on's Law）。 帕金森法則認為，任務的重要性和複雜度與所分配的完成任務的時間密切 zizidiary.com
第二步： E —糈減 73 相關。這就是不斷迫近的最終時限的魔力。如果給你 24小時去完成一項任務， 時間的壓力促使你集中精力去執行，別無選擇只能做最重要的部分。同樣的任務，如果給你1周去完成，它就換來了小題大作的6天。如果給你2個月的時間，但願不要這樣，它就變成了一場精神磨難。因為精力更高度集中，短時限內做出的最終產品通常不比長時限內做出來的差，甚至質量更高。 這反映了一個非常奇怪的現象。增加成效有兩種順序互相顛倒的辦法： 1. 只做重要的事情以減少工作時間 （80/20法則）。 2. 減少工作時間來做最重要的事情（帕金森法則）。 最好的解決辦法是兩個一起用：確定幾件影響收人的重要事情，用非常短和清楚的時限來計劃它們。 如果還沒有正確選定目標重要的任務，就莽撞地開始和結束，那些不重要的事情就會搖身變成重要的事情。即使你知道什麼才是重要的事情，但如果沒有設定完成任務的時限，那些強加到身上的（或突發的）次要事情就會不斷地出現，不斷佔有你的時間，一天下來你會一事無成。除了去UPS 寄一個包裹、 預約幾次會面和查閱電子郵件之外，朝九晚五的一整天還能幹什麼呢？不要感到難過。過去，我好幾個月都在幹這樣那樣的次要事情，感覺好像是公司在管理我，而不是我在管理公司。 80/20 法則和帕金森法則是兩個重要的基礎概念，在這一部分裡，我們還會看到它們的不同形式。大部分的投人都是無用功，浪費的時間與得到的時間成正比。 只有對高負荷工作量的有效限制，才會迎來優異的效率和時間的自由。下一章節，我們將介紹冠軍的早餐：低資訊食譜。 zizidiary.com
74 時間管理的終結一打蛋糕和一個問題喜歡忙碌並不是勤奮。 —塞內加（Seneca，前4一後65，古羅馬悲劇家） 加利福尼亞州，山景城 “星期六是我的休息日，”我對盯著我看的一群陌生人解釋道，他們 -是我一個朋友的朋友。這是真的。你會一週七天都吃全麥食品和雞肉嗎？我也不會。不要隨便下結論。 吃了第10個還是第12個蛋糕，我撲通一下坐到沙發上，沉醉於甜品的愉悅之中，直到時鐘敲響午夜12點，我重又開始週日至週五的成人飲食菜單。我旁邊的椅子上還坐著一個參加聚會的客人，他慢慢地品著一杯葡萄酒， 這雖然不是他的第12杯，但也一定不是第一杯。於是我們開始交談。像往常一樣，我不得不面對這個問題：“你幹些什麼？”同樣，像往常一樣，我的回答讓對方以為我要麼是個愛胡說八道的瘋子，要麼是個犯罪分子。 怎麼可能用這麼少的時間來保證收人水平？這是個不錯的提問。這才是一個問題。 在任何方面，查尼都算得上應有盡有了。他有一個幸福的婚姻，有一個兩歲大的兒子，還有一個孩子應該3個月後就要降生。他是一個成功的技術銷售人員，儘管和其他人一樣，他還想每年多賺50萬美元，但目前來說，他的收人還是非常穩定的。 他也提出了不錯的問題。我剛完成某次海外旅行，正計劃去日本開始一趟新的探險之旅。兩個小時裡，他一直追著我同同一個問題：怎麼可能用如此少的時間來保證收人水平？ zizidiary.com
第二步： E ——精滅 “如果你對此感興趣，我們可以把你作為一個研究案例，教你如何去做。” 我主動說。 查尼加人了。他應有盡有，只是沒有時間。 一封電子郵件和5周的實踐之後，查尼帶來了好訊息：他在上一週裡完成的事情比之前4周之和都要多。而且週一和週五他都放了自己的假，每天還至少減少了兩個小時的工作和家人待在一起。也就是說，他由過去一週工作40小時，變現在一週只工作18小時，但他創造的成效卻是過去的4倍。 這是激流勇退和練習中國功夫的結果嗎？不是。是應用了最新日本管理秘訣或者更好的軟體嗎？不是。我只要求他堅持做一件簡單的事情。 在固定的時間每天至少三次問自己以下的問題： 我現在有成效嗎，還是隻是很忙碌而已？ 查尼領悟了要點，換了個更具體的問題： 我不停地找事來做，是不是錯過了重要的事情？ 他去除了所有填滿時間的事情，專注於求證結果，而不再專注於展示奉獻的過程。奉獻的過程通常是經過偽裝的毫無意義的工作。毫不留情，去除所有多餘的。 你也可以吃上自己的蛋糕。 75 zizidiary.com
