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1.筆記達人的推薦》 “不要什麼事都要用寫的，用腦子記住！”我在二十多歲的時候，常常被父親這樣斥責。我將父親視事業家的典範，對他十分景仰，任何事都聽從他的話。但是關於記筆記這個習慣，我至今仍覺得當初沒有聽父親的話是對的。 我的記事本里，不只是寫下我的夢想，還記錄著以人際關係為中心的每日所有行動概要。我記筆記的頻率，已經到了身邊的人幾乎要叫我“筆記狂”的程度。因為我並不是一個頭腦很好的人，所以不論是在工作上、個人生活上，凡是與人談話或是別人告訴我的事情，都要記下來。 因為沒辦法記在腦子裡，所以只好靠筆記本。 如此一來，就不會“一不小心就忘記”跟人家約好的時間或是應該要做的事情；另一方面，若有人對我說“我 102 zizidiary.com
沒講過這種話吧”或是“我怎麼沒聽過這件事情”的時候，就可以確切地回答說：“不，你真的有說過。”有時甚至會有人感謝我：“連這些事情你都幫我記下來了呀。” 此外，我的記事本中還儲存了用紙條記錄下來的、別人告訴我的一些好話。這所有的筆記，以某種形式支援著努力朝目標前進的我。 一個人每天都要跟別人有所溝通，但沒想到忘記談話內容的情況卻出乎意料地多。因此，才會常常為了“有說過、沒說過”而起爭端：或是忘了跟別人的約定而造成對方的困擾：該做的事忘了做而延遲完成；同樣的問題卻問了同一個人好多次；好不容易得到好的建議或是工作上的啟發，卻失去實踐的機會；因為不確定的記憶而產生誤解。沒錯，就是會造成這種種的害處。 在說話的當時，人的聲音大部分會被記住，卻因為受到日常雜事的干擾而從腦海中銷聲匿跡。在咖啡廳等場所，常常會請服務生來加水，對方在回答“好”的同時也把這件事情忘掉了。大概就像這樣，從耳朵聽進去的話， 是很容易遺忘的。正因如此，將聲音化成文字，記在另一個頭腦（也就是記事本里）是有必要的。 我覺得不論是誰，在與人談話的時候都應該記筆記。 103 zizidiary.com
不論頭腦有多好，很難相信有人可以一直正確無誤地記下別人說話的內容，而且不記筆記；也很有可能會被對方懷疑你根本就沒有心要聽他說話，未免太瞧不起人了吧！ 或許有人會將記筆記與工作做直接的聯想。但這也是錯誤的想法。與記事本一樣的，筆記不只是支援你的工作，也支援著你的人生。我時常會將那些與我對話的人或是對我的人生很重要的人，在“思考記事本”裡分別為他們設立單獨的資料專區。 在那裡面我就設立了一個“母親”專區。在這一頁裡面，我會在右上角寫上“母親”的類別索引，再以日期排序、以列條的方式記下說話內容。在與母親通電話的時候，我就會翻開這一頁，參照上一次記下來的對話內容， 關心母親：“上次說感冒了，之後有沒有好一點？”或是邊在確認欄打鉤兒邊問母親：“您生日的時候一起去吃飯慶祝吧。想吃什麼菜？”同時將“預約火鍋店”記下來。為了要達成“家庭”的夢想，連這些小地方都可以發揮。 想要擁有美好人生的人，為了要朝目標前進，不想有該做而沒做或是忘了做的事情，就要好好記筆記。若想要讓自己有所成長，就要將那些令你感動的話記下來，以便隨時溫習。同樣的，想要好好經營人際關係，將應該遵守 104 zizidiary.com
的、與人約好的事情記下來也是很重要的。 若想真誠地與自己的人生交往，並且認為“重要的事情不能忘”，就該自然地動手記筆記。我相信記筆記這個習慣將會變成人格的一部分，並且影響自己的命運。所以變成“筆記狂”也可以說是工作方法中最重要的一個專案。 件事情整理在-悵活頁紙！ 就算是筆記，也不光是飛快地寫過去就算了。由於是為了方便日後複習才記筆記，所以難以讀取的筆記是派不上用場的。另外，沒有依照專案整理就寫進記事本，就很難找出寫下來的目的為何，結果光是找出這個地方就要花很多時間，工作效率也不好。所以我們就從最基本的記筆記的方法開始講起吧！ 首先，在記事本里記筆記的大原則就是“一件事情用 105 zizidiary.com
