41 單位：百萬 1.2 0.4 0.9 1.7 A B C D E 圖7-61 各產品年銷量 ISTEP.O1 更改產品E的資料，讓E的柱子顯示為適當的高度。這裡我們將41改成5，剛好合適。 小白：你這樣更改資料，不是違規了嗎？而且資料標籤也變為“5"了。 Mr.林：別急啊！接著按下面的步驟操作。 STEP 02 單擊兩下E的資料標籤，更改為“41”。這裡說的“單擊兩下”不同於“雙擊”，中間要有一點時間間隔。 STEP 03 做個截斷標記表示中間省略的一截資料。這個截斷標記任由你設計，不過要注意美觀、專業。這裡我仿照麥肯錫的圖表繪製了一個類似平行四邊形“二”的圖形，並填充為白色，覆蓋在E資料條的上方，代表中間省略了一段資料，如圖7-62所示。 41 單位：百萬 1.7 1.2 A B C D 圖7-62 截斷後的各產品銷量圖小白：哈哈，這麼簡單就解決了超大值問題，下次我也試試！ E 219
>> 誰說鳥不會資料分析（入門篇） 7.4 本章小結 Mr.林：到現在為止，基本上所有的圖表技巧我都傾囊相授了。現在我們來簡要回顧複習下今天學過的知識。 小白：好的。 Mr.林：今天主要講了製作專業圖表的三部分內容。 * 圖表的基本組成要素，製作圖表時的注意事項，並且舉出了一些在報紙、雜誌、網站上故意誇大事實或者隱瞞事實的圖表，讓你看到圖表背後的真相，並引以為鑑不犯同樣的錯誤。 * 圖表最大化資料墨水比原則、圖表配色等圖表美化技巧。 * 專業圖表的製作技巧，如儲存圖表模板、快速製圖、用JWalk Chart Too1s新增資料標籤等技巧。 小白：嗯，都是非常實用的技巧，以前都不知道圖表還有這麼多講究呢。 Mr.林：呵呵。當然我們還講到要有專業主義的精神，要常懷一顆“童心”，多問幾個“為什麼？”小白，現在你覺得自己專業嗎？ 看小白遲疑沒有回答，Mr.林繼續說道：其實，我並不是要你馬上回答。專業是一種長期的修為，不是一時一刻就能達到的。所以，永遠不要滿足於現狀。“路漫漫其修遠兮”，要不斷努力，懷揣永不厭倦的好奇心和進取心，才能走向卓越。 220
第8章專業的報告——一體現你的職場價值 Mr.林， 這是分析報告。 部倪東海提初識資料分析報告資料分析報告的結構撰寫報告時的注意事項報告範例不小白，幹得不錯！ BOSS
>> 誰說菜鳥不會資料分析（入門篇） 在得到Mr.林關於資料分析方法及圖表製作的真傳後，經過兩天的資料分析與圖表製作，小白終於將資料結果整理出來，並用PowerPoint整理成一份所謂的員工滿意度調查報告，不過她這次留了個心眼，先請Mr.林幫忙指導，待檢查過關後，再遞交給牛董，免得又被牛董K。 小白帶著她完成的報告來到Mr.林辦公桌前：Mr.林，真不好意思又打擾您。 Mr.林：說吧，又遇到什麼難分析的資料了？ 小白連忙解釋道：不是不是，經過您的提點，資料已經分析完了，並且我也寫了報告，想先請您指導指導。 Mr.林：不錯嘛。來，讓我看看你的報告。 Mr.林接過小白手中的報告，翻了翻，眉頭逐漸鎖緊。小白也觀察到Mr.林的表情變化，不免擔心起來。 看完報告Mr.林終於開口說話了：小白，我建議你先別交給牛董，恐怕你還要加一加班改報告。 小白：好的，聽您的，請問我要怎麼改呢？ Mr.林：別急，我先跟你說說如何寫報告，講完後你自然就知道要怎麼改了。不過這個可不是我說一說你就能完全學會的。要做到真正的應用自如，還需要一段時間的體會和積累。 小白笑嘻嘻地說道：好好，那我們就快點開始吧。 8.1 初識資料分析報告 Mr.林：小白，首先我們來了解一下什麼是資料分析報告。 8.1.1 資料分析報告是什麼資料分析報告是根據資料分析原理和方法，運用資料來反映、研究和分析某項事物的現狀、 問題、原因、本質和規律，並得出結論，提出解決辦法的一種分析應用文體。 這種文體是決策者認識事物、瞭解事物、掌握資訊、蒐集相關資訊的主要工具之一，資料分析報告透過對事物資料全方位的科學分析來評估其環境及發展情況，為決策者提供科學、嚴謹的依據，降低風險。 8.1.2 資料分析報告的寫作原則 Mr.林：接下來，我們來看看撰寫資料分析報告需要注意哪些原則，如圖8-1所示。 222
