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6.如果可以選擇，在關鍵句層次上更宜使用歸納法而非演繹法這一點在第五章《演繹與歸納的區別》中有更詳盡的說明。在關鍵句層次上使用歸納法比使用演繹法更容易使讀者接受，因為歸納法更容易被人理解。人們的傾向是按照思維發展的順序表達自己的思想，而思維發展的順序通常都是演繹的順序。但是，以演繹的順序發展的思想並不一定要以演繹的順序表達出來。在大多數情況下，你都可以將以演繹法發展的思想用歸納法的形式表達出來。假設你建議某人購買一座庫房，你根據以下的演繹推論支援購買方案：購買太平洋大街的庫房判斷是否購買庫房有三個標準這座庫房符合以上標準因此，應當購買 A B C A B C A B C 本結構中的第三個要點不能引起讀者的疑問。假設你的寫作順序是先表達金字塔頂端的思想，然後再表達關鍵句層次上的要點，那麼你根本就不需要第三個要點再表達一次主要思想。這個論證結構過於複雜，而採用歸納法則能夠更有效地表達你的思想。因為太平洋大街的庫房符合我們的標準，所以應購買該庫房位於街道拐角處面在5 000 平方英尺以上：每平方英尺售價低於10美元 34 THE MINTO PYRAMID PRINCIPLE 金宇塔原理第四章序言部分的具體寫法文章的序言部分透過概述讀者已知的資訊，與文章將要回答的問題之間建立某種關聯，然後作者使可以將全部精力放在提供這個問題的答案上。文章的序言部分必須用講故事的形式，也就是說，序言部分必須先引入某種讀者熟悉的“情境”，說明發生的“衝突”，並由其引發讀者的“疑問”，然後再對該“疑問”作出“回答”。用這種講故事的形式對於組織讀者已知的資訊非常有用，作者一旦掌握這種方法，就能夠迅速地構思出較短文章的結構。文章的序言部分通常只有有限的幾種模式。講故事形式如圖4-1所示，文章開頭的序言部分可以用位於金字塔頂端、文章的思想結構以外的一個圓圈來表示。序言部分總是向讀者說明其已知的信息，其意義是：序言部分說明某種“情境”，這種“情境”中發生某種“衝突”，從而引出某種“疑問”，而整篇文章的目的就是為了回答該“疑問”。你也許會問：“為什麼序言部分必須是講故事，又為什麼必須是讀者已知的資訊？” FINE POINTS OF INTRODUCTIONS 第四章序言部分的具體寫法 35

回笞圖4-1 序言部分必須用講故事形式 36 為什麼必須採用講故事形式如果你認真地想一想，也許會同意以下說法：任何人讀你寫的文章，都不會同讀一篇所有人都說既香豔熱辣又扣人心絃的小說一樣感興趣。讀者頭腦中已經存在許多雜亂、零散的思想，其中絕大多數都與你的文章討論的主題不相關，但卻是讀者關心和感興趣的。如果讀者事先並不確信會對你的文章感興趣，那麼要想將所有其他思想拋開，專注於你提供的資訊，對讀者而言將是一件非常困難的事情。讀者只有在感受到強烈的吸引力時，才會願意暫時放棄其他思想，專注於你提供的資訊。但是，即使讀者非常想了解文章的內容，相信文章對他們很有意義，他們也必須付出努力才能拋開其他思想，專注於文章內容。相信大家都有過這種經歷：讀完了某篇文章的一頁半內容，卻忽然發現自己根本一個字也沒看懂。這就是因為我們並沒有拋開自己頭腦中原有的其他思想。因此，你必須想辦法使讀者能夠輕易地拋開其他思想，專注於文章內容。達到這一目的，有一種非常簡單的方法，即利用末講完的故事所產生的懸念效果。舉個例子，假如我對你說： THE MINTO PYRAMID PRINCIPLE 金字塔原理

“深夜，兩個愛爾蘭人在一座古怪的城堡中相遇⋯•⋯” 不論你在讀這句話之前在想什麼，讀完這句話後，你的注意力就會緊緊地被我吸引住。我已經將你的思想帶到了特定的時間和空間，並且透過敘述這兩個愛爾蘭人的言行牢牢地控制了你的思想，直到故事的高潮過後。這就是你在文章的序言部分要做到的。你應當透過向讀者講述一個關於某主題的“故事”，以引起讀者對該主題的興趣。每一個好的故事都有開頭、中間和結尾，也就相當於引入某種“情境”、說明發生的“衝突”並提出解決的方案。由於你寫文章的目的或者是為了解決讀者頭腦中的一個問題，或者是為了回答讀者頭腦中的一個疑問，因此，這裡所謂的解決方案，就是你在文章中要表達的主要思想。當然，序言部分還應當是一篇針對讀者的“好故事”。如果你有孩子，你就會知道，世界上最好的故事實際上就是孩子們已經聽過的故事，因此，如果你確實想給讀者講一個“好故事”，你就應該給他們講一個他們已經知道的“故事”，或者是（如果讀者具有這方面的背景知識）他們應當知道的“故事”。這種方法能夠使你在向讀者表述一些他們可能不同意的思想之前，先向他們傳遞一些他們肯定會認可的資訊。從心理學角度看，先向讀者傳遞簡單易讀、容易接受的資訊，比讓他們在混亂的思想中摸索，更容易使讀者接受全篇的思想。何時開始引入“情境" 開始引人“情境”時，應先作出與文章主題有關、且讀者肯定會同意的表述，應當是讀者已經認可或者將會認可的表述。如果你發現自己沒有在文章開頭作出關於文章主題的情境表述，那就說明你或者選錯了主題，或者開始討論主題的時機不對。如果你非常清楚文章的具體讀者是誰，甚至知道他們的名字，譬如在寫信或備忘錄時，那麼何時開始引人“情境”就很簡單。開始引人“情境”的時機，就是你能夠作出關於文章主題的獨立的、無爭議的表述的時候：表述的獨立性指的是，在表述之前，無須用其他表述以表述其準確含義；尤爭 FINE POINTS OF INTRODUCTIONS 第四章「序言部分的具體寫法！ 37

