下來的16個小時左右的時間裡，你總能找到幾分鐘時間去向著自己的人生目標靠近一步。現在就開始吧！
的部分。我在這裡列出了這兩章的主要內容，以便幫助讀者進行複習：（1）列出可能的長期目標；（2）立即動手，確定目標的優先次序，確認出 A級目標：（3）列出實現A級目標可能需要的活動；（4）確立活動的優先次序，確定A級活動；（S）安排完成A 級活動的具體日程，（6）按照日程完成相應活動。 55 370027609208TYE22 Y22412 www.55188.com 理想線上證券網
www.55188.com 理想線上證券網你有何心得？ 1~：•••-+-：----- www.55188.com 理想線上證券網第 7 章日程安排的作用 “誰有時間來進行規劃？” 如何為A級活動擠出時間改變你的時間管理方式你有兩種型別的黃金時間不要把日程排得太滿
www.55188. com 理想線上證券網第7章日程安排的作用如果你感覺自己已經忙得不可開交了，那麼我相信，在為自己佈置了A級活動之後，你會感覺更加忙碌。很可能你仍然想繼續以前的活動（洗盤子、去工作、逛商店等），但現在你又為自已列出了更多的活動（也就是你在上一章所列出的A級活動）。 要想解決這個問題，你需要暫時放下你的人生目標，開始轉而考慮如何安排你的時間。你今天必須做些什麼？ 顯然，你需要時間來完成一些必要的日常活動，比如說吃飯睡覺等，而且雖然你也可以想辦法減少花在這些活動上的時間， 但你無論如何都不可能完全取消這些活動。另一方面，除非你非常獨立、非常富有，或者是有人在供養著你，否則你就必須透過工作來賺到足夠的錢來給自己購置食物、衣服以及住房等生活必需品。這也就是說，吃飯、穿衣、交通以及工作等至少會佔用你一定的時間。 你還需要時間來完成那些常規性的工作：起床、讀報紙、檢查郵件、參加工作例會、保持辦公區域整潔、看電視、洗盤子、 開車接送孩子…這些工作量的多少完全取決於你在你的組織、 家庭和你的社交圈當中的位置。 平時你根本不會去花費太多心思考慮這些活動，但它們卻佔用了你大量時間。事實上，很多人一輩子都在為這些事情而忙個不停。 曾經有一位秘書向我抱怨，她說自己從來沒有時間去完成那 9011106274270209:00X9NZ 44900-192 •59 www.55188. com 理想線上證券網
60 www.55188. com 理想線上證券網如何*控自己的時間和生活些老闆交代給自己、而且自己也特別喜歡的有意思的任務。跟我聊了一會之後，她突然意識到了問題的真正原因：她每天都在把全部時間用來處理那些常規任務（也就是她上班第一天起老闆交代給她的任務） 接電話、做記錄、整理檔案、帶領客人參觀辦公室、回答問題、管理辦公用品等等。這些常規工作幾乎佔去了她所有的時間，結果使得她根本沒有時間來完成那些有趣的工作。 家庭主婦們也經常會遇到這些情況。她們經常會很努力地做好自己的本分工作，結果卻發現自己雖然終日忙忙碌碌，卻始終沒有相應的成就感。 大多數人每天的活動內容都是由自己當前正在處理、但還沒有完成的工作決定的：比如你昨天、上個星期或者是上個月開始的某個專案。有時候這些專案只是一些常規性的工作，而有時候卻是一些意外。比如說那些一夜走紅的作家經常會突然收到邀請去參加各種活動—即便他希望能夠抽出一天空閒時間來陪陪自己的家人，或者是開始寫作一本新書，但他還是要堅持去兌現自己幾個月以前的承諾：到各種各樣的場合發表演講、做講座， 或者是接受電視採訪等等。