第8章專業的報告—體現你的職場價值規範性創新性資料分析報告原則重要性謹慎性圖8-1 撰寫資料分析報告應注意的原則 ◎ 規範性資料分析報告中所使用的名詞術語一定要規範，標準統一，前後一致，要與業內公認的術語一致。 ◎ 重要性資料分析報告一定要體現資料分析的重點，在各項資料分析中，應該重點選取關鍵指標，科學專業地進行分析。此外，針對同一類問題，其分析結果也應當按照問題重要性的高低來分級闡述。 ◎謹慎性資料分析報告的編制過程一定要謹慎，基礎資料必須真實、完整，分析過程必須科學、合理、全面，分析結果要可靠，內容要實事求是。 ◎創新性當今科學技術的發展可謂日新月異，許多科學家也都提出各種新的研究模型或者分析方法。 資料分析報告需要適時地引入這些內容，一方面可以用實際結果來驗證或改進它們，另一方面也可以讓更多的人瞭解到全新的科研成果，使其發揚光大。 總之，一份完整的資料分析報告，應當圍繞目標確定範圍，遵循一定的前提和原則，系統地反映存在的問題及原因，從而進一步找出解決問題的方法。 223
>> 誰說菜鳥不會資料分析（入門篇） 8.1.3 資料分析報告的作用 MI.林：小白，接下來為你介紹資料分析報告的作用，不要寫了半天資料分析報告，到頭來都不知道自己為什麼要寫這個報告。 小白：是啊，之前我在寫這份報告時也一直在思考，到底為什麼要去寫它？ MT.林：作為資料分析的結果，無論其資料蒐集過程有多麼的科學，資料分析方法多麼的高深，資料處理多麼的先進，如果不能將它們有效地組織展示出來，並與決策者進行溝通與交流， 就無法向決策者提供一個滿意的解決方案。 因此，分析報告實質上是一種溝通與交流的形式，主要目的在於將分析結果、可行性建議以及其他有價值的資訊傳遞給管理人員。它需要對資料進行適當的包裝，讓閱讀者能對結果做出正確的理解與判斷，並可以根據其做出有針對性、操作性、戰略性的決策。 資料分析報告主要有三個方面的作用，即展示分析結果、驗證分析質量，以及為決策者提供參考依據，如圖8-2所示。 展示分析結果資料分析報告三大作用驗證分析質量提供決策參考圖8-2 資料分析報告的三大作用 224 ◎ 展示分析結果報告以某一種特定的形式將資料分析結果清晰地展示給決策者，使得他們能夠迅速理解、分析、研究問題的基本情況、結論與建議等內容。 ◎ 驗證分析質量從某種角度上來講，分析報告也是對整個資料分析專案的一個總結。透過報告中對資料分析方法的描述、對資料結果的處理與分析等幾個方面來檢驗資料分析的質量，並且讓決策者能夠感第8章專業的報告——體現你的職場價值受到整個資料分析過程是科學並且嚴謹的。 ◎ 提供決策參考大部分的資料分析報告都是具有時效性的，因此所得到的結論與建議可以作為決策者在決策方面的一個重要參考依據。雖然，大部分決策者（尤其是高層管理人員）沒有時間去通篇閱讀分析報告，但是在其決策過程中，報告的結論與建議或其他相關章節將會被重點閱讀，並根據結果輔助其最終決策。所以，分析報告是決策者二手資料的重要來源之一。 8.1.4 資料分析報告的種類 MI.林：由於資料分析報告的物件、內容、時間、方法等情況的不同，因而存在著不同形式的報告型別。我們常用的幾種資料分析報告有專題分析報告、綜合分析報告、日常資料通報等， 如圖8-3所示。 專題分析報告 2010年使用者流失專題分析報告教律分行制臥、 綜合分析報告 2010年運營分析報告日常資料通報 12月運營資料通報指標完成值完成率客戶數 XXX XX% 運營收入 XXX XX% 利潤 XXX XX% 圖8-3 資料分析報告種類 225
226 >> 誰說菜鳥不會資料分析（入門篇） ◎ 專題分析報告專題分析報告是對社會經濟現象的某一方面或某一個問題進行專門研究的一種資料分析報告，它的主要作用是為決策者制定某項政策、解決某個問題提供決策參考和依據。 專題分析報告具有以下兩個特點。 1.單一性專題分析報告不要求反映事物的全貌，主要針對某一方面或某一問題進行分析，如使用者流失分析、提升使用者消費分析、提升企業利潤率分析等。 2. 深入性由於專題分析報告內容單一，重點突出，因此便於集中精力抓住主要問題進行深入分析。它不僅要對問題進行具體描述，還要對引起問題的原因進行分析，並且提出切實可行的解決辦法。 這就要求對公司業務的認識要有一定的深度，由感性上升至理性，切忌蜻蜓點水，泛泛而談。 ◎ 綜合分析報告綜合分析報告是全面評價一個地區、單位、部門業務或其他方面發展情況的一種資料分析報告。例如世界人口發展報告、全國經濟發展報告、某某企業運營分析報告等等。 綜合分析報告具有以下兩個特點。 1.全面性綜合分析報告反映的物件，無論一個地區、一個部門還是一個單位，都必須以這個地區、 這個部門、這個單位為分析總體，站在全域性的高度，反映總體特徵，做出總體評價，得出總體認識。在分析總體現象時，必須全面、綜合地反映物件各個方面的情況。例如在分析方法論時提到的4P分析法，就是從產品、價格、渠道、促銷四個角度進行企業運營分析的。 2.聯絡性綜合分析報告要把互相關聯的一些現象、問題綜合起來進行全面系統的分析。這種綜合分析不是對全面資料的簡單羅列，而是在系統地分析指標體系的基礎上，考察現象之間的內部聯絡和外部聯絡。這種聯絡的重點是比例關係和平衡關係，分析研究它們的發展是否協調，是否適應。 因此，從宏觀角度反映指標之間關係的資料分析報告一般屬於綜合分析報告。 ◎日常資料通報日常資料通報是以定期資料分析報表為依據，反映計劃執行情況，並分析其影響和形成原因的一種資料分析報告。這種資料分析報告一般是按日、周、月、季、年等時間階段定期進行，所以也叫定期分析報告。
第8章專業的報告—體現你的職場價值日常資料通報可以是專題性的，也可以是綜合性的。這種分析報告的應用十分廣泛，各個企業、部門都在使用。 日常資料通報具有以下三個特點。 1.進度性由於日常資料通報主要反映計劃的執行情況，因此必須把計劃執行的進度與時間的進展結合起來分析，觀察比較兩者是否一致，從而判斷計劃完成的好壞。為此，需要進行一些必要的計算，透過一些絕對數和相對數指標來突出進度。 2.規範性日常資料通報基本上成了資料分析部門的例行報告，定時向決策者提供。所以這種分析報告就形成了比較規範的結構形式。一般包括以下幾個基本部分： * 反映計劃執行的基本情況。 * 分析完成或未完成的原因。 * 總結計劃執行中的成績和經驗，找出存在的問題。 * 提出措施和建議。 這種分析報告的標題也比較規範，一般變化不大，有時為了保持連續性，標題只變動一下時間，如《XX月XX日業務發展通報》。 3.時效性由日常資料通報的性質和任務決定，它是時效性最強的一種分析報告。只有及時提供業務發展過程中的各種資訊，才能幫助決策者掌握企業經營的主動權，否則將會喪失良機，貽誤工作。 對於大多數公司而言，這些報告主要透過微軟Office中的Word、Exce1和PowerPoint系列軟體來表現。這三種軟體各有優劣勢，具體內容如圖8-4所示。 專案 WA1 Word 優勢 • 易子排版 •可列印裝訂成用 Excel •可含有動態圖表 •結果可實時更新 •互動性更強 PowerPoint • 可加入豐富的元素 • 適合潢示彙報 •增強展示效果劣勢適用範圍 •缺乏互動性 •不適合漢示彙報 •不適合大篇文字 • 不適合演示彙報 •綜合分析報告 •專題分析報告 • 日常資料通報 •綜合分析報告 •專題分析報告 •日常資料通報圖8-4 Office各軟體製作報告的優劣勢對比 227
>> 誰說菜鳥不會資料分析（入門篇） 8.2 資料分析報告的結構小白：Mr.林，現在我已經明白了資料分析報告的三大作用和四項基本原則，以後我在寫報告時，就會更有目的地來組織行文。剛才看到你在閱讀我的報告時，似乎不太滿意。是不是我寫得不好呢？ Mr.林：從內容上來說，並不是不好，但是整體來看，你的報告缺少結構，導致內容太散， 不利於閱讀。 小白：也就是說在撰寫資料分析報告時，需要遵從某種特定的結構？ Mr.林：資料分析報告確實有特定的結構，但是這種結構並非一成不變，不同的資料分析師、不同的老闆、不同的客戶、不同性質的資料分析，其最後的報告可能會有不同的結構。最經典的報告結構還是“總一分一總”結構，它主要包括：開篇、正文和結尾三大部分，如圖8-5 所示。 228 分述1 分述？ 總述總結分述3 分述N 圖8-5 “總一分一總” 報告結構在資料分析報告結構中，“總一分一總”結構的開篇部分包括標題頁、目錄和前言（主要包括分析背景、目的與思路）；正文部分主要包括具體分析過程與結果；結尾部分包括結論、建議及附錄。下面將對這幾部分進行具體介紹。 8.2.1 標題頁 Mr.林：顧名思義，標題頁需要寫明報告的題目，題目要精簡幹練，根據版面的要求在一兩行內完成。標題是一種語言藝術，好的標題不僅可以表現資料分析的主題，而且能夠激發讀者的閱讀興趣，因此需要重視標題的製作，以增強其藝術性的表現力。圖8-6列出了常用的標題型別。
