5.0”。這是利豐貿易一個核心的出口貿易系統， 圖6—14解釋了它的功能及訂單的流程。XTS5 傳統的顏色管理過程 （1）客戶標準主要有以下六項功能： （2）標準傳送 （3）供應商 （5）客戶修改與確認 （4）樣本傳送利用e-lab Dips 的顏色管理與網際網路傳送 （1）客戶標準 （2）標準傳送 （3）供應商數碼顏色管理 （4）樣本傳送 （5）酸色確定後便傳送數碼樣本留6一12 顏色管理系統電子顏色處方利用不同光度測試兩種顏色的分別圖6一13 eLap Dips 顏色處方與光度測試 145
主檔案： • 客戶 • 供應商 •產品落實銷售訂單： • 輸人訂單確立質量監控： • 輸人品控資料訂單追蹤系統＜ 發票： •開出發票報告工具： • 動態報告 • 訂單追蹤系統報告傳送 （1） 主檔案主檔案包括所有客戶、供應商及產品資料。 客戶資料包括普通資料及僅限於某些部門才能參閱的資料。普通資料（包括客戶地址、貨運標記等）可供利豐所有部門檢視；而僅限於某些部門才能參閱的資料（包括付款細則、銷售內容和佣金等）則只供那些擁有系統密碼的員工查閱。所有新訂單資料必須輸人這個主檔案，以作日後翻查及列印發票之用。 原材料供應商和工廠資料亦分為普通資料及僅限於某些部門才能參閱的資料。普通資料包括原材料供應商和工廠的地址及產品類別等，這些資料可供所有部門檢視；而僅限於某些部門才能參閱的資料則包括付款細則、銷售內容和佣金等。 產品資料包括產品編號及對產品的描述，可供所有部門員工檢視。 （2）訂單（case） “case” 在XTS5 系統內代表了一個客戶的訂會計部門圖6一14 XIS-5 的功能單內容，包括客戶及相關供應商的交易細節、產品資料、生產內容及貨運安排。當有新客戶的時候，負責為該客戶採購的員工可以自行在系統內開設新檔案，並可為該客戶開出銷售合約 （placement report）和採購合約（purchase contract）。若銷售合約落實，員工可從系統中開出採購備忘錄（placement memorandum）。 （3）質量監控與檢查檔案那些擁有“QA”職權的員工可以把檢查報告（包括檢員名稱、檢查日期及進度等）輸入系統中的客戶檔案裡，亦可以那些已獲批准和稽核的貨品開出發貨授權書 （shipment release authorization）。 （4） 發票資料庫當貨品透過採購及品質批核後，負責貨運的員工便可以在系統中開出客戶發票。 （5）訂單追蹤系統每日，XTS5會把新資料分別傳送到訂單追蹤及訂單開發系統。採購員、貨運員及質量監控員可依照管理層所訂下的訂單開發和產品生產指標開出各種工作追蹤專案。 （6）報告工具—-管理資訊系統報告（MIS report）及動態報告 （dynamic report） 公司經理可以透過管理資訊系統報告功能來查閱一些重要資料，如客戶、供應商、部門及不同國家或地區的總銷售額、未付款額及發票總額等。此外，公司員工可以利用動態報告工具，根據自己的需要來開出一系列預定或自定的報告。 2. 從電子資料交換到可擴充套件標記語言的轉換作為貿易公司，利豐貿易每天要處理的檔案數不勝數，包括訂貨單、信用證、發票以及提貨單等。為了節省人手及增加效率，利豐貿易直接與客戶的計算機網路和採購網路建立聯絡，雙方可以用電子方式傳送及交換各類檔案。一直以來，利豐貿易都沿用EDI技術來進行電子檔案交換，但近年 XML 的出現令檔案的傳送更為方便且更具彈性，而XML 費用亦較 EDI便宜，為此， 利豐貿易在2002年初全面以 XML. Gateway 取代舊有的電子資料交換系統。 （1） 電子資料交換系統的運作 EDI 即電子資料交換，是一種利用計算機進行商務的方法。電子資料交換可應用於各行各業，公司可以運用電子資料交換與不同的單位進行檔案資料交換和處理。