬爾科姆•艾克斯（Malcolm X，1925—1965，美國黑人運動領袖） zizidiary.com
118 外包生活 1一個發號施令的指揮者而不是被指揮的人。相對於大多數重要的新貴技巧而言，遠端管理和交流，只是一次小規模的訓練。 是學習如何做老闆的時候了。這並不花什麼時間，而且低成本低風險。你目前是否“需要”人手並不重要。它只是一個練習。 遠端管理和交流還可以測試你做企業家的潛質：你能管理（指揮和懲罰） 別人嗎？透過正確的指導和實踐，我相信你可以做到。大多數企業家會失敗， 是因為還沒有先學會游泳就一頭跳進了深水池子。你可以把僱用網上助理作為一個沒有任何壞處的簡單練習，為時2~4周的基本管理測試的成本只在100～ 400美元之間。這是投資而不是開支，而且它的投資回報率會令你吃驚。最多 10~14天，投資的成本就可以收回，之後就是節省時間所帶來的純利潤了。 成為新貴並不只是更巧妙地工作，而是要建立一個可以替代自己的體系。 這是第一項練習。 即使你並不想成為企業家，這也是完成我們80/20 法則和精簡過程的最後步驟：做好讓他人替代自己（即使永遠也不需要）的準備，你就掌握了一套精準的取捨標準—幫你去除日程表中不必要的冗餘部分。當你付酬讓別人去做時，那些糾纏不休的瑣碎事情就會立即消失。 但是費用如何呢？ 對於大多數人來說，費用都是一個障礙。如果我能夠比助理做得更好，為什麼我還要付錢讓他們做呢？我們的目的是為了騰出你的時間，讓你專注於更重要和更美好的事。 本章就是幫你跨過這個生活方式障礙的一個低成本訓練。你有必要認識到， 自己動手成本更低。但是這並不意味著你願意花時間自己做。如果你願意花自己的時間——每小時價值20~25美元的時間，去做那些別人願意以每小時10美元的價格就做的工作，就是對資源的巨大浪費。學著花錢僱別人為自己做事情很重要。很少有人這麼做，這也正是很少有人能擁有自己的理想生活方式的另 zizidiary.com
第蘭少： -自控 119 一個原因。 即使每小時的花費可能比你目前掙的還要多，這樣的交易還是非常值得的。 假定你一年掙5萬美元，算下來每小時收人為25美元（假定每年50個星期， 每週一到週五，上午9點到下午5點工作）。如果僱用一個一流的助理需付每小時30美元的報酬，那麼他或者她可為你每週節省整整8小時，也就是一個工作日，你的成本（減去你的收人）就是40美元，而你得到了額外的一天時間。你願意每週付40美元以換取每週只從週一工作到週四嗎？我願意，並且我就是這麼做的。記住這已經是虧損情況下的結果了。 如果你的老闆大發雷霆怎麼辦？ 這多半還算不上一個問題，當然，防患於未然比事後補救更好。從情理上和法律上講，你的老闆都沒有理由知道你是否選擇了非敏感性的工作。第一個選擇就是外包個人事項。時間就是時間，如果你把時間花在家務雜事和瑣事上， 還不如把它花在更好的地方。一個網上助理能改善你的生活，而管理方法也很容易掌握。第二個選擇是，把那些不含財務資訊或者公司資訊的工作委託給別人去做。 準備建立一支助理大軍嗎？讓我們首先看看委託 （delegation）帶來的不利。全面瞭解是為了避免濫用授權和無謂的行為。 委託風險：在開始之前商業中，技術的第一個準則就是：有效運營的自控將擴大它的有效；第二個準則是：無效運營的自控將同樣擴大它的無效。 —比爾•蓋茲（Bill Gates,1955一， 美國微軟公司的合夥創始人，世界首富） zizidiary.com