議性指的是，作者預計讀者肯定能夠理解並接受該表述。但是，如果你要寫的文章針對的讀者面非常廣，比如是準備發表在雜志上或者出版成書，那麼你的任務就更多的是“培養”讀者產生某種疑問，而不是“提醒”讀者想起已有的某種疑問。在這種條件下引人“情境”相對更困難一些，但是，你可以假設你的讀者在文章主題方面具有一般性的背景知識，然後針對有關該主題的普遍性提出解釋。根據我的經驗，如果你提供的資訊曾經在《商業週刊》或《財富》雜誌上出現過，你就可以假定你的讀者群能夠接受該表述，當讀者看到以用講故事的形式組織的材料，並且材料的具體組織方式是他們以前從未考慮過的，他們就容易提出你將要在正文部分予以回答的問題。所有引出“情境”的句子都具有一個重要的特徵，即都能夠將你“鎖定” 在特定的時間和空間，從而為敘述故事做好準備。以下是幾個典型的開頭句： •能源投資公司正在考慮將莫斯塔工廠的釩土出口到捷克斯洛伐克的可能性。（備忘） • 任何大型醫療服務體系都受到資源日益匱乏的困擾，愛爾蘭醫療服務體系也不例外。（報告） • 根據考古發現，在人類歷史最早的250萬年中，人類唯一使用的人造工具純粹是實用性的：石器：（雜誌文章） • 同其他人一樣，當今商業社會中的經理人也是其自身文化的產品。（書）讀者對以上這些表述的一般性反應是點頭表示周意，並且說：是的，我認是這樣，那又怎麼樣？“如果更客氣一點，就會說：“你為什麼要告訴我這些？“讀者的這些反應使你能夠提出有關該“情境”的“衝突”。什麼是“衝突” 文章序言部分中的“衝突”雖然經常指的是某種不利的變化，但並不總是具有“不利的變化”的含義。這裡的“衝突”類似於講故事時推動情節發展的因素，能夠促使讀者提出“疑問”。將關於文章主題的公認事實作為敘述“故事”的起點，“衝突”就是推動 38 THE MINTO PYRAMID PRINCIPI.E 金字塔原理

“故事”情節發展的因素，並且必須引發讀者的“疑問”。讀者的“疑問”可能有多種形式，但通常都相當於詢問“接下來怎麼樣？”（見表4- 1）：表4-1 多數文章回答以下四種問題之一情境事實）需要完成某項任務沖突疑問（關於文章主題的公認（推動情境發展並引發疑問的因素）發生了妨礙我們完成該任務我們應該怎麼辦的事情存在某個問題存在某個問題採取了某項行動知道解決的方法有人提出一項解決方案行動未能奏效我們如何實施解決方案該方案是否正確為什麼沒能奏效表4-2中以上每一種形式都列舉了一個具體的例子。所有的四個例子都摘自亨利•斯特拉格編著的《管理中的里程碑》一書（這本文選性的書在過去30年中人們塑造管理思想起了很大的作用），讀到這些例子的時候，你可能會注意到，在人們將情境——衝突——疑問（S— C—Q）這種框架性結構所表示的事件具體化時，可能會出現多種風格各異的寫法 FINE POINTS OF INTRODUCTIONS 39 第四章序言部分的具體寫法表4-2 具有敘述性結構的序言部分資本投資中的風險分析在企業主管人員必須作出的所有決策中，最富S=需要在多種資本投資挑戰性、也最受人關注的就是在多種資本投資方案方案中作出抉擇中進行抉擇。當然，這種抉擇的難度並不在於在某 C= 不知道如何評估不確種給定假設條件下進行投資回報規劃，而在於各種定性風險假設條件及其影響。 Q= 有沒有可以計算有關每一種假設條件都存在不同程度的不確定性通風險的現實方法常較高——-如果將多種假設條件結合起來，其不確 A=有定性就會互相疊加，可能使總的不確定性達到危險的程度。這就是風險因素髮生作用的時候，但企業主管人員難以從現有的工具和方法中獲得風險評估方面的幫助。有一種方法可以透過向企業主管人員提供對有關風險的現實測定幫助其作出重要的資本投資決策。有了這種可以在任何投資回報層次上進行風險評估的工具，企業主管人員就可根據企業目標更有效地評估各種行動方案。大衛•B•赫茲《哈佛商業評論》 1964年1月~2月刊及1979年9月~10月刊如何激勵員工人們曾經無數次地在文章、著作、發言和會議中 S= 希望員工採取特定行痛苦地提出：我怎樣才能讓員工按照我的意願工作？” 有關激勵員工的心理學非常複雜，在此問題上比較可靠的發現還非常少。但是，雖然目前的激勵方案科學 C=需要應用激勵心理學 Q= 如何做到 A =應用本文的思想性較低而猜測性較高，還是個斷有新的騙人招式湧人市場，其中許多還帶有學術鑑定：毫無疑問，本文不可能對騙人招式的市場產生什麼不利影響，但由於本文中的思想我已經在多家企業和其他機構檢驗，我希望這篇文章能夠為糾正上述的不平衡比例起到一定的作用。費雷德里克•赫爾茨伯格《哈佛商業評論》 1964年1月~2月刊 40 THE MINTO PYRAMID PRINCIPLE 金字塔原理續表市場短視任何一個主產業都曾經屬於成長型產業。有些 S=許多主要產業已停止發現在非常繁榮的產業已寵罩著衰退的陰影，而有些展或受到衰退的威脅被認為是老牌的產業則已經停止發展：在任何情況 C=有人認為產業發展受到下，產業的發展受到威脅、減緩或停止的原因都不是威脅是由於市場飽和因為市場飽和，而是因為存在管理失誤。 Q=此看法正確碼 A= 不正確.真正原因是由於管理失誤西奧多•萊維特《哈佛商業評論》 1960年7月~8月刊及1975年9月~10月刊管理造成的經濟衰退在過去的幾年中，美國企業的競爭力經歷了重大 S= 美國企業經歷了重大衰退，人們對美國總體經濟的擔憂也日漸增長。經濟衰退學家和企業領導人都將企業競爭力和投資者信心雙 C=法國和德國同美國面重下降歸咎為 OPEC 組織的掠奪性政策，政府稅收和臨的問題一樣，但美困金融政策不完善，以及法規的增加。我們認為這些原的衰退更嚴重因是不充分的。 Q=為什麼例如，以上原因無法解釋為什麼美國的生產力增 A= 企業主管沒有專注於長率下降的絕對數字和相對幅度都比歐洲和日本大，長期技術競爭力也無法解釋為什麼美國在許多高科技行業以及成熟行業中都喪失了其領導地位。雖然有許多隨時都可以搬出來用的因素—一如政府法規、通貨膨脹、金融政策、稅收法規、勞動力成本和限制、擔心資本短缺、進口石油的價格等——對美國商業造成了一定影響，但是此類因素也同樣影響著海外的經濟環境。例如，-位德國企業主管就不相信以上經濟學家的解釋。德國95%的石油都依賴進口（而我們只進口 50%），其政府佔國內生產總值的比重約為37% （美國政府僅佔30%），且在作出大多數重大決策時都必須同僱員協商。但是德國自1970年以來生產力增長率實際在不斷提高，最近更達到了美國的四倍以上。法國的情況也很類似，但其製造業的生產力增長率達到了美國的三倍以上（儘管其鋼鐵業和紡織業正確臨著危機）。沒有一個現代工業國不面臨同美國一樣的問題和壓力。那麼，為什麼美國企業的競爭力卻遠比其他國家下降得快呢？羅伯特•H•海斯和威廉••阿伯內西《哈佛商業評論》 1980年7月~8月刊 FINE POINTS OF INTRODUCTIONS 第四章|序言部分的具體寫法| 41