第8章專業的報告——體現你的職場價值 ◎ 標題常用的型別 1. 解釋基本觀點這類標題往往用觀點句來表示，點明資料分析報告的基本觀點，如《不可忽視高價值客戶的保有》《語音業務是公司發展的重要支柱》等。 解釋基本觀點提出向題標題常用型別棫括主肉容交代分析謀題圖8-6 標題的常用型別 2.概括主要內容這類標題重在敘述資料反映的基本事實，概括分析報告的主要內容，讓讀者能抓住全文的中心，如《我公司銷售額比去年增長30%》《2010年公司業務運營情況良好》等。 3. 交代分析主題這類標題反映分析的物件、範圍、時間、內容等情況，並不點明分析師的看法和主張，如 《發展公司業務的途徑》《2010年運營分析》《2010年部門業務對比分析》等。 4. 提出問題這類標題以設問的方式提出報告所要分析的問題，引起讀者的注意和思考，如《客戶流失到哪裡去了》《公司收入下降的關鍵何在》《1500萬元的利潤是怎樣獲得的》。 ◎ 標題的製作要求 1. 直接資料分析報告是一種應用性較強的文體，它直接用來為決策者的決策和管理服務，所以標題必須用毫不含糊的語言，直截了當、開門見山地表達基本觀點，讓讀者一看標題就能明白資料分析報告的基本精神，加快對報告內容的理解。 229
>> 誰說蘋鳥不會資料分析（入門篇） 2. 確切標題的撰寫要做到文題相符，寬窄適度，恰如其分地表現分析報告的內容和物件的特點。 3.簡潔標題要直接反映出資料分析報告的主要內容和基本精神，就必須具有高度的概括性，用較少的文字集中、準確、簡潔地進行表述。 ◎ 標題的藝術性資料分析報告的標題大多容易雷同，如《關於XXX的調查分析》《對XXX的分析》等，這類模式化的標題使用太泛，千篇一律，必然會影響讀者的閱讀興趣。因此，標題的撰寫，除了要符合直接、確切、簡潔三點基本要求，還應力求新鮮活潑、獨具特色，增強藝術性。 要使標題具有藝術性，就要抓住物件的特徵展開聯想，適當運用修辭手法給予突出和強調， 如《我的市場我做主》《我和客戶有個約會》等。 有時，報告的作者也要在題目下方出現，或者在報告中要給出所在部門的名稱。為了將來方便參考，完成報告的日期也應當註明，這樣能夠體現出報告的時效性，如圖8-7所示。 2010年運營分析報告資料分析部 2011年1月10日圖8-7 標題頁示例 230 8.2.2 目錄 Mr.林：目錄可以幫助讀者快捷方便地找到所需的內容，因此，要在目錄中列出報告主要章節的名稱。如果是在Word中撰寫報告，在章節名稱後面還要加上對應的頁碼，對於比較重要的二級目錄，也可以將其列出來，如圖8-8所示。所以，從另外一個角度說，目錄也就相當於資料分析大綱，它可以體現出報告的分析思路。但是目錄也不要太過詳細，因為這樣閱讀起來讓人覺得第8章專業的報告—體現你的職場價值冗長並且耗時。 此外，通常公司或企業的高層管理人員沒有時間閱讀完整的報告，他們僅對其中一些以圖表展示的分析結論會有興趣，因此，當書面報告中有大量圖表時，可以考慮將各章圖表單獨製作成目錄，以便日後更有效地使用。 目錄一、分析背景與目的二、分析思路三、分析正文 1、產品分析 2、 渠道分析 3、價格分析 4、促銷分析四、總結與建議圖8-8目錄示例 8.2.3 前言 Mr.林：前言是分析報告的一個重要組成部分，主要包括分析背景、目的及思路三方面，即： *為何要開展此次分析？有何意義？ *透過此次分析要解決什麼問題？達到何種目的？ *如何開展此次分析？主要透過哪幾方面開展？ 所以，前言的寫作一定要經過深思熟慮，前言內容是否正確，對最終報告是否能解決業務問題、能否給決策者決策提供有效依據起決定性作用。 ◎ 分析背景對資料分析背景進行說明主要是為了讓報告閱讀者對整個分析研究的背景有所瞭解，主要闡述此項分析的主要原因、分析的意義，以及其他相關資訊，如行業發展現狀等內容，如圖8-9所示。 ◎ 分析目的資料分析報告中陳述分析目的主要是為了讓報告的閱讀者瞭解開展此次分析能帶來何種效果，可以解決什麼問題。有時將研究背景和目的意義合二為一，如圖8-9所示。 231