電子資料交換系統利用一種國際公認的格式，透過計算機網路將貿易、 銀行、保險、運輸和海關等行業之間的資訊，進行資料交換與處理，完成主要以貿易為中心的業務過程。 電子資料交換的使用者需要按照國際通用的格式傳送資訊，接收方也需按照國際統一的語法規則，對資訊進行處理，並啟用其他相關的電子資料交換系統進行綜合處理，整個過程都是自動的，不需要人工操作，可減少出錯，提高效率。 從圖6—15中可見，資料經過網際網路或增值網路（value added network, VAN） 時，電子資料交換系統把客戶發出的應用檔案（如票據）或資料對映（mapping）成一種標準的中間檔案， 這個中間檔案經過編輯後可直接閱讀和列印。電子資料交換能透過其翻譯（translation）功能，將中間檔案透過翻譯軟體製成電子資料交換標準格式檔案。這種標準格式檔案是一種只有計算機才能閱讀的檔案，是電子資料交換使用者之間進行貿易的依據。當完成對映及翻譯過程後，標準格式檔案便會進人利豐貿易的XTS5系統進行各項核對及執行工作。 （2）使用電子資料交換的好處利豐貿易利用電子資料交換令 XTS-5內的訂單處理過程變得更為快捷（見表6-6），而客戶亦因為利豐貿易採用了電子資料交換而增加了訂單數量。 總括而言，電子資料交換為利豐貿易帶來以下好處： •減少工序重複，提高工作效率。電子資料交換消除了訂單登記員及會計部重新輸入資料所需的時間，並減少了資料輸人時出錯的機會，將業務處理時間大大縮短。 • 減少紙張的消費，降低營運成本。 •減少員工成本。計算機自動接收和處理資訊，公司可以用更少的員工去處理同樣的業務， 並縮短專業人員花在處理行政工作上的時間，令他們能更專注地從事更高效率的工作。 •時間價值效益。利用電子資料交換來處理收款，可以縮短資金處理的時間。 •利豐貿易與貿易伙伴能夠以快速、有效的方式進行交易，大大簡化了訂貨和交付過程，使雙方能夠及時地和充分地利用各方的人力資源。 • 改善雙方的貿易關係，令供應商可以更推確地預測需求量，而客戶則可以提高存貨效率。 （3） XML Gateway 的出現與運作上的效益利豐貿易有大約百多個客戶透過增值網路， 147
供應鏈管理：香港利豐集團的實踐（第二版） 電子資料交換網際網路/ 增值網路對映和翻譯（mapping & translation） 利豐 XTS-5 系統 XTS-5 訂單開出 𤨣合過程通用訂單檔案訂單維持圖6一15 電子資料交換與 XTS-5 整合流程表6—6 每月總訂單數目將訂單輸人 XTS5所需時間 （正常及複雜性訂單的平均時間） 接收與列印訂單（5分鐘） 輸人訂單資料（10分鐘） 利用 EDI 輸人訂單到 XTS5所需時間當 EDI輸人資料後只需加人專案名稱例子—韓國客戶採用 EDI 後所節省的時間 70個（包括取消訂單、訂單更改及可能性訂單） 15分鐘 0~1分鐘每個訂單節省：15分鐘一1分鐘=14分鐘用電子資料交換形式與其進行檔案交換，餘下的部分客戶則會採用網際網路來傳送檔案。2001年， 利豐貿易開始考慮為 XTS-5增值。 “我們希望加強與客戶計算機系統之間的 ‘連線性’（connectivity），”利豐資訊科技總監葉毅洪說，“經過詳細瞭解後，我們選擇了 XML 作為新系統的支援技術。” 在選擇過程中，利豐貿易曾經考慮沿用傳統的電子資料交換技術，但此技術必須透過增值網路才能將檔案傳送，而客戶也需要繳付一定的通訊費用。雖然增值的收費並不算太高，但問題是當用了電子資料交換開發新應用程式後，可以重用的機會便會減少，最終只有摒棄不用。至於軟體方面，利豐貿易評價了市場上眾多軟體的相容性、可擴充套件性和可維護性之後，選擇了微軟的 BizTalk 伺服器。 利豐貿易的客戶轉用 XML. Gateway 的過程十分簡易，客戶只要將檔案（如客戶的採購單） 的格式資料傳送到利豐貿易，XML Gateway 中的 BizTalk 伺服器就會利用它的圖解（Universal Schema） 功能，先將檔案格式存檔，當日後再收到客戶的電子檔案時，便會自動將之轉換成XML 檔案。 當檔案轉換成 XML 檔案後，利豐貿易便可 148