76 時間管理的終結問題與行動壓力是我們自己造成的，因為我們感覺不得不這樣做。不得不做。我再也沒有那樣的感覺了。 —奧普拉•溫弗瑞（Oprah Winfrey，1954一，演員，美國脫口秀主持人， 因“奧普拉•溫弗瑞脫口秀”節目被譽為“脫口秀女王”） 要有更多的時間，就要少做一些事情，有兩種辦法可以做到這一點。 但必須同時使用：1）列一張簡要的“要做事務清單”（to-do list）。 2）列一張“不要做事務清單”（not-to-do list）。 下面是一些幫助我們開始行動的假設情境： 1. 如果你有心臟病，每天只能工作2小時，你會做什麼？ 不是5小時，不是4小時，也不是3小時——只有2小時。這不是我給你畫的終點，而是你的起點。另外，我已經聽到你腦子裡的嘀咕了：真是太好笑了。根本不可能！我知道，我知道。如果我告訴你，你讓自己不停運轉、每晚只睡4小時，只能活幾個月的時間了，你會相信我嗎？ 也許不會。儘管如此，仍有上百萬的新生兒母親一直在這樣做。這個訓練是必須的。醫生警告過你，3個心臟搭橋手術之後，如果在術後頭3 個月你不把工作量縮減到每天2小時，你就會死去。你會如何做呢？ 2.如果你第二次心臟病發，只能一週工作2小時，你會做什麼？ 3. 如果有一把槍指著你，要求你停止4/5的耗時工作，你會去掉哪一些工作？ 要達到簡潔就要做到不留情。如果你不得不停止4/5 的耗時工作—一電子郵件、電話、談話、檔案、會議、廣告、客戶、供貨商、產品、服務 zizidiary.com
77 等等—去掉哪些才可能保證收入影響最小化？可以每個月試一次，這種嘗試既能保證你的健康，又能保持一切正常運營。 4. 我最經常做哪3件事情來填充時間而讓自己挺有成就感？ 這些事情通常被用來推遲其他更重要的行動（一般是一些令人不舒服的行動，因為重要的行動可能會遭遇失敗或者被拒絕）。老實說，我們每個人都做過這種事情，想一想你常用哪些磨蹭性的事情來搪塞自己呢？ 5. 學會問：“如果這件事是我今天惟一完成的事情，我會對今天滿意嗎？” 在沒好好想清楚主次輕重之前，不要坐在辦公室裡或者坐在你的電腦前。否則你的一天就可能在閱讀無聊的電子郵件和腦筋一片混亂中度過。今晚之前就列好明天要做的事情。我不推薦使用Outook 或者用電腦來列“要做事務清單”，因為這樣會使清單得以無限制地增加。我用一張標準大小的紙折三次成2英寸×3.5英寸大小見方，正好可以放進衣服口袋，限制自己只專注於幾件事情。 每天要完成的重要事情永遠不能超過兩件。永遠不要。即使所有事情都非常重要，也沒這個必要。如果陷身於一大堆看上去都很重要的事情裡面—我們大多數人都會遇到這種情況，試著認真地考慮一下每一件事情，然後問自己：“如果這是我今天惟一完成的事情，我會對今天滿意嗎？" 為了避開那些表面上緊急的事情，你可以問問自己：“如果我不做這件事，會有什麼後果？它值得我推遲重要事情來做它嗎？”如果到目前為止，你今天甚至還沒有完成一件重要的事情，就請不要為了避免5美元的延期罰款而用最後一小時的工作時間去還一張 DVD碟片。請先把重要的事情做完，再去付5美元的罰款。 zizidiary.com
78 時間管理的終結 6. 在電腦螢幕上做一個 Post-it便條或者在 Outlook 裡做個備忘錄，一天至少提醒自己三次：“我是不是在用各種各樣的雜事來避開最重要的事情？” 7. 不要同時做幾件事情。 我要重申一遍你早已知道的事實。一邊刷牙一邊打電話一邊回電子郵件，是不可能的。一邊吃東西一邊上網查資料一邊發短訊息，也是不可能的。 如果你合理地安排了主次輕重，根本沒必要同時做好幾件事。這是“任務蔓延”（task-creep）綜合症的體現—做很多事讓自己有成就感，其實成功完成的很少。重複一遍：每天最多安排兩件重要的目標或者任務。 每一件事都從頭到尾無干擾地單獨完成。分心只會帶來更多的中斷和失誤、更少的淨利潤和更低的滿意度。 8. 在宏觀和微觀層面應用帕金森法則。 應用帕金森法則在更少的時間內完成更多的工作。精簡計劃，縮短時限，才能做到專注行動和防止拖延。 從每週和每天的宏觀層面上，可以嘗試在每週一和（或）週五放假，每天下午4點前停止工作。這將有助於你分輕主次輕重，也可能有助於你開展社交活動。如果你面對的是一個非常嚴格的老闆，我們會在後面的章節裡討論應對他的具體細節。 從微觀層面上，要儘可能精簡“要做事務清單”，並儘可能縮短時限來提高行動的速度。 zizidiary.com