>> 誰說菜鳥不會資料分析（入門篇） 圖8-9中所述的分析目的就很清楚：透過分析企業市場環境的變化，及時回答市場拓展工作中需要研究解決的各種問題，把握市場機會，藉以指導並推動市場拓展工作。所以分析報告需要有一個明確的分析目的，目的越明確，針對性就越強，越能及時解決問題，就越有指導意義；反之，資料分析報告就沒有生命力。 分析背景與目的 •經過近幾年的發展，公司的客戶規模達到XX萬戶，業務收入達XX萬元，在諸多方面都取得了令人矚目的增長，也使業務發展至一個新的階段。 •在公司業務高增長、大發展的同時，接踵而至的是行業競爭不斷加劇、銷售單價的不斷下降、產品結構也日趨不合理等問題。 •期望透過對公司的業務進行診斷分析，以及剖析已發現的問題，為明年的運營工作提供參考與指導，為取得新的成績打下堅實的基礎。 圖8-9一分析背景與目的示例 ◎ 分析思路分析思路用來指導資料分析師如何進行一個完整的資料分析，即確定需要分析的內容或指標。這是分析方法論中的重點，也是很多人常常感到困擾的問題。只有在營銷、管理理論的指導下，才能確保資料分析維度的完整性，分析結果的有效性及正確性，如圖8-10所示。 分析思路公司業務分析 232 產品價格渠道促銷公司提供什麼產品或服務？哪個產品銷量最好？ 與使用者字求是否一數？ •購買產品的使用者都是些什麼人？ 公司銷售收入怎樣？幫長減少？ •使用者接受的合理價格是多少？ 使用者購買支付方式是怎樣的？ 公司在各地區有多少銷售果道？ 是否未愛蓋到或覆蓋蜜軟低？ •使用者通盆何種果道購買？ •使用者在各個地區的構成怎樣？ 公司業道政策是否有吸引？ 投入多少促銷資源？效果如何？ •提放多少宣任廣告？效果如何？ 圖8-10 報告分析思路示例第8章專業的報告—體現你的職場價值在報告的分析思路中，有時會使用到高階的資料分析方法，如迴歸、聚類等，此時就需要在分析思路中對使用到的高階分析方法略加說明，不需要涉及太過專業的描述，只需把分析原理進行言簡意賅的闡述，讓報告閱讀者對此有所瞭解。 8.2.4 正文 Mr.林：正文是資料分析報告的核心部分，它將系統全面地表述資料分析的過程與結果。 撰寫報告正文時，根據之前分析思路中確定的每項分析內容，利用各種資料分析方法，一步步地展開分析，透過圖表及文字相結合的方式，形成報告正文，方便閱讀者理解，如圖8-11 所示。 產品分析一銷量與收入 •2010年公司產品每月銷量及收入發展良好，呈增長趨勢。 公司產品月均銷量XX個，月均收入XX萬元，2010年總銷量達XX個，總收入達XX萬。 11月因XXXXXX原因，產品銷量略有回落。 2010年每月某公司產品銷量及收入 '銷量（左軸） 〇收 （右） 單位：個 120000 100000 B0000 00000 40000 20000 單位：萬宏 10000 8000 0000 4000 2000 b 1月2月3月4月5月0月 7月8月9月10月11月12月圖8-11 報告正文示例正文透過展開論題，對論點進行分析論證，表達報告撰寫者的見解和研究成果的核心部分，因此正文佔分析報告的絕大部分篇幅。一篇報告只有想法和主張是不行的，必須經過科學嚴密的論證，才能確認觀點的合理性和真實性，才能使別人信服。因此，報告主題部分的論證是極為重要的。 報告正文具有以下幾個特點： * 是報告最長的主體部分。 * 包含所有資料分析事實和觀點。 * 透過資料圖表和相關的文字結合分析。 * 正文各部分具有邏輯關係。 233