一張活頁紙”。在記一件事情時，整理成一張活頁紙是很重要的。只要平時多用點心的話，就可以徹底養成確實記下重點的習慣，之後需重讀一次時要搜尋就很方便了。 為了要實行一件事情用一張活頁紙，記事本的大小還是以《聖經》尺寸最為合適。因為比《聖經》小的尺寸， 活頁紙也變成小紙張，就無法實現一件事情只用一張活頁紙的原則。相反地，若用B5左右大小的記事本，一張活頁紙只記一件事情，就會剩下一大片空白，也很浪費。 此外，我會將PowerPoint等軟體做成的資料縮小影印，貼在記事本里面，要收納這縮小影印的資料，最實用的尺寸也還是《聖經》本的大小最好。 接下來，在翻開記事本的時候，為了便於立即搜尋到需要的筆記，也有必要下點工夫。我會在活頁紙的右上方以直列的方式寫上分類索引的文字。因為只要自己看得懂就可以，所以如果是“行銷會議”的索引我就會寫“行會”、與幹部開的會議就會寫“幹會”等，將用語簡略成標題就夠用了。 有些人不管什麼事情，只是從第一頁開始將事情隨機記下來，所以常會有一邊說著：“我記得明明記在某一頁啊！”一邊拼命翻找的情形出現。也有不少人會說：“為 106 zizidiary.com
了明顯，我還特別把索引的地方圈了起來，但前前後後翻了三次，好不容易才找到。” 既然你已經將記憶交出一部分讓記事本來分擔，那麼瞬間找到資訊的工夫是非常重要的。希望提供大家作參考。 3. 收集資訊的三種利器：“夢您“紅筆“比較” 有很多人問我：“你都在什麼時候，又是如何收集你想要的資訊呢？”因為我時常忙得不可開交，但是大家看到我的記事本里收納了那麼多資訊，都對於我何時整理這些資訊而感到不可思議。或是在說到某件事情的時候， 會對我抱有“真是知道得不少呀，在哪裡得到這些資訊的呀？”的疑問，或是看到我可以迅速地從記事本中找出必要的資料而感到十分驚訝。但是我什麼特別的事情也沒做。我的資訊來源跟大部分的人一樣，都是從報紙、雜 107 zizidiary.com
志、書籍或是網路上得來的，並沒有專門請一位資訊員來幫我收集資料。 當然，認識很多人對於增廣見聞有很大的幫助，但並不代表聽到小道訊息的機會就真的增加很多。 若硬要說的話，我想是為了收集資訊，有三種必要的利器，並且將它們隨時帶在身邊。這三種利器就是“夢想”“紅筆”以及“比較”。只要有這三種利器，無數的資訊就可以從寶庫中不斷地被挖出來。 第一個利器是“夢想”。常有人說“資訊不在於多”，那麼結論就是要追求資訊的“質”了。但我卻不這麼認力。 對於將來想要成為一流壽司師傅的人來說，就算收集到世界評價極高的匯市投資報告，也說不上是什麼有用的資訊吧。為了要收集到對自己有用的資訊，最重要的應該是從“夢想”或“目標”反推回去所得到的“目的”吧！若沒有目的，不論是多麼珍貴的資訊，對於收集的人而言都是沒用的垃圾。 以我為例，因為我時常將夢想或目標謹記在心，所以對於我要找的資訊有很大的幫助。例如，當我在看報紙的時候，就會隨意地動用紅筆。雖然偶爾也會想不起來究竟為何剪下這則新聞，但是不久之後還是可以理解，那對於 108 zizidiary.com