79 挑戰訓練學會建議（2天） 不再向別人尋求解決辦法，開始自己提出解決方案。從小事情做起。如果別人問你：“我們去哪兒吃飯？”“我們看哪場電影？”“我們晚上做什麼？”或者任何類似的問題，不要再回答：“嗯，你想…⋯？” 提出一個解決方案。不要再來回拉鋸，做一個決定。在個人場合和工作場合都嘗試一下。下面是一些參考句型（我最喜歡第一句和最後一句）： “我能給個建議嗎？” “我建議……” “我想提議……” “我建議……你認為呢？” “我們去做…•如果不行我們再做別的。” zizidiary.com
⑥ 低資訊食譜培養選擇性忽視的能力資訊的消耗能力顯而易見：資訊消耗了接收者的注意力。因此，大量的資訊造成了有限注意力的分散，也產生了在過多資訊源中合理有效地分配有限注意力的需要。 —赫伯特•西蒙（Herbert Simon,1916—2001， 諾貝爾經濟學獎獲得者，和 A. M. 圖林獎 ［計算機界的諾貝爾獎］獲得者） 一定年齡以後，閱讀很容易使頭腦由主動創新狀態變為被動接收狀態。任何一個閱讀太多而動腦太少的人都會養成懶於思考的習慣。 —阿爾伯特•愛因斯坦（Albert Einstein,1879-1955， 德裔美國物理學家，諾貝爾獎獲得者） 我，希望你好好坐下來。拿掉嘴裡的三明治不要被噎住了。把小孩子的 （耳朵捂上。我將告訴你一些事實，這些事實會有相當一部分人無法接受。 7. 1978年，西蒙因為他對於“經濟組織內決策程式的開創性研究”獲得諾貝爾獎。他認為：在任何給定的時刻，要想獲得絕對全面的資訊從而去作一個決定是不可能的。 zizidiary.com
第二步：上 —一糌 81 我從來不看新聞，5年裡只在倫敦斯坦斯特德機場買過惟一的一份報紙， 那也是為了買無糖百事可樂時打折。 我承認自己是個與世隔絕的阿米什人，但最後我發現，那裡不賣百事可樂。 多噁心啊！這樣也能號稱見多識廣、富有責任心的市民？不看新聞怎麼了解最新時事？我會回答這一切問題，但是等等—事實比你們想像的要好些。 我每週一會用差不多一個小時的時間查閱商務電子郵件，但我在國外的時候從來不查收語音郵件。從來不會。 但是，如果某人有緊急事件怎麼辦？這類事情還沒有發生過。我的熟人們都知道我不會理睬那些緊急事件，所以緊急事件或者沒有發生過或者發生了也不會來煩我。如果你把自己當作處理資訊的瓶頸而把權力下放給其他人，問題就會自行解決或者消失。 培養選擇性忽視的能力聰明人往往有很多不想知道的東西。 —拉爾夫•沃爾多•愛默生 （Ralph Waldo Emerson， 1803—1882，美國作家） 從現在開始，我希望你能培養出選擇性忽視的離奇本領。視而不見的本領也許是天生的，但它也可以後天訓練而成。一個人必須學會去忽視那些無關而瑣碎的資訊，去除那些無用的干擾。最重要的就是以下三個步驟。 第一步是養成和保持低資訊食譜的習慣。就如同現代人吸收了過多的卡路里和沒有營養價值的卡路里一樣，資訊工作者也從錯誤的來源吸收了資訊資料。 zizidiary.com
82 低資訊食譜輸出——大量的輸出是生活方式設計的基礎。要增加輸出，只有減少輸人。 大多數資訊耗時、消極，與目標無關，也在你的能力之外。請留意你今天所讀所看的東西，然後回答我，它們是否至少和以上四點中的兩點相符。 我只在每天去午餐時掃一眼售報機的頭版標題。過去的5年裡，我沒有因為這樣的選擇性忽視而遇到任何麻煩。而且，選擇性忽視反而讓你有了新的話題，你可以在談話中問別人：“告訴我，最近世界上有什麼新鮮事發生嗎？”如果事情真的那麼重要，人們一定會談論它，你也可以從別人口中瞭解整個事情。 我以這種方式所瞭解到的世界大事，往往比那些專注於細枝末節而失去整個信息森林的人所瞭解的還要多。 從可行性角度來看，每個月我最多能讀完三分之一本產業雜誌 （Response） 和一本商業雜誌（Inc.），總的閱讀時間在4小時左右。這是以結果為導向的閱讀。睡前我還會讀一小時小說，放鬆一下自己。 我是如何做的呢？舉例說明一下我和其他新貴都是如何看待和獲取資訊的。 在上一次總統選舉中，除了身在柏林那段時間，我參與了各項投票。我在幾小時內就做出了決定。首先，我給美國的朋友們發電子郵件，他們都受過良好教育，價值觀也和我一致，我問他們選了誰以及為什麼。其次，我判斷人的標準是行動，不是言語。於是我詢問柏林的朋友們，他們的觀點都不受美國媒體宣傳攻勢的影響，我問他們：如何根據候選人過去的行為判斷他們的能力？最後， 我看了總統候選人的電視辯論。我就做了這麼多。我讓這些值得信賴的人為我花幾百個小時綜合分析了幾千頁媒體的各類評論。就好像擁有了幾十位個人信息助理，而我並不需要付給他們一分錢。 你會說，這只是一個簡單的例子，如果你要做的事情你的朋友都沒有做過呢？比如說，身為新人，如何將自己的第一部作品賣給世界上最大的出版商呢？ 這麼問就很有意思。我用了兩種辦法： 1. 從幾十本參考圖書中，我根據讀者評論以及作者所取得的成效挑出一 zizidiary.com