他不可能隨心所欲地決定自己什麼時候去上床睡覺，或者是待在家裡靜靜地讀完一本書。類似的情況也會發生在你身上。 那些意外的事情通常都會讓你感到不快，也會佔用你的時間。 設想一下，你早晨起來之後，發現自己忘記關電燈了，鬧鐘也沒電了，結果你遲到了兩個小時才到辦公室—而你本來打算提前到15 分鐘，把昨天沒有完成的工作補完的。不僅如此，到了辦公室之後，你發現瓊斯先生已經打來了五個電話，抱怨說他至今沒有收到你昨天答應送給他的檔案，所以你不得不立即打電話 www.55188. com 理想線上證券網
www.55188.com 理想線上證券網第7章日程安排的作用到快遞公司問問情況，然後發瘋一樣地督促他們抓緊時間。 必要的活動，常規任務，遺留工作，以及我們剛剛談到的意外情況幾乎會佔用你的全部時間，對於大多數人來說，他們終日糾纏於這些事務當中，一輩子也不可能找到足夠的時間來實踐自己的人生目標。要想避免這種情況，你首先需要分辨出那些浪費時間的活動，並透過停止這些活動來為自己擠出更多的時間。要想實現那些對你來說真正重要的人生目標，你只有一種途徑：認真規劃你每一天的時間。 “誰有時間進行規劃？” 無論有多忙，你都應該抽出時間進行規劃。越是覺得自己沒有時間，你越應該仔細地規劃自己的時間。比如說你可以在每天開始或結束的時候抽出十分鐘來進行規劃—你將因此得到數倍的回報。 有時你可能會感覺自己太忙碌，根本沒有時間來進行規劃。 沒關係，或許你確實沒有時間。但請想一想，如果不去進行規劃， 你很難抽出時間去做自己想做的事情，而且你將根本不可能分辨出到底哪些事情才是真正重要的。即便你把大部分時間都用來完成A 級活動，但你很可能並沒有把時間用來做A 級活動中最重要的部分。因此，雖然你認為自己總是沒有時間來進行規劃，但提前規劃卻總是能夠幫助你擠出更多時間。沒錯，確實如此：正是因為沒有時間進行規劃，你才應該抽出時間進行規劃。 規劃通常最適合在早晨起床時或晚上睡覺之前進行。通常情況下，人們在早晨都會比較清醒，在這個時候進行規劃可以幫助你一天都保持勁頭十足。因為當你對自己的任務比較清晰的時候，就可以很快地把所有的任務一件件完成。而且把所有任務的 9H70 02T2r2CL09 2UXTV2422 004/92 www.55188. com 理想線上證券網 61
6 2 www.55188.com 理想線上證券網如何掌控自己的時間和生活次序安排清楚之後，你通常就不會被意外發生的事情打斷。 在晚上進行規劃也有一定的優勢。因為這個時候你會對自已當天所遺留下來的任務比較清楚，因此你也就可以更加有選擇性地安排第二天的工作。而且當你一天的工作安排停當之後， 你就不會再浪費時間去考慮自己到底哪些事情該做，哪些事情不該做了。晚上進行規劃的另一個優勢就在於：你的潛意識會在夜間不斷工作，並可以為你第二天的工作想出很多不錯的方案，甚至可以為你所面臨的問題找到更好的解決辦法，這樣當你第二天到達辦公室的時候，你的精神狀態就會達到最佳。 由於早晨規劃和晚上規劃都有各自的優勢，所以我建議你不妨嘗試在每天的早晨和晚上都進行規劃。 你有那麼多時間嗎？我的幾位客戶曾經嘗試過詳細地記錄自己每個星期的活動。他們都非常認真，而且比大多數人都更關心自己的時間分配和規劃。他們意識到了規劃時間的重要性， 而且決心投人足夠的時間來進行規劃。過了一段時間之後，他們發現自己每週規劃所佔用的時間總共也沒有超過四個小時。 這件事情說明，規劃其實並不會佔用太多的時間—平均每天不到一個小時—但它所帶來的結果卻是很明顯的：在任何一天當中，你在A級活動上投人的時間越多，在其他瑣碎的事務上浪費的時間就越少。從這個角度來說，規劃可以幫助一個人把自己的精力集中到那些最重要的活動上。 我所認識的很多執行官都養成了這麼一個習慣：在完成第二天的工作規劃之前，他們絕不會離開自己的辦公室。還有的人喜歡在第二天上班的時候早到15分鐘，以便在這段時間裡對自己的計劃進行修改。（當然，每天都會有一些意外的事情來打斷我們 www.55188. com 理想線上證券網
