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第三章如何構建金字塔結構當你坐下來開始寫作時，你常會遇到這樣的情況：你只是大致知道要寫什麼，但並不清楚你具體想表達什麼以及如何表達。即使你知道你最終表達出的思想必定會組成一個金字塔結構，你仍然會懷有這種不確定感。 但是，實際上你對將要完成的“成品”已經瞭解得很多。首先，你知道在你的文章的金字塔結構頂端將有一個包括主語和謂語的句子。其次，你知道這個句子的主語就是文章的主題。 此外，你還知道這個句子是對讀者頭腦中業已存在的某個問題的回答。當在（讀者所瞭解的）某個“情境”中發生了（讀者所瞭解的）某種“衝突”，就會引發讀者的“疑問”，而回答這個“疑問”就是你要寫作的動機。你可能還大致知道將要表達的一些要點。 這些對你來說已經不少了。你可以利用你知道的這些知識自上而下或自下而上地構建文章的金字塔結構。自上而下的方法通常比自下而上的方法容易一些，因此應當首先嚐試使用自上而下的方法。 自上而下法自上而下地構建金字塔結構通常較容易一些，因為你開始思考的是你最容易確定的事情，即文章的主題，以及讀者對該主題的瞭解情況（你將在文章的序言部分使讀者重溫其瞭解的情況）。 THE MINTO PYRAMID PRINCIPLE 22 金字塔原理但是，你還不能現在就坐下來，開始寫序言部分。你應當先利用序言部分的結構，將頭腦中的正確觀點逐個理出來：為了做到這一點，我建議你遵循圖3-1中的流程。具體說明如下： 1. 畫出主題方框這個方框就是你的文章的金字塔結構最頂部的方框：在方框中寫出你將要討論的主題，當然前提是你知道要討論什麼主題，否則請跳到步驟二。 2.確定主要問題確定文章的讀者。你的文章將針對什麼物件？你希望文章寫完後能夠回答讀者頭腦中關於該主題的什麼問題？如果你確定了主要問題，請寫出來，否則跳到步驟四。 3.寫出對該問題的回答如果尚不清楚，請註明你有能力回答該問題。 S=4 C=5 の=2 1 3 主語/謂語 6 新問題 78 在最頂部方框填入 1.你準備討論的主題 2.你準備國籤的讀者頭腦中己行在的關：孩主題的問題 3.才共的口籤將回答與序言部分對照 4.列出“情境” 5.列出“衝突” 2.以上阿題及問絡是香仍成立。 確定關鍵句 6.以上川籤會馬起的新問題 7.確定以演澤法或歸納法同答新問毖. 7.如採用引納法，需確定可用於概括的複數名詢組織支援以上觀點的思想 8.在此層次主重複以上的疑問/ 回籤式對話遼理圖3-1 金字塔結構中互相制約的各因素 4.說明“情境" 你需要證明，現階段你能夠作出關於該主要問題和回答的最清晰表 HON TO BUILD A PYRAMID STRUCTURE 第一歲「如何構建金字塔結構］ 23
述。具體做法是：將要討論的主題同“情境”結合起來，作出關於該主題的第一個不會引起爭議的表述。首先，關於該主題的什麼表述肯定不會引起讀者的疑問呢（因讀者知道這一表述，或者根據以往的事實很容易判斷該表述的正確性）？ 5.指出“衝突” 現在你已經開始與讀者進行疑問/回答式對話了。想象一下，當讀者表示同意，點著頭說：“對，我知道這個情況，有什麼問題嗎？”的時候，你就應當考慮“情境”中發生了什麼能夠引起讀者疑問的衝突，例如，發生了某種意外，或出現了某個問題，或出現了某種明顯的邏輯不一致的變化。“情境”中發生了什麼“衝突”，以致引起讀者的“疑問”呢？ 6.檢查主要問題和回答對“情境”中“衝突”的表述應當能夠直接導致主要問題的提出（已在步驟二中列出）。