42 為什麼採取這種順序序言部分必須採取情境——衝突—解決方案的結構形式，但是，各部分的順序可以有變化，以創造文章的不同風格。以下是一個基本結構和分別用四種順序寫作的例子。注意體會在每一種順序中文章風格的微妙變化。基本結構 S= 多元化研究業務在過去五年中增長了40% C = 無法證明我們的工作對客戶有明顯益處 Q=（如何確保多元化研究確實對我們的客戶有明顯益處？） A = 實施“公司發展專案“以研究該問題標準式：情境——衝突——解決方案近幾年來，本公司已經因為提供多元化研究業務而向許多客戶收取了大量費用。但是，至今倫敦辦事處也沒有一個員工能夠證明，某客戶的某項收購案或併購案與本公司的工作密不可分，該辦事處為厭賀第一個能夠作出此項證明的員工而準備的香檳酒也一直無人開啟。然而，本公司的多元化研究業務卻在過去五年中增長了40%，因此，現在應該實施一項“公司發展專案”，以研究我們如何確保多元化研究確實能夠為客廣帶來顯著的利益。本備忘錄列舉了該專案實施過程中應當解決和進行試驗的主要問題和假設開門見山式：解決方案——情境——衝突我們實施“公司發展專案”的首要目標，是改善我們幫助客戶實施多元化的能力。僅在倫敦辦事處，我們幫助客戶尋找收購或併購物件的業務就在五年內增長了40%，但是我們無法指出任何一項收購案或併購案是與我們的工作密不可分的。突出憂慮式：衝突——情境——解決方案據我瞭解，目前倫敦辦事處還沒有一個員工可以說，他為客戶所做的多元化研究，已經為客戶帶來了客戶自身無法達到的明顯效益。這種情況非常令人吃驚，因為我們在多元化研究領域的業務在過去五年內已經增長了40%。從良心上講，我們不能再繼續為無法取得顯著收益的工作而收取客戶的報酬，而且這樣做也難以維持我們的良好聲譽。因此，我建議實施 THE MINTO PYRAMID PRINCIPLE 金字塔原理一項“公司發展專案”，硏究如何能夠使我們的多元化研究業務真正為客戶帶來顯著的利益。突出信心式：疑問——情境——衝突我們如何才能確保多元化研究繼續成為我們的一項重要業務？此項業務目前已佔我們公司總業務的40%，但是我們卻難以舉出幾個我們為客戶提供了必不可少的幫助的例子，如果不採取措施提高我們工作的價值，我們就會面臨失去在該領域的發展勢頭的實際風險。為此，我建議立即實施一項“公司發展專案”，以研究如何改善我們在該領域的業務能力，使該項業務能夠不斷為客戶帶來顯著利益。什麼是關鍵句關鍵句（Key Line）不僅要針對由文章主題思想句引起的新的疑問進行回答，還要表明文章的組織結構。因此，如果文章篇幅較長，你就應該列出關鍵句的要點（如圖4-2所示），然後第一個要點起一個小標題，並開始寫作（參見第十章），文章標題 I情境沖突（疑問）「玉題思根 •第一關鍵句要點 •第二關鍵句要點 •第三關鍵句要點第一-小標題圖4-2 首先列出關鍵句要點列出關鍵句要點能夠使讀者在開始閱讀的頭30秒內就能瞭解你的全 FINE POINTS OF INTRODUCTIONS 第四章|序會部分的具體寫法| 43

