最適合在清晨做的事竟有這麼多所以，“八小時睡眠絕對論”只是一種思維定勢。換言之就是自我暗示，也就是常識對我們的洗腦。一旦被洗腦，就很難再擺脫了。 最麻煩的是，大家總是覺得：平均睡眠時間是八小時，可我只能睡五小時，難聖我這麼累，頭腦也不清醒。 “昨天晚上只睡了五個小時，今天的效率肯定很低。” 要是事情果真沒談好，大家就會對“八小時睡眠理論”更加深信不疑—要是昨天晚上多睡會兒就好了，這樣就能滿臉笑容，給對方好印象，睡眠不足可真要命啊。於是，大家就會把一切責任都推卸給“睡眠不足”。然而，這種想法是完全錯誤的。假如你今天睡得比平時少，只睡了五個小時，但你的生物鐘卻判斷你今天醒得很是時候，那就行了。“睡三小時就能熬夜了”，這就是我的生物鍾告訴我的。 睡眠的質量不應該用“時間”標準去衡量，而是應該根據“熟睡了多久，醒的時候是否神清氣爽”來判斷。質比量重要，模擬比數字重要，關鍵是自己舒不舒服。體內生物鐘比鬧鐘更靠譜。 027
4點起床灣齉粉 •這樣做就不會起不來我從來沒用過鬧鐘。不是因為妻子會叫我起床，也不是因為我是自由職業者，用不著鬧鐘。我在公司做上班族的時候，也從來不用。 我幹得最長的一份工作是銷售。包裡裝滿各種商品，在全國各地跑來跑去。透過這份工作，我瞭解到各地的風土人情，學到了許多東西。都道府縣的酒店，我幾乎都住了個遍。 現在我去各地講演時，經常會住到以前跑業務時住過的酒店。 講演前一天，主辦方常會藉著討論講演事宜的名頭，招呼我出去吃飯。他們總會問我：“您想吃些什麼？”我便熟練地報出自己熟悉的小店名字。“那家店很不錯哦！”那些小店價廉物美，對主辦方來說，這比那些格調高雅但價格昂貴的大飯店要划算得多。 “這家店您是怎麼知道的？連我們這些當地人都不知道！” “因為以前我跑業務的時候來過好幾次。” “哦，原來是這樣啊。” 當年我去各地出差的時候不用鬧鐘，現在自然也不會用（即便 028
第一*|體在息發； 最適合在清展做的事竟有這麼多在新幹線上睡著了也不會睡過頭，到站前五分鐘肯定會醒）。這是因為養成了“四點起床”的習慣嗎？不。我在公司上班的時候，其實不會每天這麼早起。不過有個方法每個人都能做到：那就是利用體內生物鐘，也就是“體感時鐘”。 那要怎麼利用生物鐘呢？很簡單，拉開窗簾就行了。早上， 太陽會升起。見到陽光，起床就好。夏天的早晨，七點過後陽光就很強烈了，十分炫目，根本睡不下去。秋、冬兩季的陽光沒有那麼強烈，天亮時間也晚，但白天要比晚上亮很多，對比效果比夏天更甚，所以就更容易醒了。只要睡覺前拉開窗簾，就能讓陽光把你叫醒。 你不僅能在酒店用這個方法，也能在家裡用。我從小就不喜歡睡床，而是喜歡打地鋪，我每次總會選擇靠近窗邊、能曬到太陽的地方鋪床，也算一種“窗邊族”吧。 幸運的是，我窗邊的樹上，總會有幾隻小鳥，一到早上就會吱吱地叫，喚我起床。連黃鶯都來了，“瞅啾”“吱吱”“瞅啾”——在這樣的多重奏中，我自然而然就醒了。只要不下大雨， 鳥兒都會來。 029
這究竟是我家附近的個別現象，還是全國小鳥在早上進行的交流大會？還有待進一步研究。反正我就是透過這種方法，十分從容地做到早上四點起床的。 • -鬧鐘是破壞腦子的毒品要是家住高樓，窗外沒有小鳥，別說是鳥了，連只雞也沒有， 那你也許就只能用鬧鐘了。然而，我必須各位解釋一下鬧鐘的本質，及其可怕的弊端。 其實，鬧鐘是典型的有百害而無一利的機器。現代商務人士為了準時起床，付出了健康的巨大代價。比如，有些人會準備兩三個鬧鐘，它們不是同時響起，而是採取時間差攻勢，響鈴的時間錯開三分鐘。可人總有想多睡會兒的本能，不知不覺中就伸手把鬧鐘按掉了。為了防止自己睡過頭，他們只能買音量更大的鬧鐘，放在自己伸手夠不到的地方。大家想要起床的意志真是令我五體投地。 然而，這是一種極不健康的習慣，只能說是在“用健康換取準點起床”。我建議這些人別再花心思叫自已起床，而是想方設法早些睡 030
