球。只要記住你的特殊重點日標，你就能夠找到很多機會來實現這些目標。 工作目標也可以成為特重點目標。推銷員可以把自己的特殊重點目標確定為“每天拜訪一位大單客戶”。工廠主管可以把“每天開一輛剛剛下線的汽車回家，以此抽查汽車質量”作為自己的特重點目標。自由作家可以讓自己每天在空閒的時候想出至少三個故事情節。辦公室經理每天可以抽出幾分鐘時間去跟自己的下屬多多接觸，更好地瞭解他們。一旦將其確定為自己的“特殊重點目標”，你總能抽出時間來把它們變成現實。 我們上面談到的這些做法不僅可以幫助你接近自己的目標； 它們還可以大大增強你的信心，你每天都會看到自己更加接近自己的人生目標。 要想記住自己的特殊重點目標，我建議你可以把它寫到紙上，比如說你可以把它寫到卡片上，放到自己的口袋裡，以便隨時提醒自己。或者你也可以把它寫到提示板上。我曾經建議一位客戶把寫有特殊重點目標的卡片放到辦公桌上只有自己能看到的地方。卡片上寫道，“我花在打電話上的時間是否太長了？”因為他告訴我自己有時打電話的時間確實太長。他把這張卡片放在電話旁邊，這樣就可以提醒他儘量縮短打電話的時間。 一位家庭主婦希望儘量減少做家務的時間，於是她在廚房裡放了一塊提示牌，上面寫道，“離開廚房，享受一下吧！” 仍然覺得自己沒時間嗎？你一定是在開玩笑吧！ 8082002027009 0989252220008219 www.55188. com 理想線上證券網 85
www.55188.com 理想線上證券網你有何心得 ww 入診產聖產經聖生理 •••…. 一----- 室1予 www.55188.com 理想線上證券網第 9 章如何最大限度地利用排序只有堅持每天列清單才會有用把什麼樣的任務列入清單不要為無法完成所有任務而焦慮如何做更多重要的事情
www.55188.com 理想線上證券網第9章如何最大限度地利用排序我用了幾個月時間尋找高效工作的秘密。剛開始接觸這個問題的時候，我曾經向一些成功人士請教他們的成功秘訣。我還記得我曾經跟加州標準石油公司的一位副總裁討論過這個問題，他說道，“我的秘密……我只是列一張‘事務清單’罷了。” 就在那次談話之後的第二天，我到一座大城市舉辦一場關於時間管理的研討會。那天中午，我有幸跟當地的一位成功人士共進午餐。有人說他實際上擁有了這座城市—他是這座城市電力及煤氣公司的主席，擁有五家制造公司，手上還有十幾家大小企業。無論用什麼標準來衡量，他都是一名成功人士。當我問他是如何應付這麼多工作的時候，他回答道，“哦，這個簡單，我有一張‘事務清單’。”他告訴我他實際上把這當成一項遊戲。 每天早晨起床之後，他的第一件事情就是列出自己希望當天完成的任務。每天晚上的時候，他就會檢查清單，看看自己已經完成了多少工作，還有哪些工作沒有完成，並同時給自己打出分數。他的目標是能夠得一百分，也就是要完成所有的工作。 多年以來，他對這項遊戲的興趣始終未減，每天只要一有時間，他就會盡快完成一兩項清單上的任務——比如說給某人打個電話，構思會議重點，跟妻子共同討論某個問題等等。他總是立即動手完成那些最重要的活動。眼看一天即將結束的時候，他就會努力盡快完成清單上的任務，以便能夠使自己得到一個好的分數。 就這樣，我先後跟許多位成功企業家以及政府管理者交流， www.55188. com 理想線上證券網 89
90 www.55188.com 理想線上證券網如何*控自己的時間和生活總是能夠聽到他們提到“事務清單”。於是在一次研討會上，我就問大家有多少人每天會為自己列出一張“事務清單”。幾乎所有人都舉起了手。然後我又問有多少人會自覺地每天都為自己列出一張這樣的清單，把所有的事務排好次序，並在每完成一件的時候用筆勾掉。說完這個問題之後，我發現大部分人都把手放了下來。事實上，雖然大多數人在特別忙碌的時候都會為自己列出一張任務清單，可很少有人會堅持每天都這樣做。 