否則，應改變對“情境”中“衝突”的表述，使之能夠直接導致該主要問題的提出。有時可能“情境”中的“衝突”同主要問題不相符，這就需要重新進行構思。 進行以上這些步驟的目的是確保你瞭解自己將要回答什麼問題。—日確定了主要“疑問”，其他的因素都很容易在金字塔結構中各就各位。 下面我將舉例說明運用以上方法時人的思維發展過程。下面是美因一家大型飲料公司的會計部門寫的一份備忘錄，我們將試著用以上方法改寫該備忘錄。 公司的送貨員將產品交付客戶後，客戶應向公司會計部門發回一張交貨單，列明各種程式碼、交貨日期和數量。公司的記賬系統就是基於這些交貨單進行運作的，其工作流程大致如下： 五週處理交貨單＞ 傳送賬單＞ 接收支票＞ 處理付款一家出售漢堡包的該公司的客戶長期從該公司訂購大量飲料，我們稱該客戶為“大客戶”。出於自身的統計意圖，大客戶希望跟蹤每天的賬單情況。他們想知道他們是否可以將每次的交貨單保留下來，將有關資訊及計算出的總數輸入計算機磁碟，然後每月將磁碟和支票送至飲料公司總部。 也就是說，大客戶建議採取以如下方式運作的會計系統： 24 THE MINTO PYRAMID PRINCIPLE 金字塔原理接收磁碟和支票> 處理付款飲料公司的會計部主管需要對該方案的可行性作出回答。於是，會計部主管提交了此份備忘錄，但其回答的主要內容僅僅是：“我們對該方案的運作方式有以下發現”，而並未對該問題予以直接回答（如表3-1）。 表3-1 答非所問的例子呈：羅伯特•塞爾蒙先生閱示主題：大客戶我們按要求對大客戶（公司編號 8306）提出的透過磁碟將交貨單資訊發送至我們的全國會計系統的建議進行了可行性研究，對資訊的處理將由大客戶和我們基於預付款方式共同完成經過我們對其提議進行的研究，我們對該方案的運作方式有以下發現： 1. 我們對接收由任何外部來源發來的全國會計資料的主要要求是這些資料必須是規定格式傳送： A.公司編號 B.銷售點編號 C.交貨單編號 D. 交貨單金額 E.交貨時間如果大客戶沒有公司編號或銷售點編號，我們可以根據我們的客戶管理檔案向其提供有關資訊。大客戶將這些資訊輸入其系統後，將為我們今後處理交貨單資料提供很大的便利 2.大客戶將製作一套資訊提取程式，從其系統中提取所有現有的交貨單資料，併產生輸出檔案。該檔案的格式可適用於全國會計系統的 APNND現金收據子系統（參見資料格式）：然後大客戶將此資料存入磁碟，並送至我公司用於結算：同時，大客戶還將把支票和磁碟資料的詳細清單（參見報告格式一）送至我公司的全國會計系統銀行存款箱。 我公司資料處理部門收到磁碟後，將根據我們的規定程式進行結算：最終結算的結果是，大客戶提交的支票金額同磁碟的資料必須實現“零差額” （0.00） 3.結算完成後，我們將透過全國會計系統對磁碟資訊進行處理，將交貨單編號同更新的歷史報表相對照，併產生全國會計記賬報表： 約翰•J•傑克遜日期： 如果你是這位會計部主管，並運用前圖3-1中的方法組織你的思維， 你的思維過程將大致如下所述： HOW TO BUILD A PYRAMID STRUCTLRE 第生章|如何構建金字塔結構7 25