部思路。由於隨後的內容都只是解釋或支援這些要點，這樣，你就非常得體地將讀者請到了一個適當的位置上，由讀者自行決定是繼續讀下去，還是就此接受你的結論。不管讀者如何選擇，他們都可以預計，接下來的文章內容不會有令人意想不到的思想，因而他們在繼續閱讀時會感到更加容易理解。如果文章篇幅較短，譬如每一部分只有一兩段支援材料，當然就不用先列出要點、然後再在小標題中重複一遍了。在較短的文章中，可以將關鍵句要點作為段落的主題句，並在這些主題句下劃一條下劃線，使讀者在閱讀時容易注意到它們。要記住，關鍵句要點必須表達文章的思想：舉個反例，像下面這樣寫序言部分是不對的：本備忘錄主要說明專案組確定和實現能顯著改善贏利的目標的方法：全文分為以下六個部分：背景 • 專案組的方法原則 • 什麼是專案工作如何組織計劃 •特有的收益和成效成功的先決條件用這種方式列出的文章要點完全無助於向讀者傳達義章資訊。以上方式只是向讀者頭腦中硬塞了一系列他們根本無法明確理解的詞彙，除了浪費讀者的時間、耽誤讀者對文章的理解之外，沒有任何用處。根據我的經驗，你最好永遠不要用“背景“或“介紹”作某一章節的標題，因為這種標題內所含的資訊同其他標題所含的資訊肯定不在同一-個抽象層次上，或者說抽象的程度不相同。而且，僅列出主語而不列出完整的思想可能會存在一種危險，即關於該主語的思想無法形成明確的歸納或演繹邏輯論證關係。在上面這個例子的文章組織結構中，不同章節的思想可能還存在混亂的關係。譬如，“特有的收益和成效”一章似乎應放任“專案組的方法原則”一章中討論，而“成功的先決條件”—章則似乎應併到“如何組織計劃“一章中討論。因此，不要將某個名詞範疇作為關鍵句的要點.而應當是完整的思想 44 THE MINTO PYRAMID PRINCIPLE 金字塔原理序言部分應當寫多長序言部分的長度應當是多少？人腿的長度又應當是多少？（答案是足以站在地面上。）序言部分的長度應當確保在你引導讀者按照你的思路選行思考之前，你和讀者“站在同一位置上”。一般情況下，序言部分需要兩到三段，其組織方式如前面的圖4-2所示。說明“情境”和“衝突”的文字可以長到有三段或四段，但是不能再長了。（你還需要多少字來提醒某人他已經知道的資訊？）事實上，如果你發現自己在序言部分就開始到處使用圖表，那你肯定過分強調了已知事實。序言部分也可以短到只有一句話：“你在1月15日致我的信中問我⋯⋯”。你同你寫作的物件（讀者）平時的關係越近，序言部分的篇幅就可以越短。但是，再短的序言也必須能夠提醒讀者其持有的疑問。以上例子表明，序言部分的長度同正文部分的長度不一定成正比，而是根據讀者的需要而定。為了使讀者充分理解你的主要思想並且願意了解你得出該結論的思路，讀者必須要了解哪些資訊呢？也許你現在會想，寫一個好的序言也不是件容易的事。事實正是如此。在一篇文章中，序言部分是最不容易寫好的部分。不過，多讀幾個例子，你也許就能夠感覺出哪些序言寫得較好，並且舉一反三，將自己的序言部分也寫好。信函詹姆斯•司梯巴在其文章《日本商人：日元強於劍》中稱讚日本索尼公司率先發現了電晶體的商業用途，並且說電晶體的發明者員爾實驗室“根本不知其有何用，只得將其賣給美國國防部”。他的話既不是描述事實也不是客觀的比喻。貝爾實驗室早在品體符發明出來之前就已經知道其用途。報紙社論尼克松政府對美國電視網路進行了一次假進攻，而電視網路也進行了一次假反擊。這給不知就裡的人們造成的印象是：美國人的自由權利正遭受著嚴重的破壞。事實上，這是一個我們希望透過電視將社會變成什麼樣的社會的問 FINE POINTS OF INTRODUCTIONS 第四章「序言部分的具體寫法| 45