一精減 83 本。如果我只想知道如何去做，我就只閱讀“我是如何做到的”那部分和作者的自傳部分。像思考者和崇拜者那樣花時間閱讀全書是不值得的。 2. 透過閱讀該書，我提出一些聰明而具體的問題，並透過電子郵件和電話聯絡了世界上最棒的10位作者和代理人，反饋率為80%。 整個作品，我只閱讀與我立即要做的事情相關的章節，只花了不到2個小時。寫電子郵件和電話的草稿花了大約4小時。而真正發電子郵件和打電話只花了不到1小時。這種親身聯絡的辦法不僅比去全自助的資訊餐廳更有效率和效益，同時也為我找到了將來圖書銷售的主要的同盟和導師。而我也重新認識了“交談”這種被遺忘的技能的作用。它的確有用。 又一次，少即是多。 如何在10分鐘之內將閱讀速度提高 200%？ 確，你總要花一些時間去閱讀。以下是4個簡單的技巧——幫助的保在10分鐘之內希閱讀速雙費高200%，前時不遺為置要份過也不影響理解： 1. 兩分鐘：在快速閱讀時，用一支筆或者一根手指在每一行下劃過。閱讀是一系列的間歇性移動（叫做“掃視”），視覺上的引導可以防止遺漏。 2. 三分鐘：從每一行的第三個字開始看，到倒數第三個字為止。這就用上了眼睛的餘光，而平時我們的餘光浪費在邊頁的空白上。即使下一行的重點宇詞正好處在頭三個和尾三個字的位置上，你也用眼光“閱讀”了整個句 zizidiary.com
84 低資訊食譜子，而且只需要很少的眼球運動： 從前，一個資訊狂決定去重新開始生活。 習慣後，可以再增加兩邊跳過的字數。 3. 兩分鐘：一旦習慣兩邊分別跳過三到四個字之後，嘗試每一行只間歇性移動兩次（也稱“定置”），只看跳字後其餘部分的第一個和最後一個字。 4.三分鐘：運用好的方法（以上三種方法），以對理解而言過快的速度閱讀5頁紙，然後再以舒適的速度閱讀。這會提高你的理解力並且重新定位你的速度極限，就好像50英里的時速已經比較快了，但如果你是在高速公路上由每小時70英里的速度降下來的，就會感覺前者只是慢動作而已。 計算每分鐘閱讀字數——以取得進步——在所讀的書裡，將10行的字數相加後再除以10，得到平均每行字數。再乘以每頁平均行數，得到每頁平均字數。現在就簡單了。如果你在1 分鐘內讀完1,25頁，每頁平均字數為330 個，你的每分鐘閱讀字數就是412.5個。如果訓練之後你能每分鐘讀3.5頁， 即每分鐘閱讀1155個字，你就能進人世界上閱讀速度最快的讀者中的前一百 8. 如果你想了解如何把閱讀速度提高 12719%，請登陸www.pxmethod.com. zizidiary.com
-精減問題與行動學會視而不見是獲得內心平靜的重要途徑之一。 —羅伯特•索耶（Robert J.Sawyer,1960一， 加拿大最有影響的科幻作家） 85 1. 立即開始為期一週的傳媒齋戒。 當你把資訊之門關上的時候，地球照樣轉動，更不用說終結。要認識到這一點，最好採用“邦迪”之法而且立即開始：一週的傳媒齋戒。戒掉資訊有時非常像戒掉冰淇淋。“我只想再上網看一分鐘”就和“哦，我只是再吃一勺”一樣尋常。必須快刀斬亂麻。 如果你此後仍想繼續像吃高達15000卡路里的炸薯條似的汲取資訊，當然可以，但是從明天開始至少堅持5天戒除任何傳媒，下面是規則： 不接觸任何報紙、雜誌、音像製品、非音樂電臺。任何時間聽音樂都沒問題。 不上任何新聞入口網站。 不看任何電視，除了每天晚上可以看一小時純娛樂性節目。 不閱讀任何作品，除了本書，除了睡覺前消遣性閱讀一小時小說。’ 在這一週裡，最忌任何無意義的閱讀。 空出來的時間做什麼呢？早晨原來讀報的時間用來和愛人交談，和孩子們溝通，或者學習本書的方法。在朝九晚五的時間裡把每天都當成最後 9. 作為一個15年來只讀非虛構類作品的人，我可以告訴你兩件事：同時閱讀兩本講實話的書（該書也屬於此類）是沒有成效的；而虛構的小說比安眠藥更有效，可以讓你把一天的事情都拋到腦後。 zizidiary.com