26 1.首先畫一個方框並且問自己：“我將討論什麼主題？”（大客戶提出的改變記賬方式的建議） 2.我將回答讀者頭腦中業已存在的關於該主題的什麼疑問？（這個建議可行嗎？） 3.對此的回答是什麼？（可行） 4.然後透過與序言部分相對照，檢查該疑問和該回答是否仍然成立： 具體做法是：將要討論的主題同情境結合起來，作出關於該主題的第一個不會引起爭議的表述。首先作出關於該主題的什麼表述肯定不會引起讀者的疑問呢？即讀者肯定會作為事實接受並且不會提出任何疑問的表述： （大客戶建議改變記賬方式。） 當你真正開始寫序言部分的時候，當然還要解釋一下這種變動的性質，但在構想過程中，只需要明確序言部分的最基本思想即可。 5.現在假定讀者說：“是的，我知道這回事，有什麼問題嗎？”你就可以直接作出關於衝突的表述。（你們問我該建議是否可行。） 你之前所作出的關於問題的表述現在顯然將躍人讀者的大腦（該建議是否可行？）。讀者所想到的問題同你之前所提出的問題基本一致，因此你可以說，讀者的疑問同你的回答相匹配，你所要討論的主題對讀者是有意義的。 6.作出該建議確實可行這樣的表述後，你將沿金字塔結構進一步向下思考，以確定讀者在看到這樣的表述後會產生什麼新的疑問。（為什麼這麼說？） 7.針對“為什麼？”之類的問句的回答必須是“原因”，因此，你在關鍵句這一層次上提供的所有要點必須都是“原因”。你的原因是什麼呢？ • 該建議將提供我們所需的資訊； • 該建議將增加我們的現金流量； 該建議將減少我們的工作量。 8.在確定了以上要點都是正確的且符合邏輯之後，下一步就是繼續沿金字塔結構向下思考，提供能夠支援以上觀點的思想。但是，在像上例這樣篇幅較短的文章中，也許無需再進一步構建金字塔結構，就可以開始動筆了。也許你可以在寫到具體的每一部分時很容易從你的腦海中獲得支持以上觀點的思想。 THE, MINTO PYRAMID PRINCIPLE 金字塔原理從以上步驟可以看出，這種方法迫使作者在構思寫作時僅從他的頭腦中獲取與讀者的問題有關的資訊：但是在具體操作中，這種方法能夠迫使作者全面地考慮該問題，而不是像表3-1的例子中那樣只考慮了問題的一部分。而且，如果作者在寫作時能夠遵循這種自上而下的思想組織結構， 讀者就能夠非常容易地理解作者的全部思想（如圖3-2）： S=火客戶建議改變記賬方式 C=你們問我該建議是否可行 Q=該建議是否可行？ 大客戶要求改變記賬方式的建議是可行的將向我們提供所需的所有資訊將增加我們的現金流量將減少我們的工作量圖3-2 緊扣問題的回答自下而上法很多時候你也會發現你思考得還不夠成熟，無法構建出金字塔結構的頂部。譬如，有時你無法準確地確定要討論的主題，有時對讀者頭腦中的疑問尚不清楚，有時則無法確定讀者瞭解什麼、不瞭解什麼。遇到這些情況時，可向下移動一個層次，從關鍵句層次上著手。 如果你能夠確定任何關鍵句，那很好；但多數情況下你可能還無法確定。 不要著急，你可以按照以下“三步走”的過程自下而上地組織你的思想。 1.列出你想表達的所有思想要點。 2.找出各要點之間的邏輯關係。 3.得出結論。 HON TO BUILD A PYRAMID STRLCTLRE 第三章|如何構建金宇塔結構| 27
表3-2 混亂的思路致： 主題：TTW 以下是對本人近兩週工作成果的小結。 我們都知道，排版成本是所有新版書籍的成本中最重要的部分，約佔精裝本成本的40% 和簡裝本的 50%~55% 排版成本主要包括： 機器排版 30%~50% 校對 17% ~25% 初校樣及校訂 10%~16% 編排 10% ~20% 整版及布版 10% ~15% 將TTW與平均標準進行對比可以發現，TTW 在排版工藝上的生產力相對校低目前，排版評估員正在對我向他們提供的一些典型案例進行研究， 該企業對每一項排版工作基本都要重複相同的步驟，以保證較高的質量這也是其在簡單業務的排版上不具競爭力的原因之一愛斯勤雷（Aylesbury）公司對TTW公司的排版成本較高的原因非常感興趣。