某個夢想是必要的資訊。 一則新聞，就是將潛在的願望突顯出來。只要你有夢想、目標或是題目，就不會漏掉必要的新聞。像有些人就會覺得“當我在調查某件事情的時候，剛好報紙就會不斷地刊載相關的新聞”，其實並不是“報紙剛好刊登了你要調查的題目”，而是因為讀報的人有想要收集資訊的意識，所以會接收到這樣的文章。相反地，也有人會說：“沒什麼引人注意的新聞呀！”說這種話的人，就是沒有夢想、目標或是學習主題，對於任何事都吊兒郎當的，請好好反省是不是這樣。 第二個利器是“紅筆”。 就算是一支普通的紅筆也沒關係。我在看書或讀報的時候，手上一定會有支紅筆。碰到令我注意的地方或是重點的時候就畫上紅線。如此一來可以提高集中力，也可以加速理解重點。 當然，畫上紅線的地方隨後也會剪下來。若是把我過去收集的資訊檔案摞起來，光是放在公司保管的檔案就有三十多米高。 第三個利器就是“比較”。 從前有句話說：“比較是智慧的開始。”將資訊做整 109 zizidiary.com
理、比較之後，自然而然會產生智慧。當然，這個時候若是心中沒有“夢想”或是“目標”的話，就不知道要為了什麼做比較了。有用的資訊是需要花時間，靠著“夢想”“紅筆”，加上“比較”而得來的。 4 報紙獎先“石“再該” 我的資訊都來源於報紙、雜誌、書籍以及網路等，對不同的資源又分別有不同的“看”和“閱讀”的技巧。首先談到報紙。 我個人認為“報紙裡刊載著所有的資訊”。這是父親教給我的話，而我也真的有這樣的感覺。報紙滿滿刊登著由成千上萬個新聞記者在世界各地奔走、“靠腳走出來的資訊”。以人海戰術取得的資訊量，與電視或雜誌比起來，是有過之而無不及的。即使在這個可說是電波全盛的時代裡，還是以報紙的第一手新聞為多，而且也沒有多餘 110 zizidiary.com
的猜測或是情緒性的記述，在清楚而正確得知事實這點上是最為合適的。 我所購買，閱讀的報紙有從二十歲左右即每天必定確認一回的《日本經濟新聞》《日經產業新聞》《日經流通新聞》，以及自從公司上市以來開始閱讀的《日經金融新聞》等四大報。這些其實也是我“工作（資料）確認”的基本名單。和大家不太一樣的是，我沒有訂閱一般大眾看的報紙，如《朝日新聞》和《讀賣新聞》。 我是在早上六點起床後，馬上在地板上攤開這四大報來讀。連讀報都有獨特的姿勢，首先是雙膝跪地，以稍微蜷曲的姿勢，一手拿著紅筆追著每個印刷字。這是我十分自豪的讀報方式，因為這有助於我保持某種距離來 “看”報紙。將報紙攤開的頁面裡所刊載的所有新聞盡收眼底，對我而言，不太可能漏掉重要的新聞。 接下來再快速瀏覽一遍，把引起注意的新聞用紅筆圈起來，再以剛才同樣的姿勢仔細閱讀該則新聞。若讀完以後覺得特別重要，則在空白處寫下日期，並逐頁剪下每則重要的新聞。將剪報折成與記事本相同的大小，貼進活頁紙中，在短暫的空閒時間裡就可以再好好地反覆閱讀。 這時也要手握紅筆，將重要的地方圈起來或是畫線。 111 zizidiary.com
就算是廣告頁也要以同樣的方法過目一遍。特別是在新書廣告中發現想讀的書時，同樣以紅筆圈起該則廣告，旁邊寫上“要買”的字眼，再將它剪下來。我會將這些裁剪下來的新聞剪報交給秘書處理。換句話說，只有必要的新聞才剪得工整些，而寫著“要買”的書則是請人上亞馬遜網路書店購買。 5利用雜誌、書籍的空白處關於雜誌，目前我定期購買與金融或是網路相關的雜誌約三十種。雜誌與報紙不一樣，沒辦法在地上攤開來看，所以首先是看目錄，只從裡面挑選出引起我注意的文章來讀。當然我也是手握著紅筆，若有重要的文章則以與報紙一樣的方式剪貼到記事本中。 至於書籍，則是購買為了實現那些未來年表中的夢想或目標，所必須理解的相關題目。因工作忙碌，所以 112 zizidiary.com
