儲存時間從小老師就教我們，光陰不會重來，叫我們要好好把握時間。 用另外一個角度來看，我們有可能儲存時間嗎？ 從前從前，山上有兩座佛寺， 分別各住著大和尚和小和尚。每天這兩位和尚都要走好遠的路去河邊挑水。後來，大和尚發現小和尚好幾天沒來挑水，大和尚就跑去問小和尚，小和尚說「我每天閒著沒事就挖井，現在井挖好了，不需要再下山挑水，我可以有更多時間讀經書了。」 小和尚把空閒的時間用來挖井（存時間），井挖好後，就有更多充裕的時間來利用。 假設我們利用每天空閒的時間，來寫一套軟體，這套軟體可以讓我們在未來的每天工作時間節省三小時，這樣一來，是不是就是把時間儲存起來了？這邊，我要跟大家分享幾個儲存時間的概念，一起努力來抓住時間吧！ 20 工作模式化利用平常的瑣碎時間，把固定的文書處理工作模式化。也就是說如果你有一些常用的信件或是合約，可以先做好範本，之後就能省下重新寫信或思考合約內容的時間。 聽說我們每個人每天要花45分鐘的時間，在找桌上或電腦裡的文件、資料。這麼說來，把生活變得單純點，辦公室或家裡的雜物少一點，你會發現找東西的時間變快，生活變得更美好。 日本架構化大師泉正人曾說「腦子不是用來記東西存放的位置，而是記東西存放的規則。」所以閒來沒事，不妨把工作檔案、身邊物品的存放規則訂出來，用完就立即歸位。雖然你先花了時間建立規則，但卻省下後續找東西的時間，不知不覺中就把時間存起來了。 有個關於辦公桌的形容，我覺得蠻貼切的：辦公桌就像廚房裡的砧板，菜在砧板上切完就會丟進鍋裡炒。也就是說，砧板只是個經過的地方，不是久留的地方。所以桌上除了電話、紙筆等必須品，以及目前正在處理的文件外，其他的東西都該移開。這樣一來你就會只專注正在處理的工作上，不會分心到其他事物去。 PART PART PART 將例行性的工作做好範本、減少會產生干擾的雜物，就是儲存時間的好方法。 21
磨刀不誤砍柴工 「磨刀不誤砍柴工」這個故事， 我想應該很多人都曾聽過。大概是說有個樵夫，每天一直砍柴、 一直砍柴，就連其他人在休息時，他也是努力地砍柴。有人跟 2012 他說「休息一下吧！」但他卻不肯休息，只希望能多砍一點柴來養家。剛開始他砍的柴確實是比別人多，過了一陣子便發現，他努力砍柴的數量竟然比別人少。 原來別人都會趁休息的時候磨斧頭。而他因為一直忙著砍柴沒時間磨斧頭，漸漸地斧頭變鈍了，砍柴速度變慢，數量自然也就減少了。 所以說，忙於工作，也要記得幫自己磨磨斧頭啊！如果你打字慢，那就花點時間學打字，可以省下一個字一個字敲鍵盤的時間。學開車，可以省下等車換車時間。多學一種語文、去考證照，有助未來的升遷。記錄工作時曾犯過的錯，累積經驗，不再重蹈覆轍，也是儲存時間的一個好方法。照顧好身體，省下日後常跑醫院的時間，也是很重要的喔。 建議你把這些事列成清單吧，花點時間想想生活中有哪些是可以把它模式化或是建立規則的？小到套印信封或標籤、大到建立公司的固定表格等，都將幫助你把時間存起來！ 22 1+1=1 簡化生活更省時有「日本女大前研一」之稱的勝間和代，她就充分利用1+1=1 這點來簡化生活，例如：運動＋通勤=騎腳踏車上班，結果就是，上班途中也順便運動到了。 善用一些自動化的設備，也能達到1+1=1 的目的；例如：用全自動洗衣機和洗碗機，只要按個鈕啟動，你就可以去做其他事情了。