第一*|使在息籠） 最適合在清展做的事竟有這麼多覺。請大家仔細想想，上鬧鐘，就意味著你會在酣睡之時被“叮鈴鈴”的刺耳響聲吵醒，硬逼著自己的大腦轉動起來。還有比鬧鐘更毒的毒品嗎？ 其實我家也有鬧鐘。哆啦A夢或蠟筆小新形狀的鬧鐘，會用 “喂，起床了，天亮了！”的聲音叫醒你。而且為了防止你睡回籠覺，它們還有一個“體貼”的功能，那就是鬧鐘響過一分鐘過後， 又會再喊你一次，聲音越來越大，最後一直對你吼個不停，總之非常纏人。一旦被它們盯上，就再也逃脫不了“魔爪”，簡直與“終結者”無異！ 請大家記住：鬧鐘一定會在你的腦子裡引發一場地震。不管你處在快速眼動睡眠還是非快速眼動睡眠，鬧鐘都會不顧一切地把你吵醒，是一種非常手段。時間到了，鬧鐘就會把手伸進你的腦子裡。這對大腦來說必是一大壓力，你的潛意識會被攪得一團糟。因為你是被鬧鐘吵醒的，大腦深處其實還睡著。明明睡了八個小時，可總覺得沒睡飽。整個人昏昏沉沉的，甚至會在公交車裡睡著。“喂！用豆漿洗洗臉去！”被上司如此責罵，便是使用鬧鐘的風險。 031
4點起床藥鬆微睡八小時後自然而然醒來，就不會產生這樣的問題，定會神清氣爽。正因為人們總是忽視生物鐘，也就是體感時鐘，才會讓身心備受壓力。商務人士的壓力本來就大，每天一大早還要給自己加壓，這日子還怎麼過啊！ 每天早上伴隨著小鳥的歌聲自然醒來。要是窗外沒有小鳥，那就自己養一隻嘛！它們天性早起，是不折不扣的“早起的鳥兒”。 據說英語中的雲雀（skylark）就代表“早起”，而貓頭鷹（owl）則是“夜貓子”的象徵。大家千萬別用貓頭鷹當鬧鐘哈！“我把家裡的鬧鐘鈴聲設定成鳥叫了，每個鐘點有不同的鳥叫聲。”我有位朋友如此說道。面對越來越差的自然環境，這也是無可奈何之舉。 •清晨一小時竟是大寶礦一個人完成工作的方法能體現出他的性格與習慣。 能幹的人幹活特別麻利，這並非因為他們生來能幹，而是因為他們覺得不把活幹完就渾身難受。能塑造一個人的是性格而非能力。我將生活和工作週期調整到“四點起床”之後，才注意到了這 032
第一中|袋蓮魯籠清長飲的事竟有這麼多一事實。早上一到公司，先喝杯咖啡，再抽根菸的人與一到公司就立刻進入工作狀態的人，誰的工作成就更高？顯而易見。 有一家名叫“日本電產”的企業，規模達一萬億日元，總公司位於京都，創始人永守重信先生是領頭羊。他收購了一家企業，準備進行重組，卻發現那裡的員工完全沒有工作的意識。比如，他們總是在八點半卡著點上班，在更衣室換好工作服，來到工作間的時候，已經八點四十了。之後他們再開啟機器開關，機器還需要十五分鐘預熱，於是每天的工作總是從九點才真正開始。那這段時間裡，員工們究竟在幹什麼呢？當然是抽菸打發時間。而臨近下班的時候，他們就更過分了。一到四點半，員工們就會停下機器，而距離下班時間還有半個多小時。 這便是那家公司的常態—每天前前後後浪費了一小時的工作時間。積少成多，每天浪費八小時裡的一小時，就意味著產量少了八分之一。這樣的公司還經營得下去嗎？無論是什麼老闆接手重組，只要讓工作狀態進入正常狀態，就能立刻提高七分之一的工作效率。 永守先生說：“我讓他們做的事情很簡單：每天都來上班，提 033
4點起床密品餐早十五分鐘到公司，在換衣服之前先把機器開好，在空閒時間裡打掃環境衛生，每天干到五點。就這些。” 他拍著胸脯保證，只要做到這幾點，企業就一定能扭虧為盈。 那家公司的員工當然不相信。他們激烈反駁道：“贏利哪兒有這麼容易？” “就當是我騙你們好了。一年後要是情況沒有好轉，我就自掏腰包，付你們提早上班的工錢！” 可是，永守先生沒有自掏腰包。因為業績真的好轉了！ 他山之石可以攻玉。商務人士若是不能在一大早就進入工作模式，就會落於人後。 我給一些公司擔任顧問的時候，常會參加面試，其中有面嚮應屆生的，也有面向跳槽者的。我最重視的只有一條：早上有沒有精神，也就是這個人能不能早起。早上的習慣，會對人一生的習慣產生重要影響。 在早晨採取怎樣的行動，養成怎樣的習慣，是做搶先一步的人，還是做落後一步的人—其中的差距決定勝負。 034
最養生和高效的時間管理第二章舉重若輕！ 一大早化解一整天的難題
4點起床戀購時間管理重要的是讓誰，在什麼時候，做什麼。列出這些資訊之後，再根據重要程度編號。 不會決定工作優先順序，是致命的弱點！ 036