只有堅持每天列清單才會有用那些處於頂級或底端的人都知道列出“事務清單”的重要性， 但二者之間的區別就在於：前者能夠堅持每天都這樣做，而後者卻並非如此。要想在有限的時間裡完成儘可能多的工作，其中一個秘訣就是每天都為自己的任務列出清單，把它放在身邊，並讓它來指導你每一天的具體工作。 由於“事務清單”非常重要，我們不妨仔細研究一下。清單上的基本內容非常簡單：在紙的頂端寫上“今日事務”，然後在下面列出你當天想要完成的工作；每當完成一件事情的時候，勾掉清單上相應的內容，並隨時補充上新的任務。 要想很好地利用 “事務清單”，你最好能夠把所有需要完成的任務列到一張清單上，而不是隨便地寫到小紙條上。你可以把清單放進自己的備忘錄裡。我認識的一位企業人士喜歡把“事務清單”放到辦公桌上的一個小墊板上。我還認識一位女士，她每次買衣服的時候總是會選那些帶有口袋的衣服，這樣她就可以把 “事務清單”隨時帶在身邊了。 還有一位家庭主婦，她總是丟掉自己的清單。有的時候，她 8920272232892322 022 5022 www.55188. com 理想線上證券網
www.55188.com 理想線上證券網第9章如何最大限度地利用排序用來尋找昨天清單的時間甚至比寫當日清單的時間還要長。為了幫助她更好地控制自己的時間，我建議她把所有的清單都夾在一個筆記本里。這樣她不僅不會丟掉當天的任務清單，而且還可以隨時整理所有未完成的A級活動了。 有些人不喜歡把任務寫下來，他們總是把要完成的任務裝在腦袋裡。在我看來，這種做法的效果通常並不理想。既然能夠寫下來，為什麼還要把它們擠到自己的腦子裡呢？與其如此，倒不如把大腦閒下來做一些更有創造性的工作。 把什麼樣的任務列入清單你準備把所有要做的事情，包括那些日常工作，都寫到清單上嗎？還是你只打算把那些特別重要的事情寫到清單上？你是要在清單上寫出你今天所有可能會做的事情嗎？還是隻出那些自已準備去做的事情？在這些問題上，不同的人有著不同的答案。 我建議你不要把那些日常工作都寫到清單上，你可以只列出非常重要、而且需要得到特殊提醒的工作。 別忘了把長期目標中的A級活動列到“事務清單”上。雖然把像“開始學習法語”、“結交新朋友”等任務跟“帶回家一加侖牛奶”或“買一張生日卡”之類的任務寫在一起有些奇怪，但你還是希望能夠在同一天做完這些事情。如果你使用“事務清單” 來指導自己的工作，你可以在上面寫出自己的長期計劃，這樣在你就可以為自己安排出適當的時間來完成這些計劃了。 列出清單之後，在實際做任何事情之前，你可以先看看清單上的內容，想想自己可以把哪些工作委託給別人——不一定是你的下屬或者是保姆，你還可以把工作交給你的同事或者甚至是上 www.55188. com 理想線上證券網 91
92 www.55188.com 理想線上證券網如何掌控自己的時間和生活司，他們能夠更快更好地完成這些工作，或者可以為你提供一些很好的建議。 根據自己的實際情況，如果你可以在一天結束的時候完成清單上所有工作的話，你不妨嘗試一下。但或許你有時也能夠提前預料到自己不可能完成所有工作。當你有太多事情需要做的時候，建議你可以仔細考慮一下到底該選擇做些什麼，而不要一味迎合別人的要求。 需要再次強調的是：一定要確定優先次序。有些人會選擇盡量完成清單上的內容。結果雖然他們完成了清單上的大部分工作，可他們的工作效率並不高，因為這些任務往往並不重要。還有一些人則喜歡從清單上部開始，一直往下做，這些人也可能並沒有意識到哪些任務是特別重要的。要想避免這個問題，最好的方式就是拿出你的清單，根據重要性大小在每件任務之後標上 ABC次序，儘量把工作委託給別人完成，並隨即對清單進行相應的修改。 我的一位朋友喜歡用黑色來標記那些正常的任務，用紅色來標誌那些比較重要的任務。對於那些不喜歡設定優先次序的人， 我向你們推薦一種方法：把A級任務和B級任務寫到一張紙上， 把C級任務寫到另外一張紙上。你可以把AB級任務放到C級任務之上，這樣每當你拿起任務清單去挑選一件C級任務的時候， 你都會意識到自己是在浪費時間。 你可以用不同的方式來描述“事務清單”上的任務。一種是功能性的：見某個人，給某人打電話、跟進某項工作、考慮某件事情、決定某件事、或者是記錄某件事情。或者你也可以根據工作內容的相似性來對活動進行歸類（比如說有關水汙染的活動）， www.55188. com 理想線上證券網