www.55188. com 理想線上證券網第7章日程安排的作用： 11 的安排，每當出現這種情況的時候，我們就需要被迫調整自己的計劃。） 我基本上會在每天早晨進行規劃。雖然我很詳細地列出所有的工作，可我每個星期在規劃上面所花費的時間最多也沒有超過三個半小時。我早晨五點鐘起床，當時其他人還在睡覺，於是我就把這段一天當中最安靜的時間用來做最重要的事情，規劃。 每天早晨，在進行當天工作規劃的時候，我總是會首先重溫一下自己的人生目標，並根據該目標來確定我當天的A級活動內容。完成規劃之後，我會把早餐前的時間用來完成A級活動。比如說我曾經把完成本書列為自己的A 級活動，結果本書的大部分內容都是我在家人們起床之前的時間裡完成的。 除了每天的時間規劃之外，我還建議你利用每個星期五下午的時間來對本週的活動進行回顧，並大致規劃好下個星期的活動。然後你可以利用星期一早晨的時間來修改自己的計劃，並立即開始進行本週的A級活動。 如何為A級活動擠出時間我所強調的最主要的規劃方式之一就是：日程安排。但這裡的日程安排並不是簡單地為那些你必須完成的活動排定時間：比如說什麼時候參加會議，什麼時候赴約，什麼時候完成某項工作等等。我在本書當中強調的日程安排是為了給那些真正重要的活動排出時間。 在制定一週日程安排的時候，一定要注意為你的A 級活動安排出足夠的時間。每個星期都要為自己安排出固定的時間段（比如說星期二和星期四的上午）來完成那些大型的專案。即便當天 www.55188. com 理想線上證券網 63
64 www.55188. com 理想線上證券網如何掌控自己的時間和生活有很多瑣碎的事情需要處理，你還是要儘量保證自己會有足夠的時間來處理A級活動。 要想找出更多的時間來處理A級活動，你可以每天列出一個固定的時間段，在這段時間裡，堅決不要理會那些C級活動。這個時間段不一定要很長，比如說，剛開始的時候，你可以每天為自己抽出15分鐘的時間專門處理A級活動。等慢慢適應了“要事第一”的時間安排之後，你就可以逐漸延長A級活動時間段。 你可以橫向來安排A級活動的時間，比如說從星期一到星期五每天上午9點半到10點半的這段時間。或者你也可以縱向安排 A級活動時間，比如說你可以把時間安排在每個星期三下午兩點到四點。 我認識這樣一位先生，他的妻子喜歡參加各種各樣的社交活動，可他卻非常希望自己每個星期能夠有一段時間跟妻子單獨在一起。為了做到這一點，他開啟妻子的日曆，在每個星期二的晚上註明“有安排”。透過這種方式，他成功地為自己的A級活動 （跟妻子單獨在一起）找到了時間。 我曾經讀到一些關於時間管理的文章，作者建議說管理時間的最有效的方式就是：把每個小時的活動都記錄下來。我堅決不同意這種做法。我相信，它不僅會浪費很多時間，而且會給記錄者帶來巨大的負擔和精神壓力。想像一下，如果你正打算改變自己的飲食習慣，你會怎麼做？直覺告訴你，你應該少吃一些油炸食品，多吃一些蛋白質和新鮮蔬菜，以此保持飲食平衡。可你會為了改變飲食習慣而詳細記下自己每一頓飯都吃了些什麼嗎？顯然不會。相比之下，你可能會留意自己每個月吃了多少油炸食品和蔬菜，這樣可以幫助你慢慢開始少吃油炸食品，多吃新鮮蔬菜。 www.55188. com 理想線上證券網