第二章舉重若輕！ 一大早化解一整天的難題 •早起半小時，地鐵變書房 “能幹的人”都有自己的“基本工作時間”。比如我的一位朋友輕部征夫先生是大學教授（東京工科大學仿生學院院長、東京大學名譽教授），他就是個典型的早起人士，喜歡一大早開始幹活。 “需要‘起創力’（輕部先生自造的詞）的工作，我都會放在早上完成。用兩個三十分鐘，集中精力，讓頭腦發揮出所有潛力， 這樣大腦就會分泌出大量乙醯膽鹼與多巴胺。下午三點前做需要 ‘起創力’的工作，之後則用來會客、開會，從傍晚到晚上則完成常規性的工作。” 每個人都有獨特的生物節律。上班族不是自由職業者，很難自由分配時間，但大家要是明確知道自己的能力會在哪個時間段充分發揮出來，就能事半功倍。 如果你在早上狀態最好，那就儘量把重要的商談放在上午。 早上沒精打采的人，最好把商談放在傍晚。養成高效使用時間的習慣，就能讓一天二十四小時超值利用，所以清楚地認識自己的“基本工作時間”是非常重要的。 037
4點起床戰鬆次我現在的生活節奏是每天四點起床，但就像我在第一章提到的那樣，我在公司上班的時候，其實並不是那麼早起。只是每天早上為了避開上班高峰，坐上空蕩蕩的電車，我會很早起床出門。為什麼呢？因為我討厭擠滿人的地鐵車廂。想必大家都一樣吧？ 可是，世界上有許多人寧願擠地鐵也不願早起—否則地鐵就不會那麼擠了。在擁擠的車廂裡，不僅不能看報紙，有時候連氣也喘不過來。我可不想在這樣的車廂裡搖搖晃晃地去公司。 在上班族的職業生涯中，究竟要在擠滿人的車廂裡度過多少時間呢？假設坐車去公司要一個小時，光是週一到週五，一年就是260 天，也就是260小時。持續30年，就是7800小時，換算成天數就是 325天，幾乎快滿一年了。要是來回都要擠公交車，這個數字還要翻倍，遠不止一年。 也就是說，上班族要將自己職業生涯1/30的時間花在擁擠不堪的車廂世界中。想到這兒，你有沒有感到毛骨悚然？ 我並不是讓大家都四點起床。只要提前十分鐘出門，就能坐上更空一點的地鐵，這樣就能看書、看報紙，要是能坐上座位就更舒服了。 038
第二章|整奠萃超味一大早化解一整天的難題我從家裡到第一個單位，要步行十五分鐘加一小時車程。跳槽了之後，通勤時間又延長了十分鐘。 塞翁失馬，焉知非福，沒想到單位變遠了，我反而能在電車上坐到位子了。為什麼？原因很簡單：始發站。只要不是始發站， 都會擁擠不堪。有些人上車的時候明明拿著包，可熬到下車的時候，包卻跑到隔壁車廂去了！—大家可以想象車廂裡有多麼擁擠了吧。 東京的“通勤地獄”聞名世界—不，是臭名遠揚。只要來日本出過差的外國人，都會異口同聲地說：“那擁擠的車廂我是再也不想擠了！”也難怪，要和素不相識的陌生人“親密接觸”，的確不是件舒坦的事情。 可是隻要你坐下來，情況就完全不同了。要多舒服有多舒服， 簡直是天堂與地獄的區別！ 我在二十多歲的時候出版了處女作（準確地說應該是“處男作”），這本書就是我在通勤的車廂裡寫出來的。對我來說，通勤地鐵就是一間“移動書房”。 早起一些坐上空車的人，能充分利用通勤的時間。這年頭，都 039
4點起床簿鬆有人敢在地鐵裡公開地化妝了！只有想不到，沒有做不到。但是， 如果你上了一節擁擠的車廂，除了忍耐什麼也幹不了。 我現在也經常看見有人像我當年那樣在車廂裡寫書，聽錄音學外語的人更是隨處可見。手拿MP4或手機看電影或讀小說也不在少數。當然，也可以用這段時間預習工作，為一天的工作作準備。 •早上第一聲問候預示一天的狀態公司是工作的地方，但不僅僅是工作的地方。 無論你在哪一行，要是無法與周圍人搞好關係，你負責的工作就無法順利展開。 如果你是領導，搞好人際關係就更重要了。虛有其表、沒有團隊協作的組織不勝列舉。從上司、同事、部下，到有關部門、商業夥伴，橫、豎、斜向的複雜人際關係都需要你用心維繫，這種能力也會成為你的核心能力，將你武裝起來。 乍看之下，“專家”似乎是就業市場的香餑餑，其實不然。無論在哪個時代，市場所需要的都是“有團隊協作精神的專家”。只 040
