1. 用不同符號來代替文字，例如： 足：會議 9：有訪客全：去訪 2. 以用空心、實心符號來區分公私事或是不同專案： J：私人會議 ①：私人訪客土：私人拜訪行程 3. 移動的時間用虛線表示： ① * 用三色筆管理工作、家庭、自我成長是否平衡。黑色筆代表公事， 藍色筆表示家裡的事，紅色筆寫自我成長的事。如此一來，當你翻開手帳發現藍色筆寫的內容太少時，就知道陪家人的時間太少了。 * 不值得記在手帳中的瑣碎小事，就用彩色便利貼記錄吧！例如：寄信、繳費、打出差申請單，依工作類別使用不同顏色的便利貼區分，把事情批次處理，做完就撕掉。 * 每天給自己留半小時到一小時的獨處時間。生命是為自己而活的， 不要把所有的時間都給工作和家人，試著留點時間給自己吧！ PART 2 PART 3 13
步驟2 精力週期分辨輕重緩急現在，我們已經知道要將事情依緊急與否，重要與否分成四個象限， 也知道要用Z 字型順序來完成了。只是，一整天八個小時的工作時間， 扣掉開會、拜訪客戶，還有接不完的電話⋯ •，最後只剩午休完頭昏昏腦鈍鈍的時間，以及下班前累得像條狗的時間可以做正事。不過像這種情形，就算你有再怎麼緊急重要的事，我想也沒有清楚的腦袋可以來完成了。 這時候，精力管理就派上用場了！ 如何將分配在這四個象限中的事情，再安排到時間軸裡呢？根據一般大眾的經驗，整天精神最好、最集中的時間是在上午10～12點及下午 2～4 點這兩個時段。 9 10 14 緊急又重要丑緊急不重要 （會議、電話、訪客） 14 -15 16 17 重要不緊急 （完成企畫案⋯） IV 不緊急不重要 （文件歸檔、盤點工作） 18 19 21 22 23 還有這些時間管理小撇步啊！ 1. 尚未確定執行時間的工作，就寫在便利貼上，貼在預計要執行的時間欄裡，萬一要調整時間，移動便利貼就可以了。 2. 別把行程排得很滿，給自己預留點空間。以防有突發狀況需要處理，也讓忙碌的自己有個喘口氣的時間。 3. 試著將浪費掉的時間用螢光筆標出來，提醒自己不可以再犯。 14 而且要專注做一件工作，至少要兩個小時左右，所以我就把八小時的工作時間分割成上午8～10點、10～12點、下午2～4點、4～6 點這四個時間區塊。以我的十字時間管理法來說，就是在日計劃表裡畫一個十字。 這個十字線剛好把工作時間分成四個象限，上午8～10點的象限 I，除了已經安排的行程，就寫下緊急又重要的事。火燒屁股的事，當然是一上班就要先處理囉！ 上午10～12點的象限皿，就寫下緊急但不重要的事。咦？史蒂芬• 柯維大師不是說要先做重要但不緊急的事嗎？怎麼要先做緊急不重要的事呢？事實上，根據統計，中餐前的兩小時是最常安排會議，以及最常被電話和不速之客打擾的時間，通常這個精力最旺盛的時間都是被別人剝奪。既然如此，就只好把這時段留給干擾電話和不速之客這種緊急又不重要的事吧！ 下午2～4點的象限II，寫下重要但不緊急的事。午睡起來精神正好，用來處理重要但不緊急的事，再適合不過了。不過，這時段也是被打擾的第二高峰，可以的話，躲到沒人的會議室去工作吧！別讓電話和訪客來吵你。 下午4～6點的象限I，寫下不緊急也不重要的事。這段時間就來處理文件歸檔、盤點未完成的工作，或是把其他沒完成的事情做完吧！ PART 1 PART 2