120 外包生活、曾經接受過不合理的任務指派、被委派幹一些瑣碎的工作或者被要求以最低效的方式做事情嗎？沒有樂趣也沒有成果。 現在該輪到你來展示聰明才智了。委託的目的是為了進一步的縮減，而不是造成更多的運作和增加瑣事。記住—只做清晰明確而且重要的事情。 委託之前首先要精簡。 不要把還需精簡的事情立即自控運作，也不要把本可以自控運作或者簡單化的事情委託他人去做。否則，你由浪費自己的時間轉為浪費別人的時間，也就等於浪費了你辛苦賺來的錢。如何才能變得更有效率和效益呢？現在你可是在花自己的錢。這就是我希望你適應的事情，開始的這一步就是一次小小的鍛煉。 我提到過在委託之前先精簡吧？ 舉個例子，主管們通常讓助理閱讀電子郵件。有時這確是可行的。但我的方法是，使用垃圾郵件過濾器、常見問題回答的自動回覆設定，以及自動轉發郵件給外包助理的設定，這樣，我能把需要處理的電子郵件數量限制在每週 10～20封。我每週只花30分鐘的時間就可以處理掉，因為我有一套體系一精簡和自控—所以我可以。 我已經把會議精簡掉了，因此我不需要助理來安排會議或電話會議。如果某個月我需要處理一個20分鐘的電話，我將透過兩三句話的電子郵件，來解決所有問題。 第一原則是，先完善規則和程式，再考慮增加人手。適當的人力與完善的程式相結合將使成效倍增，用過多的人力來彌補不足的程式只會使問題也倍增。 zizidiary.com
—自控 121 選單：充滿各種可能的世界我對那些自認為主宰我的人從桌邊丟來的同情麵包屑沒興趣。我希望擁有點單的權利。 —圖圖主教 （Bishop Desmond Tutu, 1931一，南非首位黑人主教， 諾貝爾和平獎獲得者） 下一個國溫談有戰路，依問及託源控服棄心這造個好問理。但費取不想去回答它。我想看《惡搞之家》（美國喜劇動畫系列劇。—一譯注）。 說實話，寫一本如何才能不用工作的書真是件苦差事。Brickwork 公司的瑞蒂卡和 YMII公司的溫基更適合來寫這一章節，因此我只談一談以下兩條指導方針，那些費神的細節工作留給他們。 黃金法則1：每一個被委託出去的任務必須是消耗時間的事情，同時已被精確定義。如果自己像沒頭的蒼蠅一樣忙得團團轉並且委派網上助理為你做這些事情，並不會改善宇宙的秩序。 黃金法則2：更輕鬆一點，享受一些委託的樂趣。讓在班加羅爾或者在上海的某人以你私人管家的身份給朋友們發電子郵件約定午餐聚會之類的事情， 或者用陌生的號碼以濃重的口音給老闆打奇怪的騷擾電話。有效率並不意味著任何時候都得這麼嚴肅認真。從被控制變成控制別人是很有趣的事情。稍稍把心頭的包袱放下，以免演變成綜合症。 zizidiary.com
122 外包生活變得個人化，過霍華德•休斯式的生活華德•休斯，超級富有的電影製片人，《飛行者》（The Aviator） 中程的格人，以要讓助理做一些奇徑的事銷而陽名。你也可以做一個霍華德•休斯式的“怪人”"： 1.在經歷第一次墜機事故之後，休斯告訴一位朋友：自己的痊癒全是橙汁的功效。他固執地認為，橙汁暴露在空氣中會降低療效，因此他要求助理必須當著他的面將新鮮的橙子切片榨汁。 2.當休斯在拉斯維加斯享受夜生活的時候，如果他的副手接近任何一個他喜歡的女孩子，那麼副手都將受罰。如果一個姑娘接受休斯的邀請一同進餐，他的副手將拿出一份合同給她簽字。 3. 