更方便及更具彈性地處理客戶和供應商資料。此外，新的 XML. Gateway 擅長建立自動程式，亦比舊系統節省約2/3的時間，有利於日後利豐研發新的資源及工作流應用軟體（workflow application）。 圖6—16顯示了一個採購訂單及其相關資訊的流程。首先，客戶經 BizTalk 把採購訂單傳送到利豐貿易，利豐貿易依照採購訂單開出一份採購備忘錄，BizTalk 繼而根據這份備忘錄為供應商開出一張採購合同，再把採購合同傳送到卷標供應商。卷標供應商會根據指示，把卷標運送給供應商。當收到卷標後，供應商便把採購合同傳送到 BizTalk 系統。同時，貨運公司亦會將採購合同透過 BizTalk 系統傳送給客戶。 （4）新技術轉移由客戶推動利豐貿易希望旗下約6 000多個供應商在自己的計算機系統上安裝SCMTalk 裝置（包含了 Windows 2000 伺服器、SQL 2000伺服器、Visual Studio. net 及 BixTalk 2002伺服器），這樣才能應用新的XML檔案傳送方式。客戶方面，他們只需透過電郵向利豐貿易提供檔案格式，日後便可自動轉化成 XML 檔案。利豐集團資訊科技總監葉毅洪表示，公司雖然會派出營業代表向客戶講解新系統的情況，但最終仍會由客戶決定是否套用該系統，所有改變過程均是由客戶推動的。 （5） 新系統加強公司的環球供應鏈之互聯總括而言，BizTalk 伺服器及供應商 SCMTalk 均能大大加強供應鏈管理系統的互聯效能。BizTalk 伺服器可進一步改良利豐貿易現有的通訊介面，而供應商在 BizTalk 上執行 SCMTalk 則可確保利豐貿易與其供應商夥伴間享有順暢及高效率的交易。這些新技術更可響應客戶不斷轉變的資訊需求及與日俱增的自動化服務需求。 8.採購合同 Import Direct 2.更新資料利豐貿易系統 7.採購合同 （貨運公司副本） 2.報告客戶 BizTalk 使用者 1.採購訂單 BizTalk/ 網際網路應用軟體利豐貿易 6.把採購合同傳送到客戶貨運公司 6.採購合同（當貼 5.採購合同可、上醬標後便完成） 3. 傳送採購備忘錄（將採購訂單格式化）到供應商 4.根據採購備總錄開出採購合同卷標供應商/ 利豐總公司卷標運送供應商 BixTalk 使用者圖6一16 BizTalk處理採購訂單的流程 149
三、生產管理：訂單追蹤系統利豐貿易內部員工可在XTS5系統內的訂單追蹤系統查詢及更新生產資訊。每一個負責服務客戶和產品生產的員工都會得到一個使用者註冊名稱和密碼。當有新訂單進入系統後，員工可依照系統內預設的簡易程式製作一個訂單追蹤工作表，並透過系統對每一項與生產有關的工作進行監察與審批。系統中亦設有自動假期搜尋功能， 方便員工安排工作時間表（見表6-7）。 若生產工作限期過了後，員工仍未在系統中輸入完成日期，系統便透過電郵向有關員工發出逾期通知，系統亦會在工作限期前自動發出警告電郵（見表6—8），而追蹤工作表中亦會作出特別顏色顯示，提醒員工工作限期將至。 表 6—7 預先確定的貨運日期工作布匹及棉紗運抵工廠開始生產前完成批核樣品開始剪裁及縫製在製品檢定製成品檢定 XTS5自動計算一個成衣訂單所需的每項工作與完成日期尚餘日數 67 53 33 23 4 表6—8 部門 AB123 （生產追蹤專案一船運＃ 0123 發出警告電郵給內部及客戶 2002年6月20日發出的警告專案） 貨品＃ 專案完工日期 CC9876 製成品檢定 22/06/2002 這個訂單追蹤系統除了利豐貿易員工可以使用之外，亦可為客戶和供應商提供增值服務。