第二章|舉奠萃糕一大早化解一整天的難題懂專業知識、不會協調的人，等知識一過期，就沒有用武之地了。 所以，無論你是下屬還是上司，向周圍人問一聲好，觀察對方 “今天的心情如何”，都是非常重要的。 而最有用的，就是早上的第一聲問候。 問候是心靈的窗戶，能讓別人看透你在想什麼，說可怕也有些可怕。車站、門口、電梯、辦公室⋯••在不同地方問候的態度、 聲音的狀態，都會讓別人看透你的心思。“咦？今天好像很精神嘛！”“好像無精打采啊⋯•”“出什麼事了吧？”“和別人吵架了吧？”“莫非在為了家裡的事情煩惱？”這些都能從問候裡聽出來。 對職場人士來說，同事有時比家人更重要。畢竟每天和同事待在一起的時間，要比和家人在一起的時間長得多。也可以說，同事之間都在相互進行“定點觀測”。稍有變化，就會被人發現。 不僅如此，如果你是小輩，就更應該打起精神與人打招呼。 要是你一大早就拉長著臉，會吃大虧。你在做什麼，總有人在看。 “他好陰沉，一大早就拉著個臉。”“她總是精力充沛，真希望她能來我們部門調動氣氛啊！”一聲問候，就能將人的印象分成 041
4點起床藥鬆？ 三六九等。 我在這方面深有體會。我很喜歡銷售工作，幹活的時候總是精神抖擻。其他部門的負責人看到我這副樣子，就對他的部下說： “那人遇到困難也面不改色，肯定是個很堅強的傢伙。”我的結論是：光是直屬上司認同你還不夠，要是其他部門的上司也認可了你，那你才能稱得上一個合格的職場人。 如果你是負責人或領導，希望你能好好觀察部下的表情，並好好揣摩他們的心理活動。你可對他們進行“定點觀測”，短短一句問候，應該就能感受到他們的變化。如果你感受不到，那隻能說明你沒有資格當領導。 “今天他怎麼沒精打采的？過會兒去打聽打聽情況吧。”，現在的上下級關係比以前淡了許多。有許多部下不喜歡下了班還陪上司去路邊攤喝酒，可這只是因為上司沒有魅力，因為部下總是希望上司能成為自己的指南針和榜樣。 “開什麼玩笑，我和他只是工作上的關係，不然誰要和他一起喝酒啊！” 這樣的上司實在太失敗了。 042
第二章舉重若輕！ 一大早化解一整天的難題 •早會是共享資訊的最佳時機近年來，越來越多的公司廢除了彈性工作時間制。企業希望員工能從早幹到晚，埋頭幹活。 這項制度，原本是從德國、英國、法國引進的。這些國家見日本經濟一枝獨秀，便批評日本人“幹活太賣力”，為了解決這一問題就提出了這一制度。日本企業使用這項制度減少了員工的工作時間，可提出這項制度的國家反而加大了勞動強度，不知不覺中，日本的上班族竟成了“懶漢”。 在十多年的經濟不景氣中，日本人終於發現，不拼命工作，就沒法站在世界前列。 人們對日本式管理方式喪失了自信，滿目瘡痍的金融機構就更不用說了。但我認為，我們可以從日式管理方式中學到很多，尤其是生產商（工廠）的管理方式，值得借鑑。比如“早會”。 生產商製造商品時分工明確，尤其注重團隊合作。工廠是不能使用彈性工作時間制的。要是員工零零散散地來上班，那流水線就無法正常運轉了。 043
一點起床謝最生好。 於是，在每天工作之前，先把大家聚集起來，進行準備工作， 讓大家明確“接下來要開始工作了”。這就是“早會”。我自己曾在大型家電生產商的子公司工作過，即便那是一家出版社，大家也要身著制服，每天早上做廣播體操，唱社歌，朗讀社訓，開早會。 早會的好處只是讓全體員工產生集體意識嗎？這當然是好處之一。在同一時刻、同一地點集合，做同樣的事情，這意味著大家站在同一條起跑線上。可最重要的並不是這個，而是進行充分的交流。因為只要大家在同一時刻聚集到同一地點，就會自然而然地進行交談與交流。大家熱熱鬧鬧地聊上一會兒，就會得到相同的信息。之後每個小組再分別召開會議。 “今天的工作重點是⋯•”小組全體成員都會再次確認當天工作的重點，之後再確認各自的工作安排。只要小組成員瞭解各自的工作情況，就能明白自己在組裡發揮什麼作用，也能明白每個組員在工作上的關聯性。這樣一來，萬一工作過程中出現了漏洞，或是工作量太大，流水線上積壓了工作，大家就能在一起齊心協力地解決問題。 這就是團隊合作，也是日本企業真正的優勢所在。 044