www.55188.com 理想線上證券網第9章如何最大限度地利用排序或者你可以根據地點來進行歸類（拜訪幾位相互臨近的客戶），或者以人為中心來進行歸類（你有幾件工作需要請示上司）。 不要為無法完成所有任務而焦慮列完清單之後，你可以首先完成所有的A 級活動，然後著手處理B級活動，最後處理C級活動。有時候你可能會完成清單上所有的任務，但大多數情況下你都無法做到這一點。而且即便你是以優先次序開展這些活動，你也可能連所有的A級活動都未必能完成。有的時候，你可能會完成所有的A級活動和B級活動， 有時候你會完成所有的A級活動和B級活動，以及一些C級活動。 很少有人能夠完成所有的任務。但記住，“事務清單”的目的在於幫助你更好地利用自己的時間，而非做完清單上所有的事情。如果你覺得自己已經做完了所有的A 級活動，那麼你可以重新考慮一下自己還有哪些比較重要的工作沒有完成，並把它們新增到你的清單上，比如說整理資料夾，讀完《戰爭與和平》，為阿姨挑選一件生日禮物—所有那些非常重要，而你當初卻沒有想起來的任務。它們並不需要你花費太多時間，而且今天就可以開始。 我的研討班上經常有許多辦公室職員、家庭主婦以及職業人士，他們只是希望能夠讓自己的工作更加“井井有條”。幾個月之後，大多數人都感覺，在定期列出任務清單並對任務進行次序設定之後，他們的生活都變得更有條理了。比如說，一位剛剛被提拔為護士長的女士用這種方法在工作當中取得了成功，然後她開始嘗試把這種方法應用到自己的家庭生活當中。良好的時間管理在工作之外也同樣重要。沒有人希望在休息的時候也像工作當中那樣緊張，但如果能夠讓事情變得更有條理的話，人們就會感 www.55188. com 理想線上證券網 93
94 www.55188.com 理想線上證券網如何掌控自己的時間和生活到更加放鬆。 我在上一章裡提到的那位總會計師在工作的時候會盡心盡力，但他實際上只把時間用來做那些最為重要的工作。這樣每天回家的時候，他都會有一種巨大的成就感。 如果你的工作當中有很多細節性工作的話，那工作次序的設定就顯得尤為重要——它可以確保你不會遺忘某些工作，可以幫助你確認自己已經完成了所有重要的工作，可以激勵你勾掉那些並不需要的工作：並可以提醒你還有哪些工作需要完成。 透過完成更多的A 級活動，並儘量減少C級活動的時間，你所取得的成就會發生結構上的變化。你可以把以前的 A 級活動分解為新的A級和B 級活動，可以把以前的B級活動降級為C級活動，並把一些C級活動完全刪除。 如何做更多重要的事情比如說，一年前你可能會把“參加女兒學校裡的家長會”列為A級活動。可現在你開始把業餘時間用來進行服裝設計了，女兒知道你很忙，而且她也知道你很喜歡自己的工作，所以她就不會再要求你去參加家長會。去年，你會親自盤點庫存，並記下所有的作業細節。在做這件事情的時候，你對所有必要的步驟進行了記錄，於是你今年就有了資料可供參考，結果去年的A級活動 （當時你要花很多心思考慮應該怎麼辦）就變成了今年的C級活動（它成了一項程式性的工作）。過了一段時間之後，你會發現自己可以把清點庫存的工作交代給庫房工人來完成，而你可以把時間用來進行更多的銷售工作。 那些能夠讓客戶不斷增加購買量的推銷員會發現去年的A級 sewre c2rUrrac2 09maxTE.AD20225gz www.55188. com 理想線上證券網
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