休斯有個全天候服務的理髮師，但是他一年只修理一次頭髮和指甲。 4.據說在住旅館的日子裡，休斯讓他的助理每天下午4點將一個乳酪三明治放在他小屋外一棵指定的樹上，無論他是否住在那裡。 真是個什麼都可能的世界！就像福特T型車將交通便利帶給大眾一樣， 網上助理將億萬富翁的古怪言行展示給接觸到的所有人，無論男人、女人還是小孩。這就是進步。 1商業事務，而Brickwork 公司只專注於商業專案。讓我們從重要而枯 13.唐納德巴特萊特 （Donald Bartlett）， and Madness）。 《蛋華德•休斯：他的生活和瘋狂》（Howard Hughes: His Life zizidiary.com
第三步： A —白控 123 燥的事情開始，再很快從嚴肅轉向輕鬆。考慮到真實性，我沒有糾正那些非英語的表達方式。 溫基：不要有所顧忌。有什麼事情儘管向我們提出。我們曾為客戶做過各種事情：安排聚會、組織宴會、研究暑期課程、清理會計賬目、根據平面草稿造出3D立體模型。儘管提出您的要求。我們可以為您兒子的生日找到離家最近且受孩子們歡迎的飯店，做出預算並組織好這個生日聯歡會。這能解放您的時間，讓您去工作或者和兒子呆在一起。 哪些是我們不能做的？我們做不了那些要我們親自參加的事情。但是您一定會驚訝：在今天這個時代這種事情是多麼容易做到。 下面是我們最常處理的事務： 一安排會面和會議一網路搜尋一確認約會、任務完成情況一網上購物一寫法律檔案一無須專業設計師的網站維護（網頁設計、張貼、上傳檔案）一監督、編輯線上討論並張貼評論一在網頁上釋出職位招聘通知一寫檔案一校對編輯檔案的拼寫和格式一線上搜尋更新的部落格內容一為客戶關係管理軟體更新資料庫一處理招募新人過程一更新發貨單並且接收貨款一語音信箱留言轉成文稿 Brickwork 公司的瑞蒂卡補充了以下幾條： 一市場研究一財務研究一商業計劃一產業分析一市場評估報告一演講準備一報告和時事通訊一法律研究一分析學一網站發展一搜尋引擎優化一維護更新資料庫一評估信用一管理採購過程溫基：我們有一個健忘的客戶，一直需要我們不斷地打電話提醒他各種各 zizidiary.com
124 外包生活樣的事情。還有一個客戶因為習慣問題每天早上要求我們打電話叫他起床。我們還做過跑腿的事情，在卡特里娜颶風過後尋找失去聯絡的人。甚至還有為客戶找工作！至今為止我最自豪的事情是：我們的一個客戶有一條非常喜愛的褲子，但已經不再生產了。他把褲子寄到班加羅爾（從倫敦），我們幫他仿製了一條完全相同的新褲子，價格也比原價少得多。 下面是其他一些 YMII公司客戶的要求： O提醒一名衝動的客戶支付目前的停車罰款，並且提醒他不要再因超速駕駛吃罰單。 O向客戶的配偶道歉，送鮮花和卡片。 ◎制訂飲食計劃，定期提醒客戶按照計劃飲食，根據特定的飲食計劃訂購食品。 O為外出一年後迴歸的客戶找工作。我們做好職務研究，完成求職信， 修改簡歷，並且在30天之內為客戶找到工作。 O修好瑞士日內瓦一座房子的窗玻璃。 O從老師的語音信箱收集家庭作業資訊，並且發電子郵件給客戶（孩子的家長）。 ◎研究如何為小孩子（客戶的兒子）繫鞋帶。 O甚至在客戶出發之前就為客戶的車在目的地城市找到停車場。 O為家庭訂購垃圾箱。 O找到特定時間、特定地方、特定時段的權威天氣預報和報道，而且是5年前的。用來為訴訟案件做支援證據。 O替客戶和他們的父母交談。 zizidiary.com