www.55188.com 理想線上證券網第7章E 日程安排的作用透過這種方式，你很快就可以培養良好的飲食習慣，而且也不用再每天詳細地記錄自己的飲食細節了。時間管理也是如此。在改變自己的時間管理方式之前，我建議你首先有選擇性地留意自己分配時間的方式，並記錄下那些佔用大量時間 （但你卻感覺毫無意義）的活動。 根據我的經驗，那些什麼事都記錄下來的人很容易中途放棄——因為他們感覺那樣做太麻煩了。所以我相信，千萬不要為了記錄而記錄，那樣做毫無意義，一定要有選擇性地記錄自已的時間分配方式，從而最終改變你的時間管理習慣。 改變你的時間管理方式正像許多人可以改變自己的飲食習慣一樣，你也可以成功地改變自己的時間管理方式。如果你感覺自己在工作上投入了太多時間，卻沒有足夠的時間用來跟家人和朋友在一起的話，我建議你現在就養成按時下班的習慣—即便其他人仍在加班—而且你可以開始安排更多的週末時間跟家人在一起。 你覺得自己在高爾夫上花了太多時間，結果沒有足夠的時間參加政治活動嗎？沒關係，你可以從現在開始減少打高爾夫的時間。你覺得自己在家務上花了太多時間，結果𨚫 沒有足夠的時間去做那些更有創造性的事情嗎？那我建議你就先讓傢俱上的灰塵在那裡停留一兩天吧。 很少有人會喜歡去記錄自己的一舉一動，但你卻可以嘗試著規劃好自己的時間，因為透過詳細地規劃自己的時間，你可以為自己找到更多的空閒。記住：你總是可以找到時間來做那些對自已重要的事情。即便是這個世界上最忙的人都能為自己擠出時 www.55188. com 理想線上證券網 65
66 www.55188.com 理想線上證券網如何掌控自己的時間和生活 ~~…：-1 間。並不是說他們比平常人有更多的時間，而是因為他們總是能夠透過認真地規劃來為自己“製造”出更多時間。 堅持培養規劃的習慣。每天在同樣的時間裡做同樣的事情可以使你更加有效率—因為你不用花時間來做決定。 習慣的力量是巨大的，實踐證明，人們在做那些習慣性的事情—比如說打電話、訂餐、讀報紙、上課或者是參加會議的時候—他們的效率總是很高。 你有兩種型別的黃金時間要想進行好時間規劃，你還需要了解一下什麼是黃金時間。我們每個人都有兩種黃金時間，一種是內部黃金時間，在這段時間裡，我們的精神狀態達到最高潮，工作起來自然也就最有效率，不同人的內部黃金時間是不一樣的，有的人上午精神狀態最好，而有的人則會在下午或者是晚上達到最佳精神狀態。而外部黃金時間則是指跟其他人—比如說你的同事、朋友或者是家人—— 打交道的最佳時間。 內部黃金時間是一個人精神最為集中的時候。據我所知，有些人在早晨7點鐘以後就再也無法集中精神，而有的人則在晚上 10點到午夜這段時間裡最有創造性。想想看，你在一天當中的哪兩個小時思維最為清晰？是從上午10點到中午12點嗎？從下午 4點到6點？••你所挑選出來的兩個小時或許是你的黃金時間， 但為了驗證這一點，我建議你在接下來的兩個星期裡自己觀察一下，看看你在這兩個小時裡精神是否最為集中。 在確定完自己的內部黃金時間之後，我建議你把這段時間用來處理自己最為重要的工作。 www.55188. com 理想線上證券網