客戶可透過系統查閱訂單現狀，並定期收到由系統發出的電郵報告，內容包括報告緊急事件、延遲事件及未來的工作日程表等。至於供應商方面， 它們可以在系統中進行各項生產活動的查詢，亦可把最新的採購及運送情況透過Excel 直接輸人利豐貿易的訂單追蹤系統裡，令利豐貿易員工及客戶可同時獲得實時的供應情況，從而作出適當的跟進和策劃。 客戶及供應商可透過網際網路在世界各地進入這個追蹤系統，提供靈活的生產監控服務，使供應鏈流程更為順暢。最後，員工可透過這個訂單追蹤系統開出報告。整個系統流程見圖6--17。 20/03/2002 需要完成工作的日期 12/01/2002 26/01/2002 15/02/2002 25/02/2002 16/03/2002 事件/參考編號 10-AB-12345 下訂單煎卜款式資料船運日期 25/06/2002 分公司香港款式資料產品開發追蹤下訂單後。 訂單資料訂單資料 --1 產品生產追蹤圖6一17 訂單追蹤系統流程監察，開出報告給公司內部及客戶 150
第6節內聯網系統最佳化公司內部工作流程利豐貿易除了與客戶及合作伙伴建立外聯網之外，在公司內部亦建有管理資訊系統及內聯網，方便外勤員工存取資料。 內聯網可以說是外聯網的企業版，就像是企業組織中的小規模外聯網。內聯網採用外聯網技術滿足公司組織的應用需求，它不僅是公司內部及公司與供應商之間的資訊交流平臺，亦為公司經營模式的發展和重整帶來了新機會。內聯網使員工突破部門、組織、地域和時間的限制，真正以公司的目標和客戶的需求中心展開協作；透過內聯網的通訊資源，利豐貿易能迅速、廉價地建立一個營銷網路。 一、利豐貿易內聯網利豐貿易的全球採購網路是透過內聯網以電子方式互相聯絡的，這可讓全球員工即時共享資訊，內聯網是檔案傳遞和資訊溝通的設施。 利豐貿易內聯網的功能包括： （1）內部檔案釋出—使員工迅速得到與他們相關的資訊，如有關客戶產品和服務的最新資訊。 （2） 財務部門釋出最新財務報告——使員工可方便地得到與公司財務相關的資訊。 （3）人力資源釋出—培訓部門在內聯網上釋出最新的培訓資料，員工可依照自己的需要計劃進修時間表。此外，員工亦可利用內建表格申請假期，當填寫好表格後，表格便會以電郵形式，實時傳送到人力資源部或部門經理進行批閱，而員工則可在內聯網查閱審批過程和結果。 （4） 訂購功能—各部門的員工可透過內聯網訂購各種工具，如計算機和光碟機等，系統會列出每一個產品專案中各供應商的報價，以確保員工所購買的產品都能符合部門的財務預算。 二、利豐貿易運用內聯網實現知識管理在各種技術投資方式中，內聯網的建立除可加快利豐貿易的工作流程外，亦為公司開發出一條知識尋找和共享的新途徑。利豐明白，一個知識型公司能迅速對外部需求作出反應，並準確地利用內部資源預測外部市場的發展方向，所以， 利豐貿易建立了內聯網以發展知識管理。知識管理是一項動態的發展過程，利豐這個“內部知識庫”需要員工不斷貢獻自己獲得的資訊。根據利豐的經驗，利用自動化系統進行知識管理，可以達到對知識的識別、獲取和充分發揮的功用，從而提高公司的競爭力。 利豐貿易旗下位於不同地區的部門所集合的採購與生產知識，就是公司最大的資產，這也正是利豐能夠一直保持自身作為貿易“中介人”角色、為客戶提供增值服務的關鍵。利豐貿易為客戶所提供的增值服務就是公司豐富的貿易知識和管理經驗，是競爭對手很難取代的一種實力。 總括而言，利豐貿易的內聯網系統為員工帶來以下三項好處： （1）促進公司員工的溝通：利豐貿易擁有眾多產品/客戶部門，內聯網能讓公司員工以非常方便的方式取得所需的資訊，促進公司內部的溝通與合作，並緊密結合公司內各部門，縮小部門間的差異。 （2）提升員工的工作效率和生產力：當採用內聯網後，各部門的公告、表格和發票均可透過內聯網以電子方式進行傳遞和審批，從而將工作流程自動化，加快了資訊流通的速度，節省了中間消耗的時間。這樣，員工便可將更多時間放在 151