第二章舉重若輕！ 一大早化解一整天的難題然而，在國外，尤其是在美國，“分工”的概念早已深人人心，“這事不歸我管”的思想是理所當然的。如果身邊的同事幫某人把工作幹了，此人就沒有存在的意義。畢竟，能一個人完成的工作，老闆為什麼要花錢僱兩個人幹呢？企業寧可提高一個人的工資，也不會僱兩個人。這樣員工自然會面臨裁員的危險。 在美國的企業中，無論經營狀況好壞，裁員都是家常便飯。企業總是要求員工有更好的表現，如果你旁邊的人能完成你的工作， 公司就會支付他1.5倍的薪水，而把你裁掉。這樣能省出不少人員成本。 在國外的企業中，工作就是“你爭我搶”。 • —不要被表面的成本迷惑上司與下屬的關係也是如此。 這層關係在英語中被稱為 “report line”，意為部下向上司單方面彙報情況而上司不用向部下彙報。準確地說就是上司獨佔資訊。 在日本，召開會議的時候，很多上司會帶著下屬去。因為部下 045
4.點起床樂鬆是實際負責這項工作的人，他們掌握著更準確的情報，而且帶部下去開會也能向其他人“推銷”自己的部下。 然而在美國，很少有上司會讓部下同自己一起去開會。即便你提議他帶著部下一起去，他也會拒絕。這種情況總是令我驚訝。即便我強烈要求專案負責人出席會議，因為他們掌握著更詳細的情報，可上司就是不答應。為什麼？因為會議上有許多高層出席，要是他們發現部下比上司更優秀，上司被取代就只是時間問題。 在美國，上司與部下是競爭對手的關係，上司必須時刻小心自己的部下“以下犯上”。而部下的人事權並不是掌握在人事部手中，也不在社長手裡，而是在直屬上司手中，這樣上司才能成為真正的“頭兒”。 日本則不然。你培養的部下越出色，你就晉升得越快。所以，日本企業中的資訊總是在公司內共享的，從上到下，不漏下一個人。要是不共享資訊，上司就要犯愁了。因此，雖然日本也有 “report line”，但日本的line（路徑）是雙向的，並非美國式的單向彙報。這正是日本企業最大的優勢。 046
第二車|世賣萃耗一大早化解一整天的難題而最容易共享資訊的地方，就是早會。所以早上一到公司，就應該先開早會，與員工確認公司的方向與部門的方針，讓大家分部門、分小組地討論每個人的工作安排、本週或本月的工作計劃與提案等。如果部下的工作計劃不佳，上司還能提議：“咱們再重新研究研究工作計劃吧。”如果不讓部下發表他們的意見，不管你是多麼優秀的領導，也無法對部下作出評估。 我在做銷售的時候，每天早上都會召集部下開小組會議。開會時，我會同大家一起閱讀五百字長的商務小短文。先讓部下讀一遍，同問他們有什麼感想，然後我再點評一句，再讓部下點評我的點評。我們每天早上都要進行五分鐘的討論。 我的部下透過早會，每天都在進步。 在這個網際網路時代，有些公司的專案小組每週只碰面一次。這樣一來能節省不少交通費和時間，看上去的確挺划算。可我並不這麼想。人的心理，還是得透過見到面、聽到聲音、用肌膚接觸對方來揣摩。人的心思本來就難以捉摸，不見面就更捉摸不透了。 經營狀況較好的公司，都會不惜代價組織員工當面交換情報。 比如，伊藤洋華堂會每週舉行業務改革會議，召集全國各地的店長 047
4點起床氣鬆點時間管理和現場顧問進行討論。 所以，一大早來到公司後，應該首先進行小組交流。 •一大早確認最應該做的事情曾經有一段時間，東芝陷人了與卡洛斯•戈恩走馬上任前的日產（Nissan）相同的窘境。為了重振雄風，財界派出了土光敏夫先生 （時任石川島播磨重工業社長、經團聯原會長）進入東芝。 土光敏夫先生人稱“沙了魚串土光”，還有人利用他姓氏的諧音給他起了個外號叫“怒號先生”。他是位非常著名的企業家，也是日本全國臨時行政改革審議會的委員長，活躍在社會各界。他也是個喜歡“四點起床” 的早起之士。而且，據說他為了節省經費， 一直坐公交和地鐵上班。 一天，土光先生在地鐵車廂裡偶遇一位正在看報紙的東芝高層。土光先生與他四目相對後，怒氣衝衝地喊道：“報紙給我回家看！在地鐵裡給我好好想想今天一天要做些什麼工作，要給下屬什麼指示！” 048