>> 誰說菜鳥不會資料分析（入門篇） 8.2.5 結論與建議 Mr.林：報告的結尾是對整個報告的綜合與總結、深化與提高，是得出結論、提出建議、解決矛盾的關鍵所在，它起著畫龍點睛的作用，是整篇分析報告的總結。好的結尾可以幫助讀者加深認識，明確題旨，引起思考，如圖8-12所示。 結論是以資料分析結果為依據得出的分析結果，通常以綜述性文字來說明。它不是分析結果的簡單重複，而是結合公司實際業務，經過綜合分析、邏輯推理形成的總體論點。結論是去粗取精、由表及裡而抽象出的共同的、本質的規律，它與正文緊密銜接，與前言相呼應，使分析報告首尾呼應。結論應該措詞嚴謹、準確、鮮明。 建議是根據資料分析結論對企業或業務等所面臨的問題而提出的改進方法，建議主要關注在保持優勢及改進劣勢等方面。因為分析人員所給出的建議主要是基於資料分析結果而得到的，會存在侷限性，因此必須結合公司的具體業務才能得出切實可行的建議。 結論與建議 • 各產品銷量結構相對合理，銷售收入發展良好，呈上升趨勢 • 華南與華東兩地區未來市場拓展潛力大，市場拓展空間較大 • XXX促銷方式更能促進其銷量增長，但XXX廣告投放方式效果不甚理想 •……….. 建議公司對以下發展策略進行商榷： •生推XXX產品，並將XXX產品價格進行調整集中公司資源，大力拓展華南、華東兩地區市場 • 重新考量XXX的廣告投放方式圖8-12 結論與建議示例 8.2.6 附錄小白：以上應該就是資料分析報告的基本結構了吧？ Mr.林：沒錯，但是還有一個部分不容忽視，那就是報告的附錄。它是資料分析報告的一個重要組成部分。一般來說，附錄提供正文中涉及而未予闡述的有關資料，有時也含有正文中提 234
第8章專業的報告—體現你的職場價值及的資料，從而向讀者提供一條深入資料分析報告的途徑。它主要包括報告中涉及的專業名詞解釋、計算方法、重要原始資料、地圖等內容。每個內容都需要編號，以備查詢，如圖8-13所示。 當然並不要求每篇報告都有附錄，附錄是資料分析報告的補充，並不是必需的，應該根據各自的情況再決定是否需要在報告結尾處新增附錄。 附錄A一資料透視表術語術語| 內容敬據透視表中的一個維度，例如行、列或貞資料來源欄位字級標題建立資料透視表的敬據表、敬據庫等資料信怒的種類，相當子資料表中的列， 貓述字級內容的標誌，可透過拖動字假標題對敬掘透視表紐行鷀視分析通望改變一個或多個字級的位置求重新安排數據納視表 EXce！用求計算表格中資料的值的函式。敬值和彙總函式重新整理文字的預設彙總函式分別是求和與計敬重新計算資料透視表，以反映目前資料來源狀態圖8-13 報告附錄示例 8.3 撰寫報告時的注意事項小白：這麼說，在撰寫報告之前，需要先構建出清晰合理的報告結構，之後再詳盡地進行分析？ Mr.林：不，資料分析報告的內容最好詳略得當，一份報告的價值，並不取決於其篇幅的長短，而在於其內容是否豐富，結構是否清晰，是否有效反映業務真相，提出的建議是否可行。因此，在撰寫報告時，有以下幾個問題需要特別注意。 ◎ 結構合理，邏輯清晰一份合格而優秀的報告，應該有非常明確、清晰的構架，呈現簡潔、清晰的資料分析結果。 如果報告的分析過程邏輯混亂、各章節界限不清晰、沒有按照業務邏輯或內在聯絡有條理地論證，等等，那麼報告閱讀者就無法從中得出有用的決策依據。因此，報告的結構是否合理、邏輯條理是否清晰是決定此份報告成敗的關鍵因素。 235
>> 誰說菜鳥不會資料分析（入門篇） ◎ 實事求是，反映真相資料分析報告最重要的就是必須具備真實性。真實性的含義不僅包括基於分析得到的結論是事實，而且包括資料在內，不允許有虛假和偽造的現象存在。此外，對事實的分析和說明也必須遵從科學、實事求是的做法，符合客觀事物的本來面目。一定要保持中立的態度，不要加入自己的主觀意見。 ◎ 用詞準確，避免含糊報告中的用詞必須準確，即如實、恰如其分地反映客觀情況，在分析報告中最好的做法就是儘量用資料說話，避免使用“大約”“估計”“更多（或更少）》“超過50%”等模糊的字眼。 報告必須明確告知閱讀者：什麼情況合理（或好），什麼情況不合理（或壞）。 ◎ 篇幅適宜，簡潔有效報告的價值主要在於提供給決策者所需要的資訊，並且這些資訊能夠解決他們的問題。換句話說，就是報告要滿足決策者的需求。如果一份關於消費者滿意度的分析研究報告中沒有回答滿意度的驅動因素，沒有關於滿意度指標的評估等有價值的內容，報告寫得再長也沒有很大的參考意義。 ◎ 結合業務，分析合理 × 一份優秀的報告不能僅基於資料而分析問題，或簡單地看圖說話，必須緊密結合公司的具體業務才能得出可實行、可操作的建議，否則將是紙上談兵，脫離實際。因此，分析結果需要與分析目的緊密結合起來，切忌遠離目標的結論和不現實的建議。當然，這也就要求資料分析人員對業務有一定的瞭解，如果對業務不瞭解或不熟悉，可請業務部門的同事一起參與討論分析，以得出正確的結論及提出合理的建議。 8.4 報告範例 Mr.林：剛才說了那麼多，估計你已經聽得頭暈了吧！ 小白茫然地看著MI.林：是有一些暈了，不過我已經記好筆記了，會好好複習的。 Mr.林：呵呵，沒關係，我來給你看一份資料分析報告的範例，這樣會比較有感覺。 小白立刻興奮了起來，連說：好啊好啊。 Mr.林拿出一份報告，邊翻邊給小白講解起來：這個是報告的標題頁，如圖8-14所示，你應 236 該不陌生。