決策性的工作上，提高了效率和生產力，尤其對於從事資訊交換的管理層和技術員工來說，可節省的時間更為寶貴。 （3）善用資源和節省支出：利用電郵和網際網路來傳遞大量的紙張檔案和報告，遠比透過郵寄便宜，亦可減少部門或分公司之間的會議次數， 節省不少差旅費。利豐貿易內聯網的實施大大加快了不同部門的資訊交換速度，使採購、生產及貨運的安排更加緊密銜接，達到善用資源、精簡機構的目的。 第7節小結：利豐貿易實現全球資訊網路與供應鏈管理的結合資訊科技的應用正在改變供應鏈的運作。現在，供應商、生產商、分銷商和零售商正在以十幾年前被認為是不可能的方式把產品和服務帶給消費者，透過全面掌握、運用和分析供應鏈上的資訊，使消費者獲得他們真正所需的產品與服務，亦增加了供應鏈夥伴間的協同和聯絡，可降低營運成本和提高效率。 利豐貿易秉承了於不同業務範圍運用資訊科技來提高運作效率的宗旨，令客戶、原材料供應商、生產商及物流公司都能在利豐的技術支援下進行交易，縮小了各企業間的技術差異，使整個供應鏈流程變得更為順暢。利豐貿易並非育目地進行資訊系統的開發，相反，整個系統的目標是利用科技來協調和探索公司業務的各方需要，實現以資訊科技來提升業務運作效率的宗旨。上述各種資訊科技不僅能協助利豐貿易精簡其供應鏈管理工作，更可讓利豐貿易與全球40多個經濟體中數以千計的供應商和客戶共享高成本效益方案，務求達到推行業務電子化的目標。 利豐貿易旗下經營千餘種產品，隨著顧客需求標準和生產科技水平的不斷提高，產品的開發、設計和生產也變得越來越複雜，利豐貿易確實需要運用先進的軟體和通訊工具去跟蹤和組織產品的各個生產運程，允許供應鏈中各企業能夠隨時隨地共同參與產品開發和處理生產過程中的各種變更。圖6—18顯示了一個完整的產品生命週期及其所應用的資訊科技，可以看到資訊軟體的引人使利豐貿易旗下經營的產品的生命週期中各環節有機地聯結在一起，並有效地結合客戶、 原材料供應商、工廠及物流公司，為客戶提供整體性的產品研發、採購、生產及物流服務。隨著產品生命週期不斷縮短，訂單變得小量多樣，交貨期也日漸縮短，利豐貿易為了保持高度的生產彈性與快捷的交貨速度，藉助其全球供應商網路的聯結以及資訊科技來增加資訊透明度和傳送的速度，使利豐貿易成為行業中的領導者。 總括而言，利豐貿易的資訊科技與供應鏈管理的結合使利豐獲益良多。首先，利豐貿易應用的電子通訊和資訊傳送工具可以使供應鏈中各企業直接獲得市場需求和與生產相關的資訊，縮短了供應鏈成員間的反饋時間，並藉著這些資訊與合作伙伴建立起更緊密的關係。商務軟體的應用則增加了合作伙伴間的可見度，使供應鏈成員能夠作為一個整體運作的組織，縮短和簡化冗長的流程，提高了執行效率，並加強了雙方的信任與長遠的合作關係。 利豐貿易的資訊科技部2001年底獲得適用於提供內部資訊科技產品和服務的 ISO 9001:2000 質量管理體系認證證書。在實施該ISO質量管理體系的情況下，資訊科技服務的表現須被定期評估，以求達至一定的服務目標水平及持續改善。 近年來，利豐亦不斷投資於加強全球辦事處的計 152
算機安全措施，以保障公司資料及提升連線全球供應鏈儥息系統的內聯網，並適應資料轉移不斷增加的要求。 ^ 產品概念、樣本通知供應商有關產品資料產品開發過程確認供應商供應商報價報價請求 Import Direct WebPDM JustWin E-lab Dips C 抽取訂單資料生產狀況報告 FA 生產追蹤過更新生產狀況製成品回顧物流資料貨運通知電子發票包裝指示物流過程 XTS-5 電子資料交換系統訂單追蹤系統包裝資料貨運時間表預訂貨運 ◎ AA AA AA ◎ 供應商厶物流公司圖6一18 產品生命週期與資訊軟體的應用 PDG