86 低資訊食譜一天去完成自己最重要的工作。如果做完之後還有時間剩餘，你可以進行本書中的訓練。推薦本書看上去有點虛偽，但其實不然：書中的這些資訊不僅非常重要，而且立即就可以應用，現在就用，而不是明天或者後天。 每天午餐之後，而不是吃飯之前，給自己5分鐘的補習時間。問一位消息靈通的同事或者飯店的服務生：“今天世界上有什麼重要的事情發生嗎？我今天沒看報紙。”一旦發覺答案並不能引起自己的興趣就立即打住。事實上，大多數人根本記不住自己早晨花一兩個小時聽到或看到了些什麼。 自己要嚴格要求自己。我可以為你開出處方，但你得自己去做。 2. 養成習慣問自己：“有什麼緊急或者重要的事情我一定會用到這個資訊嗎？” 資訊僅僅對某事有用是不夠的——資訊必須是對緊急或重要的事情有用。若非如此，就不要汲取這種資訊。如果在重要的事情上用不上，或者在有機會用它之前就已經把它忘卻了的話，這樣的資訊是沒有意義的。 我過去常常為了某件事情提前幾個星期或者幾個月就開始閱讀或上網查資料，結果發現時限將至時又要重讀同樣的材料。這真是又愚蠢又多餘。按照你制定的“要做事務清單”去行動，根據具體需要汲取資訊。 3. 練習不完成的技能。 這是另一個讓我花了很長時間學會的技能。開始某件事情，並不意味著一定要去完成它。 如果正在讀的文章實在看不下去，就放下它，再也不要去重新拾起。如果你去看一部電影，發現比《駭客帝國I：矩陣革命》還要難看，請在更多的神經細胞死掉之前趕快走出電影院。如果吃了半盤排骨之後肚子 zizidiary.com
=，Ew 87 就飽了，請馬上放下可惡的叉子，也不要再叫甜點。 更多並不意味更好，停止一件事往往比完成一件事要好10倍。如果老板沒有要求，而這件事情又枯燥又無聊，那麼養成“不完成”的習慣吧。 挑戰訓練索要電話號碼（2天） 每天至少向兩位（你嘗試的次數越多，壓力就越小）魅力異性索要電話號碼，索要時一定別忘了眼神交流。女士們，這意味著你也是這個遊戲的參與者， 現年50歲或者年紀更大都沒關係。記住你的真正目的不是要到電話號碼，而是克服主動問詢的恐懼感，所以結果並不重要。如果你已經有了自己的伴侶，就請在得到電話號碼後扔掉它們。 如果想訓練效果顯著，你可以去人多的購物中心——如果想更快克服這種不適感，我推薦去那裡——並且在5分鐘內連續問3個人。以下對話可以根據需要選用： “不好意思。我知道這聽上去令人不解，但是如果我現在不問你，接下去一整天我都會後悔不已的。我正趕著去見一位朋友（意即，我有不少朋友，並不是那種喜歡盯梢別人的擇人），但是我覺得你真的（非常，簡直）很可愛（美麗，迷人）。我能要你的電話號碼嗎？我可不是什麼神經病—我向你保證。如果你對我沒有興趣，給我一個假的電話號碼也行。” zizidiary.com
⑦ 阻止干擾拒絕的藝術獨立思考。做下棋的人，而不是棋子。 —拉爾夫•沙瑞爾（Ralph Charell，英國作家） 開會是一種令人上癮並沉浸其中的活動，無論公司還是其他組織都習慣於開會，只是因為他們自己不能獨立解決問題。 戴夫•巴里（Dave Barry,1947一，美國作家，普利策獎獲得者） 引子：2000年春，新澤西，普林斯頓 1:35 P.M. “我想我明白。接下去。在下一段，它解釋了•⋯”我做了詳細的筆記，不想錯過任何一小點。 3:45 P.M. “好吧。有點道理，不過如果我們來看下面一個例子…”我頓了頓。教學助理雙手捂住了臉。 “Tim，我們今天就講到這裡吧。我一定會把你說的全記住的。“他已經聽夠了。我也講夠了，但是我知道我只需要這麼做一次。 zizidiary.com