我已經同羅伊•沃爾特、布賴恩•湯普森的喬治•肯尼迪談過此事：肯尼迪願意進行一項實驗，以找出：（1）該企業的排版工序中是否有可以簡化的步驟，尤其是針對某些排版任務而言；（2）其較低生產力的原因即為什麼低於平均標準。 TTW公司目前的排版任務已經超負荷了。排版部門的大部分工作都無法按時完成：目前這種生產能力低下的現象在手工排版工序上尤為空出、TTW 公司支付的工資比該地區其他印刷廠都低，因而越來越難以吸納和保留排版工作現在，TIW公司正面臨工會提出的一項新的要求。有兩名排版工已經離開該企業排版部門的員工目前少於編制，而員工的加班工作量超過了50%。 結論： 1.降低排版成本似可採取如下方法： A. 簡化價格較低的排版專案的工序； B.改變工作方法、提高生產效率， 2.為了簡化某些專案的工序，必須針對某些專案進行一些實驗，對其整個工序進行全程跟蹤，控制因改變校對次數和時機而對排版質量造成的邊際效應，並觀察客戶對此的反應。此舉節約的費用可能達到排版總成本的109 我認為，第二種降低排版成本的方法需要進行細緻的方法研究。TIW 目前在排宇和手工排版上的效率低於平均標準20%~50%。該企業應當能夠有所改善。 3.如果我們將TTW 同貝爾德公司、波奈爾公司或沃特路公司進行比較，也許可以有所發現。喬治•肯尼迪和羅伊•沃爾特似乎有興趣進行這項對比研究，但是，我已經告訴過他們，也許他們不會有很大的發現。 4.愛斯勃雷對TIW公司的排版成本也存在不同的看法：格里•卡爾弗特認為 TTW公司的排版成本肯定過高，喬治•肯尼迪則認為尚無確鑿證據顯示其排版成本過高，而羅伊•沃爾特則認為他還無法對此下結論，他們似乎都非常願意對此進行調查。 作者： 日期： 28 THE MINTO PYRAMID PRINCIPLE 金字塔原理還是讓我們以一篇需要重寫的文章（表3-2）作為例子，說明此方法的作用。這是一名年輕的諮詢顧問在第一次參加工作兩週後向其業務經理呈送的一篇備忘錄。客戶是英國的一家印刷廠（TTW）。 除了備忘錄中所述的內容，我對有關情況或主題一無所知。因此，我們所做的一切都必須在這篇文章提供的資訊以內進行，對這名顧問所做表述的正確性也不可妄加評論。我們所要做的只是使他的文章思路更加清晰。 步驟一：列出要點問題 1.排版工作效率低 2.對每項排版任務均採用相同的工序 3.對簡單任務的報價不具競爭力 4.無法按時完成 5.工資偏低 6.人員短缺 7.加班過多 8.在排字和手工排版上的效率低於平均標準解決方案 1.簡化價格便宜的排版任務的工序 2.改變工作方法、提高生產效率我們首先看看解決方案，因為確定行動性思想（即關於採取行動的思想）的有效性比確定描述性思想（即說明情境的思想）的有效性更容易一些 （參見第七章《概括分組思想》）。簡化工序同改變工作方法之間存在什麼邏輯關係呢？答案是沒有任何關係，這兩者說的都是同一件事。因此，這一步分析沒有什麼收穫。 然後再來看看問題。很快，我們就能看出來，其中顯然隱含著一些因果關係。我們應儘可能清楚地將其結構畫出來。 步驟二：找出邏輯關係低工資爭少員工-悉法技時，和班過路一版本過高＞價格無黨爭力工序無區》效率低於生產效率分平均標準低下 HOW TO BUILD A PYRAMID STRUCTURE 第三章|如何構建金宇塔結構了 29