第8章專業的報告—體現你的職場價值 2010年運營分析報告資料分析部 2011年1月10日圖8-14 標題頁 Mr.林：接下來是報告的目錄，如圖8-15所示，裡面列出了主要章節的名稱，這樣就能對整份報告的分析思路一目瞭然。 目錄、分析背景與目的二、分析思路三、分析正文 1、產品分析 2、渠道分析 3、價格分析 4、促銷分析四、總結與建議圖8-15 目錄 Mr.林：下一頁是報告的前言，如圖8-16所示，包括了分析背景與目的。 237
>> 誰說蘋鳥不會資料分析（入門篇） 分析背景與目的 •經過近幾年的發展，公司在客戶規模達XX萬戶、業務收入達XX萬元等諸多方面都取得了令人矚目的增長， 也是業務發展來到了一個新的階段。 •在公司業務高增長、大發展的同時，接踵而至的是行業競爭不斷加劇、銷售單價的不斷下降、產品結構也日趨不合理等問題。 • 期望透過對公司業務進行診斷分析，以及存在的問題進行剖析，為明年的運營工作提供參考與指導、為取得新的成績打下堅實的基礎。 圖8-16 前言 Mr.林：之後就是重頭戲了—報告的分析思路，如圖8-17所示。這裡清晰地展現了資料包告的分析結構，當然也方便讀者就自己所關心的部分重點閱讀。 分析思路產品公司提供付麼產品或服務？哪個產品銷逢最好？ 購買產品的使用者都是些付麼人？ 價格公司銷售收入怎樣？量長？減少？ 使用者接受的合理價格是多少？ 公司業務分析渠道公司在各地區有多少銷售樂道？ 是香未果益到或果蓋海歡低？ •使用者透過何種渠道購買？ 促銷開展的僅銷效果如何？ 報放的廣告效果如何？ 圖8-17 分析思路 Mr.林：下一頁就開始報告的正文了。首先是產品分析，如圖8-18所示，這一頁主要介紹公司產品的銷量構成情況。 238
第8章專業的報告—體現你的職場價值產品分析-公司產品銷量 •公司各產品的銷量結構相對合理； •產品B銷量所佔比例相對較高，為36%，其次為產品D（31%）、產品C （31%），產品A銷量佔比相對略低，為12%。 公司產品銷量比例 36% 31% 產品B 產品D 產品C L17% 產品A 圖8-18 正文產品分析（1） Mr.林：下面的這一頁透過百分比堆積柱形圖回答了產品分析的第二個問題，如圖8-19所示，清晰地表現出使用者在每種產品上所佔的比例。 產品分析-產品使用者構成從圖中可以明顯名出： •產品A的使用者主要以企業員工為主，佔比37%，其次為牧師，佔比26%； 其他產品的使用者主要以學生和老師為主，尤其是產品B和D。 100% 各產品使用者構成比例 • 學生•教師•企業員工 12% -其安 15% 70% 80% 1B% 70% 37% 00% 37% 34% 30% 40% 75% 70% 20% 40% 37% 78% 產品B 產品D 產品C 17% 產品A 圖8-19 正文產品分析（2） Mr.林：接下來是第二個分析主題—價格分析。首先透過堆積柱形圖顯示出公司產品的月度平均銷售收入走勢，如圖8-20所示，透過這個圖，讀者能夠很快了解產品在2010年的銷售情況。 239