-鞜減 89 學校的4年裡，我制定了一個策略。如果我在論文或者非選擇題的考試中沒有得到A，我會帶著2~3小時的問題去評分老師的辦公室問個清楚，除非對方回答了所有的問題，或者由於疲勞而主動要求停止解答，否則我是不會離開辦公室的。 這樣做我達到了兩個目的： 1. 我清楚地知道了評分老師是如何打分的，包括他或她的個人喜好和脾氣。 2. 如果不給A，評分老師就會好好考慮一下該給我的分數。如果沒有特殊原因，他或者她再也不會無緣無故給我一個差分數，因為他們知道我一定會來敲門，並且問上3小時的問題。 學會在重要的時刻較真。無論在學校裡還是在生活中，給人自信和果敢的印象將使自己得到公正而優惠的待遇，而不用每次都要為之乞求或者鬥爭。 再回想一下童年在操場上玩樂的日子。總會有一個恃強凌弱者和一堆數不清的受害者，但其中總會有那麼一個孱弱的小不點，每次都奮力抗爭，從不低頭。他或者她也許不一定會贏，但是一兩次費力的爭鬥之後，恃強凌弱者會選擇不去惹他或她。因為找其他人來欺侮要容易得多。 做那個小不點。 只做重要的事情，忽略瑣碎的小事並不容易做到，因為花花世界各種各樣的事物會一齊撲向你。幸運的是，只要幾個簡單的生活小改變就能讓長久的困擾變得輕鬆起來。 現在是停止資訊濫用的時候了。 zizidiary.com
90 阻止干擾壞事，各有其壞我做這則期說的幹起：在灣取理生和以遊國銷業的業個過展中準何起阻礙作用的事情。有三種主要的干擾源： 1. 浪費時間的事情 （time wasters）：這種事情完全可以被忽略不計，也不會有什麼大的後果。常見的浪費時間的事情包括不重要的會議、討論、 電話、電子郵件。 2. 消耗時間的事情 （time consumers）：重複的任務或者要求完成的事情， 但是經常影響更重要的事情。下面是幾個你比較熟悉的例子：收發電子郵件、打電話、客戶服務（訂單服務、產品後續服務等）、財務或者銷售報告、個人事務，都是不得不做的事情和重複動作。 3. 授權失敗的事情 （empowerment failures）：需要獲得他人許可才能完成一項任務的情況。下面是幾個例子：解決客戶問題（貨物丟失、貨物損失、產品故障等）、客戶聯絡、所有型別的現金開支。 讓我們逐個來看以上三種干擾源的解決辦法。 浪費時間的事情：成為一個無知者最好的防禦就是進攻。 丹•蓋博（Dan Gable,1948一，史上最成功的摔跤教練， 奧運會金牌獲得者， 個人紀錄：299勝6平3負，共摔倒對手182次） 浪，費時間的事情是最容易精簡和改變的。這是有關限制接收和把所有資訊都集中到目前的行動上的問題。 zizidiary.com
算-業：已—般戲 91 首先，減少電子郵件的接收和傳送。 1. 如果 Outlook上設有來信語音提示或其他類似程式，請取消。把自動接收和回覆功能也關閉，因為一旦有人給你發郵件，它就會立即提醒。 2. 每天兩次查閱電子郵件，一次在中午12:00或午餐前，另一次在下午 4:00。因為只有在中午 12:00和下午4:00查閱郵件，才能保證你收到此前你發出郵件的大多數回覆。永遠不要將早晨第一件事情定為查閱郵件。“你可以在上午11:00前完成最重要的任務，以免你以午餐和閱讀郵件為藉口，拖延重要的事情。 在貫徹一天兩次查閱電子郵件的原則之前，先在你的郵箱設定郵件自動回復，將你的改變告知老闆、同事、供應商和客戶，以保證改變行動的有效性。 我建議你不要主動要求他們接受你的改變，還記得我們的十項要求之一嗎：尋求寬恕，而不是尋求許可。 如果這樣讓你感到擔憂，那麼去和你的直接上司溝通，向他建議進行一到三天這樣的嘗試。舉出那些因為頻繁干擾造成工程未決或者失敗的例子，儘可以把責任推到垃圾郵件或者辦公室之外的什麼人身上。 下面這封簡單的電子郵件樣稿可供選用： 您好，我的朋友（或者尊敬的同仁）： 因為繁重的工作任務，我現在只在每天中午12:00（美國東部時間，或者你所在的時區）和下午4:00查閱電子郵件。 如果您急需幫助（請確認是緊急情況）不能等到12:00 或者 4:00，請打電話 88888888 聯絡我。 10.這個習慣可以改變你的一生。它看上去很小卻有非常巨大的影響。 zizidiary.com
92 阻止干擾謝謝您給予諒解。我希望能就此提高效率，為您提供更好的服務。 您真誠的， 蒂莫西•費里斯 •• 儘快形成一天查閱一次電子郵件的習慣。真正出現緊急情況的時候非常少。 人們對事情重要性的判斷力常常很差，而且會誇大用來填充時間的瑣事的重要性來獲得成就感。郵件自動回覆的設定，不但不會降低大家的共同效率，反而能夠促使人們對打擾原因進行反省，並幫助他們減少無意義和耗時的聯絡。 和你剛讀到建議時的反應一樣，我剛開始也非常擔心錯過重要的需求並導致混亂。但是，什麼也沒有發生。嘗試一次，如果過程中遇到一些小問題，盡力去克服它。 