對此分析揭示出兩條單獨的思路，當然也有可能某些應當列出的要點並未被列出。現在你可以得出一些結論：那名顧問或者想說，因力該企業的生產效率低、加班過多，導致其成本過高：或者想說，為了降低成本，必須簡化工作方法、提高工人工資。 成本過高欲降低成本生產效率低下簡化步驟增加下資加班過多針對某此任務針對全！ 部任務步驟三：得出結論那名顧問想說明的究竟應當是哪一個呢？你可以結合序言部分進行思考。原備忘錄暗示讀者已經瞭解的情況是什麼？顯然，讀者知道成本是一項重要因素，知道 TTW 公司在報價上不具競爭力，可能還知道在TTW公司沒有人知道其成本是否過高。這樣，你的思路應當如下所示： 1.主題 2.疑問 3.回答 4.情境 5.沖突疑問（2） 回答（3） 6.新的疑問 7.關鍵句 = 製版成本。 = 製版成本是否過高？ =是的。 = 製版成本是總成本中最重要的一部分。 = 不知道製版成本佔總成本的比例是否過高，但競爭力較低的事實說明可能如此。 = 製版成本可以被降低嗎？ = 可以。 = 如何實現？ = 省略製版過程中不必要的步驟，並且將工人工資提高到具有競爭力的水平。 THE MINTO PYRAMID PRINCIPLE 30 金字塔原理表3-3 結論清晰的例子致： 主題：TTW 我過去兩週在愛斯勃雷公司研究排版部門的成本，我們都知道，排版成本佔精裝本成本的40%，佔簡裝本成本的50%~55% TTW公司並不知道其排版成本是否過高，但是人們認為該公司在簡單排版任務上缺乏竟爭力。 經過初步調查，我們認為該公司可能能夠透過以下方法大幅降低其排版成本： • 省略排版過程中不必要的步驟 • 將工人工資提高到具有競爭力的水平省略步驟 TTW公司在排字和手工排版方面的工作效率比平均標準低20%~ 50%、觀察其排版方法可以發現，該公司對每一項排版任務，不管是聖經還是怒怖小說，基本都採取同樣的步驟以保證質量這是該公司缺乏競爭力的部分原因： 我就這一發現同羅伊•沃爾特、布賴恩•湯普森和喬治•肯尼迪討論過。肯尼迪願意進行一項實驗，以找出：（1）該企業的排版工序中是否有可以簡化的步驟，尤其是針對某些排版任務而言；（2）其低於平均標準的原因。 下週我們將全程跟蹤幾項簡單排版任務，控制因改變校對次數和時機而對排版質量造成的邊際效應，並觀察客戶對此的反應此舉節約的費用可能達到排版總成本的10%：我們還將進行一項細緻的方法研究， 以儘量縮短該公司與平均標準的差距。 增加工資 TTW 公司支付給工人的工資比該地區其他印刷廠的低，因此難以吸納和保留排版工人。有兩名排版工人剛剛辭職，使該公司排版部門的員工人數低於編制。因此，大多數排版任務都無法按時完成，工人的加班工作量也超過了50%。 該公司目前正面臨著工會提出的一項新的要求，可能會被迫增加工人工資。如果這樣，該公司應該能夠招收適當的人選，減少加班費用： 作者： 日期： 表3-3是包括了以上思想月更容易被接受的一種寫法。你可能並不同意這名年輕顧問的思路，但至少這樣可以將其思路清楚地表達出來，讀者也才能夠決定是同意其觀點，還是找出其中的可質疑之處。 我將該備忘錄完整地重寫了一遍，因我想說明一點，總的序言部分 HON TO BUILD A PYRAMID STRLCTLRE 第章|如何構建金字塔結構| 31