>> 誰說菜鳥不會資料分析（入門篇） 價格分析-產品銷售收入 •2010年公司產品平均每月銷售收入發展良好，呈增長趨勢，使得2010年整體運營收入達XX萬元，環比增長XX%。 •公司中各產品收入相對均衡，運營狀況良好。 2010年公司各產品平均每月銷售收入單位：萬元 30 75 20 •產品B•產品D 產品C•產品A 15 10 IA2月3月4月5月 6月 7月 8月9月10月11月12月圖8-20 正文一價格分析（1） Mr.林：價格分析的第二點是產品最優價格點分析。這一份報告中採用折線圖展現，如圖 8-21所示，能夠明顯看出兩條曲線的交叉點即產品的最優價格點。 價格分析- 價格接受點每個產品都有各自的使用者接受價格點，兩條線的交叉點即為價格最優點， 意味石… 四個產品的用廣接受價格點分別為XXX，XXX，XXX，XXX。 產品A使用者接受價格點購天產品A的比例—不的買產足A的比例產品B使用者接受價格點的買產&B的比例—不酒買產品日的比例 100% 75% 50% 75% % 100% 75% 50% 3000 4:000 5000 產品C使用者接受價格點南買產品C的比例不購買產品C的比例 6000 元 % ∞0 7000 8000 產品D使用者接受價格點購關產品D的比例 -不海買產＆D的比例 9000元 100% 7% 50% % 4000 5000 0000 7000 100% 75% 50% 75% % 5000 0000 7000. 8000 圖8-21 正文價格分析（2） Mr.林：價格分析完畢後，就進入第三個主題——渠道分析。首先用百分比堆積柱形圖表現各銷售渠道在各地區的分佈情況，如圖8-22所示。這裡能夠直觀地看出產品在特定地區的主要 240
第8章專業的報告—體現你的職場價值銷售渠道是什麼。 渠道分析-銷售渠道及覆蓋率公司產品的主要銷售渠道包括XXXXXX： •各地區的渠道覆蓋率不同，對於華北地區，電話渠道覆蓋率較低。 公司產品在各地區的銷售渠道分佈 •阿絡-超市貨架•店鋪專櫃•電話 100% 80% 8% 17% 13° 16% 18% 29% 00% 32% 39% 35% 42% 40% 75% 20% 43% 79% 18% 0% 華北華中華東 7% 14% 華南圖8-22 正文一渠道分析（1） Mr.林：對於產品市場覆蓋率的分析，這裡用條形圖展現，如圖8-23所示。其中藍色的部分表示市場覆蓋率，紅色的部分則表示使用者分佈。紅藍條的此消彼長能夠說明產品在市場上的覆蓋情況，以及未來的市場發展潛力。 渠道分析 -產品市場覆蓋率從公司產品的使用者分佈與市場覆蓋率對比可以發現： •華北：，華中兩地區市場覆蓋工作完成較好，但使用者佔比相對較低，未來市場拓展潛力相對較小； •華南與華東兩地區未來市場拓展潛力大，其市場拓展空間也相對較大。 公司產品的使用者分佈與市場覆蓋率對比華北 95% 華中 172 83% 華本 78%. 64% 華南 50% 43% ］ 使用者分佈市場覆蓋蜜圖8-23 正文— 渠道分析（2） Mr.林：接下來，再用百分比堆積柱形圖顯示公司產品在每種渠道下的銷售比例，如圖8-24 所示。建議類似這樣的分析可以先按某一產品的比例高低進行排列，做出的圖就能夠讓讀者一目 241
>> 誰說菜鳥不會資料分析（入門篇） 瞭然。 渠道分析-產品購買渠道 •產品B的使用者主要透過網路渠道購買； •產品D的使用者主要透過超市貨架渠道購買； •產品C的使用者主要透過店鋪專櫃渠道購買； •產品A的使用者主要透過電話渠道購買。 購買公司產品的渠道分佈 •產品B 產品D•產品C•產品A 31% 100% 80% 00% 40% 70% 0% 14% 20% 28% 45% 38% 77% 51% 70% 阿絡超市俊架 14% 17% 店鋪專櫃 17% 鹽8% 電話圖8-24 正文一渠道分析（3） Mr.林：報告中的最後一個分析是促銷分析。首先對產品的促銷活動進行分析，如圖8-25所示。透過柱形圖，直觀形象地描述出產品A在2010年透過促銷活動使銷售收入有所增長，以此反映該促銷活動對產品銷售起到的積極作用。 促銷分析-促銷活動 •2010年2月起，公司針對產品A開展“買一送一”的促銷活動，因活動優惠，吸引大量使用者購買，產品A收入增幅明顯，12月相對1月增帽XX%，其促銷效果相對較好。 2010年公司產品A每月銷售收入單位：萬元 4.8 4.0 .4 公司針時產品A開發一送一’的促銷活動 4.？ 4 3.8 3.0 3.4 1月2月3月4月5月6月7月8月9月10月11月17月 242 圖8-25 正文—一促銷分析（1） Mr.林：接著是廣告投放分析，如圖8-26所示。用柱形圖顯示出產品G在投放廣告後銷售收入的漲幅。但是由結果可以發現該廣告並未明顯促進產品C的銷售。