第二章|舉要茶輕上一大早化解一整天的難題土光先生不僅會看《朝日》、《日經》等主流報刊，還會在家中瀏覽《電氣新聞》等行業報刊。誰讓他每天四點起床呢！誦讀經文、打理花園是他每天的必修課。早上吃完沙丁魚串之後，他就會埋頭收集情報。上了地鐵之後，他則開始思考當天一天的工作要如何安排，要向幹部們下達哪些指示。 今天做什麼？本週、本月的重點是什麼？應該向誰下達什麼指令？最重要的是，要決定工作的先後順序。 應該養成記筆記的習慣，“好記性不如爛筆頭”。人的忘性很大，即便你的記憶力再好，一旦發生突發事件，注意力也會轉走。 “今天就按這個計劃展開工作好了。” “向他下達xx指示，向她下達xx指示。” ⋯⋯… 遺憾的是，即便你在腦子裡想好了，一個突發事件就能打亂你的計劃。有些人喜歡在記事本上整理好一天的安排，但其實只要一張“N次貼”就夠了。 重要的是讓誰，在什麼時候，做什麼。列出這些資訊之後， 再根據重要程度編號。之後再根據工作是否順利完成，以及工作的 049
進度逐一打鉤。 你可以在通勤的地鐵裡做筆記，也可以作為每天的最後一項工作，整理好之後貼在辦公桌上。要是不事先整理清楚，一旦遭遇突發事件，腦子裡會一片混亂。而突發事件的典型代表，就是 “投訴”。 工作大體分為三類： ①重要事項； ②緊急事項； ③日常事項。 三種工作中，最重要的應該是“重要事項”。可是突然降臨的突然事件，總會妨礙到重要事項的進行。想必各位都有過這樣的經驗。 辦啊？” “糟了，正要去客戶那兒呢，沒想到A公司來投訴了，這可怎麼最現實的選項是，優先處理A公司的投訴（當然也要視投訴內容而定）。我在當銷售的時候，也會優先處理投訴——對方已經很生氣了，要是處理速度不夠快，只會火上澆油。 050
第二半|強美萃花解一盤天的雞雞處理投訴是面向過去的工作。照理說投訴是不應該出現的，可是既然發生了，就只能接受現實。重要的是，要一次性解決問題， 防止投訴擴大為“二次災害”。 •用“艾維李金點子”安排你的一天有一個例子能充分說明決定工作優先順序的重要性。 某位經營顧問曾與伯利恆鋼鐵公司的總經理查爾斯•舒瓦普有過一段對話。當時他們做夢也沒有想到，這番話讓舒瓦普的公司成了世界第一，也把他推向了世界首富的寶座。 以下便是兩人的對話。 “我保證，只要讓我當企業顧問，業績就一定能提升。” “不，當務之急並不是引進新知識，而是實踐。有些事情腦子裡挺明白的，可就是做不到。但是做了就一定會有效果。如果你有這方面的好方法，能不能告訴我？” “好吧，我有個方法，能把你公司的效率提高50%以上。” “真的嗎？” 051
4點起麻樂畢說時問管理 “這裡有一張紙，請你在上面寫上六件明天一定要完成的工作。” “好。” “接著根據工作的重要程度編號。” “好。” “OK，把這張紙放在口袋裡。明天最先完成①號工作，做完了再做②號工作，然後再做③號、④號，直到時間用完為止。也許你只完成了一兩件工作，但不用灰心，因為你已經完成了當天最重要的工作。” “好。” “重要的是堅持下來。根據重要程度為工作排序，決定優先級，在筆記本上做好筆記，之後只要照著筆記做就行。要讓員工也這麼做。要是這個方法有效，就付給我相應的酬金吧。” “好，沒問題。” 幾個星期之後，舒瓦普寄了一封感謝信給這位顧問，還隨信附上了兩萬五千美元的支票。這筆錢究竟有多值錢？在當時，這筆錢足夠買十輛福特T型轎車，相當於今天的六十萬美元。 052
第二章 |舉奠萃糨一大早化解一整天的難題舒瓦普將上述方法普及到全公司之後，他的公司成了世界上最大的鋼鐵公司。當然，他也成了當時的世界首富。這就是著名的 “艾維李兩萬五千美元金點子”。 商務人士應該在一大早根據上述方法決定工作的優先順序，要點如下。 產品。 ① “重要的工作”有哪些？ 也就是應該一大早著手進行的工作。比如向最大的客戶推銷 ② “緊急的工作”有哪些？ 緊急工作總是突然降臨，乾等著也是白搭。一旦發生，就只能用臨戰態勢迅速處理。緊急即危機，只能來一個解決一個。平日裡應該優先完成的總是“重要的工作”。 ③ “能拖的工作”有哪些？ 在工作中，總有些能往後拖的活兒。比如大掃除之類，半年一次，或是一年一次即可。事前定好日子，大家一起動手就行。 053