可以包括關於關鍵句要點的表述。這樣，讀者就可以在開始閱讀的最初30 秒內瞭解你的全部思路。由於文章的剩餘部分都只是為了解釋或支援你已提出的觀點，讀者在之後的閱讀過程中肯定不會遇到會使其大吃一驚的重要思想。這樣，如果讀者的時間有限，他就可以只簡單地瀏覽一下文章。 實際上，如果讀者在閱讀的頭30秒內還不能清楚地瞭解你的全部思路的話，你就應該重寫這篇文章。 此外，標題及小標題能夠突出文章結構中的重要部分，以便讀者迅速地找到關於某一個問題的詳細論述。如果文章篇幅較長，這種方法尤其有效。但是為了達到較好的效果，你還應當注意標題的用詞（參見第十章）， 即標題應反映某種思想，而不是某種類別。例如，不要將標題定為“我們的發現”或“結論”。因為這樣的標題對於讀者快速瀏覽沒有什麼幫助。 最後，我簡單說說寫作風格。你能夠發現，rW 備忘錄原文及改寫後的備忘錄在語言的使用及句子的措辭上幾乎沒有什麼區別。這說明，改寫後的文章的清晰思路來自於金字塔結構，而不是寫作風格的變化。 初學者注意事項金字塔原理的規則能夠使你從金字塔結構中任何一個位置上的思想著手，發現其他所有相關思想。但是，你必須採取自上而下法或者自下而上法。我已經盡力使你瞭解一般性的思維方法，但是在具體應用時會遇到各種可能，出現問題也是難免的。對金字塔原理的初學者經常提出的問題，以下是我的回答： 1.一定先嚐試自上而下法一旦你著手將思想變成文字，它就似乎戴上了最美麗的光環，令你感覺“字字珠璣”，甚至使你不願意進行必要的修改。因此，不要試圖一下子就把整篇文章都寫出來，因為你稍後就可能很容易地想出文章的結構。一旦你的思想變成了文字，你就很可能會覺得寫得不錯，而根本不管你的思路實際上是不連貫的。 2.將“情境”作為構思序言部分的起點一旦你知道自己想在序言的主體部分說些什麼——情境、衝突、疑問和 32 THE MINTO PYRAMID PRINCIPLE 金字塔原理回答—你就可以根據你想產生的效果，以任何順序寫出這些要素。選擇不同的順序會影響文章的文風，當然你肯定想運用不同的文風寫不同的文章。 但是，一定要從“情境”開始構思，因為按照這個順序，你更容易準確地找到 “衝突”和“疑問”。 3.不要省略對序言部分的思考當你坐下來開始寫作時，經常頭腦中已經有了一個完整的主要思想這樣，觸發主要思想的“疑問”也很明顯。這時，你就很容易直接跳到關鍵句層次，開始回答由主要思想引起的新的疑問。我勸你不要這樣做。因為多數情況下，你都會發現自己還在對屬於“情境”或“衝突”範疇的資訊進行組織，這樣會使你自己陷人複雜、混亂的論證中。你應當先整理出序言部分的資訊，然後就可以把注意力完全集中在金字塔結構中較低層次的思想上。 4.將歷史背景放在序言部分你不應該在文章的正文部分才告訴讀者過去發生的事情。正文部分應當只包括思想（即：因能夠為讀者提供新思想而引起讀者疑問的表述）， 思想只能以邏輯方式互相聯絡。也就是說，只有在描述一些透過分析發現的因果關係時，你才可以在正文部分列舉讀者已知的資訊。簡單的歷史事件不是邏輯思考的結果，因而也不能算作思想。 5.序言部分僅涉及讀者不會對其真實性提出懷疑的內容序言的目的只是告訴讀者一些他們已經知道的資訊。當然，有時你並不知道讀者是否確實知道某些資訊；有時候你則可以肯定讀者不知道某些資訊。如果所表達的資訊能夠很容易地由客觀的第三方進行檢驗和證實， 那就可以假定你的讀者“知道”該資訊，因讀者不會對其真實性提出疑問。 同時，注意不要在序言中涉及任何讀者不知道的資訊，因為這樣的資訊可能導致讀者提出非你所願的“疑問”。反之亦然，不要在金字塔結構中涉及任何讀者已經知道的資訊。如果你利用讀者已經知道的資訊來回答金字塔結構中較低層次上的問題，就說明你在序言部分中遺漏了重要的資訊。如果在序言中提供該資訊的話，也許讀者會提出不同的疑問。 _HOW TO BUILD A PYRAMID STRLCTURE