是在亞馬遜網路書店訂購。主要是在閱讀報紙、雜誌的廣告或是書評時，若覺得“這個題目我想要多學習、這是我感興趣的領域、好像集結了很多我想要的訊息”， 就會去訂購；有時則是上網去搜尋有沒有相關議題的書可買。 以最近的例子來說，與速讀法相關的書籍就是我特地上網搜尋之後而購買的。因為我想要看很多書，而這類書籍可以“提升閱讀的效率”，是我想要的目的。二十歲的時候，設定的“想要學會速讀法”的目標至今仍未達到，所以我還是持續在研究相關議題。不過，我不是只利用亞馬遜網路書店買書而已。自己步行“走到書店”去，也是很重要的。這是因為那些沒有刊登廣告的書籍之中，仍有無數我覺得想要的好書，所以我會盡量抽出時間，兩個星期去一次書店，因此我定期購買的雜誌都不是直接寄到家中，而是採用“到書店領取” 的方式。 到了書店之後，我會穿梭在書架與書架之間，若有中意的書就會毫不猶豫地拿去付賬。不用說，我想大家也猜得到，我看書時也是一手拿著紅筆或是自動鉛筆。遇到重要的地方就用紅筆畫線，若因為一段文章得到啟發或是 113 zizidiary.com
產生疑問時，就會以自動鉛筆記筆記，所以我在封面或是空白處都寫滿了筆記。 若是看到像是格言一般的短文，會視其必要性，寫在便利貼上，再貼進記事本里；或是用幾行文字寫進以 “不要輸給競爭對手”“要敞開心胸”等為分類專案的一頁當中。 拜此所賜，我家書房裡的藏書，每一本都畫滿了線， 而且在封面或是空白之處也都寫滿筆記。這種感覺其實很像學生在教科書上畫線，在空白處寫下老師的話，那種讀書方式。 不單單是讀過文字，因為有了“寫”的動作，可以“讓曾令你感動的內容，隨時可以回想起來”。只要能讓重要的資訊在腦中留下強烈的印象，便容易留在你的記憶裡。 我甚至可以從公司打電話回家，拜託家裡的人“幫我到某某類的書架上，找一本叫做XX的書，把畫紅線的地方念給我聽”，都不成問題。 114 zizidiary.com
6.網路足最有效的資訊收集工具網路也是很重要的一種資訊收集工具。網路是資訊的大寶庫，瞬間就可以找到各種資料。突然浮現的疑問可以立即從網路上得到解答：或是想要分析、考察一些題目時，網路也能提供一些值得參考的資訊。對於提升工作效率，我想再也沒有比網路更便利的工具了吧。 此外，我也訂購了數十份電子報。同時，我還利用只要在網路上設定關鍵字，就能自動寄送相關資訊的服務； 或是時常從網站上搜集必要的資訊：還有，在群組中找到 “可以提供某特定領域的資訊或是知識的人”，從他們身上得到寶貴意見，也是非常重要的。 群組是隻要將信件送到一個網址，就可以送件至所有群組成員的信箱。不論是朋友、同事、家人、客戶等，通過網路的群組服務都可以免費共享資訊。想要知道某件 115 zizidiary.com
事情或是有事相求時，可以發封信說：“關於這件事，知道的人可以教教我嗎？”“相關的人，請看過來！”馬上就會有你想要的訊息傳來。不僅省去一一打電話、寫信的麻煩，連發一般電子郵件時一次要傳送給幾十位收信人或抄送副本給相關人士，也不用一一輸入大家的信箱，可以大幅降低收集資訊所需的時間。 在網路普及的現在，可以超越空間、時間的限制，一次即與很多人接觸，而這完全不用花錢的群組服務也因此受到矚目。 不好意思要稍微岔開話題，其實我在數年前就相信 “電子郵件將是未來網路的最大的推廣媒體”，而決心要在這個領域中得到壓倒性的第一。所以剛開始我就與日本最大的電子報網站“MagMag”的經營者大川弘一總裁商量，設立了一個專門經營“MagMag”廣告業務的公司 “Magclick”，並由我擔任該公司社長。 接下來我注意到的便是群組服務。其中有一種稱為 “FreeML”的服務讓我覺得很有趣，於是我去拜託人稱天才技術師的創業家河野吉宏先生，以及催生“FreeML”的網路世代（Netage）社長西川潔，說服他們讓GMO出資，將 “FreeML.”培養成GMO集團的電子郵件媒體。驚人的是， 116 zizidiary.com