www.55188.com 理想線上證券網第7章日程安排的作用對於大多數商務人士來說，剛剛來到辦公室的最初幾個小時無疑是最佳內部黃金時間。可另一方面，很多人卻把這段時間用米處理一些毫不重要的工作，比如說讀報紙、回電話，處理昨天沒完成的工作，或者乾脆跟同事或下屬閒聊⋯⋯為什麼不把這些活動留到下午精神狀態不好的時候呢？ 一位家庭主婦曾經告訴我，她的內部黃金時間是在丈夫和孩子剛剛離開的那段時間裡，每次一到這個時候，她總是感到特別興奮，好像渾身有使不完的勁。於是她就開始在屋子裡忙個不停， 整理床、洗盤子、洗衣服、整理玩具⋯•••她會這樣一直忙到上午 11點。然後在從11點到下午2點半的這段時間裡，她的整個精神狀態陷人低潮，幾乎什麼都不想做，這種狀態會一直持續到下午2點半，而這時她又不得不去學校接孩子們放學了。在她看來， 如果自己能夠儘快完成所有的家務，她就可以抽出更多的時間來做蠟燭：她不僅喜歡這項活動，而且還可以為自己的家庭帶來更多的收人。可問題是，每次完成家務之後，她總是會覺得自己陷人了一種極度疲勞狀態，什麼都不想再做了。而且到了11點她已經把房間打掃得乾乾淨淨，因此也不願意再拿出製作蠟燭的工具，把房間裡又弄得亂七八糟了。結果是：她總是發現自己沒有足夠的時間來做自己想做的事情。作為一名旁觀者，我立即看出了她正在犯一項基本的規劃錯誤。於是我建議她把做蠟燭和做家務的時間顛倒一下，這樣她就可以把自己的內部黃金時間用來制作蠟燭了。 我認識的一位化學分析師也犯了類似的錯誤。他總是在每天下午瀏覽專業期刊，並處理程式性的行政管理工作。考慮到這位分析人員的內部黃金時間是在下午，所以他的這種做法顯然也是 www.55188. com 理想線上證券網 67
68 www.55188.com 理想線上證券網如何掌控自己的時間和生活錯誤的。於是我建議他把這些工作挪到上午進行，這樣他就可以利用自己下午比較興奮的時候來做那些更有創造性的工作了。 而所謂外部黃金時間，就是指外部資源（通常是人）最為齊備，最能幫助你做出決定、回答你的問題、或者為你提供信息的時候。你可以在老闆即將離開辦公室去外地度假的時候抓緊時間去向他請示，那時就是你的外部黃金時間。一般來講，推銷人員的外部黃金時間是在早上9點到下午5 點之間的這段時間，因為在這段時間裡，他們的客戶大都在辦公室，所以他們會比較容易直接聯絡到客戶。所以大多數有經驗的推銷員都會選擇把一些程式性的工作安排在這段時間之外。 在處理問題的時候，一定要事先確保你能夠見到那些你必須見到的人，這點是非常重要的。家庭主婦在看醫生、牙醫， 或者是做頭髮之前必須提前預約。在逛街之前，她們必須事先知道自己喜歡光顧的商店的營業時間。她們還應當跟其他的媽媽們保持溝通，以便更好地安排搭車送孩子上學的事情。 執行官希望能夠很方便地找到那些自己需要聯絡的人。 所以他們也必須事先了解自己的同事會在什麼時候有時間提供幫助棗並學會利用好這段時間。 大多數人都不太擅長站在別人的角度考慮問題，所以他們也很難考慮到別人的日程安排。事實上，這樣做有很多好處。我就認識一位這樣的執行官，他經常趁午飯時間去老闆的辦公室裡請示工作，因為他知道老闆在午飯時間很少會出去。他們可以在辦公室裡一邊吃三明治，一邊談工作，而且由於這時候很少會有其他人來找自己的上司，所以他們的談話也很少會被打斷。 找上司談話的另外一個黃金時間通常是對方剛剛來到辦公室 9ov:C tDrcrOerorstwE.aADvo2R4irz www.55188. com 理想線上證券網
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