4點起床樂蟲 •讓業績V形反轉的優先順序策略我們再來深人看看優先順序問題。 我有一位朋友是著名的“企業重建達人”，他的方法就是明確工作的優先順序，再根據這一順序，有條不素地進行工作。就這麼簡單。只要按他的方法進行工作，無論是多麼糟糕的公司和組織， 都能重振旗鼓。 光是這麼說，大家可能很難理解，那我接下來就詳細介紹一下其中的過程。 ① 掌握客觀事實首先，將你的客戶全部列出來，在電腦上調出各家公司的銷售額。 ② 區分重要度接著，要嚴格根據數字甄別客戶（這樣也許對客戶不太厚道）。可以運用經營學中常用的“ABC分類法”。至於分類的比例，需要根據當時的情況而定，在此，我們將關注點投向銷售額， 根據“帕雷託法則——80/20法則”進行區分。將排名前20%的公司 054
第二章舉重若輕！ 一大早化解一整天的難題設為A組，中間的60%為B組，最後的20%為C組。 下一步才是最關鍵的。 ③ 區別對待客戶這一步不僅僅停留在“區分”這個層面上，而是要完完全全地區別對待。現在就連一直堅持“護送船隊方式”的日本的銀行，都開始區別對待客戶了。 A組客戶，要每天一大早去拜訪。無論有無商品交納或合同問題，每天早上都要雷打不動地去。B組客戶，對方來電話叫你去，你再去，不用主動打電話過去。那c組呢？完全無視！“無視人家也太過分了吧？”的確有些過分。所以把C組的公司交給其他公司去招呼就行了，乾脆讓給競爭對手也行。為什麼？因為和這些公司做生意沒有任何好處，只會浪費成本。而讓競爭對手接手，只能讓對手白費力氣，還能消磨他們的實力，效果顯著！ 在此期間，公司應該集中資源，派出銷售人員，加大宣傳、銷售力度，專攻A組，將A組的銷售額提高兩三倍。B組的公司不賺不賠，應該用多餘的時間與營銷人員去應付。而越交易越虧的C組公司，即便打來電話，也要用一句話打發他們走：“對不起，我們已 055
經把業務移交給× ×了，請您打電話到那邊去吧。” 也許有不少人會冠冕堂皇地反駁：“這怎麼得了？做生意， 難道不是共存共榮嗎？”可是請大家注意，共存共榮並非“相互依靠”“相互依存”。只有“雙贏（Win-Win）關係”才能長久。 這種做法看似殘酷，但只有這樣才合“利”，也合“理”。 “商場即戰場”——請大家牢記這句話。 • -三分鐘早晨彙報法對商務人士來說，能否決定工作的優先順序尤為重要。因給工作排序，是一項需要判斷力的事情。 關鍵時刻，你能否作出準確的判斷？該往右的時候你卻往左， 你就無法取得成功。往左還是往右，前進還是後退，亦或是止步不前？這些都需要你來考慮。 關鍵時刻的判斷有誤，一切都會被打亂。 仔細想來，人生也好，工作也好，都是由一個接一個的判斷和選擇組成的。我不否認運氣也是很重要的決定因素，但更重要的是 056
第二章舉重若輕！ 一大早化解一整天的難題你能否在分岔口選擇正確的路。 所以，不會決定工作優先順序，是致命的弱點！ 比如，你一大早向上司彙報銷售成果時，會怎麼彙報呢？ “在商品A的發表會上，鈴木社長也出席了，平時老愛插嘴的山田部長也聽得很認真。如此順利的發表會還是頭一遭。有社長參加的會議就是不一樣，幹部們也聽得認真多了！” “•••⋯結果呢？” “結果嗎？他們決定每月購買商品B一百臺。” “哦，那費用怎麼支付？” “跟往常一樣，進貨後第二個月用現金支付。” “知道了，辛苦了。” 如此彙報工作，只是浪費時間。早晨總是最忙碌的，週一早晨的經營會議上還要彙報具體數字，只會更加忙碌。在這種情況下進行冗長無味的彙報，只能讓上司失去耐心。 部下特地前來彙報，上司雖然覺得對方囉唆，可還是強忍著不打斷對方，焦急地等候他說出要點。實在等得不耐煩了，才會主動提問。一旦出現上司主動提問的現象，便說明他對你彙報的方式很 057
佔起琢是不滿，需要加倍小心了。 在上述例子中，上司最想知道的是結論：業務開展得是否順利，取得了多少成果，之後又要如何處理，最重要的是，貨物的費用如何支付。要是你的彙報裡沒有這些要素，就會給人留下虎頭蛇尾的印象。 工作是為了賺錢存在的。什麼時候籤合同，什麼時候變成現金—要是不抓住這些重點，工作就失去了意義。 戰爭結束的時候，人們最關心的莫過於“誰輸誰贏”。戰爭的經過與榮辱，都可留待以後再說。 •三行字展現彙報要點作彙報有幾個要點需要注意。 比如，作彙報之前最好確認一下：“請問能佔用您多少時間？”短短一句話，卻是一種重要的禮節。每個人都有自己的安排，絕不能無視對方的安排，擅自打亂上司的日程表。 “我有兩件關於××的事情想向您彙報，請問能佔用您五分 058