我設定了一個私人郵件自動回覆，告知來信人我每週查閱一次電子郵件， 並且沒有引起任何抱怨。你可以發郵件到 [email protected]，瞭解詳情。過去3年我不斷修改這封自動回覆信件。它非常靈驗。 第二步，過濾來電，減少打出電話數量。 1. 如果可能的話，使用兩個電話號碼——個辦公室號碼（非緊急情況用）和一個手機（緊急情況用）。也可以換成兩個手機，或者非緊急情況電話號碼可以換作網際網路電話號碼，那樣可以使用電話線上語音信箱（比如www. skype.com）。 使用自動回覆電子郵件中留的手機號碼時，一般情況下都要應答它的來電， 除非對方是不明來電或者是你不想接的電話。如果不能確定來電，把電話轉接到語音信箱，隨後立即收聽語音留言，決定事情是否重要。如果可以不接，就 zizidiary.com
第-步，上 —一稍滅 93 讓來電者等著。來電者要學會等待。 辦公室電話要設定在靜音模式，而且可以隨時轉到語音信箱。語音信箱的錄音應該聽上去很親切： 這裡是蒂莫西•費里斯的辦公桌電話。 我會在每天中午 12:00（美國東部時間，或者你所在的時區）和下午4:00兩次查聽和回覆語音信箱。 如果您有急需處理的事務，不能等到中午12:00或者下午4:00，請聯絡我的手機 88888888888。其他情況請留言， 我會在查聽後回覆您。請務必留下您的電子郵件地址，便於我更快地回覆您。 謝謝您的諒解。我希望能就此提高效率，為您提供更好的服務。 祝您今天開心。 2. 如果有人真的打了你的手機，那應該是出現緊急情況了，應該特殊對待。如果不是緊急情況的話，則不要讓這樣的電話耗費了你的時間。在電話問候語裡你就可以作出判斷。比較以下對話： 簡（接電話者）：喂？ 約翰（打電話者）：嗨，您是簡嗎？ 簡：我是簡。 約翰：嗨，簡，我是約翰。 簡：哦，嗨約翰。您好嗎？（或者）哦，嗨約翰。什麼事？ 約翰開始跑題，進人一段無聊的談話，而到最終你才會發現這就是本次談 zizidiary.com
94 阻止干擾話的目的。有一個更好的方法： 簡：我是簡。 約翰：嗨，我是約翰。 簡：嗨，約翰。我正在忙。能為您做什麼嗎？ 之後的對話極有可能是： 約翰：哦，我待會再打來。 簡：不，我還有幾分鐘時間。能為您做什麼嗎？ 不要鼓勵別人閒聊，也不要任由他們閒聊。讓他們立即進入主題。如果他們繼續東拉西扯或者不願意待會再來電話，就直接插入對話，請他們說來電的重點。如果他們花了很長的篇幅描述一個問題，就直接打斷他們：“（他的名字）， 不好意思打斷您，但是我5分鐘後有一個電話要接。我能為您做什麼嗎？”或者也可以這樣說：“（他的名字），不好意思打斷您，但是我5分鐘後有一個電話要接。您可以給我發電子郵件嗎？” 第三步，掌握拒絕的藝術和避免開會。 2001年，我們新的銷售副總監來 TrueSAN公司的第一天，在公司全員大會上的發言只有以下幾句：“我不是來這裡交朋友的。我受命來這裡打造一個銷售團隊，銷售我們的產品，這就是我想做的事情。謝謝。”如此簡單。 接下來他履行了他的承諾。辦公室裡喜歡交際的人不喜歡他，因為他雷厲風行，言辭無多，但是每一位員工都尊重他的時間。他從不無故發火，但是他非常直爽，在他身邊工作的人也非常專注。有一些人並不覺得他有領導氣質， zizidiary.com
一精減 95 但大家都認為他做事非常有效率。 我還記得第一次與他在辦公室裡的單獨會面。剛從4年嚴格學術訓練的大學畢業出來，我滔滔不絕：未來計劃的講解、已實踐的特別策略、至今為止的反響，等等。為了塑造良好的第一印象，我至少花了兩個小時準備。他微笑著傾聽了不到兩分鐘，就舉起手來。我停住了。他善意地笑了，然後說：“Tim， 我不想聽故事。直接告訴我我們要做什麼。” 接下來的幾周裡，他讓我意識到，如果我不專注或者專注於錯誤的事情， 那對於如何讓公司最大的兩三位客戶簽署購買訂單根本沒有好處。從此以後， 我們的會面從未超過5分鐘。 從此刻開始，下決心讓你身邊的人學會專注，避免各種沒有明確目標的會議，無論是親自出席的會議還是遠端會議。這些可以透過技巧來解決，不過要做好準備，一些喜歡浪費時間的人在最初幾次遭拒之後會感覺不快。一旦大家清楚了你的原則是做好事情，而且這個原則不會改變，他們會接受這個原則繼續生活。最艱難的時刻就過去了。不要做愚蠢的事情，否則你也會成為傻子。 你有義務讓身邊的人變得有效率。其他人都不會為你這麼做。