建議你搭捷運時可以順便背單字；洗碗時可以用無線電話跟朋友聊天，這些 1+1=1的方法，都可以為我們省下很多時間。 Ada 我搭高鐵上台北跑通告時，可是很會善用時間喔！由於高鐵台南到台中這一段，手機通訊暢通，我就用來打電話聯絡事情或用3.5G網卡上網處理 Email，台中到台北這一段通訊品質不佳，所以我就在車上用餐化妝，吃完東西、化好妝，也就到台北了。是不是很厲害？ PART PART 2 PART 3 邊看電視邊運動，邊搭公車邊看報紙，這樣也是利用時間的方法呢。 23
創造時間時間像女人的乳溝，努力擠一擠還是可以擠得出來。雖然這句話對女性不禮貌，但是真的會讓人想大聲說「讚」啊！因此，以下再跟大家分享三個擠出時間的小妙招。 瑣碎時間留給瑣碎事，保留完墊區塊時間我記得便利商店有個廣告，男主角因為要拜訪的客戶因事 delay，於是主角就待在便利商店裡喝咖啡、翻翻報紙頭條、看看雜誌，並用無線網路回了幾封 E-mail，還完成業績報告上傳給老闆，甚至還可以列印。 有便利商店真好。 我想全世界大概就屬台灣的便利商店最便利了吧！男主角利用便利商店的各項服務，在空檔時間完成好多事，即使沒有便利商店，我也常常坐在路邊行道樹的花台上，寫手帳、整理皮夾裡的發票單據、還順便記記帳。 瑣碎的時間就留給這些瑣碎的小事，這樣就有完整區塊的時間留給重要的工作了。 24 靈活調整，生出時間了萬一遇到行程安排太緊湊時，又該怎麼擠出時間呢？ 舉個例子，我曾經幫老闆安排兩個會議，一個是上午10～12點在高雄的會議，一個是下午2～4點在台北的會議。即使高雄到台北搭高鐵只要兩個小時，但還要考慮高鐵站到開會地點的時間啊。 於是我跟雙方的會議承辦人員商量，前個會議提早半小時開始，後面一個會議延後半小時開始，然後再事先打個電話跟第一場會議的主席說 「不好意思，我老闆有事，可能會提早離開，請您見諒。」再聯絡第二場會議的主席說「不好意思， 我老闆前一個會議時間卡到，可能會遲到哦。」 這可是我這個擁有多年小助理經驗的 「喬時間」絕招啊。 通常碰到這樣不可抗拒的情形，會議主席都會體諒，所以就這樣擠啊擠，老闆雖然遲到又早退， 但也安全開完兩場會了。 A 工作所需時間>可利用的時間每天好像都有做不完的事，時間實在不夠用。真的不夠用嗎？有時候事情真是如此啊！ 雖然我們都會利用時間記錄，預估每項工作需要的時間”，但是萬一時間真的不夠時怎麼辦？ 試著每天早半小時上班，晚半小時下班如何？提早半小時，同事們還沒進辦公室，晚半小時下班，同事們都離開了，正是可以不被打擾，專心工作的時間。如果有件你需要花三小時去做的事，像這樣每天多一小時來處理它，三天時間就可以完成了。 25
壓力來自未完成的工作有人說「壓力是因為未完成的工作造成的」。這句話一點都沒錯。當你把一件複雜的事，分成幾天完成。沒寫下來的時候，你會擔心接下來的時間不知道夠不夠用，不知道中途會不會有什麼事破壞計畫，擔心這擔心那的結果，壓力就產生了。 如果你有把這件事分成幾部分，每天完成的進度都寫進手帳裡，那麼你就只需要完成今天該有的進度，不需要為之後未完成的部分煩心。這樣壓力就可以消除，在做其他事時，心裡也沒有罣礙。 寫手帳和不寫手帳的最大差別，是因為事情寫下來之後，可以看見事情在掌控之中，而產生信心，即使碰到突發事件，也可以不慌不忙地慢慢解決。 26