“FreeML.”比事先預想的更快速地獲得使用者的支援，很快地就成為日本甚至是亞洲最大的免費群組服務。因為有這些事情的經過，所以不是我要在此宣傳，我個人所用的群組服務當然就是“FreeML.”。 話題回到資訊收集。以前若想調查一件事情，不是要到圖書館或是書店去找資料，就是要從好幾個月到幾年前的舊報紙中尋找與目的相符的報道，這些都需要花費很多時間。而今拜網路所賜，這已經變成只需要幾分鐘的小事了。因為可以將搜尋資訊所省下來的時間拿來處理其他更重要的事情，所以利用網路解決問題就成為工作中很重要的一個技巧。特別是與我本身相關，對於正從事 “想將網路的魅力傳送給每個人”這個工作的我，更是如此。我從公司草創時期就十分仰賴網路這個資訊收集工具，“不斷提供更具便利性的服務，不停擴大網路世界與使用層”是我的使命，也是我的命運。 只是網路也有些難以解決的問題。例如，想在網路上仔細閱讀的內容雖然豐富，卻不可能在上面畫線、作筆記。畫面的文字光用眼睛來讀取，無法像紙本媒體那樣， 讓資訊有效地進入腦中。如此一來，只好將資料列印出來。我認為與“思考”工作相關的資訊，能夠“列印成紙 117 zizidiary.com
本”是最好的。 以上是我收集資訊技巧的概要。重要的是，如何將紅筆等工具的邏輯性及利用網路的數字化方法巧妙地組合運用。拿著紅筆畫線對於加強對資訊的集中力及加速理解重點等十分有用。同時，在想法一閃現的時候立即寫下筆記，“好的想法”就不會從腦中消失了。 我已經實行這樣的作業超過二十年了，若把我的資料夾摞起來的話，應該有三十米高了。用紅筆所收集的信息至今仍是我的人生導師，也是讓我美夢成真的神燈。此外，網路也對我提升資訊收集的速度有很大的貢獻。所以我向每個現代上班族建議，收集資訊就要同時善加利用這兩種邏輯式及數字化的方式。 7.整理資訊的三種利器：記事本”電腦“A4檔案火接下來，與“收集資訊”有三種利器一樣，“整理資訊” 118 zizidiary.com
也有三種利器。那就是“記事本”“電腦”及“A4 檔案夾”。 關於記事本的部分在本書中已有很多論述，而電腦的便利性之前我也說了不少，在此就主要說明A4 檔案夾的功用吧！雖然我認為整理資訊有很多技巧，但是我最重視的就是“整理資訊從統一尺寸開始”這個重要的原則。 尺寸不一的資訊，光是整理就很困難。所以我將資訊媒體所用的紙張尺寸限定為《聖經》尺寸及 A4 兩種，並分別收納整理在記事本及 A4 檔案夾中。 關於《聖經》尺寸，之前已多次提及其便利性，所以我就不在此重述一次了。那麼為何要統一用A4尺寸呢？理由其實很單純，因為目前世界上所流通的文書，其標準尺寸都是A4。只要嚴格遵守“繁理資訊從統一尺寸開始”的原則，就算連記事本也用 A4尺寸的話也無所謂。只是若再考量到隨身攜帶的便利性，只有記事本還是使用《聖經》尺寸。 因此我將A4尺寸的資料收在A4檔案夾裡管理，記事本里若需要放進A4 尺寸的資料時，就用縮小影印的方式，或是用設計公司折設計圖的方法，把A4紙折成記事本尺寸收納進來。 如此一來，我的資料就只有A4或是記事本大小這兩 119 zizidiary.com
種尺寸。在資訊整理、管理上面，格式統一是非常重要的。當然A4 資料夾的資料也需要整理。日後尋找需要的資料時，若不能馬上查到的話，就會浪費許多時間。因此就算是把資料收進A4 資料夾時，也要分門別類地附上索引、索引對照表。換句話說，不論是按時間或是案件排列，都一定要整理成容易查閱的狀態。最好的狀態是就算是十年前的資料也能立即追蹤得到。 不論是在辦公桌上，還是頭腦裡面，資訊都要整理得有條有理才是。 120 Zizidiary.com
Chapter 6