下面是一些建議： 1.假設大多數情況都不是緊急情況，你可以要求人們按以下方式交流，先後次序為：電子郵件、電話、會面。如果有人建議會面，可以要求對方先發一封電子郵件，必要時可以再通一次電話。拒絕時可以用其他緊急事務作為藉口。 2. 儘可能使用電子郵件回覆語音信箱。這會讓人們的描述更為簡潔。幫助他們養成這樣的習慣。 和電話的問候語一樣，電子郵件的聯絡也應有一定的方式來防止無謂的來回糾纏。因此，一封“我們能下午4點會面嗎？”的郵件可以換成“我們能在下午4點會面嗎？如果可以••如果不可以，那麼，請您給出三個方便的時間”。 zizidiary.com
96 阻止干擾你查閱電子郵件的次數越少，這種“如果••••那麼”的句型就越重要。因為我每週只查閱一次電子郵件，我發出去的郵件，可不希望7天后得到僅僅是對“如果”的回答或者其他資訊。比如，如果我懷疑一個生產訂單還沒有到貨， 我會給我的貨運經理發這樣一封郵件：“親愛的蘇珊••新的生產訂單到貨了嗎？ 如果到了，請通知我•⋯如果還沒到，請聯絡約翰，電話號碼 88888888，或者電子郵件地址[email protected]（這封郵件也抄送給約翰），並請確認到貨日期。 約翰，如果貨運方面有任何問題，請和蘇珊直接協調，她的聯絡電話是 66666666，她有權代表我做500美元額度的決定。如果有緊急情況，請打我的手機，不過我非常信任您二位的能力。謝謝。”這就避免了大多數隨之而來的問題，避免了兩次分別對話，而且把我拉出瞭解決問題的圈子。 養成習慣，在電子郵件中提出問題的同時給出“如果••那麼”的建議。 3. 只有在問題得到確認後，才召開會議做決策，而不是開會確認問題。如果有人要求與你會面或者“約定某個時間打電話商談”，就請對方給你發一封描述會面目的和議程的電子郵件： 聽上去沒問題。為了做好準備，您能否發一個有關會議議程的電子郵件，也就是我們需要解決的問題和主題？這將非常有用。先謝謝您了。 不要給對方留下商量的餘地。在對方反駁之前“先謝謝您了”能增加收到回覆的機率。 電子郵件有助於明確會議和電話所要達到的理想結果。大多數情況下，會議並沒有必要，因為一旦確定了問題，你就可以透過電子郵件回答那些問題。 讓大家都養成這樣的習慣。5年多里，我沒召開過任何有關商業問題的會議， 也沒打過多少會議電話，而且電話處理過程都不超過30分鐘。 zizidiary.com
第二步： E 一褙減 97 4.說30分鐘。如果你確實不能阻止召開會議或者撥打電話，就請確定會議和電話結束的時間。讓討論簡短，而不是沒完沒了。如果事情很清楚明確， 決策時間就不應超過30分鐘。在非整點的時間提醒他人你還有其他事情要做， 這樣比較令人可信（比如3:20，而不是3:30），然後讓大家專注於問題本身，不要互相閒聊、訴苦或者跑題。如果你不得不參加一個既定的長時間而又沒有結果的會議，請會議組織者允許你第一個發言，當你把 15~25分鐘的講話結束之後，如果有必要，可以假裝接到一個緊急電話，然後趕緊離開，事後再透過別人瞭解會議的其他內容。另一個選擇就是非常坦率地表明，這次會議是多麼的無意義。如果你選擇這種方式，請做好被解僱的準備，另謀出路。 5. 工作小隔間是你的庇護所——不要允許其他人隨意闖人。有人用一個明顯的“請勿打擾”標記，但是我發現，除非你有一間自己的辦公室，否則這種標記根本不會引起別人的注意。我的建議是：即使不聽任何東西，也戴上耳機。 如果還有人無視這種拒絕的姿態，走近來說話，就假裝在聽電話。我會把一根手指豎在嘴上，說：我在聽您說話。”然後對著電話麥克風說：“您能等一下嗎？” 接著，我轉向來者說：“嗨。我能為您做什麼？”我不會讓來者“稍後再來”，而是迫使對方給我一個5秒鐘的簡短敘述，有必要的話稍後再給我發一封電子郵件。 如果你不喜歡用耳機，可以採取接聽手機反問來者的方式，也能達到相同的效果：“嗨，X。我正在做事。能為您做什麼嗎？”如果30秒之內對方仍然不清楚你的用意，就要求對方發一封相關的電子郵件，不要提出給對方先發電子郵件：“我很樂意效勞，但是我必須先把這件事情完成。您能儘快給我發一封郵件提醒我嗎？”如果對方仍然不能會意，就給對方一個自己的時限：“好吧，我兩分鐘後要接一個電話，到底是什麼情況，我能為您做什麼嗎？”這種方式也同樣適用於電話中的交談。 zizidiary.com