46 題，即：我們希望要一個有無政府主義傾向的、自我縱容的社會，還是要個帶有精英文化色彩的、具有較強普遍約束力的社會。雜誌文章產品經理已經因為許多傑出公司的成功事例而備受人們尊敬。他們因為在當前競爭激烈的市場上成功地推出了許多知名產品並獲得了較大市場份額和高利潤率而受到讚賞（當然，他們也應當受到讚賞）。在許多生產多種產品的複雜的大型公司中，產品經理可以根據產品獲得領導權：而在較小的、組織結構較緊密的公司中，最高管理人員則將領導權交給其最主要的產品生產線經理。最近的一項調查顯示，參加調查的公司中有3/4的公司正在應用這一組織概念，這並不令人感到驚奇。令人感到驚奇的是目前出現了一股對產品經理和產品經理概念運作方式不滿的聲浪。這股正在加大的反對聲浪是否說明產品經理概念本身不實用呢？當然不是。在許多仍在應用這一概念的公司中，有證據顯示，產品經理概念不僅是一個可行的概念，而且在很多時候還是一個必不可少的概念。這一概念在如此眾多的公司中得以應用正是由於其合理性。然而，在這一概念運作失敗的公司中，問題幾乎總是出在管理層如何（錯誤地）應用這一本質非常合理的管理工具。內部備忘錄如您所知，流程部一直堅持，工作程式手冊應當將那些如果操作不符合規定，可能對公司造成損害的行為包括進來。這些工作程式需要不時更新，因為有時會出現新的工作程式，有時舊的工作程式會被修改。為了保證工作程式的相容性，我們在修改工作程式手冊時都應當遵循以下方法。報告大陸人壽很早就被公認為人壽保險行業的領導者之一。該公司的資產在所有的股份公司中排名第五。在日益激烈的競爭壓力下，該公司仍在過去10年中維持了保費收入持續增長的勢頭。但是，該公司的傳統市場環境正在發生重大變化，必將對其地位產生較大沖擊：投保人的興趣正從工業險轉向普通險，付費方式正在從託收轉向繳費通知，競爭也更加激烈而廣泛。 THE MINTO PYRAMID PRINCIPLE 金字塔原理大陸人壽公司管理層清楚地認識到，菲爾德分公司在運作中遇到了難以克服的困難，阻礙了其提高績效。大陸人壽公司還認識到，菲爾德分公司及總公司管理層中出現了問題，使菲爾德分公司未能獲得處理其問題所需的領導和指導。因此，大陸人壽公司也正確地認識到，想解決菲爾德分公司面臨的問題，必須先加強總公司的組織結構和管理流程，本報告將說明如何達到這一目標。散文世界尚未敏銳地認識到我們今年（1930年）的生活已被籠罩在現代歷史上最大的一次經濟災難的陰影下。但是普通人已經意識到正在發生的事情。他們不知道為什麼突然懷有某種深深的恐懼（雖然這種恐懼可能有點過度），而以前第—一次出現經濟災難時，他們恰恰缺少了合理的優慮。他們開始懷疑未來。他們現在是正要從美夢中醒來面對殘酷的事實” 還是正要陷人噩夢等待醒來？他們不用懷疑。過去的不是夢，而現在面臨的正是一場噩夢，只有等待黎明的到來，噩夢才會過去。因為自然資源仍然同以前一樣充足，人的勞動也仍然同以前一樣富有創造力，所以，我們在解決生活物質問題方面的進步也仍然同以前一樣快速。我們同以前一樣能夠使每一個人享受高質量的生活（我指的是同20年前相比），並且很快還將使他們享受更高質量的生活。我們以前沒有受過欺騙，但是今天我們卻陷人了一個巨大的泥沿，並觸動了一件精妙儀器的控制鈕，然而我們卻不瞭解它的工作原理。其結果就是：我們獲得財富的機會可能會暫時白白浪費——也可能會是很長時間。書公元二世紀，羅馬帝國的疆域覆蓋了地球最富饒的土地，其臣民包括世界上最文明的人類。這個巨大帝國的邊境由自古聞名、紀律嚴明的勇士們保衛著。法律和行為規範的溫和而強大的影響力逐漸加強了各省之間的團結。和平的臣民們盡情享受著財富和奢華。自由憲法被尊貴地敬奉著。元老院表面上掌握著最高權力，但已將政府的所有行政權力都交給了羅馬皇帝。在八十多年的快樂時期中，帝國的公共事務統治權分別由內爾瓦皇 ——— FINF, POINTS OF INTRODUCTIONS 第四章|序言部分的具體寫法］ 47

帝、圖拉真皇帝、哈德良皇帝和兩個安東尼皇帝行使。本章以及本章下面的兩章將介紹羅馬帝國的繁榮景象；隨後還將從馬可斯•安東尼皇帝之死談到羅馬帝國衰亡的最重要條件：一次將永遠被銘記、並仍在被世界各國所感知的革命。長期印刷專案 A Weekly Review OF THE Affairs of FRANC E： Purg d from the Errorsand Partiality of Newf Wrers and Petty-Statefmen, of all Sides. Sbaturoar,Feb.1g.1704. The ITRoDuCTIoN. *G.M.Trevelvan， Sorcial History: Vialime Three: The Eishteenih Century.Pelican Bowks. 關鍵句要點是否需要序言關鍵句的每一個要點也都應該按照與全篇的序言部分大致相同（但簡 48 THE. MINTO PYRAMID PRINCIPLE 金字塔原單得多）的情境—-衝突——疑問模式逐點引出。也就是說，當讀者對每一個關鍵句要點提出疑問時，你還應當告訴讀者一個簡單的“故事”，以保證他們與你站在同一位置。為了闡明這一點，請看圖4-3。該圖是一篤關於20世紀90年代管理工具的論文結構。 S 全面質量管理是20世紀80年代的流行管理工具，用於降低成本/提高產品或服務質量，從而獲得競爭優勢和更高利潤。 C=大多數主要公司現在都宋用了某種形式的金面質量管理工具，但並非所有的公司都能夠獲得預期收益。優秀企業仍貞據或獲取市場份額，並獲得較高利 Q=為什麼？伏秀企業採取了什麼更好的措施？優秀企業將基準測試和基子業務的管理工具加入到了其全面質量管理工具組合中使用基準測試判斷其產品或服務的相對效率/效能對可能對公司業務造成影響的工序著重用全面質量管理辦法圖4-3 關鍵句也需要序言文章的序言部分具有以下形式： S = 人們相信使用X工具將獲得Y C = 確實在使用X，但是隻有其他人獲得 Y Q = 為什麼其他人獲得 Y？ A = 使用A+B+X 這一回答直接引出了新的疑問：“使用這些工具如何能獲得Y（競爭優勢、更高利潤）？”並隨之引出了關鍵句要點： —！ FINE POINTS OF INTRODUCIIONS 第四章|序言部分的具體寫法！ 49