第二章 |舉套萃輕。 一大早化解一整天的難題鍾嗎？” 這句話有兩個作用：一是防止其他同事打斷自己的彙報，二是暗示上司在這段時間裡仔細聽取自己的彙報。 要是不確認對方有沒有時間就開始彙報，對方就會心煩：你要說到什麼時候啊？我還要出差呢，再不出門就來不及了。 “不好意思，我再不走就趕不上新幹線了，有事就給我發短信吧。” 於是，你便被貼上了“不會察言觀色”的標籤。 還有一點：壞訊息要儘早彙報。商場之中，不可能總是好消息，也有許多難以啟齒的壞訊息。每個人都想盡快將好訊息彙報給上司，而儘可能把壞訊息往後拖，能拖多久是多久。 可是，大多數壞訊息，才是有可能引！發緊急事態的重要訊息。 彙報壞訊息，正是緊急又重要的任務。 大家一定要分好輕重緩急。“很順利”“成功了”這類訊息， 拖一會兒也不要緊。但“顧客發火了”之類的投訴，或是“發生食物中毒了”“破產了”這類突發事件，若是不能立刻彙報，便會危及公司的性命。近來有不少大型公司因為沒有處理好這類情況，導 059
4點起床密懸致經營狀況惡化，股價大幅下跌，例子不勝列舉。 所以，請大家一定要小心彙報時的優先順序。 一大早來到公司，上司還有可能要求你進行書面彙報。我也曾被書面彙報搞得焦頭爛額過。可是，上司需要在董事會上進行匯報，他不僅要掌握業務的結果，還需要知道準確的來龍去脈。所以，沒有提前整理好彙報書，只能擇你自己。 如果你只是向上司一個人彙報，那口頭彙報一下也就夠了，可是正式場合的彙報，還是得用書面形式進行。 書面彙報的關鍵也是決定其中的優先順序。美國前總統里根曾吩咐手下，無論是多麼重要、多麼冗長的報告，都要將結論及其三條最重要的理由歸納出來，寫在第一頁紙上。這張紙上的內容，便是厚厚的報告書中的精華。這也說明，無論何事都能歸納成三條。 最糟糕的報告書，就是讀到最後都找不到結論的報告。這種報告，要來何用？ 圾桶裡！” “如果只有一頁我還會看看，超過一頁，我就會讓秘書丟進垃這是“二戰”時擔任英國首相的溫斯頓•丘吉爾的名言。 060
第二章舉重若輕！ 1一大早化解一整天的難題報告中如果寫了無用的內容，上司也不得不去看。寫的人在浪費時間，看的人更是浪費時間。從結論寫起，是商務人士的寫作常識。 讓我們來總結一下報告書的寫作要點。 寫報告的時候，要儘量將要點歸納在第一頁上。至於得出這個結論的原因或根據，最多隻能列三條。原因也許會有很多，但重要的原因頂多也就三點。有了這三點，就能把握住這件事的大致輪廓。列出原因的時候，也要從最重要的原因開始寫起，不能胡亂排序。 •聽彙報也要全神貫注彙報不僅僅是部下對上司。日本的 “'report line” 是雙向的。比如你在聽完部下彙報之後，答應他說：“好，我會告訴社長的。” 即便只是口頭約定，你也應該將彙報社長的過程與結果轉達給部下。若非如此，部下就會懷疑你究竟有沒有將他彙報的事情轉達給上頭。 “我跟社長提過了，可他沒同意，因為⋯⋯” 061
4點起床警鬆飲得到了否定的結論後就此作罷，那可就太小兒科了。上司的工作是幫助部下實現自己的價值。所以，當社長否定提案的時候，上司有義務詢問社長是對哪裡不滿意，為什麼不同意。 其實，社長關注的焦點，有時並非是部下的彙報，而是上司有沒有幹勁。社長會覺得：“你一點兒幹勁也沒有，讓我一個人硬撐怎麼行啊。” 讓人生大放異彩的溝通訣竅，就是“側耳傾聽”。如果部下來找你商量事情，你就放下手頭的工作，拿出聽他傾訴的態度來。如果你正在寫策劃書，就停止寫作。如果你正在打電話，就示意部下在附近的椅子上坐下等一會兒。光是這樣的態度，就能讓部下安慰不少。 重要的事情，就更是應該全神貫注地聆聽。上司與部下，或是同事之間的對話，都是一對一的關係，也是“一期一會” 的瞬間。 要是你的視線總是飄往有響聲的地方，沒有傾聽的姿態，部下就會對你失去信心。 即便部下的彙報方法不好，你也不能打斷對方，而是應該耐心聽取。“你想說的就是x x吧？”你還可以像這樣整理歸納一下他 062