• 使用基準測試以判斷其產品或服務的相對效率/效能： • 應用基幹行為的管理方法以判斷提供每一項產品或服務的實際成本；對可能對業各造成影響的流程著重應用全面質量管理辦法。針對每一個關鍵句要點的疑問都是“它是怎樣起作用的？”，用一個復數名詞概括這些關鍵句要點就是“步驟”。但是，並不是列出各個要點，然後提供支援性的材料就可以開始寫作了。你還應當用一個能夠概括要點本質的標題突出該要點的位置，然後再引人該要點：例如，我們不應該這樣說：基準測試領導者們使用基準測試判斷其提供產品或服務流程的相對效率和效能。為了達到這一目的，他們需要：測試關鍵流程的效率與競爭者的績效進行比較確定產生差別的深層次原因你應當使用一個能夠更清楚地概括要點本質的標題。而且你應當通過回顧讀者已知的關於該主題（基準測試）的知識，以及本要點將要對其作出回答的疑問，逐漸切人正題，提出關鍵句要點。例如：對流程效率進行基準測試 S= 假設你已經使用全面質量管理，並將處理貸款申請的時間從兩天縮短到兩小時。 C= 可以假定如此大的提高效率足以獲得競爭優勢。 Q = 是否足以獲得競爭優勢？ A = 只有同競爭者進行比較才知道。引出其他關鍵句要點的方法也遵循同一模式， 50 THE MINTO PYRAMID PRINCIPLE 金字塔原理確定實際成本 S= 假設你的公司現在已經透過基準測試，成為最優秀的企業，所以其他公司都必須同你的公司進比較。 C= 完全有理由感到自豪，佢前提是提供產品或服務所獲得的實際回報超過生產/供應該產品或服務的實際成本。 Q= 如何確定你是最優秀的，所獲得的回報大於成本呢？ A = 根據行為而非功能對成本進行分析（基於行為的管理）調整全面質量管理方法 S= 已經透過了基準測試，應用了基於行為的管理方法，並且知道你的企業的哪些流程同競爭者相比還處於劣勢，知道哪些產品或服務成本過高、哪些則有很高的利潤。 C = 應該開始改進這些流程 Q= 這是我們進行全面質量管理的時候嗎？ A= 是的，但此時進行的全面質量管理主要針對那些會對業務造成重要影響的流程。文章開頭的序言部分同關鍵句要點的序言部分的區別，在於讀者閱讀這兩種序言時其思維所處的位置。在全文的序言部分，你的目的是提示讀者有關文章主題（當前管理方法）的資訊。在第一個關鍵句要點的序言部分，你的目的是提示讀者這一主題為什麼同全篇主題相關。在其他關鍵句要點的序言部分，你的目的是向讀者說明將要討論的主題同前面已討論的主題相關。換甸話說，在寫關鍵句的序言部分時，你使自己意識到剛才已經將哪些資訊輸入了讀者的大腦，以及（從讀者的角度考慮）讀者還需要獲得哪些資訊才能提出你的下一個要點將要對之作出回答的問題。要想寫出好的序言，必須注意以下原則： 1.序言部分的目的是“提示”讀者而不是“告訴”讀者某些資訊也就是說，序言部分中不應含有讀者需要證明後才能接受的資訊，例如，不應含有圖表。 2.序言部分必須具備講故事的三個要素，即“情境”、“衝突”和“解決方案” 在較長的文章中，你還應當對接下來要討論的內容進行解釋。“情境”、“衝突”和“解決方案”這三個要素不一定要按傳統的講故事順序排列， FINF POINTS OF INTRODUCTIONS 第四意|序言部分的具體寫法 51

但是這三要素必須齊全，缺一不可，並且還應當組織成故事形式。 3.序言部分的長度取決於讀者和主題的需要序言部分可包括讀者充分理解所必需的任何資訊，如：問題的背景與淵源、你與該問題的關聯、你或他人之前對該問題所做的研究及發現、術語定義等，但所有的資訊都可以也應當用講故事的形式。透過以上例子可以看出，全篇文章的中心都依賴於讀者提出的第一個疑問，或稱初始疑問。這種疑問全篇只能有一個。如果存在兩個初始疑問，這兩個疑問肯定是互相關聯的，如：“我們是否應當進入市場？如果是，應當怎樣進人？”這兩個疑問實際上只相當於一個疑問，即“我們應當如何進入市場”。因為如果對第一問的回答是否定的，就不存在第二問；而如果對第一問的回答是肯定的，那麼這個回答就成為金字塔結構的頂端思想，而由之引起的疑問“如何進入市場？將引出關鍵句對其進行回答。有時，你難以僅憑對序言部分的思考確定初始疑問。這時你可以看看你打算放在正文部分的材料。任何時候你打算說明一些思想，都是因為你認為讀者應該知道你的這些思想。那麼為什麼讀者應該知道這些思想呢？肯定是因為這些思想能夠回答某個問題。這樣，透過倒推法，你也能夠想出一個合理的序言，並引出你要回答的問題。常見模式隨著時間的推移，你構思過各種文章的序言部分。你可能會發現，文章的序言部分具有某些共同的模式，你也可能會發現，你寫文章通常要回答的都是以下四種問題之一： 1.我們應該做什麼？ 2. 我們應該如何做（將如何做/是如何做的）？ 3.我們是否應該這樣做？ 4.汐什麼發生這種情況？多數文章的目的都是為了告訴入們在各種情況下采取何種行為。確 52 THE MINTO PYRAMID PRINCIPIE 金字塔原理實，在不知道將採取什麼行為同很少有人想知道什麼發生了某種情況，除非這是一篇關於研究報告的早期發現的文章。當然，你常用的文章模式取決於你從事的業務下面我將逐個介紹在商業性文章中最常見的四種模式： 1.發號施令式（針對“我們應該做什麼？”或“我們應該如何做？”之類問句） 2. 尋求支援式（針對“我們是否應該這樣做？”之類問句） 3.解釋方法式（針對“我們應該如何做？”之類問句） 4.比較選擇式（針對“我們應該做什麼？”之類問句）發號施令式 “指示”是世界各地的所有商業備忘錄中最常見的一種，其目的是要求或告訴某人做某事。在這種模式下，作者通常不是要提醒讀者想起某個問題，而是要告訴他們某個問題。舉個例子，假設你準備召集推銷員開會，並教給他們一種在連鎖雜貨店中安排貨架空間的新方法。但是，為了收到更好的效果，你需要每一個推銷員提供其所在地區一家存在問題的連鎖店的有關資訊。你該如何組織你的序言部分呢？基本上是以這種方式進行： S = 我們打算在推銷員會議上教會你們如何應用新的空間管理方案 C = 為了收到效果，我們需要你們提供你們所在地區的一家存在問題的連鎖店的有關資訊 Q=（我們如何向你提供資訊？）也可以更簡單地以這種方式表示： S = 我們打算做X C = 需要你們做 Y Q = 我們如何做Y？ FINF POINTS OF INTRODLCTIONS 第四章|序言部分的具體寫法 53

在本例中，讀者的疑問可能不會挑明，而是隱含的，因為按照作者的思路，並不一定要明確提出該疑問。但是，你在開始寫作前，必須為你自己明確提出該疑問；否則，你就有可能無法確定文章將要回答的問題。 S 我們想教你種商品足示法（然皮各地區：家“問題”連鎖店約有關信總 Q-我如何向你們提供有關信總「準備關於某“問題”注鎖店的情況 7月11口前選擇家適當的連鎖店 8月10日前收集必要的資料 8月15日前整理並提交資料圖4-4 將疑問強加給讀者的發號施令式文章在本例中，讀者的疑問是“如何提供資訊？”而針對疑問詞力“如何”的問創，回答必然是有關“步驟”。因此，你的文章結構會類似圖4-4所示。還要注意的是：本例中的“衝突”和“回答”基本上是針鋒相對、正好相反的， “衝突”是引出“疑問”的條件，“回答”則是採取措施後的效果，而這些措施必然能夠解決以上“疑問”。再舉一個例子。假設你的公司有一本工作流程手冊，公司的各個部門都可以對其進行更新或增刪，你希望確保各部門都以相同的方式對手冊進行更新： S = 我們有一本工作流程手冊，任何違反作流程手冊的行為可能對公司利益造成損害。工作流程手冊需要不斷更新。 C = 為確保手冊的相容性，更新手冊時必須遵循同一方式。 Q =（這個方式是什麼？） 54 THE MINTO PYRAMID PIINCIPLE 金字塔原理在此例中，讀者的疑問仍然是隱含的，而不是明確提出的：以上模式還可用更簡單的方式表示： S= 你做X C= 必須以 Y方式進行 Q= 什麼是Y方式？尋求支援式另一種非常常見的備忘錄型別是要求批准經費。在此類備忘錄中，讀者的疑問必定是“我應該批准這一要求嗎？”而且此類疑問也通常是隱含的。要求批准經費的備忘錄大致具有以下結構： S = 我們遇到了一個問題 C = 我們的解決方案需要 Q=（我應該同意嗎？）美元經費如果更詳細一點，也可以這樣表示： S= 正如您所知道的，在過去四年中，我們部門的業績拜審都增長了20%。但是，根據總部的規定，我們部門的員工編制一直為14人。這造成了員工必須超時工作、周末加班，但工作仍不斷積壓。 C = 目前我們部門積壓的工作量已經達到22周，這對任何機構來說都無法接受，我們已沒有再增加工作時間的餘地。透過研究，我們認為，購買一臺價格為_ 美元的IBM，既可以減少積壓上作量，又可以減少超時工作的次數。 Q=（我應該批准嗎？） A = 我們請您儘快批准此要求。為使動用經費的要求獲得支援，通常有三個（有時有四個）標準理 ENT POIN CFAYTRUDY CTON 序言部分的具體寫法 55

由：您應當批准此要求，因為： • 解決該問題刻不容緩此方案能夠解決該問題（或者是：此方案是多種解決該問題的方案中最好的一種） • 採用該方案後可節約的成本（或其他合理的財務形式）將超過此方案的成本 • 我們還可獲得其他益處以上第一要點詳細說明存在的問題，第二要點則詳細說明解決方案。第三要點是通常的財務分析。第四要點有時可表示成“此方案還將創造新的業務機會”，但這一要點並不總是成立。不過，如果成立，就應該將這一要點包括在內。換句話說，你並不是要出於這一原因而採用該方案，但在準備方案時，還是應當指出這一額外的好處。以下是該文章的大致的金字塔結構。 S=我們遇到了一問題 C-我們的解決方案需要__美元經費 Q-我應該批准嗎？批准使用經費］為什麼我們必須現在就採取措施此措施能夠解決該問題* 財務分析也很合理如果採取此措施，還可獲得其他益處 *或者：此方案是多種解決該問題的方案中最好的一種解釋方法式經常地，尤其是在提供諮詢時，你寫作的目的是因為某人遇到了問題，而你要告訴他如何解決這個問題，也就是向讀者解釋解決問題的方法。解釋方法式文章的關鍵句結構是以下有關“步驟”： 56 THE MINTO PYRAMID PRINCIPLE 金字塔原理

Q=如何做？為什麼步驟一必須做X 步驟二步驟三但是，根據你告訴讀者的是如何做一件他們以前沒有做過的事、還是如何正確地做一件他們正在做的事，文章的序言部分的結構會略有不同。本書第二章中列舉的關於董事會作用的備忘錄就是第一種型別的例子： S= 必須做X C = 還未做好做X的準備 Q = 如何做好準備？另外，假設有一家公司的市場預測系統作出了錯誤的預測，他們希望你告訴他們如何使該系統作出正確的預測。那麼其結構必然是： S= 你們目前的系統是 X C = 該系統不能正常工作 Q = 如何改進，使其正常工作？在此例中，你的思路應當是首先在紙上列出該公司日前進行的流程（見圖4-5），然後列出你認為正確的流程。這兩個流程之間的差異就能夠告訴你文章的關鍵句應該怎麼寫。我想強調一下，在你開始寫作之前，在紙上列出兩個流程進行比較是非常重要的。也許你會認為，你都已經在這方面工作了很長時間，完全了解問題出在哪兒，但是，如果你不將這兩個流程列出來進行比較，那麼你遺漏某個重要因素的可能性就非常大。正因我在這一類的文章中發現過許多考慮不周全的例子，所以我才要在此特別強調。我在本書的附錄二中對此還有更詳細的說明，事實上. 我們在第三章中提到的關於飲料公司大客戶的備忘錄就是一個典型的考慮不周全的例子。 FINE POINTS OF INTRODUCTIONS 第四章|序言部分的具體寫法 57

目蔭淤程 7： 70 遼行潤熬建議淤程 7： 9. 2 制門凍 3 讓行趨小和一，選行正北市場預測建議結雞 5 一型您一，企體鑑一一隻谷工作會劃表議前話逅行家送微調行調整在本年皮稍後時國做預期制定瘁行日標以指導規劃推遲到9月製作總計劃表使用正從流蓰決定每月選行狗修改圖4-5 兩個流程間的差別決定了關鍵句的要點比較選擇式經理們經常會要求他們的下屬就某一問題進行分析並提出解決方案. 他們還經常會加上一句：“再提幾種替代方案”。嚴格地說，如果你對問題作出了正確的界定，那麼根本就沒有什麼替代方案你所建議的方案要麼能夠解決該問題、要麼不能解決該問題：從這個意義上說，沒有什麼替代方案。在第八章我們將詳細地討論問題的界定因此，經理們的意思，實際上是要求你“如果不能提出能夠完全解決我們所界定的問題的方案，那麼就對我們可以嘗試的一些方案提出意見”。也就是說，在要求你寫一份真正關於替代方案的備忘錄之前，備忘錄的讀者肯定已經瞭解這些替代方案，可能這些替代方案還在公司內進行過討 58 THE MINTO PYRAMID PRINCIPIE 金字塔原理論在這種情況下，文章的序音部分就非常容易寫了： S= 我們希望做X C= 我們有一些不同的做X的方案 Q= 哪一種方案最合理？如果更詳細一點，也可以這樣表示： S= 正如您所知道的，最近的一項測評認為，5馬力~105馬力發動機在低溫下采油的效率最高，我們最大的客戶因此提出要放棄我們的10馬力發動機，改用其他公司的 73/4馬力發動機。 C = 我們有三種可能採取的措施： —將我們的10馬力發動機的價格降至71/2出力發動機的價格 —改進71/2馬力發動機，使之達到73/4馬力發動機的效能 —專門設計5馬力~105馬力發動機 Q= 哪一種方案最合理？一旦你選擇了某一種方案，你通常可以使用兩種方法組織關鍵句，回答“為什麼此方案優於其他方案？“這個疑問。具體採用哪一種方法取決於你的分析結果。最好也最簡單的方法是圍繞評估的標準進行組織：選擇亦案C 方案C比方案A或方案B實沲更快方案C比方案A或方案B成本更低方案C史容易實施但是，問題在於方案C並不一定在所有三個標準上都優於方案A或方案B。這時，你只能透過對每一種可能的方案均作出說明來提出你的觀點： FINE POINTS OF INTRODLGTIONS 第四章！序言部分的具體寫法 59

選擇方案C 方案C在各方面都很合理，除了…… 方案A個合理，因為⋯•⋯ 方案B不合理，因為⋯• 也就是說，你需要說明選擇方案C的主要原因，以及放棄方案A和方案B的主要原因。但是，如果任何一種方案都無法達到你的目標，或者在事先沒有已知可選方案的情況下，你無法提出能夠達到所有目標的建議，那麼這時的“疑問”或者是“哪一個？”，或者是“我們應該做什麼？，而對此的回答則應為：選擇哪種方案取決於你所希望達到的用標如果你希望獲得穩定的銷售額，應該選擇方案A 如果你希望快速獲得利潤，應該選擇方案B 如果你希望工人麼心工作，應該選擇方案C 注意，即使在這種情況下，你的文章也不是圍繞“解決問題的替代方案”進行組織的，而是圍繞“替代目標”進行組織的，這兩者之間有相當大的差別。常見模式——諮詢諮詢性文章同一般的商業文書不同。諮詢性文章通常較長，而且其寫作目的主要是推動讀者採取某種措施。因此，尤論諮詢性文章是備忘錄、報告、演示稿，或是建議書，其作者（也就是諮詢顧問）通常都只回答前表4 -1 中列出的四種問題的前三種。我在本書第八章和第九章中將詳細介紹如何構思諮詢性文章。下面我只是簡單地對兩種鼓常見的諮詢性文章進行說明： 60 THE MINTO PYRAMID PRINCIPLE 金字塔原理專案建議書專案進度小結專案建議書專案建議書是諮詢公司的生命線，因此，多年以來各諮詢公司為此類文章付出了大量的心血。大多數諮詢公司都遵循以下方式： S= 你遇到一個問題（用一到兩句話描述該問題） C = 你已決定請局外人幫助解決此問題 Q=（你是我們應該聘請來解決該問題的局外人嗎？）當然，對括號中隱含的讀者“疑問”的回答永遠都是肯定的。接下來的關鍵句結構通常由四部分組成： 1. 我們理解該問題 2. 我們有合理解決該問題的方法 3.我們在應用此方法上有豐富的經驗 4.我們的業務安排非常合理在實際寫序言部分時，你可能會傾向於將“衝突”和“疑問”隱含起來，這樣序言部分讀起來就可能會像下面這樣：我們很高興同您見面，並討論了您因為公司內部持有不同意見而難以確定如何處理汽車後續市場的問題。本文提出了我們的建議，希望有助於您從多種方案中挑選出合適方案，並制定能夠使您在短期內獲得較大市場份額的戰略。這種專案建議書結構通常用於新客戶，因為諮詢顧問希望將主要的精力放在分析問題上，從而使讀者瞭解其在該領域的突出專長。如果客戶是知名公司，或者該建議書純粹只是形式，那麼可以將對問題的描述放在序 FINE POINTS OF INTRODUCTIONS

第三章|如何構建金字塔結構|